01/12 – 01/14

Controller, Stabsstelle Drittmittelcontrolling einer Stiftung, Frankfurt

Gesamtvolumen der Projekte: 2012: EUR 1,6 Mio., 2013: rd. EUR 2,3 Mio.

* Betreuung von 2 Krankenhäusern mit insgesamt 23 Fachbereichen sowie Beratung der Geschäftsführung in allen Belangen hinsichtlich Drittmittel

* Erarbeitung und Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen für das Drittmittelcontrolling

* Erarbeitung einer Richtlinie zur Handhabung von Drittmitteln

* Projektcontrolling / Studiencontrolling

• Kalkulation
• Abrechnung inkl. BMBF-Projekten
• Überwachung der Mittelverwendung
• PLAN / IST Vergleich
• Rechnungsprüfung und Mittelfreigabe inkl. Prüfung der Berechtigung zum Vorsteuerabzug
• Prüfung von Personalkostenabrechnungen
• Kontenprüfung und Auswertung der Drittmittelkonten für den Halbjahres-/Jahresabschluss

* Beratung der Ärzte in allen Fragen bezogen auf kaufmännische Erfordernisse für die Durchführung von Studien und Verwendung von Drittmitteln

* Prüfung und Freigabe von fremdfinanzierten Dienstreisen

* Auswertung von Freistellungen für die Ausübung von Nebentätigkeiten und Ermittlung der Freistellungstage bezogen auf Fachbereiche und deren Mitarbeiter und insgesamt pro Jahr

* Vertragsprüfung (Studienverträge, Kooperationsverträge, Hospitationsverträge, Sponsoringverträge, Spendenvereinbarungen)

* Sicherstellung der Einhaltung des Antikorruptionsgesetzes bei allen o.g. Aktivitäten in Zusammenarbeit mit der Innenrevision

12/09 – 03/11                   

Kaufmännische Projektleitung in einem Integrationsprojekt innerhalb einer Bank, Frankfurt

Projektvolumen: 16 Mio. EUR

 

* Unterstützung des Projektleiters bei Projektplanung & Projektgenehmigung

* Aufsetzen der Projektstrukturen in SAP PS

* Einkauf / Beschaffung externer Ressourcen einschl. Verlängerungen

* Erfassung und Verwaltung der internen Ressourcenabwicklung in SAP PS & SAP RPM

* Erstellung und Nachverfolgung von BANFen, EKAs

* Auswertung Ist-Daten für internen und externen Projekt-Ressourcenverbrauch

* Nachverfolgung und Koordination von Aktivitäten

* Beratung des Projektleiters hinsichtlich Budgetauslastung

* Erstellung CR‘s

01/08 – 06/09
Projektcontrolling / Projektassistenz im Bereich Projects & Presales Support einer deutschen Airline-Konzerngesellschaft, Frankfurt a. M. / Kelsterbach

* Kostenstellencontrolling
* Bestellwesen sowie Ausstattung von Arbeitsplätzen neuer MA
* Erstellung von BANFen in SAP und der dazugehörigen smartBANFen
* Kontrolle Mietabrechnungen
* Kontrolle Bestellung IT-Ausstattung inkl. Mieten im Rahmen des Kostenstellencontrolling
* Kontrolle geleisteter Stunden externen MA sowie Erstellung von Statistiken zur Vorlage bei der Bereichsleitung
* Kontrolle zugehender Anlagegüter sowie Meldungen von Abgängen und Prüfung der Umsetzung in SAP
* Reisemanagement und Reisekostenabrechnung über BTM
* CAT4-Auswertungen und Erstellung von Diagrammen zur Vorlage bei der GF
* Kontrolle TARIS
* Vorbereitung von Meetings
* Organisation von Außentagungen für bis zu 25 Teilnehmern (auch im Ausland)
* Koordination von Schulungen mit externen Anbietern für bis zu 30 Teilnehmern
* Koordination von Umzügen
* Protokollführung bei Meetings zur Abstimmung zwischen miteinander – aber unabhängig voneinander – arbeitenden Bereichen
* Postbearbeitung
* Rechnungsprüfung und -freigabe
* Sichtung eingehender Mails des Directors und seines Stellvertreters während deren (Urlaubs-) Abwesenheit und entsprechende Weiterleitung
* Erstellung von Organigrammen
* Parallel zu o. g. Urlaubsvertretung in Bereichen bis zu 80 MA mit ähnlicher Aufgabenstellung



01/07 - 09/07
08/06 - 10/06     
Geschäftsführungsassistenz in dem Tochterunternehmen eines Baukonzerns Branche: Property und Asset Management, Frankfurt a. M.

* Vorbereitung von Sitzungen
* Erstellen von Präsentationen in PowerPoint
* Einholung von Informationen / Zahlen, etc. für Meetings, Zusammenführung der Daten z. B. in Excel-Listen sowie Auswertungen
* Aufbereitung von Unterlagen zur Bearbeitung durch die GF
* Überprüfung des Rücklaufs bei Anfragen / Aufgabenstellungen der GF auf Vollständigkeit und Plausibilität
* Sichtung eingehender Mails und Aufbereitung sich daraus ergebender To Do‘s für die GF, Fristenkontrolle
* Bearbeitung von Vertragstexten nach Vorgabe, Korrespondenz mit den Rechtsanwälten der Vertragspartner hinsichtlich Überarbeitung von Verträgen und anschließende Prüfung
* Zusammenstellung von Vertragsunterlagen vor Unterzeichnung z. T. in Zusammenarbeit mit externen Rechtsanwälten
* Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Teilnahme an Bewerbergesprächen
* Postbearbeitung
* Terminplanung und -koordination
* Schriftverkehr in Deutsch und Englisch - selbständig, nach Stichpunkten und Diktat
* Entwicklung und Einführung eines neuen Ablagesystems
* Reiseplanung inkl. Buchung und Abrechnung
* Rechnungsprüfung

10/06 - 12/06     
Assistenz eines Partners einer Asset Management GmbH, Erkrath

* Postbearbeitung
* Terminplanung und -koordination
* Schriftverkehr in Deutsch und Englisch - selbständig, nach Stichpunkten und Diktat
* Entwicklung und Einführung eines Ablagesystems
* Reiseplanung inkl. Buchung und Abrechnung
* Rechnungsprüfung
* Protokollführung während Sitzungen
* Bearbeitung ausgehender Weihnachtspost inkl. Koordination des Versandes von Präsenten an Kunden und Geschäftspartner



seit 04/04 selbständig tätig               
Büroservice, u. a. Erstellung von Schriftsätzen für einen Medizinischen Gutachter sowie diverse Kurzeinsätze zur Überbrückung von urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfällen in Unternehmen unterschiedlicher Branchen sowohl in Fachbereichen als auch auf GF- und Vorstandsebene
Erweiterung der Aktivitäten um Kaufmännisches Projektmanagement in 2008



07/02 - 09/04     
Geschäftsführungs- und Projektassistenz bei der Tochtergesellschaft eines Stahlkonzerns, Branche: Industrieservices, Köln

* Postbearbeitung
* Terminplanung und -koordination
* Schriftverkehr in Deutsch und Englisch - selbständig, nach Stichpunkten und Diktat
* Erarbeitung und Einführung eines Ablagesystems
* Reiseplanung inkl. Buchung und Abrechnung
* Rechnungsprüfung und -freigabe
* Erstellen von Präsentationen in PowerPoint
* Recherche und Ausarbeitung von Statistiken
* Mitarbeit bei der Erstellung der Planung und Berichterstattung
* Vertretung im Sekretariat des Vorsitzenden der Geschäftsführung
* Tätigkeiten im Rahmen des Aufsichtsrates: Meldung über Veränderungen / Wechsel im Aufsichtsrat an das Amtsgericht und den Bundesanzeiger und Nachverfolgung, Berechnung der Vergütung der AR-Mitglieder
* Projektleitung: Umbaumaßnahme der Geschäftsführungsetage
  Planung
  Einholung und Prüfung von Angeboten
  Korrespondenz mit dem Architekturbüro und Fachfirmen
  Abstimmung mit der Geschäftsführung hinsichtlich Kosten, etc.
  Begleitung während der Umbaumaßnahme
  Abnahme des Objekts
  Rechnungsprüfung



02/02 - 06/02     
Auftragssachbearbeitung bei einer Telefongesellschaft, Köln

* Erfassung der eingehenden Aufträge
* Terminkoordination, schriftlich und telefonisch
* Telefonhotline
* Stammdatenerfassung und –änderung



12/99 - 12/00     
Sekretariatstätigkeit in der Rechtsabteilung eines Chemie- und Pharmakonzerns, Leverkusen
Sparte: Pharma und Umwelt
01/01 - 12/01     
Sparte: Chemie und Kartellrecht

* Erstellung und Überarbeitung von Verträgen, Schriftsätzen, etc. nach Diktat oder Vorgaben in Deutsch und Englisch
* Betreuung juristischer Fälle durch Überwachung der Eingangspost, Fristenkontrolle
* Entwicklung und Einführung eines Ablagesystems abgestimmt auf die Anforderungen einer Anwaltskanzlei, Aktenanlage und -führung sowie Verwaltung der Büroorganisation über EDV
* Erstellen von Präsentationen in Powerpoint
* Terminkoordination
* Reiseplanung inkl. Buchung und Abrechnung
* Postbearbeitung



08/99 - 12/99     
diverse Kurzeinsätze zur Überbrückung von urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfällen in Unternehmen der IT und Versicherungsbranche

* Postbearbeitung
* Terminplanung und -koordination
* Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
* Schriftverkehr in Deutsch und Englisch - selbständig, nach Stichpunkten und Diktat
* Erarbeitung und Einführung eines Ablagesystems
* Reiseplanung inkl. Buchung und Abrechnung
* Rechnungsprüfung und -freigabe
* Erstellen von Präsentationen in PowerPoint
* Auftragssachbearbeitung
* Telefonzentrale und Empfang



06/98 - 04/99     
Sachbearbeitung Import / Export bei einem Bekleidungshersteller, Lübbecke

* Erstellen von Proforma-Rechnungen für Rohware
* Zusammenstellen der LKW für den Spediteur
* Rechnungsprüfung
* Saisonabrechnung Vollkauf
* Bearbeitung der Wareneingangsmeldungen
* Erfassung von Fremdbeistellungen in Modellkonten



10/95 - 12/97     
Reklamationssachbearbeitung bei einem Polstermöbelhersteller, Rahden

* Entwicklung eines kompletten Ablaufs zur erfolgreichen, kosten- und zeitsparenden Bearbeitung der Reklamationsmeldungen
* Abstimmung der Reklamationen mit den Kunden und Erarbeitung von Lösungsmöglichkeiten
* Erfassung der Reklamationen in SAP/R3
* Einsatz und Steuerung von Reparaturdiensten, Rechnungsprüfung und -freigabe
* Überwachung der Reklamationsbearbeitung
* Koordination der Produktion hinsichtlich auftretender Fehler
* Erstellung von Reklamationsstatistiken
* Betreuung von Auszubildenden und Praktikanten


11/94 - 09/95     
Sekretariat und Auftragssachbearbeitung in einem Betrieb des Glaserhandwerks, Espelkamp

* klassische Sekretariatsaufgaben
* Auftragserfassung
* Terminkoordination
* Koordination des hauseigenen Reparaturdienstes
* Rechnungsstellung


Kenntnisse:

* MS Office (bis einschl. 2010 und MS Office für Mac)
  Word
  Excel
  PowerPoint
  Outlook
* SAP / R3 (PS, RPM)

* E+S

* Orbis IKLR
* Lotus Notes
* AppleWorks
* Lexware Reisekosten
* BTM
* CAT4
* smartBANF
* AMADEUS (Grundkenntnisse)
* Englisch

Skills:

 

*  Analytisches Denken

*  Zahlenaffinität

*  Präzision

*  Durchsetzungsvermögen

*  Teamfähigkeit

*  Eigenverantwortung

*  Kooperation

*  Kritikfähigkeit

*  Flexibilität