Projektmanagement - Ablösung CBF Kreditlinien – Umsetzung von prozessualen, technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Ablösung der bestehenden Kreditlinien bei Clearstream Banking Frankfurt und Verlagerung zu CBL

• Leitung des Arbeitspaketes und Führung eines Projektteams (Koordination von bis zu 10 Mitarbeitern)
• Vorbereitung und Durchführung der Bestandsverlagerungen für alle Kunden gemäß Migrationsstrategie für CBL, CBF und RBI.
• Koordination der Aktivitäten anhand des Umstellungsplanes (u.a. Kontoeröffnungen, Anpassungen SSI’s, Instruktion zur Verlagerung) in 3 Migrationstranchen (8 Kunden)
• Vorbereitung, Koordination sowie Überwachung der Bestandsübertragung und Durchführung von Nachmigrationen
• Festlegung der zu übertragenden Bestände und Abstimmung mit den betroffenen externen Lagerstellen
• Einholung von neuen Kontoinformationen (SSI) und Koordination der Parametrisierung von Systemen und Anpassung von Prozessen
• Abstimmung der Migrationsstrategie und regelmäßige Kommunikation mit Kunden, Custodians und Clearstream vor/während und nach der Verlagerung
• Erstellung von Fach,- Cut-Over Konzepten und Umstellungsleitfäden zwischen Kunden und Clearstream zur Vorbereitung der Bestandsverlagerung.
• Projektorganisation und Planung mit regelmäßiger Berichterstattung und Statusreporting innerhalb des Programms
• Koordination von Aufwandschätzungen und Ressourcenplanung

• Strukturierung und Organisation der Kundenbeziehungen innerhalb Commercial Teams
• Einführung eines einheitlichen Kundenprofiles
• KYC Projekt - Koordination und Bearbeitung der KYC Anforderungen mit dem Kunden – Einholung der Daten und Informationen sowie Pflege der KYC Matrix innerhalb des „Koala“ Systemes

Projektmanagement – ERP Forward Auslagerung des Bereiches Rechnungswesen für das Treuhandgeschäft für einen führenden unabhängigen Investment- und Assetmanager

• Erarbeitung einer Lösung für die Ablösung ERP Oracle für das Bestandsgeschäft (Leasing und Publikumsfonds) und Kerngeschäft (AIFs oder AIF ähnliche Strukturen)
• Evaluierung von potentiellen externen Dienstleistern für das Kerngeschäft– RFP Ausschreibung und Providerauswahl
• Erstellung eines Fachkonzeptes für das Auslagerungsmanagement Outsourcing KVG für das Kerngeschäft
• Aufbau eines effektiven Providermanagements beim Kunden
• Erstellung der Anforderungsdokumentation (Migrations-, Test-, Berechtigungs-, Konzepten)

• Erstellung Testkonzept, Vorbereitung und Durchführung der Abnahme- und End-2- End-Tests, Erstellung von Use Cases und Koordination des Testings der internen Fachabteilungen (IT und Operation) mit DATEV für das Bestandsgeschäft (Leasing und Publikumsfonds)
• Dokumentierung der bestehenden Kundenprozesse für die Migration in das DATEV Umfeld (BIC Cloud – GBTEC - EPK Prozesskette)
• Projektorganisation und Planung mit regelmäßiger Berichterstattung/Statusreporting innerhalb des Programms

Prozess Optimierung und Automatisierung (RPA)

• Analyse der IST-Prozesse - Unterscheidung zwischen manuellen und automatisierten Prozessen (Reporting) und Identifizierung potenzieller Prozessverbesserungen und RPA Automatisierung (Robotergesteuerte Prozessautomatisierung)
• Identifizierung von Prozessrisiken und Schwachstellen in der Prozesskette, Gebührenabwicklung sowie Optimierung der laufenden Prozesse und Integration in ein Fund Administration Team
• Analyse und Optimierung des gesamten operativen Aufsatzes und der Prozesse in der Gebührenabwicklung in der Fondsadministration
• Prozessoptimierung und Automatisierung für alle Gebührenarten
• Analyse und Aufbereitung eines Managementberichtes zum Gebührenstatus
• Analyse und Optimierung verschiedener interner Schnittstellen des Buchhaltungssystems (XENTIS)

Clean - up action Backlog Team "Gebühren”

• Analyse und Aufbereitung eines Managementberichtes zum aktuellen Gebührenstatus
• Analyse und Optimierung verschiedener interner Schnittstellen des Buchhaltungssystem (XENTIS)
• Bereinigung der offenen Posten für alle Gebührenarten - Matching-Report XENTIS „Offene Positionen im Vergleich zu externen Benachrichtigungen für das 3. Matching“

• Erstellung und Präsentation einer Entscheidungsgrundlage zur Optimierung der Prozesse mit konkretem Umsetzungsvorschlag für das Management Komitee
• Optimierung der Prozesse und Integration in den Tagesablauf des Fund Administration Teams
• Teambegleitung in BAU (Tagesgeschäft), Vorbereitung weiterer Bedarfsanalysen für mögliche interne und externe Ressourcen

Implementierung eines neuen operativen Modells und SLA-Harmonisierung für einen globalen Kunden (Assetmanager für Retail- und institutionelle Kunden)

• GAP Analyse und Dokumentation der bestehenden Prozesse, um den betrieblichen Prozess in ein neues länderübergreifendes operatives Zielmodel zu harmonisieren
• Vollständige operative Überprüfung des vorgeschlagenen operativen Modells über alle europäischen Betriebsstandorte hinweg (DE / IRE / LUX / IT / FR / UK) - (Depot- und Fondsbuchhaltung)
• Implementierung einer Projektsteuerung, um die vollständige Rückverfolgbarkeit von SLA-Änderungen zu gewährleisten
• Abstimmung der finalisierten Dienstleistungsvereinbarungen (SLA’s) mit dem Kunden, um das Zielmodel zu implementieren
• Implementierung eines zentralen Hubs in Luxemburg zur Zentralisierung der Kundenkommunikation in allen europäischen Jurisdiktionen (DE / IRE / LUX / IT / FR / UK)
• Regelmäßiger Statusbericht innerhalb des globalen Programms und an das Senior Management, um den Status anhand von Meilensteinen zu verdeutlichen und mögliche Risiken / Probleme hervorzuheben
• Erfolgreicher Projektabschluss 09/2018

Projektmanagement - Migration / Integration von ~ 80 externen Investment Managern für einen globalen Kunden (Assetmanager für Retail- und institutionelle Kunden) Implementierung eines operativen Modelles für den globalen Kunden

• Anbindung / Integration von externen Investmentmanagern an Verwahrstelle, für börsennotierte und nicht börsennotierte Wertpapiertransaktionen nach SimCorp Dimension (SCD) - 220 Spezialfonds - Fondsadministration durch STT KVG Insourcing
• Entwicklung eines Betriebsmodells (Back Office, Middle Office) für börsennotierte Wertpapiere sowie OTC- und EMIR-Transaktionsbericht
• Entwicklung eines harmonisierten Kommunikationsmodells mit Verwahrstelle/Kunden/ext. IM.
• Analyse der Transaktionsdaten (EMIR)
• Projektsteuerung und regelmäßige Statusberichte innerhalb des globalen Programms und an das Senior Management, um den Status anhand von Meilensteinen zu verdeutlichen und mögliche Risiken / Probleme hervorzuheben

• Organisation und Analyse spezifischer Kundenbedürfnisse sowie Koordination und Leitung von globalen Kundenprojekten (KVG/Verwahrstelle) und von abteilungsübergreifenden „maßgeschneiderten“ Lösungsansätzen.
• Koordination von 15-20 globalen Projekten (Investmentsteuer, Neukundenprodukte) zwischen München, Luxembourg, Irland, Boston, London
• Erstellung von Fachkonzeptionen in enger Zusammenarbeit mit IT und Operations
• Koordination und Umsetzung von neuen regulatorischer Änderungen mit der KVG und Verwahrstelle (KAGB, UCITS, AIFMD)
• Beurteilung und Einführung von neuen Produkten und Prozessen (Projekt, Prozess und Organisationsberatung)
• Aufsatz neuer und komplexer Produkte mit der/dem KVG/Kunden und Begleitung der Implementierung des Neuproduktprozesses mit der Verwahrstelle als auch mit dem SCD KVG Produkt BackOffice – Schnittstellen und Prozessoptimierung
• Analyse der IST-Prozesse, Analyse der Prozesse des zukünftigen WP-Abwicklers (Insourcer), GAP-Analyse.
• Beratung bei der Definition der zukünftigen SOLL-Prozesse: Organisation und Durchführung von Workshops zwischen den Fachbereichen zur Klärung der zukünftigen Abwicklung der einzelnen Geschäftsvorfälle, Definition, Abstimmung und Modellierung der SOLL-Prozesse Integrations-Testfallerstellung sowie buchhalterische Darstellung, Erstellung der Schulungskonzeption.
• Erstellung Testkonzept, Vorbereitung und Durchführung der Abnahme- und End-2-End-Tests, Koordination der internen Fachabteilungen (IT und Operations)
• Post Migration – Prozessoptimierung und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft
• Prüfung und Nachhalten von Teilprojekt - Statusberichten
• Erstellung und Präsentation von Entscheidungsvorlagen für den Kunden und die Geschäftsführung (Auswertungen, Reporting, Dokumentationen und Statistiken)
• Erstellung neuer monatlicher Key Performance Indikatoren (KPI) zur Messung der Serviceleistung
• Automatisierung von Fondspreisbestätigungen für Investment Fonds, die mit dem SimCorp Dimension System verwaltet werden

Berichtslinie: direct: Vice President Business Unit Head Global Services/ weitere Berichtslinie: Senior Vice President i-Products Group in Boston

• Koordination und Mitwirkung bei der ersten börsennotierten Index Fonds (ETF - iShares) - Fusion im deutschen Markt
• Organisation und Analyse spezifischer Kundenbedürfnisse sowie Koordination und Leitung von globalen Kundenprojekten von abteilungsübergreifenden „maßgeschneiderten“ Lösungsansätzen
• Aufsatz neuer und komplexer Produkte mit der/dem KVG/Kunden und Begleitung der Implementierung des Neuproduktprozesses mit der Verwahrstelle als auch mit dem SCD KVG Produkt BackOffice
• Erstellung eines Business Continuity Planes(Planung, Abstimmung, Durchführung und Dokumentation von Tests, sowie abteilungsübergreifende Einführung und Schulung der Mitarbeiter)

Kunden

• exklusive Kundenbetreuung des weltweit größten Investmentmanagers mit direktem lokalen als auch globalen Kundenkontakt, individueller Kunden - und Projektbetreuung von KVG / Investor
• Gebührenverhandlung für neue Produkte und Servicedienstleistungen inklusive Vertragsformulierung 
• SPOC bei Eskalation

Organisation

• Koordination von Fondsaufsätzen, Auflösungen/Überträgen/Fusionen, Koordination der Übertragungsvereinbarungen
• Regelmäßigen lokale und globale Kundenmeetings,-Präsentation und Nachbereitung

• Koordination und Mitwirkung bei der ersten börsennotierten Swap Index Fonds (ETF - iShares) - Fusion im deutschen Markt
• Analyse der Prozesse und fachliche Anforderungen für die Fusion (Fachkonzeption)
• Definition und Erstellung von Testplänen für Depot- und Kontoauszug sowie Koordination und Mitwirkung bei der Testaktivität der Fusion Abteilungsübergreifende Projekt bzw. Testkoordination (IT+Operation)
• Umstellung der operativen und technischen Abläufe (SCD)
• Klärung rechtlicher und regulatorischer Fragen
• Vorbereitung der Bestandsübertragung
• Begleitung des Teams bei der Umsetzung der Fondsfusion (SCD)
• Prozessoptimierung und Integration in den Tagesablaufes des Fondsbuchhaltung Team‘s nach der Swap Fonds Verschmelzung
• Qualitätssicherung Testdurchführung
• Abgrenzung zwischen manuellen und automatisierten Prozessen (Reporting) 
• Analyse einer Schnittstellenanbindung zwischen den Buchhaltung Banksystem (SCD) und Depotbank
• Koordination der Umsetzung von neuen regulatorischen Anforderungen mit der KVG sowie bankintern

• Hauptverantwortliche Mitwirkung bei der Eingliederung des weltweit größten Investmentmanagers in die State Street Bank Systemplattform mit gleichzeitiger Einführung einer neuen, individuell auf den Kunden zugeschnittenen Fondsbuchhaltungs Plattform für Exchange Traded Funds (ETF)
• Erfolgreicher Projektabschluss 12/2010 

• Post Migration - Koordination und Führung von globalen sowie abteilungsübergreifenden Initiativen und Projekten

• Automatisierung von Fondspreisbestätigungen für Investment Fonds, die mit dem SimCorp Dimension System verwaltet werden 

• Maßgebliche Mitwirkung bei der Auslagerung der Fondsadministration Krakau (Polen) und Mumbai (Indien) 

• Einführung eines Wertpapierleihe Models für deutsche KVG’s

Kunden

• Leiterin der Fondsbuchhaltung / Investmentmanager für 5 deutsche KVG’s und 220 Sondervermögen 
  • Publikumsfonds
  • Spezialfonds
  • Hedgefonds
  • Börsennotierte Indexfonds (ETF - iShares) 

• Mitwirkung und bei Vertragsverhandlungen mit deutschen KVG’s, Investoren und Investmentmanagern (z.B. Übertragungsvereinbarungen gemäß Prospekt, Service Level Agreements, Verwahrstelle)

Organisation

• Disziplinarisch und fachlich verantwortlich für 3 Fondsbuchhaltungs-teams mit insgesamt 18 Mitarbeitern 

• Handlungsvollmacht gemäß § 54 HGB (08/2006) & §§ 26 und 82 InvG 

• Budgetierung 

• Verantwortlich für Aufbau und Ausbau neuer und bestehender Kundenbeziehungen, Mitführung und Mitwirkung bei RFP Prozessen 

• Überwachung von Kontoeröffnungen, - Schließungen, Fondstransfers

• Eingliederung eines Neukunden in die State Street Bank Systemplattform mit gleichzeitiger Einführung eines neuen individuell auf den Kunden zugeschnittenen Fondsbuchhaltungsmodells für Exchange Traded Fonds (SCD)
• Erstellung von Gremienvorlagen
• Identifikation von Schwachstellen in der Prozesskette, Skizzierung der Umsetzungsmaßnahmen
• Untersuchung bisheriger Dokumente, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen Erstellung eines Statusberichts und eines konkreten Umsetzungsvorschlages für das Implementierungsprojekt
• Koordination der SWIFT Anbindung
• Qualitätskontrolle von Migrationskonzepten
• Koordination der Testaktivitäten Definition der Testfälle für Depot- und Kontozuordnung
• Erstellung der Anforderungsdokumentation und Abnahme der Systemerweiterung
• Kostencontrolling und Kostenaufteilung zwischen den Divisionen für Systementwicklung in enger Zusammenarbeit mit IT
• Prozessoptimierung und -integration nach System Migration, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft (IT+Operations)
• Vorbereitung und Koordination des Geschäftsjahres Audits mit der Prüfungsgesellschaft
• PMI (Post Merger Integration)

• Analyse von operativen Prozessen sowie Auswertung und Analyse der potentiellen Kunden, Produkte und Systeme für die Auslagerung
• Identifikation von Einsparpotential
• Auswertung und Analyse von Prozess- und Kostenoptimierung
• Koordination der Testaktivitäten – End to End Testing mit dem Kunden
• Koordination der Swift Anbindungen
• Koordination der Testaktivitäten Definition der Testfälle für Depot- und Kontozuordnung
• Identifikation von Schwachstellen in der Prozesskette, Skizzierung der Umsetzungsmaßnahmen
• Erstellung und Präsentation von Entscheidungsvorlagen für den Kunden und die Geschäftsführung (Auswertungen, Reporting, Dokumentationen und Statistiken)
• Erstellung neuer monatlicher Key Performance Indikatoren (KPI) zur Messung der Serviceleistung des Dienstleisters (Outsourcing)

• Maßgebliche Beteiligung und Mitwirkung an der Integration des Global Securities Services Bereichs (Deutsche Bank AG). Eingliederung der Deutsche Bank AG Fonds in die State Street Bank System Plattform mit gleichzeitiger Einführung eines neuen Fondsbuchhaltungsmodels 

• Einführung und Aufsatz des ersten deutschen Publikum Fonds
• Vorbereitung und Migration des ersten multi-managed-fund für in- und ausländische Investoren im Rahmen des Outsourcing Models Roll-out 

• Einführung eines 3rd party securities lending model 

• Einarbeitung und Schulung ehemaliger Mitarbeiter der Deutschen Bank AG

Kunden

• Kontoeröffnungen, -schließungen und Transfer von Investmentfonds
• Pflege und Vertiefung bereits bestehender Kundenbeziehungen
• Überwachung und Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen Investment Richtlinien

Organisation

• Teamleiterin Verwahrstelle / Fondsbuchhaltung / Global Service 

• Personal - und Führungsverantwortung für ein Team von 18 Mitarbeitern 

• Koordination, disziplinarische und fachliche Führung der Fonds-buchhaltung 

• Koordination der Fondsadministration, wöchentlicher Fondswert-ermittlungen, Abstimmung der Anteilwerte mit den KVG’s sowie die Erstellung und Prüfung der Monatsendberichte

• Eingliederung Fonds in die State Street Systemplattform
• Einführung eines neuen Fondsbuchhaltungsmodells und operativen modells
• Erstellung der Anforderungsdokumentation
• Abnahme von Migrationsläufen (Test und Produktion)
• Analyse und Optimierung des Gesamtprozesses (IT, Back Office, Buchhaltung)
• Analyse und Managementinformation zu den Statusreports
• Einführung und Aufsatz des ersten deutschen Publikumsfonds innerhalb der State Street Bank
• Prozessoptimierung und -integration nach Verschmelzung zweier Großbanken
• Vorbereitung und Koordination des. Audit mit Prüfungsgesellschaft
• Einführung eines Drittpartei - Wertpapierleihe Models
• Einarbeitung / Schulung der Mitarbeiter
• Fachanalyse und Handlungsempfehlungen Tax Reclaims für führende KVG
• Analyse der bestehenden Tax Reclaim ProzesseIdentifikation von Schwachstellen in der Prozesskette. Skizzierung der Umsetzungsmaßnahmen