Senior Executive Assistant, PMO
Aktualisiert am 21.08.2026
Profil
Freiberufler / Selbstständiger
Remote-Arbeit
Verfügbar ab: 01.09.2026
Verfügbar zu: 50%
davon vor Ort: 40%
Executive Assistant
Projektmanagementoffice
Stakeholdermanagement
Prozessmanagement
Deutsch
Muttersprache
Englisch
gut
Französisch
gut
Niederländisch
gut
Spanisch
Grundkenntnisse

Einsatzorte

Einsatzorte

Düsseldorf (+50km)
Deutschland
möglich

Projekte

Projekte

1 Jahr 11 Monate
2024-08 - 2026-06

Unterstützung der Geschäftsführung

Selbstständige Unternehmensberaterin, Senior Executive Assistant
Selbstständige Unternehmensberaterin, Senior Executive Assistant

Unterstützung der Geschäftsführung als Senior Executive Assistant bei einem IT-Dienstleister für Privatbanken

  • Steuerung des gesamten Prozesses von Geschäftsführungssitzungen auf Top-Management-Ebene inklusive Protokollierung
  • Konzeption und Implementierung einer Confluence-Struktur zur effizienten Ablage der GF-Sitzungsunterlagen
  • Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Beiratssitzungen inklusive Abwicklung komplexer Vergütungsprozesse.
  • Budgetplanung und -controlling für externe Dienstleister eines Bereichs in Abstimmung mit der Geschäftsführung
  • Verantwortung für den gesamten Bestellprozess dieses Bereichs inklusive Schnittstellenmanagement zwischen externen Dienstleistern, Fachabteilung, Contract Management und Einkauf zur Sicherstellung eines reibungslosen Vertrags- und Bestellablaufs
  • Sicherstellung von Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Reportingfähigkeit zu Budgets und Bestellungen (Share Point)
  • Operativer Management-Support im Tagesgeschäft
gerne auf Anfrage
10 Jahre 3 Monate
2014-05 - 2024-07

Unterstützung bei Beratungsprojekten

Selbstständige Unternehmensberaterin
Selbstständige Unternehmensberaterin
  • Elternzeit
  • Unterstützung bei Beratungsprojekten, interne Organisation (Buchhaltung, Vertrieb, Marketing)
gerne auf Anfrage
3 Jahre 4 Monate
2011-01 - 2014-04

PMO eines deutschen Versicherungskonzerns

Selbstständige Unternehmensberaterin
Selbstständige Unternehmensberaterin
  • PMO eines deutschen Versicherungskonzerns (Einführung und Umsetzung SEPA)
    • Aufbau der Projektplanung in OPX2 (Planungstool)
    • Projektcontrolling (Aufwands- und Fortschrittscontrolling)
    • Projektstatusreporting
    • Erstellung von Präsentationen für Gremien & Protokollierung
    • Change Request Management
    • Unterstützung Releasemanagement
  • Einführung Ressourcenplanung für die IT-Abteilung einer deutschen Bank
    • Erstellung Tool für die Projektplanung der IT-Ressourcen
    • Erstellung der Schulungsunterlagen zur Projektplanung
    • Analyse der Mitarbeiterkapazitäten
    • Erstellung des Reportings für das IT-Projektcontrolling
  • Prozessberatung im Bereich Finanzen & Controlling einer deutschen Kreditbank
    • Analyse & Darstellung der Abschlussprozesse (IST)
    • Ermittlung der Schnittstellen und Abstimmung mit Fachbereichen (Fachbereich und IT)
    • Erstellung eines groben Prozessmodells der Kernabschlusstätigkeiten (SOLL)
    • Analyse der vorhandenen Dokumentationen und Ermittlung des Änderungsbedarfs
    • Darstellung der Prozesse in SharePoint
    • Pflege der Abschlusstätigkeiten im Tool zur Abschlusssteuerung (Smart Close Manager)
  • PMO im Bereich Finanzen & Controlling einer deutschen Kreditbank (Einführung SAP NewGL)
    • Projektplanung (Ressourcen, Budget und Kontrolle des Projektbudgets)
    • Aktualisierung der Planung, Fortschrittskontrolle und Forecast
    • Projekt Status Reporting
    • Reporting und Adhoc-Reporting
    • Identifikation, Analyse und Bewertung von Projektrisiken
    • Aufbau und Pflege vo?n SharePoint für den Bereich Finanzen & Controlling
gerne auf Anfrage
9 Monate
2010-04 - 2010-12

PMO im Bereich Finanzen & Controlling ? Einführung SAP NewGL

Freiberufliche Tätigkeit

  • Projektkoordination
  • Projektreporting
  • Projektdokumentation
  • Projektstatusbericht
  • Konfigurationsmanagement (Dokumentenabnahme, Versionierung)
  • Unterstützung Testmanagement
  • Unterstützung Fehlermanagement (Erstellung von Mantis-Tickets)
  • SAP FI (Stammdatenpflege, Reporting)
Deutsche Kreditbank / Banken

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

2003:
Betriebswirtschaft
Diplom-Betriebswirtin FH
FH Düsseldorf / Université Paris X Nanterre

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Executive Assistant Projektmanagementoffice Stakeholdermanagement Prozessmanagement

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

MS Office
SharePoint
Confluence
Maxflow
SAP FI
SAP R3/MM
Content Management Systeme
OPX2

Leistungsangebot:

  • Unterstützung des Top-Management
    • Senior Executive Assistant mit Fokus auf Steuerung von Geschäftsführungsprozessen, Gremienarbeit und Aufbau transparenter Dokumentations- und Managementstrukturen sowie Verantwortung für das operative Tagesgeschäft von zwei Geschäftsführern inklusive komplexem Kalendermanagement sowie Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
  • Projektmanagement
    • Unterstützung im Projektmanagement basierend auf einer erprobten Projektmanagement-Methodik, die für Transparenz in der Projektarbeit sorgt und zielgerichtete Ergebnisse liefert:
      • PMO
      • Koordination
      • Moderation
  • Fachliche Beratung
    • Prozessoptimierung
    • Organisation
    • Prozessbegleitung durch Training und Coaching
  • Problemlösungs- und Entscheidungsanalyse (Programme-Leader zertifiziert nach Kepner-Tregoe)
    • Training und Coaching von Unternehmen bei der Einführung systematischer Problemlösungen von technischen und wirtschaftlichen Fragestellungen


Profil:

  • Die Kandidatin verfügt über 13 Jahre Berufserfahrung, davon 6 Jahre im Projektmanagement und in der Prozessoptimierung
  • Aufgrund der bisherigen Tätigkeiten hat sie fundierte Kenntnisse in der Steuerung und Unterstützung von komplexen Projekten, in der Berichterstattung und Kommunikation auf Management- und Vorstandsebene sowie in der Organisation und Moderation von Meetings und Workshops
  • Darüber hinaus verfügt sie über umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung auf Senior Executive Assistant Niveau. Neben der Gremienarbeit ist sie ebenfalls erfahren in der Vorbereitung und Begleitung von Top-Management-Meetings auf Geschäftsführungs- und C-Level-Ebene sowie in der Steuerung von Maßnahmen und Terminen und stellt dabei effiziente und transparente Abläufe sicher. Zudem ist sie erfahren in der Steuerung externer Dienstleister inklusive relevanter Abstimmungen und Kostenkontrolle und etabliert hierbei strukturierte, transparente Prozesse sowie zentrale Ablagen zur Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit
  • Darüber hinaus verfügt sie über umfassende Erfahrung in der Analyse, Strukturierung und Optimierung von Prozessen in der Organisation.
  • Neben den Erfahrungen in der Projektarbeit hat sie tiefgreifende Kenntnisse im gesamten Betriebsablauf von Unternehmen gesammelt, sowohl betriebswirtschaftlich als auch technisch

Branchen

Branchen

  • IT-Dienstleistung
  • Versicherungen
  • Banken
  • Unternehmensberatung
  • Telekommunikation
  • Stahl- und Maschinenbau
  • Automotive

Einsatzorte

Einsatzorte

Düsseldorf (+50km)
Deutschland
möglich

Projekte

Projekte

1 Jahr 11 Monate
2024-08 - 2026-06

Unterstützung der Geschäftsführung

Selbstständige Unternehmensberaterin, Senior Executive Assistant
Selbstständige Unternehmensberaterin, Senior Executive Assistant

Unterstützung der Geschäftsführung als Senior Executive Assistant bei einem IT-Dienstleister für Privatbanken

  • Steuerung des gesamten Prozesses von Geschäftsführungssitzungen auf Top-Management-Ebene inklusive Protokollierung
  • Konzeption und Implementierung einer Confluence-Struktur zur effizienten Ablage der GF-Sitzungsunterlagen
  • Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Beiratssitzungen inklusive Abwicklung komplexer Vergütungsprozesse.
  • Budgetplanung und -controlling für externe Dienstleister eines Bereichs in Abstimmung mit der Geschäftsführung
  • Verantwortung für den gesamten Bestellprozess dieses Bereichs inklusive Schnittstellenmanagement zwischen externen Dienstleistern, Fachabteilung, Contract Management und Einkauf zur Sicherstellung eines reibungslosen Vertrags- und Bestellablaufs
  • Sicherstellung von Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Reportingfähigkeit zu Budgets und Bestellungen (Share Point)
  • Operativer Management-Support im Tagesgeschäft
gerne auf Anfrage
10 Jahre 3 Monate
2014-05 - 2024-07

Unterstützung bei Beratungsprojekten

Selbstständige Unternehmensberaterin
Selbstständige Unternehmensberaterin
  • Elternzeit
  • Unterstützung bei Beratungsprojekten, interne Organisation (Buchhaltung, Vertrieb, Marketing)
gerne auf Anfrage
3 Jahre 4 Monate
2011-01 - 2014-04

PMO eines deutschen Versicherungskonzerns

Selbstständige Unternehmensberaterin
Selbstständige Unternehmensberaterin
  • PMO eines deutschen Versicherungskonzerns (Einführung und Umsetzung SEPA)
    • Aufbau der Projektplanung in OPX2 (Planungstool)
    • Projektcontrolling (Aufwands- und Fortschrittscontrolling)
    • Projektstatusreporting
    • Erstellung von Präsentationen für Gremien & Protokollierung
    • Change Request Management
    • Unterstützung Releasemanagement
  • Einführung Ressourcenplanung für die IT-Abteilung einer deutschen Bank
    • Erstellung Tool für die Projektplanung der IT-Ressourcen
    • Erstellung der Schulungsunterlagen zur Projektplanung
    • Analyse der Mitarbeiterkapazitäten
    • Erstellung des Reportings für das IT-Projektcontrolling
  • Prozessberatung im Bereich Finanzen & Controlling einer deutschen Kreditbank
    • Analyse & Darstellung der Abschlussprozesse (IST)
    • Ermittlung der Schnittstellen und Abstimmung mit Fachbereichen (Fachbereich und IT)
    • Erstellung eines groben Prozessmodells der Kernabschlusstätigkeiten (SOLL)
    • Analyse der vorhandenen Dokumentationen und Ermittlung des Änderungsbedarfs
    • Darstellung der Prozesse in SharePoint
    • Pflege der Abschlusstätigkeiten im Tool zur Abschlusssteuerung (Smart Close Manager)
  • PMO im Bereich Finanzen & Controlling einer deutschen Kreditbank (Einführung SAP NewGL)
    • Projektplanung (Ressourcen, Budget und Kontrolle des Projektbudgets)
    • Aktualisierung der Planung, Fortschrittskontrolle und Forecast
    • Projekt Status Reporting
    • Reporting und Adhoc-Reporting
    • Identifikation, Analyse und Bewertung von Projektrisiken
    • Aufbau und Pflege vo?n SharePoint für den Bereich Finanzen & Controlling
gerne auf Anfrage
9 Monate
2010-04 - 2010-12

PMO im Bereich Finanzen & Controlling ? Einführung SAP NewGL

Freiberufliche Tätigkeit

  • Projektkoordination
  • Projektreporting
  • Projektdokumentation
  • Projektstatusbericht
  • Konfigurationsmanagement (Dokumentenabnahme, Versionierung)
  • Unterstützung Testmanagement
  • Unterstützung Fehlermanagement (Erstellung von Mantis-Tickets)
  • SAP FI (Stammdatenpflege, Reporting)
Deutsche Kreditbank / Banken

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

2003:
Betriebswirtschaft
Diplom-Betriebswirtin FH
FH Düsseldorf / Université Paris X Nanterre

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Executive Assistant Projektmanagementoffice Stakeholdermanagement Prozessmanagement

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

MS Office
SharePoint
Confluence
Maxflow
SAP FI
SAP R3/MM
Content Management Systeme
OPX2

Leistungsangebot:

  • Unterstützung des Top-Management
    • Senior Executive Assistant mit Fokus auf Steuerung von Geschäftsführungsprozessen, Gremienarbeit und Aufbau transparenter Dokumentations- und Managementstrukturen sowie Verantwortung für das operative Tagesgeschäft von zwei Geschäftsführern inklusive komplexem Kalendermanagement sowie Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
  • Projektmanagement
    • Unterstützung im Projektmanagement basierend auf einer erprobten Projektmanagement-Methodik, die für Transparenz in der Projektarbeit sorgt und zielgerichtete Ergebnisse liefert:
      • PMO
      • Koordination
      • Moderation
  • Fachliche Beratung
    • Prozessoptimierung
    • Organisation
    • Prozessbegleitung durch Training und Coaching
  • Problemlösungs- und Entscheidungsanalyse (Programme-Leader zertifiziert nach Kepner-Tregoe)
    • Training und Coaching von Unternehmen bei der Einführung systematischer Problemlösungen von technischen und wirtschaftlichen Fragestellungen


Profil:

  • Die Kandidatin verfügt über 13 Jahre Berufserfahrung, davon 6 Jahre im Projektmanagement und in der Prozessoptimierung
  • Aufgrund der bisherigen Tätigkeiten hat sie fundierte Kenntnisse in der Steuerung und Unterstützung von komplexen Projekten, in der Berichterstattung und Kommunikation auf Management- und Vorstandsebene sowie in der Organisation und Moderation von Meetings und Workshops
  • Darüber hinaus verfügt sie über umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung auf Senior Executive Assistant Niveau. Neben der Gremienarbeit ist sie ebenfalls erfahren in der Vorbereitung und Begleitung von Top-Management-Meetings auf Geschäftsführungs- und C-Level-Ebene sowie in der Steuerung von Maßnahmen und Terminen und stellt dabei effiziente und transparente Abläufe sicher. Zudem ist sie erfahren in der Steuerung externer Dienstleister inklusive relevanter Abstimmungen und Kostenkontrolle und etabliert hierbei strukturierte, transparente Prozesse sowie zentrale Ablagen zur Sicherstellung der Auskunftsfähigkeit
  • Darüber hinaus verfügt sie über umfassende Erfahrung in der Analyse, Strukturierung und Optimierung von Prozessen in der Organisation.
  • Neben den Erfahrungen in der Projektarbeit hat sie tiefgreifende Kenntnisse im gesamten Betriebsablauf von Unternehmen gesammelt, sowohl betriebswirtschaftlich als auch technisch

Branchen

Branchen

  • IT-Dienstleistung
  • Versicherungen
  • Banken
  • Unternehmensberatung
  • Telekommunikation
  • Stahl- und Maschinenbau
  • Automotive

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