Entwicklung eines neues Product Owner Rollenprofils für einen IT Fachbereich, welches in der finalen Ausbaustufe neben dem gängigen Product Owner Skillset ebenfalls Fähigkeiten und Kenntnisse der Business Analyse bei entsprechenden Aufgaben einsetzen kann.

Im Rahmen eines mehrtägigen Workshops wurden mit Vertretern des Fachbereichs eine IST-Analyse erhoben, das Zielbild geschärft und der Aufgaben-/Verantwortungsbereich der neuen Rolle festgelegt. In diesem Zusammenhang wurden weiterhin die relevanten Deliverables der neuen Rolle identifiziert. Exemplarisch wurde am Beispiel von User Stories Fragen zu Qualität und Best Practices bei der Entwicklung von hochwertigen Anforderungen bearbeitet. Ergänzend wurde eine RACI entwickelt, welches die jeweiligen Verantwortlichkeiten transparent abbildet.

Ein besonderer Fokus wurde auf die für Scrum relevanten Rollen, Events und Artefakte mit einem besonderen Schwerpunkt auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Product Owners gelegt. Weiterhin wurde iteratives Vorgehen in agilen Projekten demonstriert und an einer Simulation in Arbeitsgruppen erprobt und reflektiert.

Zur Vorbereitung auf den Workshop wurde eine Marktanalyse durchgeführt um aktuelle Tendenzen in Bezug auf die Kombination von Aufgaben und Skills der beiden Rollen Product Owner und Business Analyst in die Rollenbildung einfließen zulassen.

Mit Blick auf die nächsten Schritte der Einführung wurden sowohl Vor- als auch Nachteile diskutiert und Leitplanken für eine erfolgreiche Einführung empfohlen, welche in einem Einführungsgrobkonzept zusammen gefaßt wurden.

Schulung und Coaching des Projekt Teams begleitend zu einer Software-Implementierung im agilen Vorgehen nach SCRUM. Schulung des Projektteams im agilen Vorgehen an mehreren Standorten in Europa, da dies das erste agile Projekt in diesem Fachbereich war. Facilitation von Refinement Sessions, Sprint Planning, Daily Scrums, Sprint Reviews und Sprint Retrospectives mit dem Scrum Team.

Training und Coaching des agilen, internen Teams bestehend aus bis zu 5 Projekt Ressourcen.

Ziel des Projektes war die Einführung und das Customizing von IVALUA mit den Modulen Supplier Information Management, Contract Management und Sourcing, im ersten Schritt für die Verwaltung von Lieferantenstammdaten und Vertragsdaten im agilen Vorgehen nach SCRUM in einem heterogenen System- und Organisationsumfeld.

Verantwortlich für den Aufbau und die Pflege des Product Backlogs in JIRA zur Definition des Projektumfangs für die Moduleinführung zum Vertragswesen, incl. Definition der Anforderungen und Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern (bereichsübergreifend). Durchführung des Sprint Planning mit dem externen Development Team und Abstimmung der relevanten internen Zuarbeiten aus unterschiedlichen Fachbereichen, u.a. IT, Legal, Compliance. Durchführung von Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung der zukünftigen Prozesse, inkl. Definition von Geschäftsregeln zur Steuerung der automatisierten Freigaben und Workflows. Beschreibung der Product Backlog Items in Form von User Stories und Modellierung der abgestimmten Geschäftsprozesse als EPK in ARIS.

Planung des Go-Live nach Erhebung und Analyse der vorhanden Lieferanten- und Vertragsunterlagen und der jeweiligen Aufbewahrungssituation (analog/digital) für den Initial-Load der Pilotregionen. Erarbeitung eines generellen Go-Live Cookbooks für die weiteren Regionen für den konzernweiten zukünftigen Roll-out (für 28 Länder in Europa).

Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des Moduls.

Neben den üblichen Sprint Demos und Retros wöchentliches Reporting an das Leadership Team  zu Status, Prioritäten, Risiken, Fortschritt und nächste geplante Schritte.

Weiterhin verantwortlich für die erfolgreiche Durchführung der Software Validierung nach GAMP5 für die Pharma Industrie in Adaption zum V-Modell.

Erfolgreiche Einführung eines Procurement Excellence Teams als strategischen Ansatz im indirekten Konzerneinkauf, welches darauf ausgerichtet ist die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen für die zugeordneten Warengruppen zu optimieren und für 28 Länder zu standardisieren.

In diesem Zusammenhang Analyse der existierenden Prozesse auf ihren Reife- und Abdeckungsgrad. Entwicklung von optimierten Standardprozessen als End-to-End Betrachtung  (procure 2 pay) und Identifikation von Digitalisierungspotentialen, Umsetzung der Digitalisierung in separaten Projekten. Gründung einer Prozessbibliothek der Soll-Prozesse für den Konzerneinkauf und Dokumentation der Prozesse in ARIS, Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungszykluses.

Identifikation und Definition von Services, welche sich für die Ausführung durch das konzerneigene Shared Service Center (SSC) mit Sitz in Vilnius eignen. Übergabe dieser Services an das SSC, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und Coachings für die Mitarbeiter im SSC. Begleitung der Transition sowohl auf der abgebenden, als auch auf der übernehmenden Seite.

Anpassung der Einkaufsrichtlinie, Erstellung von organisatorischen Anweisungen in Form von SOPs (Standard Operating Procedures), sowie Entwicklung von Templates und Formularen. Entwicklung eines Services Katalogs.

Fachliche Entwicklung des Excellence Teams durch Schulungen und individuellen Coachings, sowie Durchführung von Recruitingmaßnahmen.

Basierend auf den Ergebnissen einer Stakeholder Analyse, Aufsetzen und Durchführung von Aktivitäten, um die erfolgreiche Implementierung neuer Methoden, Prozesse und Tools sicherzustellen. Entwurf von Umfragen und Interviews zur Informationserhebung, Durchführung von Workshops, Coachings und Trainings.

Schnittstellenfunktion und Stakeholdermanagement mit den Fachabteilungen, z.B. Compliance, Sustainability, Legal, HR, etc.

Direkte Berichterstattung an Head of Corporate Procurement & Governance.

Konzeption und Durchführung eines Workshops für einen Corporate Procurement Fachbereich zur Schärfung des Verständnisses für agiles Projektvorgehen generell und für die Rolle des Product Owners im Besonderen.

Ziel des Workshops war die Einführung und Klärung der für Scrum relevanten Rollen, Events und Artefakte mit einem besonderen Fokus auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Product Owners. Weiterhin wurde iteratives Vorgehen in agilen Projekten demonstriert und an einer Simulation in Arbeitsgruppen erprobt und reflektiert.

Ergänzend wurde auf Basis einer Stanley Matrix die Abwägungen für den Einsatz von agilem Vorgehen für unterschiedliche Aufgaben und Initiativen, welche im Procurement aktuell angesiedelt sind, geschult und transparent gemacht.

Ziel des Projektes war die Entwicklung eines End-to-End Prozesses für die Ausschreibung und den Einkauf von Tiefbauleistungen für den deutschlandweiten Ausbau des Glasfasernetzes.

In diesem Zusammenhang Durchführung einer Analyse zur IST-Prozess Situation und Identifikation der relevanten Stakeholder, rechtlichen Grundlagen und bestehenden Policies im Konzern. Erarbeitung eines SOLL-Prozess-Modells des Vergabeprozesses im strategischen Einkauf für den Glasfaserausbau, incl. Beschreibung einer Digitalisierungs-Roadmap. Zur ersten Einordnung und Schneidung der Prozessbereiche Erarbeitung von SIPOC Modellen und anschließende Modellierung für IST und SOLL unter Verwendung der Notation BPMN in ARIS.

Definition von Geschäftsregeln zur Steuerung des Workflows und in Vorbereitung für einen zukünftig automatisierten Prozess inkl. digitalen Freigaben. Konzeption und Moderation von Anforderungs-Workshops, Reviews und Cross Checks zur Qualitätssicherung. Regelmäßige Präsentation im Stream Lead Jour-fixe und im Projekt Campus. Definition der Modellierungsstandards und Coaching des Projektteams mit Focus auf Anwendung und Einhaltung der Modellierungsstandards in ARIS für BPMN.

Aufbau eines internationalen Business Analyse Fachbereichs als Teil eines globalen Shared Service Centers mit Sitz in Manchester, GB.

Entwicklung eines Service Katalogs zur Verbesserung der Service-Transparenz und der Standardisierung von BA Service-Angeboten. Definition der einzelnen Services, incl. einer detaillierten Servicebeschreibung, einer Listung möglicher Ergebnistypen, Bestimmung möglicher Zielgruppen oder -projekten. Abstimmung der SLAs/OLAs, sowie ggfs. Kosten auf individueller Ebene in Abhängigkeit zu Art und Umfang der Anfrage. Verbindliche Einbindung der Services in den Projekt-Lifecycle zur Verbesserung der Lieferqualität für die Projektziele.

Definition von Vorgehen und Festlegung von Standards. Aufbau eines Business Analyse Frameworks auf Basis BABOK (Business Analysis Body of Knowledge des International Institute of Business Analysis), abgestimmt auf agiles Projektvorgehen nach Scrum.

Recruiting und Ressourcing der Mitarbeiter (Festanstellung, Zeitvertrag oder Freelancer). Definition von Personal-Entwicklungsplänen basierend auf Capability Maps in Abhängigkeit zur jeweiligen Rolle. Definition von jährlichen Zielen für das Team als Ganzes und für die einzelnen Mitarbeiter, abgeleitet und heruntergebrochen von den globalen IT Bereichszielen. Durchführung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen (1-2-1s), Fachgruppentreffen (u.a. Focus Groups) und Team Meetings. Kontinuierliche Reflektion mit den Mitarbeitern zu Themen des täglichen Doings, dem Fortschritt der vereinbarten Ziele und der individuellen Entwicklungsinitiativen.

 Konzeption und Durchführung von Weiterbildungs-Massnahmen. Regelmäßiges Coaching und Weiterbildung der internen und externen Business Analysten, Product Ownern und User Researchern. Disziplinarische und fachliche Verantwortung für bis zu 20 Business Analysten, Product Owner und User Researcher in London, Manchester, Düsseldorf und New York. Budgetverantwortung für >GBP 1 Mio p.a.

Verantwortliche Leitung einer globalen User Research Initiative für mehrere Standorte in UK, USA, EU und Asien mit mehr als 130 Teilnehmern als Teil eines unternehmens-weiten User Experience Programms zur Optimierung der Arbeitsumgebung für die Anwender im anwaltlichen Bereich. Definition von Hypothesen zur Validierung. Identifizierung von potentiellen Interviewpartnern. Entwicklung von Umfragen und Interview Skripten. Durchführung, Dokumentation und Analyse der aufgezeichneten Interviews. Ableitung von Personas und User Journeys. Identifizierung von technischen und prozessualen Optimierungspotenzialen. 

Übernahme der Ergebnisse in das IT-Projektportfolio des folgenden Geschäftsjahres. Entwicklung einer Priorisierungs-Matrix und Entwurf eines Project Charter Templates als verbindliches Format für das Einreichen von potentiellen Projekten in die Portfolioplanung für das folgende Geschäftsjahr.

Entwicklung und Umsetzung eines Skill Matrix Ansatzes für einen globalen Fachbereich (Information Technology & Transition; ca. 500 Mitarbeiter). Durchführung einer detaillierten Stakeholder Analyse in Vorbereitung zur Erfassung der einzelnen Skill Profile und Level. Ausarbeitung von individuellen Skill Matrizen für unterschiedliche Fachbereiche und Aufgaben in Abstimmung mit den Teamleitern.

Schulung der Teamleiter und Begleitung der Teams beim Ausfüllen der einzelnen Matrizen. Konsolidierung und Analyse für den Head of Staff, Entwicklung eines angestrebten Betriebsmodells (target operating model). Identifizierung von Qualifizierungs- und Ausbildungsbedarf, bzw. Personalbedarf. Ableitung von Rollenbeschreibungen für Stellenausschreibungen.

Verantwortliche Leitung des Change Management Workstreams für internationale Standorte als Teil eines unternehmensweiten User Experience Programms. 

Entwicklung des Change Management Fahrplans, Planung und Umsetzung in enger Abstimmung mit der Implementierungszeitleiste, Fokus auf individuelle Nutzergruppen, Adaptionslevel und -präferenzen.

Beschreibung von User Journeys. In Vorbereitung Durchführung einer umfangreichen Stakeholder Analyse zur Identifikation der Projektbeteiligten in den Regionen North America, Central & Eastern Europe und Asia als Basis für die Entwicklung der Projektkommunkation.

Für die Endanwender Koordination der Erstellung eines didaktischen Angebotsmixes bestehend aus unterschiedlichen Medien, Veranstaltungen, Floor Walking und Schulungsunterlagen. Einbeziehung eines ergänzendes Multiplikatoren-Modells zum Go-Live in den einzelnen, internationalen Standorten. Regelmäßige Präsentationen für und vor unterschiedliche Stakeholdergruppen.

Bei diesem Projekt handeltes es sich um eine Inhouse-Entwicklung eines Managementsystems für Masseklageverfahren im agilen Vorgehen nach SCRUM. Ziel war es den einzelnen Arbeitsgruppen einen standortübergreifenden Zugriff auf alle eingehenden Klagen zu ermöglichen und individuell, manuell gepflegte Excel-Listen abzulösen. Anhand vom Inhalt der einzelnen Klagen wurden mit den Managing Partnern dieses Mandats Algorithmen entwickelt, welche die nächsten möglichen Schritte im Umgang mit der Klage/Klageerwiderung vorschlug. Eingebunden wurden weiterhin Funktionen zur Fristenverwaltung, Entwurf von Schriftsätzen, Zuweisung an verantwortliche Anwälte und Eskalationsstufen.

Verantwortlich für den Aufbau und die Pflege des Product Backlogs in JIRA zur Definition des Projektumfangs für die jeweilige Projektphase, inkl. Defintion der Anforderungen und Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern (bereichsübergreifend). Durchführung von Product Backlog Refinement Sessions, Sprint Planning, Sprint Demos und Sprint Retrospectives, zusammen mit dem Scrum Master. Coaching der Power User und Key Stakeholdern im agilen Vorgehen an mehreren Standorten in Deutschland und Großbritannien, da dies das erste agile Projekt im Unternehmen war.

Durchführung von Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung von Prozessen und Definition von Geschäftsregeln.

Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des jeweiligen Sprints. Coaching und Teaching des agilen Teams bestehend aus bis zu 8 Projekt Ressourcen.

Neben den üblichen Sprint Demos und Retros regelmäßiges Reporting an das Leadership Team und die Business Owner zu Status, Prioritäten, Fortschritt und nächste geplante Schritte.

In 2017 mit dem firmeninternen Global Center Annual Award für die schnelle und erfolgreiche Life-Setzung des ersten Releases ausgezeichnet.

Inhouse Weiterentwicklung eines bestehenden Knowledge Management Systems (Eigenentwicklung, Athena) zur Verwaltung von Gesetzestexten, Kommentaren zu Gesetzestexten, Schriftsätzen, etc. für die anwaltliche Arbeit im agilen Vorgehen nach SCRUM. Ziel war eine Verbesserung der User Experience, welche durch eine Optimierung der Antwortzeiten bei komplexen Suchanfragen von durchschnittlich 3 Sekunden auf unter 0.1 Sekunden erreicht werden konnte. Ergänzend hierzu wurde die Oberfläche im Look & Feel überarbeitet, um den Zugang zu Informationen und Suchergebnissen zu erleichtern.

Verwaltung des Product Backlogs in JIRA, Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern. Durchführung von Product Backlog Refinement Sessions, Sprint Planning, Sprint Demo und Sprint Retrospectives. Coaching der Power User und Key Stakeholdern im Agilen Vorgehen an mehreren Standorten in Deutschland und Österreich.

Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung von Prozessen für das Housekeeping, um die Qualität der Suchergebnisse durch die Qualität und Aktualität der einzelnen Knowledge Article zu unterstützen. Beschreibung der Anforderungen in Form von User Stories. Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des jeweiligen Sprints.

Coaching und Teaching des agilen Teams bestehend aus bis zu 4 Projekt Ressourcen.

Neben den üblichen Sprint Demos und Retros regelmäßiges Reporting an das Leadership Team und die Business Owner zu Status, Prioritäten, Fortschritt und nächste geplante Schritte.

Leitung von oder Beratung bei verschiedenen internationalen Ausschreibungsverfahren. Durchführung und Auswertung von Anforderungs- und Marktanalysen. Durchführung von Request for Proposal/Request for Information Verfahren. Koordination und Auswertung von Supplier Präsentationen.

Ausschreibung und Auswahlverfahren für Softwarelösungen, z.B. für Rechnungsworkflows, Übersetzungen, eDiscovery, Raumbuchungen u.a.

Ausschreibung und Auswahlverfahren für Dienstleister, z.B. für User Experience, User Research, Archivierung von physischen Akten und Managed Services.

Ziel des Projektes war die Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows auf Basis von Basware zur Ablösung eines Legacy-Systems. In diesem Zusammenhang sollte der Anteil an digital empfangen und verarbeiteten Eingangsrechnungen gesteigert werden. Außerdem sollte die neue Umgebung auch für das zukünftige Bestellwesen (u.a. Punch-outs und Kataloge) skalierbar sein. Der Projekt-Scope umfaßte alle Eingangsrechnungen für sieben Standorte in Deutschland und Österreich und wurde auf einer SaaS Architektur realisiert. Erstellung eines Pflichten- und Lastenhefts für das Customizing des Standard-Systems. Definition und Abstimmung der nicht-funktionalen Anforderungen für die Zugriffe auf die Cloud Lösung in Kombination mit einer Archivierungs-Lösung on Premise. Nach Go-Live konnte der Anteil an elektronischen Rechnungen von unter 5% auf 97% innerhalb weniger Monate gesteigert werden.

Gestaltung der neuen Prozesse und Anpassung der internen Teamstruktur unter klarer Einhaltung des 4-Augen-Prinzips. In diesem Zusammenhang wurde der gesamte Prozess der Digitalisierung von Papierrechnungen an einen externen Dienstleister ausgelagert.

Konzeption des Change Managements bereits zu Beginn des Projektes, um dem Umfang der Veränderungen im individuelle Arbeitsalltag für die Betroffenen von Anfang an Rechnung zu tragen. Aus diesem Grund frühzeitige Information schon vor dem Projektstart, kontinuierliche  Updates während des Projektes und Erstellung von umfangreichem Schulungsmaterial für den Start des neuen Systems. Durchführung von Schulungen und Floor Walking an allen Standorten. Aufbereitung der vorhanden Informationen, Materialen und verfügbaren, individuell abrufbaren eLearnings in Form eines Wikis in Confluence.

Ziel des Projektes war es eine Ausschreibung für eine Produktauswahl zur Ablösung eines vorhandenen eDiscovery Legacy Systems vorzubereiten und durchzuführen. 

Zur Erstellung des Lastenhefts erfolgte eine umfassende Analyse der bestehenden Anforderungen. In diesem Zusammenhang Erstellung von Interview Skripts und Durchführung von Interviews mit Stakeholdern aus Standorten in UK, Deutschland, Frankreich, Niederlande, Belgien und Hong Kong. Durchführung einer GAP Analyse zum Legacy-System und Ableitung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an ein zukünftiges System (Lastenheft). 

Anschließend Durchführung einer Marktanalyse zur Identifikation potentieller Produkte und Anbietern. Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen für die identifizierten Anbieter. Abgleich der erhobenen Anforderungen mit dem Rücklauf aus der Ausschreibung zur Identifizierung eines möglichen Neu-Systems. Auswertung der technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen als Entscheidungsvorlage für die Auswahl einer On Premise oder SaaS Lösung.

Auf Basis der IST-Analyse Definition und Einführung eines projekt-übergreifenden, einheitlichen Vorgehens zum Management von Change Requests, incl. Erstellung neuer Formulare, Entwicklung eines Freigabe- und Rollenkonzeptes.

Dokumentationen und Aufsetzen einer Dokumentenverwaltung, sowie Durchführungen von Reviews und Reworks der Teilprozesse. 

Regelmäßige Abstimmung mit dem Releasemanagement zur Planung des Umfangs der jeweiligen Release und zur Vorbereitung der notwendigen Abnahmetests durch den Kunden.

In diesem Zusammenhang Anpassung und Durchführung des Budget Controllings, sowie Reporting hierzu an die Hauptprojektleitung (intern/extern) und die Bereichsleitung.

Teamleitung für den Bereich ?Kommunikation? des Change Managements Filialsystem 'isi'. Das Filialsystem 'isi' richtete sich an die Karstadt und Karstadt Sport Warenhäuser und deckte die Bereiche Kasse, Bestand, Inventur und Bestellung ab.

Erstellung und Umsetzung eines Kommunikationsfahrplans zum Informationstransport in die Filialen in enger Abstimmung mit dem Roll-out des Filialsystems. Didaktische Planung und Begleitung der Train-the-Trainer Schulungen in ganz Deutschland. In diesem Zusammenhang Aufbau eines Intranet-Auftritts für das Filialsystem?isi? als Hauptkanal für die zur Verfügungstellung von Informationen, Dokumentationen (z.B. Klick-Anleitungen, Speedsheets, Sheatsheets) und sonstige Schulungsunterlagen in Sharepoint. Etablierung einer Regelkommunikation mit den Filialen, Key Usern und Trainern in Form eines Newsletters zu neuen Releasen, Trainingsangeboten, etc.