Werbungskosten für Arbeitnehmer

Welche Kosten sind als Werbungskosten absetzbar?

Wenn Sie genau wissen wollen, welche Werbungskosten von Gesetzes wegen anerkannt werden (und welche nicht), lohnt sich ein Blick in § 9 EStG: Dort finden Sie die vollständige Aufzählung aller zulässigen Abzugsarten.

Noch genauer sind die Einkommensteuer-Richtlinien (verfügbar unter https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2021/A-Einkommensteuergese…). Sie spiegeln die vom Bundesfinanzministerium gewünschte Verwaltungspraxis der Finanzbehörden und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs wider.

Werbungskostenpauschale: Werbungskosten in welcher Höhe absetzen?

Nicht in jedem Fall müssen Werbungskosten einzeln nachgewiesen werden. Für viele Posten gelten Pauschalen, die das Finanzamt auch ohne Belege akzeptiert (siehe die nachfolgenden Erläuterungen). Außerdem gibt es die generelle Werbungskostenpauschale, die das Finanzamt bei jedem Arbeitnehmer von sich aus ansetzt. 

Liegen die eigenen Werbungskosten unter der jeweiligen Pauschale, muss man weder Belege aufbewahren noch eine Einkommensteuererklärung mit ausgefüllter Anlage N abgeben. Allerdings verschenken viele Arbeitnehmer Geld, wenn sie nur die Pauschale nutzen und darauf verzichten, den möglichen Werbungskostenabzug für verschiedene Kostenarten anzugeben. Oft genügt bereits das Ansetzen der Fahrkosten, um über die Werbungskostenpauschale zu kommen.

Sie haben keine Belege und können Ihre Werbungskosten nicht nachweisen? Selbst dann müssen Sie sich nicht auf die Werbungskostenpauschale beschränken. Für viele Kostenarten akzeptiert das Finanzamt Werbungskosten ohne Nachweis bis zu einer bestimmten Höhe, so zum Beispiel bei den Fahrtkosten, bei den Einrichtungskosten nach einem beruflich veranlassten Umzug oder bei Arbeitsmitteln – siehe die Erläuterungen in den nachfolgenden Abschnitten. Selbst mit Werbungskosten ohne Beleg lassen sich Steuern sparen.

Generell gilt: während die Werbekostenpauschale eine Grenze setzt, gibt es keine allgemeine Regelung, die für Werbungskosten einen Maximalbetrag vorgibt. Einen verbindlichen Höchstbetrag für Werbungskosten gibt es nur bei einzelnen Kostenarten, etwa für die Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung. Im Einzelfall können die Werbungskosten deshalb höher liegen als die Einkünfte, so dass sich ein Verlust ergibt. Mehr dazu im Abschnitt „Verluste ausgleichen“.

Verschiedene Werbungskosten in der Steuererklärung

Fahrtkosten für die Fahrt zur Arbeit

Die Kosten für die Fahrt zur Arbeit und zurück sind ein Werbungskosten-Klassiker und für viele Arbeitnehmer die größte Position beim Steuerabzug: Bei 206 Fahrten pro Jahr zur Arbeit und einer Entfernung von 20 km zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte liegen Sie bereits über der Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro! Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte können Sie pro Arbeitstag und Entfernungskilometer die Entfernungspauschale steuerlich geltend machen. Sie wird auch Pendlerpauschale genannt. Entfernungskilometer bedeutet, dass nur die einfache Strecke zählt, auch wenn man sie auf dem Heimweg noch einmal zurücklegt.

Wichtig dabei: Die Entfernungspauschale darf man nur für die Tage beanspruchen, an denen man tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren ist. Entscheidend ist die Distanz der kürzesten Straßenverbindung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Ob man mit dem Auto, dem Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln fährt oder zu Fuß geht, ist gleichgültig.

Wer stets am gleichen Ort arbeitet, hat dort die erste Tätigkeitsstätte. Bei wechselnden Tätigkeitsorten kann der Arbeitgeber einen davon als erste Tätigkeitsstätte festlegen. Ansonsten kann der Ort, an dem man die Arbeit beginnt und Anweisungen erhält, erste Tätigkeitsstätte sein, zum Beispiel bei Ausliefer-Fahrern. Fahrten zu anderen Tätigkeitsstätten zählen wie Geschäftsreisen als Auswärtstätigkeiten und dürfen mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden – siehe den Abschnitt „Reisekosten“.

Umzugskosten und doppelte Haushaltsführung

Ausgaben für einen beruflich veranlassten Zweitwohnsitz berechtigen zum Werbungskostenabzug für doppelte Haushaltsführung. Voraussetzung: die Arbeitsstelle ist vom Zweitwohnsitz aus schneller erreichbar. Die Entfernung zur Zweitwohnung darf maximal die Hälfte der Distanz zum Hauptwohnsitz betragen. Außerdem sollte der erste Wohnsitz mindestens eine Stunde Fahrzeit oder 50 Kilometer vom Arbeitsort entfernt sein. Der Lebensmittelpunkt muss weiterhin am Erstwohnsitz liegen, dort muss ein eigener „Hausstand“ vorliegen und der Arbeitnehmer an den Kosten der Lebensführung beteiligt sein.

Die laufenden Kosten für die Zweitwohnung können bis 1.000 Euro geltend gemacht werden. Dazu gehören Miete, Grundsteuer, Wohnungsreparaturkosten, eine Parkplatzgebühr etc. Diese Kosten müssen belegt werden können. Zudem können Einrichtungskosten etwa für Möbel und Elektrogeräte in angemessener Höhe als Werbungskosten angesetzt werden. In der Regel akzeptiert das Finanzamt Ausgaben bis zu einer Höhe von 5.000 Euro ohne Einzelprüfung.

Beruflich veranlasste Umzugskosten können in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dazu zählen neben den Kosten für die Möbelpacker auch beispielsweise Maklergebühren, Renovierungskosten, Abstandszahlungen, Ausgaben für Wohnungsanzeigen oder einen Leih-Transporter.

Auch die Reisekosten des Steuerpflichtigen und seiner Familie am Umzugstag samt Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten stellen Werbungskosten dar. Als beruflich veranlasst gilt ein Umzug nicht nur bei einer Versetzung, sondern auch dann, wenn eine Stunde Fahrzeit oder mehr auf dem Weg zur Arbeit eingespart wird.

Fortbildungskosten

Bei berufsbezogenen Fort- und Weiterbildungskosten verschenken Arbeitnehmer viel Geld. Als Werbungskosten zählen nicht nur Studien-, Seminar-, Kurs- und Prüfungsgebühren samt Ausgaben für Fachliteratur und Lernmaterialien, sondern auch die erforderlichen Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen. 

Die Fortbildung muss einen Berufsbezug haben. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie auf den aktuell ausgeübten Beruf oder das bestehende Arbeitsverhältnis ausgerichtet sein muss. Wer einen anderen Beruf anstrebt, kann die Studien- oder Zweitausbildungskosten dafür als vorweggenommene Werbungskosten ansetzen.

Bei den Kosten für die berufliche Erstausbildung ist dagegen kein Werbungskostenabzug möglich. Sie können nur als Sonderausgaben von der Steuer abgesetzt werden, in Höhe von maximal 6.000 Euro.

Reisekosten und Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten

Wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind, können Sie die Reisekosten geltend machen, wenn diese nicht vom Arbeitgeber ersetzt wurden. Das gilt sowohl für eine halbstündige Büromaterial-Einkaufsfahrt als auch für den mehrtägigen Messebesuch im Ausland.

Zu den Reisekosten zählen die Flug- und Fahrtkosten für Taxi-, Bus- und Bahnfahrten und/oder die Ausgaben für Fahrten mit dem Privat-Pkw. Bei längerer Abwesenheit kommen Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige Aufwendungen hinzu, etwa Parkgebühren, Schließfachgebühren etc.

Arbeitsmittel: Werkzeuge, Computer, Berufskleidung, Fachzeitschriften und mehr

Als Arbeitsmittel gelten Wirtschaftsgüter aller Art, die für berufliche Zwecke angeschafft wurden, von der Aktentasche oder dem Diktiergerät bis hin zum Werkzeugkoffer samt Inhalt. Auch Büromaterial oder beruflich genutzte Software stellen Arbeitsmittel dar.

Bei berufsbezogenen Fachbüchern und Fachzeitschriften, die Sie (nahezu) ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden, handelt es sich ebenfalls um Arbeitsmittel, die Ausgaben sind Werbungskosten. Achten Sie darauf, dass auf Rechnungen und Quittungen Titel und Autor aufgeführt werden. Die pauschale Angabe „Fachliteratur“ genügt in der Regel nicht.

Absetzbar sind außerdem Internet- und Telefonkosten: Wenn Sie Ihren privaten Festnetzanschluss, Ihr Handy oder das Internet daheim auch beruflich nutzen, können Sie die Ausgaben anteilig ansetzen. Die meisten Finanzämter akzeptieren bei Arbeitnehmern pauschal einen 20-prozentigen Kostenanteil bis maximal 240 Euro pro Jahr.

Normalerweise erkennen die Finanzämter Aufwand für Arbeitsmittel bis 110 Euro auch ohne Einzelnachweise an. Dieser Betrag hat sich als Nichtbeanstandungsgrenze etabliert. Wenn Sie höhere Ausgaben für Arbeitsmittel haben, sollten Sie dafür Belege (Rechnungen, Quittungen, Verträge) aufbewahren.

Werden Arbeitsmittel auch privat genutzt, kann das den Steuerabzug gefährden. Solange die Privatnutzung weniger als 10 Prozent ausmacht, ist allerdings der volle Werbungskostenabzug möglich. Liegt die private Nutzung bei 10 Prozent oder höher, dürfen Sie nur den Teil der Kosten geltend machen, der dem beruflichen Nutzungsanteil entspricht. Diesen Anteil können Sie schätzen, soweit das sinnvoll möglich ist.

Den Restwert von bisher privat genutzten, geschenkten oder geerbten Arbeitsmitteln können Sie als Werbungskosten ansetzen, wenn Sie diese Dinge rein für die berufliche Nutzung umwidmen oder einsetzen. Das gilt etwa für einen Schreibtisch, der bisher im Wohnzimmer stand und nun ins häusliche Arbeitszimmer wandert.

Berufskleidung

Die Kosten für Anschaffung, Reparatur und Reinigung von Berufs- und Arbeitskleidung können als Werbungskosten in die Steuererklärung eingetragen werden. Allerdings sind die Finanzämter bei Arbeitskleidung restriktiv. Die Ausgaben können nur dann als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Kleidung praktisch ausschließlich beruflich getragen werden kann und nicht in der Freizeit. Akzeptiert wird etwa der Aufwand für Schutzanzüge oder Uniformen. Dagegen zählt der schwarze Anzug eines Kellners oder Bestatters nicht als steuerlich absetzbare Berufskleidung, da er bei privaten Anlässen getragen werden kann.

Homeoffice

Für Arbeitstage im Homeoffice können Arbeitnehmer Werbungskosten ansetzen. Das galt erstmals im Jahr 2020 und wurde inzwischen dauerhaft festgelegt. Es gilt eine feste Tagespauschale. Ein Nachweis der konkreten Kosten ist nicht erforderlich.

Häusliches Arbeitszimmer

Die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers werden nur dann als Werbungskosten anerkannt, wenn es sich um einen abgeschlossenen Raum handelt, der fast ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird und entsprechend eingerichtet ist, etwa als Büro. 

Bis einschließlich 2022 galt zudem die Anforderung, dass der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellte. Dann dürfen Arbeitnehmer für diese Jahre bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen. Nur wenn das häusliche Arbeitszimmer zusätzlich der „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ war, können für Jahre bis 2022 die tatsächlichen Kosten in voller Höhe geltend gemacht werden. Ab 2023 genügt als Voraussetzung, dass das Arbeitszimmer „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ ist. Dann können entweder die tatsächlichen Kosten in voller Höhe abgesetzt werden oder eine Jahrespauschale von 1.260 Euro.

Zu den absetzbaren Raum- und Ausstattungskosten eines häuslichen Arbeitszimmers gehören zum Beispiel die Miete, Mietnebenkosten, Gebäude-Abschreibungen, Gebäude- oder Hausrat-Versicherungen, Finanzierungszinsen, Grundsteuer, Wasser-, Energie-, Renovierungs- und Reinigungskosten sowie die Ausstattung des Arbeitszimmers (z. B. Tapeten, Gardinen und Lampen). Kosten, die für die gesamte Wohnung oder das ganze Haus anfallen, müssen entsprechend dem Flächenanteil aufgeteilt werden.

Die Kosten eines nachweislich angemieteten außerhäuslichen Arbeitszimmers werden grundsätzlich in voller Höhe anerkannt. Die beruflich genutzten Einrichtungsgegenstände in der Privatwohnung, etwa ein Schreibtisch, eine Schreibtischlampe oder ein Aktenschrank, können gesondert als Arbeitsmittel angesetzt werden. Das geht selbst dann, wenn kein häusliches Arbeitszimmer anerkannt wird.

Verpflegungsmehraufwand: Darf man das Mittagessen von der Steuer absetzen?

Ausgaben für Essen und Getränke gehören grundsätzlich zu den Kosten der privaten Lebensführung. Die Ausgaben für das Mittagessen in der Mittagspause stellen im Regelfall keine Werbungskosten dar. Anders ist das bei Auswärtstätigkeiten: dann darf der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Allerdings werden nicht die tatsächlichen Ausgaben berücksichtigt, sondern nur eine Pauschale. Für ausländische Ziele gelten eigene Pauschbeträge, je nach Reiseland.

Beiträge zu Berufsverbänden, Fachvereinigungen und Gewerkschaften

Solche Beiträge erkennen die Finanzämter normalerweise ohne Probleme an. Ob es sich um eine freiwillige oder Pflichtmitgliedschaft handelt, spielt keine Rolle. Kritischer sind die Finanzämter bei Ausgaben im Rahmen von Veranstaltungen, Tagungen oder Sitzungen solcher Organisationen. Wenn der Fortbildungs-Charakter nicht eindeutig ist, wertet der Fiskus solche Treffen gern als „gesellschaftliche Veranstaltung“ und ordnet sie der privaten Lebensführung zu.

Bewerbungskosten

Bewerbungskosten sind Werbungskosten und werden auch dann anerkannt, wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war. Dazu zählen neben den Material- und Portokosten für den Versand von Bewerbungsunterlagen auch die Fahrtkosten zu Bewerbungsgesprächen, wenn sie nicht vom potenziellen Arbeitgeber erstattet wurden. Auch Mehrkosten für die Verpflegung unterwegs sind abzugsfähig.

Arbeitnehmer tragen die Werbungskosten in der Anlage N zur Einkommensteuererklärung ein. Sofern sie weitere Einkünfte hatten (zum Beispiel aus selbstständigen Nebentätigkeiten oder Immobilienvermietung), tragen sie diese ebenfalls in die dafür vorgesehen Formulare ein, z. B. die „Anlage S“ (für „Selbstständige Tätigkeiten“) oder die „Anlage V“ (für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung). 

Arbeitnehmer tragen die Werbungskosten in der Anlage N zur Einkommensteuererklärung ein.

Wer dafür das „Online-Finanzamt“ Elster.de oder eine Steuersoftware mit Elster-Schnittstelle nutzt, kann auch gleich die dazugehörigen Belege verknüpfen.

Tipp: Verluste ausgleichen

Zum Schluss noch ein kurzer Hinweis auf eine steuerliche Gestaltungsmöglichkeit, die vielen Arbeitnehmern unbekannt ist: Sind die Werbungskosten höher als die erzielten Einkünfte, zum Beispiel durch einen beruflich veranlassten Umzug, entsteht ein Verlust. Dieser Verlust wird zunächst mit Gewinnen oder Überschüssen anderer Einkunftsarten (z. B. Mieteinnahmen) des betreffenden Jahres verrechnet. Das nennt man Verlustausgleich.

Entsteht unter dem Strich ein Gesamtverlust, braucht der Steuerpflichtige in diesem Jahr keine Steuern zu bezahlen. Außerdem bietet § 10d EStG die Möglichkeit, solche Verluste, sozusagen negative Einkünfte, mit Steuerzahlungen des Vorjahres zu verrechnen. Der Verlustrücktrag führt zu einer nachträglichen Steuererstattung. 

Wird der Verlust damit noch nicht ausgeglichen, darf der Rest als Verlustvortrag für die Zukunft angeschrieben werden. Eine zeitliche Befristung für Verlustvorträge ist im Gesetz nicht vorgesehen. Es gilt eine aus Arbeitnehmersicht sehr großzügige Obergrenze für Verlustvorträge und -rückträge von einer Million Euro plus 60 % des darüber hinausgehenden Betrags.

Allerdings gibt es beim Verlustausgleich bestimmte gesetzliche Einschränkungen. Für solche Gestaltungsvarianten sollten Sie Beratung nutzen. Als Arbeitnehmer können Sie neben einem Steuerberater auch die kostengünstigeren Dienste eines Lohnsteuerhilfevereins in Anspruch nehmen. Einen Verein in Ihrer Nähe finden Sie beim Bundesverband der Lohnsteuerhilfevereine e.V.