Einkommensteuererklärung als Arbeitnehmer

Was ist eine Einkommensteuererklärung?

In einer Einkommensteuererklärung legt man dem Finanzamt gegenüber offen, welche steuerpflichtigen Einnahmen man in dem betreffenden Jahr hatte. Außerdem gibt man in den Einkommensteuerformularen die Höhe der Ausgaben und Belastungen an, die steuerlich absetzbar sind und damit die Steuerlast verringern.

Früher nannte man die Einkommensteuererklärung von Arbeitnehmern auch Lohnsteuerjahresausgleich. Die amtliche Bezeichnung der freiwilligen Einkommensteuererklärung lautet „Antrag auf Veranlagung“. Ein gesonderter Antrag ist jedoch nicht erforderlich. Die Einkommensteuerveranlagung wird schlicht durch das Einreichen der Steuererklärung beim Finanzamt beantragt.

Wer ist zur Steuererklärung verpflichtet?

Im Prinzip ist jeder, der in Deutschland Einnahmen erzielt, gesetzlich zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Das gilt zum Beispiel für Selbstständige und Gewerbetreibende, für Land- und Forstwirte sowie für Menschen, die mit ihren Immobilien Mieteinnahmen erzielen oder die Kapitaleinkünfte haben, für die keine Abgeltungssteuer abgeführt wurde.

Dagegen ist die Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer zunächst einmal freiwillig. Das stimmt aber nicht in allen Fällen. In folgenden Fällen müssen Sie auch als Arbeitnehmer eine Einkommensteuererklärung für ein bestimmtes Jahr einreichen:

• Sie hatten Nebeneinkünfte, deren Gewinn oder Überschuss insgesamt mehr als 410 Euro betrug, zum Beispiel Mieteinnahmen oder durch eine nebenberufliche Selbstständigkeit.
• Sie hatten mehrere Beschäftigungsverhältnisse bzw. mehrere Arbeitgeber parallel.
• Sie haben im betreffenden Jahr die Arbeitsstelle gewechselt, hatten deshalb mehrere Beschäftigungsverhältnisse nacheinander, und Sie haben vom zweiten Arbeitgeber Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, eine Abfindung oder andere sonstige Bezüge erhalten, für die bei der Abrechnung das Entgelt vom früheren Arbeitgeber nicht berücksichtigt wurde. In diesem Fall ist auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „S“ eingetragen.
• Sie haben Lohnersatzleistungen wie Krankengeld, Elterngeld, Mutterschaftsgeld oder Arbeitslosengeld von insgesamt mehr als 410 Euro bezogen. Das gilt auch dann, wenn die Leistung steuerfrei war, aber „unter Progressionsvorbehalt“ stand. Dann erhöht sie die Steuerlast.
• Sie haben im betreffenden Jahr eine Abfindung oder eine Vergütung für mehrere Jahre erhalten, bei der die Fünftelregelung angewandt wurde.
• Sie oder Ihr mit Ihnen gemeinsam veranlagter Ehepartner hatten die Steuerklasse IV mit Faktor oder die Steuerklasse V oder Steuerklasse VI.
• Sie wurden in diesem Jahr geschieden oder Ihr Partner ist verstorben und Sie haben im gleichen Jahr erneut geheiratet. Das gilt auch, wenn Ihr Ex-Partner nach der Scheidung gleich wieder geheiratet hat.
• Sie haben einen „Antrag auf Lohnsteuerermäßigung“ gestellt und einen oder mehrere Freibeträge als elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmal (ElStAM) eintragen lassen. Solche Freibeträge gibt es beispielsweise für die Fahrtkosten zur Arbeitsstätte, für doppelte Haushaltsführung, für Vorsorgeaufwendungen oder für Kinderbetreuungskosten. Die Steuererklärung ist nur dann trotz Freibeträgen nicht verpflichtend, wenn Ihr Arbeitsentgelt im betreffenden Jahr einen bestimmten Betrag nicht überschritten hat: die Summe aus dem Grundfreibetrag, dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag und dem Sonderausgaben-Pauschbetrag. Für das Jahr 2022 liegt diese Schwelle bei 13.150 Euro, bei gemeinsamer Veranlagung als Ehepaar bei 24.950 Euro.
• Sie haben in den Steuererklärungen der Vorjahre einen Verlustvortrag geltend gemacht.

Warum eine freiwillige Einkommenssteuererklärung abgeben?

Die Steuererklärung machen bedeutet, Belege zu sortieren und Steuererklärungs-Formulare auszufüllen. Kein Wunder, dass die Einkommensteuererklärung bei Arbeitnehmern nicht zu den populärsten Beschäftigungen gehört. Für viele Arbeitnehmer ist es rechtlich kein Problem, wenn sie sich davor drücken, da bei ihnen die Steuererklärung freiwillig ist.

Grund: Der Staat hat ihre Einkommensteuer längst kassiert – der Arbeitgeber führt ja jeden Monat Lohnsteuer für sie ab.  Die Lohnsteuer ist nichts anderes als eine Einkommensteuer-Vorauszahlung. Meist liegt sie über dem, was an Einkommensteuer fällig wäre, weil nicht alles berücksichtigt wird, was steuerlich absetzbar wäre.

Darum lebt der Staat gut damit, dass bei Arbeitnehmern die Steuererklärung freiwillig ist und viele Betroffene sich diese Mühe schenken. Damit verzichten sie auch darauf, ihre Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Der Fiskus muss ihnen die zuviel entrichtete Lohnsteuer nicht zurückzahlen.

Einkommensteuer: Fristen für die Steuererklärung

Die Einkommensteuererklärung kann nur für zurückliegende Jahre abgegeben werden. 

• Eine freiwillige Einkommensteuererklärung ist für die vier letzten Jahre möglich. Geben Sie Ihre Einkommensteuererklärung freiwillig ab, können Sie dies im Jahr 2023 bis zurück für das Jahr 2019 tun.
• Ist die Einkommensteuererklärung Pflicht, beträgt die Abgabefrist grundsätzlich sieben Monate. Im Regelfall muss die Steuererklärung für das Vorjahr bis zum 31. Juli abgegeben werden.
• Wer sich bei der Steuererklärung von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein helfen lässt, hat länger Zeit: dann beträgt die Abgabefrist 14 Monate. Die Erklärung muss dem Finanzamt also erst zum letzten Februartag des übernächsten Jahres vorliegen.
• Wenn das Finanzamt von sich aus zur Abgabe der Einkommensteuererklärung auffordert, setzt es dafür eine bestimmte Frist.

Wer zur Einkommensteuererklärung verpflichtet ist und die fristgerechte Abgabe versäumt, muss mit Verspätungszuschlägen rechnen. Möglich sind bis zu 25.000 Euro, maximal 10 Prozent des Steuerbetrags.