Die Registermodernisierung ist ein bundesweites Vorhaben unter der Federführung des Bundesministeriums des Inneren (BMI) und des Bundesverwaltungsamts (BVA) als Registermodernisierungsbehörde. Sie stellt einen erforderlichen Baustein zur modernen und digitalen Verwaltung in Deutschland dar, wie sie auch im Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung vom November 2021 angestrebt wird.
Als registerführende Stelle ist die Bundesagentur für Arbeit (BA) dazu verpflichtet zum behördenübergreifenden Datenaustausch eine einheitliche Identifikationsnummer zu schaffen, die spätestens bis zum Ablauf des fünften auf das Inkrafttreten des Gesetzes folgenden Kalenderjahres (voraussichtlich bis Ende 2028) als zusätzliches Ordnungsmerkmal zu den Personendaten einzuführen.
Die BA steht hierbei als bundesweit aktive, vor Ort vernetzte Behörde auf dem Weg zur digitalen Verwaltung noch vor umfangreichen Herausforderungen. Diese bestehen einerseits in der Umsetzung des RegMoG. Andererseits hat das BMI die BA als teilnehmende Behörde bei Pilotierungsvorhaben im Rahmen der Registermodernisierung gewonnen. Dies betrifft sowohl die Anbindung von IDA (Identitätsabruf) und DSC (Datenschutzcockpit) im ersten Schritt als auch in einem zweiten Schritt die Umsetzung eines OZG-Anwendungsfalls im Once-Only-Prinzip (Reifegrad 4 beim Aspekt Dokumente) unter Anbindung an die National Once Only Technical System (NOOTS)-Architektur des Bundes.
Im Projekt IDEAL spielt die Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern in der Zentrale der BA, dem IT-SYS sowie mit den internen und externen Schnittstellenpartnern als auch mit der Registermodernisierungsbehörde BVA und dem BMI sowie dem BMAS eine besondere Rolle.
Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung der BA als registerführende Behörde, werden mit dem Projekt IDEAL die Voraussetzungen geschaffen, mit welchen allen Nutzerinnen und Nutzern das Erfassen und Abrufen von Identitätsdaten ermöglicht und leicht gemacht wird.
Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) als Bestandteil des Programms der Registermodernisierung des BMI verpflichtet die BA, die Grundlage zum behördenübergreifenden Datenaustausch anhand einer einheitlichen Identifikationsnummer zu schaffen. Damit legt sie die Basis, Leistungen nach dem Once-Only-Prinzip im Reifegrad 4 nach dem Reifegradmodell des Onlinezugangsgesetzes (OZG) für Nachweise anzubieten und End-to-End-Kundenprozesse möglichst medienbruchfrei zu ermöglichen.
Das Gesetz wird in einem mehrstufigen Verfahren umgesetzt. Dabei bildet das Projekt IDEAL (Identitätsdaten erfassen & abrufen leicht gemacht) die erste Stufe der Umsetzung des Registermodernisierungsgesetzes mit folgendem Scope:
· Einführung der einheitlichen IDNr
· Anbindung an das Identitätsdatenabruf-Verfahren (IDA)
· Vorbereitung zur Anbindung an das Datenschutzcockpit (DSC)
Herbeiführung der Entscheidung zur optionalen Pilotierung eines AnwendungsfallesIm Zuge des E-Government-Gesetzes sowie im Einklang mit der Digitalisierungsagenda 2020 des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) wurden die Themen Digitalisierung des Schriftguts sowie Implementierung einer elektronischen Aktenverwaltung (eAkte) zunächst im Bereich Asyl und Klage forciert. In diesem Rahmen wurden mit dem Projekt ?Zentraler Posteingang BAMF (ZPE)? die gleichnamige Digitalisierungslösung implementiert. Kern der Lösung ist die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, welcher die Aufgaben der Postlogistik, des zentralen Scannens sowie der Indizierung der Dokumente übernimmt und die digitalen Informationen an das BAMF übermittelt. In weiteren Teilprojekten wurden die entsprechenden Fachanwendungen, eine Klärstellen sowie das Archiv für diese Lösung angepasst bzw. neu entwickelt.
Die weiteren Fachverfahren innerhalb des BAMF sind hinsichtlich des jeweiligen Digitalisierungsgrad des Schriftguts sehr heterogen aufgestellt. Hier reicht die Spannweite von der Arbeit mit reinen Papierakten bis hin zu einer Mischung zwischen digitalen Formaten und Papierakten, z. T. auch werden auch schon Vorlagen mit Barcodes verwendet. Die elektronische Ablage erfolgt überwiegend in Microsoft Windows Ordner.
Die Herausforderungen der Fachbereiche und der entsprechenden verschiedenen Fachverfahren vor Initiierung des Projektes DigA waren insbesondere, ein einheitliches Vorgehen für die Digitalisierung des Schriftguts sowie für die Implementierung einer digitalen Aktenverwaltung zu entwickeln und umzusetzen.
Übergreifende Zielsetzung des Projektes die Digitalisierung des gesamten Schriftguts BAMF über standardisierte Prozesse sowie die Implementierung einer digitalen Aktenverwaltung für die organisationsübergreifende Aktenverwaltung (d. h. über 63 geographische Standorte sowie Skalierbarkeit von 1.000 ? 30.000 Anwender). Im Rahmen der Zielerreichung durch Umsetzung des Projekts wur-den Leitplanken entwickelt, an denen sich das Projekt halten muss. Diese waren u. a. die Erfüllung der (datenschutz-)rechtlichen, IT-sicherheitsrechtlichen und qualitativen Vorgaben sowie der zwingenden Beachtung der fach- sowie IT-architektonischen Vorgaben. Das Projekt hat innerhalb des BAMF eine hohe Priorität und wird als Teilkomponente bzw. obligatorischer Zwischenschritt für Übergang zur vollständigen elektronischen Verwaltungsarbeit im BAMF gesehen.Ziel des Projekts VTX-Sozial ist die Produktwartung und Weiterentwicklung. Der Bedarfsträger wird bei seinen Änderungsvorhaben beraten und gemeinsam mit ihm wird die fachliche und technische Beplanung der Weiterentwicklung/Wartung durchgeführt. Auch die Realisierung derselben obliegt der Beauftragung.
Mit dem Tool VTX-Sozial können die Meldedateien (XML-Files) bereits vor der Übermittlung an die BA nach standardisierten Kriterien (XML-Schema) überprüft, vorhandene Fehler behoben und somit die Datenqualität gesteigert werden. Weiterhin werden in einer Grobauswertung statistische Eckwerte (Prüfkriterien für statistische Auswertungen nach § 51b SGB II) ermittelt, die den Kommunen jederzeit eine Einschätzung der zu erwartenden Berichterstattung auf Basis ihrer Meldung ermöglicht.Ziel ist die Digitalisierung des eigenen Posteingangs des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge. Dieser soll die Postlogik abbilden und eine Archivfunktion beinhalten. Um die hohe Anzahl an Posteingängen und Aktenbeständen bewältigen zu können, wird im Bundesamt die Postbearbeitung digitalisiert und zentralisiert. Die Verteilung von Dokumenten soll zukünftig elektronisch erfolgen. Das Vorhaben ist somit die Digitalisierung externer Kommunikation im Asylverfahren (DeKAV). Dieses Vorhaben beinhaltet mehrerer Projekte zur Digitalisierung von Prozessen für den Zentralen Posteingang (ZPE) und die elektronische Kommunikation mit den Gerichten (EGVP) sowie die damit verbundene Aufbewahrung qualifiziert elektronisch signierter Dokumente zum Zweck der Beweiswerterhaltung (eArchiv). Parallel wird für Posteingänge, welche nicht automatisch bearbeitbar sind, eine Clearingstelle zur manuellen Bearbeitung eingeführt.
Die Auftragnehmerleistung umfasst die fachliche Konzeption in den Projekten eArchiv, ZPE und Clearingstelle, die technische Konzeption in den Projekten eArchiv und Clearingstelle, die Implementierung im Projekt EGVP als auch die projektübergreifende technische Projektleitung.Innerhalb der Airbus-Organisationen gibt es täglich eine hohe Anzahl von Geschäftsreisen zwischen den einzelnen Standorten. Der Aufbau/Erhalt von Netzwerken und das Erzielen von Ersparnissen könnte erreicht werden, wenn es geschafft werden kann, die Reisenden zusammenzubringen und zusammen reisen zu lassen. Bis heute gibt es nur einen Proof of Concept einer Applikation (sowohl für PC als auch für Mobilgeräte), die in einen Produktiveinsatz überführt werden müsste.
Wesentliche Funktionen sollen sein:
· Download und Anzeige von Buchungsinformationen aus dem Airbus Travel System auch auf mobilen Geräten, vielleicht einschließlich Reiseplanung
· Social networking: Verbindung der Applikation mit existierenden Social Networks (z.B. LinkedIn und Facebook) und dem Airbus-internen Netzwerk (Airbus Connect) um Fragen wie
o Nutzen auch andere Airbus Kollegen den Flug?" oder
o Kann ich das Taxi mit anderen Airbus Kollegen teilen? oder
?o Kann ich mit anderen Airbus Kollegen zum Abendessen gehen?"
zu beantworten.Letzte Rolle in der Projektleitung:
Übergreifende Aufgaben Projektleitung- und steuerung:
· Erstellung des Gesamtprojektplans und kontinuierliche Abstimmung mit den fachlichen und technischen Teilprojekten, Steuerung möglicher notwendiger Anpassungen vor dem Hintergrund des täglichen Projektgeschehens und externen Einflussfaktoren auf dieses (z. B. Umzug von Fachverfahren, Ressourcenmangel)
· Erstellung des monatlichen Leitungsberichts an die Hausleitung unter Einbezug aller fachlichen und technischen Teilprojekte sowie ggf. deren Issues und Risiken und entsprechenden Mitigationsmaßnahmen
· Erstellung der wöchentlichen Statusberichte zum Austausch mit der interne Projektleitung
· Portfoliomanagement zur Anbindung weiterer Fachverfahren an die Digitalisierungslösung
· Einrichten eines Portfolio-Boards mit dem Ziel der Auswahl weiterer geeigneter Fachverfahren an die Digitalisierungslösung
· Abstimmung zu den Anforderungen geeigneter Fachverfahren mit den Projekten Zentraler Posteingang (ZPE) und Gesicherte Externe Kommunikation (GEKo)
· Initiierung eines projektübergreifenden, regelmäßigen Fachaustausches zum Austausch überschneidender Anforderungen und inhaltlichen Schnittstellen mit den Anbindungsprojekten von DigA sowie den Projekten Zentraler Posteingang (ZPE), Gesicherte Externe Kommunikation (GEKo) und Elektronische Gerichts- und Verfahrenspost
· Projektreporting- und controlling an die Hausleitung und das projektübergreifende Controlling
· Aufbereitung von Daten und Informationen an die Hausleitung und das projektübergreifende Controlling
· Einbindung agiler Projektvorgehensmodelle wie SCRUM in klassische Projektmanagement-Frameworks wie Prince 2 und das Vorgehensmodell V-Modell XT
· Koordination externer Projektbeteiligter, z. B. der Entwickler und des Testmanagements sowie des externen Dienstleisters Postlogistik, Scannen und Indexieren
Aufgaben im Bereich Qualitäts- und Risikomanagement
· Qualitäts- und Risikomanagement
· Durchführung von Kosten-Nutzen- und Szenarioanalysen
· Bewertung und Management projektübergreifender Probleme und Risiken, insbesondere die verzögerte Bereitstellung
· externer Ressourcen, insbesondere von Entwicklern, Testern oder zugekauften Produkten
· interner Ressourcen aufgrund von Personalmangel
Aufgaben im Bereich IT-Sicherheitsmanagement
· Erhebung von Anforderungen an die Digitalisierungslösung gem. IT BSI-Grundschutz
· Enger Austausch mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten und dem Datenschutzbeauftragten
Aufgaben im Bereich Daten- und Prozessmanagement
· Analyse bestehender Fachanwendung hinsichtlich ihres Reifegrads im Zuge einer Vorstudie
· Analyse von Fachverfahren hinsichtlich ihres Digitalisierungsgrads im Zuge einer Vorstudie
· Erhebung von Mengengerüsten der Aktenbestände und Posteingänge und Postausgänge der Zentrale sowie aller Außenstellen
· Modellierung der Ist-Prozesse des Dokumentenflusses in den anzubindenden Fachverfahren
· Analyse von Dokumentenarten in Vorbereitung auf die Erstellung eines Indizierungshandbuchs
· Erhebung und Analyse von Anforderungen der Anbindungsprojekte an die elektronische Aktenführung im Rahmen von Workshops und Interviews
· Konzeption und Implementierung der neuen Sollprozesse der Digitalisierungslösung
Aufgaben im Bereich Wissensmanagement
· Konzeption und Durchführung u. a. von Kick-Off-Workshops mit den Fachbereichen
· Einführung in die Erkenntnisse der Vorstudie zu den Reifegraden der Fachanwendungen sowie der Digitalisierungsgrade der Fachverfahren und des Vorprojekts zur Kosten-Nutzen-Analyse ausgewählter Fachverfahren
· Erarbeitung und gemeinsame Festlegung des Projektumfangs
· Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung agiler Projektmethoden, z. B. SCRUM
Aufgaben im Bereich Organisationsmanagement
· Unterstützung bei der Implementierung eines effizienten und effektiven Anforderungsmanagements in Vorbereitung des Übergangs in die Betriebsorganisation
· Unterstützung bei der Implementierung eines effizienten Ressourcenmanagements, z. B. Erstellung von Rollenprofilen zur Stärkung interner Ressourcen
· Aufbau einheitlicher Kommunikationswege zwischen Anbindungsprojekten, zwischen Fach- und IT-Seite sowie zwischen dem Projekt, der Projektleitung sowie Projekten mit inhaltlichen Schnittstellen, z. B. ZPE, EGVP und GEKo
· Analyse und Auswertung der gegenwärtigen Aufbau- und Ablauforganisation
· Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (u. a. gemäß §7 BHO) mit WiBe-Kalkulator 5.0 hinsichtlich Entwicklungskosten und ?nutzen, Betriebskosten und ?nutzen sowie qualitativer und strategischer Kriterien und externen Effekten
· Abstimmung und Umsetzung eines Steuerungsmodells zur (Prozess-) Steuerung des Dokumentenmanagements
· Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Qualität, der Einhaltung von SLA`s sowie Performance des Gesamtprozesses
· Unterstützung des technischen Teilprojekts bzgl. der Messpunkte und Aufbereitung der Daten
· Konzeption eines Leitstands (Frontend) für die Administration und ausgewählte Anwender
· Erstellung von Prozesslandkarten mit Schwerpunkt auf dem Dokumentenfluss
Aufgaben im Bereich Veränderungsmanagement
· Management der Kommunikation zu den Mitbestimmungsgremien und Beauftragten
· Aufbau und Implementierung eines projektübergreifenden Veränderungsmanagements
o Austausch mit dem Referat für Veränderungsmanagement
o Konzeption eines projektübergreifenden Kommunikationsplans inkl. Festlegung adressatengerechter Kommunikationskanäle
o Stakeholderanalyse und Konzeption eines entsprechenden Stakeholdermanagements unter Berücksichtigung aller Teilprojekte, aller Hierarchieebenen, Fach- und IT-Seite sowie einzubindender Gremien und Beauftragter
o Konzeption von adressatengerechten Schulungsunterlagen; geplant: Evaluation der Schulungsunterlagen nach Pilotierungsphase
o Initiierung eines eigenen Intranet-Bereichs und eines Infobriefs für das Gesamtprojekt sowie für die Teilprojekte als regelmäßige Informationsgrundlage für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
· Begleitung des Übergangs der Strukturen in die Betriebsorganisation
o Unterstützung bei der Definition von Aufgabenpaketen sowie bei der Beschreibung von Anforderungen an bestimmte Rollenprofile
o Aufbau eines effizienten Ressourcenmanagements, insbesondere mit dem Ziel des Aufbaus interner personeller Ressourcen zur reibungslosen Übergabe in die Betriebsorganisation
o Etablierung eines effektiven und effizienten Arbeitsumfelds in Form von teambildenden Maßnahmen und persönlichen Gesprächen
Die Registermodernisierung ist ein bundesweites Vorhaben unter der Federführung des Bundesministeriums des Inneren (BMI) und des Bundesverwaltungsamts (BVA) als Registermodernisierungsbehörde. Sie stellt einen erforderlichen Baustein zur modernen und digitalen Verwaltung in Deutschland dar, wie sie auch im Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung vom November 2021 angestrebt wird.
Als registerführende Stelle ist die Bundesagentur für Arbeit (BA) dazu verpflichtet zum behördenübergreifenden Datenaustausch eine einheitliche Identifikationsnummer zu schaffen, die spätestens bis zum Ablauf des fünften auf das Inkrafttreten des Gesetzes folgenden Kalenderjahres (voraussichtlich bis Ende 2028) als zusätzliches Ordnungsmerkmal zu den Personendaten einzuführen.
Die BA steht hierbei als bundesweit aktive, vor Ort vernetzte Behörde auf dem Weg zur digitalen Verwaltung noch vor umfangreichen Herausforderungen. Diese bestehen einerseits in der Umsetzung des RegMoG. Andererseits hat das BMI die BA als teilnehmende Behörde bei Pilotierungsvorhaben im Rahmen der Registermodernisierung gewonnen. Dies betrifft sowohl die Anbindung von IDA (Identitätsabruf) und DSC (Datenschutzcockpit) im ersten Schritt als auch in einem zweiten Schritt die Umsetzung eines OZG-Anwendungsfalls im Once-Only-Prinzip (Reifegrad 4 beim Aspekt Dokumente) unter Anbindung an die National Once Only Technical System (NOOTS)-Architektur des Bundes.
Im Projekt IDEAL spielt die Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern in der Zentrale der BA, dem IT-SYS sowie mit den internen und externen Schnittstellenpartnern als auch mit der Registermodernisierungsbehörde BVA und dem BMI sowie dem BMAS eine besondere Rolle.
Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung der BA als registerführende Behörde, werden mit dem Projekt IDEAL die Voraussetzungen geschaffen, mit welchen allen Nutzerinnen und Nutzern das Erfassen und Abrufen von Identitätsdaten ermöglicht und leicht gemacht wird.
Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) als Bestandteil des Programms der Registermodernisierung des BMI verpflichtet die BA, die Grundlage zum behördenübergreifenden Datenaustausch anhand einer einheitlichen Identifikationsnummer zu schaffen. Damit legt sie die Basis, Leistungen nach dem Once-Only-Prinzip im Reifegrad 4 nach dem Reifegradmodell des Onlinezugangsgesetzes (OZG) für Nachweise anzubieten und End-to-End-Kundenprozesse möglichst medienbruchfrei zu ermöglichen.
Das Gesetz wird in einem mehrstufigen Verfahren umgesetzt. Dabei bildet das Projekt IDEAL (Identitätsdaten erfassen & abrufen leicht gemacht) die erste Stufe der Umsetzung des Registermodernisierungsgesetzes mit folgendem Scope:
· Einführung der einheitlichen IDNr
· Anbindung an das Identitätsdatenabruf-Verfahren (IDA)
· Vorbereitung zur Anbindung an das Datenschutzcockpit (DSC)
Herbeiführung der Entscheidung zur optionalen Pilotierung eines AnwendungsfallesIm Zuge des E-Government-Gesetzes sowie im Einklang mit der Digitalisierungsagenda 2020 des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) wurden die Themen Digitalisierung des Schriftguts sowie Implementierung einer elektronischen Aktenverwaltung (eAkte) zunächst im Bereich Asyl und Klage forciert. In diesem Rahmen wurden mit dem Projekt ?Zentraler Posteingang BAMF (ZPE)? die gleichnamige Digitalisierungslösung implementiert. Kern der Lösung ist die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, welcher die Aufgaben der Postlogistik, des zentralen Scannens sowie der Indizierung der Dokumente übernimmt und die digitalen Informationen an das BAMF übermittelt. In weiteren Teilprojekten wurden die entsprechenden Fachanwendungen, eine Klärstellen sowie das Archiv für diese Lösung angepasst bzw. neu entwickelt.
Die weiteren Fachverfahren innerhalb des BAMF sind hinsichtlich des jeweiligen Digitalisierungsgrad des Schriftguts sehr heterogen aufgestellt. Hier reicht die Spannweite von der Arbeit mit reinen Papierakten bis hin zu einer Mischung zwischen digitalen Formaten und Papierakten, z. T. auch werden auch schon Vorlagen mit Barcodes verwendet. Die elektronische Ablage erfolgt überwiegend in Microsoft Windows Ordner.
Die Herausforderungen der Fachbereiche und der entsprechenden verschiedenen Fachverfahren vor Initiierung des Projektes DigA waren insbesondere, ein einheitliches Vorgehen für die Digitalisierung des Schriftguts sowie für die Implementierung einer digitalen Aktenverwaltung zu entwickeln und umzusetzen.
Übergreifende Zielsetzung des Projektes die Digitalisierung des gesamten Schriftguts BAMF über standardisierte Prozesse sowie die Implementierung einer digitalen Aktenverwaltung für die organisationsübergreifende Aktenverwaltung (d. h. über 63 geographische Standorte sowie Skalierbarkeit von 1.000 ? 30.000 Anwender). Im Rahmen der Zielerreichung durch Umsetzung des Projekts wur-den Leitplanken entwickelt, an denen sich das Projekt halten muss. Diese waren u. a. die Erfüllung der (datenschutz-)rechtlichen, IT-sicherheitsrechtlichen und qualitativen Vorgaben sowie der zwingenden Beachtung der fach- sowie IT-architektonischen Vorgaben. Das Projekt hat innerhalb des BAMF eine hohe Priorität und wird als Teilkomponente bzw. obligatorischer Zwischenschritt für Übergang zur vollständigen elektronischen Verwaltungsarbeit im BAMF gesehen.Ziel des Projekts VTX-Sozial ist die Produktwartung und Weiterentwicklung. Der Bedarfsträger wird bei seinen Änderungsvorhaben beraten und gemeinsam mit ihm wird die fachliche und technische Beplanung der Weiterentwicklung/Wartung durchgeführt. Auch die Realisierung derselben obliegt der Beauftragung.
Mit dem Tool VTX-Sozial können die Meldedateien (XML-Files) bereits vor der Übermittlung an die BA nach standardisierten Kriterien (XML-Schema) überprüft, vorhandene Fehler behoben und somit die Datenqualität gesteigert werden. Weiterhin werden in einer Grobauswertung statistische Eckwerte (Prüfkriterien für statistische Auswertungen nach § 51b SGB II) ermittelt, die den Kommunen jederzeit eine Einschätzung der zu erwartenden Berichterstattung auf Basis ihrer Meldung ermöglicht.Ziel ist die Digitalisierung des eigenen Posteingangs des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge. Dieser soll die Postlogik abbilden und eine Archivfunktion beinhalten. Um die hohe Anzahl an Posteingängen und Aktenbeständen bewältigen zu können, wird im Bundesamt die Postbearbeitung digitalisiert und zentralisiert. Die Verteilung von Dokumenten soll zukünftig elektronisch erfolgen. Das Vorhaben ist somit die Digitalisierung externer Kommunikation im Asylverfahren (DeKAV). Dieses Vorhaben beinhaltet mehrerer Projekte zur Digitalisierung von Prozessen für den Zentralen Posteingang (ZPE) und die elektronische Kommunikation mit den Gerichten (EGVP) sowie die damit verbundene Aufbewahrung qualifiziert elektronisch signierter Dokumente zum Zweck der Beweiswerterhaltung (eArchiv). Parallel wird für Posteingänge, welche nicht automatisch bearbeitbar sind, eine Clearingstelle zur manuellen Bearbeitung eingeführt.
Die Auftragnehmerleistung umfasst die fachliche Konzeption in den Projekten eArchiv, ZPE und Clearingstelle, die technische Konzeption in den Projekten eArchiv und Clearingstelle, die Implementierung im Projekt EGVP als auch die projektübergreifende technische Projektleitung.Innerhalb der Airbus-Organisationen gibt es täglich eine hohe Anzahl von Geschäftsreisen zwischen den einzelnen Standorten. Der Aufbau/Erhalt von Netzwerken und das Erzielen von Ersparnissen könnte erreicht werden, wenn es geschafft werden kann, die Reisenden zusammenzubringen und zusammen reisen zu lassen. Bis heute gibt es nur einen Proof of Concept einer Applikation (sowohl für PC als auch für Mobilgeräte), die in einen Produktiveinsatz überführt werden müsste.
Wesentliche Funktionen sollen sein:
· Download und Anzeige von Buchungsinformationen aus dem Airbus Travel System auch auf mobilen Geräten, vielleicht einschließlich Reiseplanung
· Social networking: Verbindung der Applikation mit existierenden Social Networks (z.B. LinkedIn und Facebook) und dem Airbus-internen Netzwerk (Airbus Connect) um Fragen wie
o Nutzen auch andere Airbus Kollegen den Flug?" oder
o Kann ich das Taxi mit anderen Airbus Kollegen teilen? oder
?o Kann ich mit anderen Airbus Kollegen zum Abendessen gehen?"
zu beantworten.Letzte Rolle in der Projektleitung:
Übergreifende Aufgaben Projektleitung- und steuerung:
· Erstellung des Gesamtprojektplans und kontinuierliche Abstimmung mit den fachlichen und technischen Teilprojekten, Steuerung möglicher notwendiger Anpassungen vor dem Hintergrund des täglichen Projektgeschehens und externen Einflussfaktoren auf dieses (z. B. Umzug von Fachverfahren, Ressourcenmangel)
· Erstellung des monatlichen Leitungsberichts an die Hausleitung unter Einbezug aller fachlichen und technischen Teilprojekte sowie ggf. deren Issues und Risiken und entsprechenden Mitigationsmaßnahmen
· Erstellung der wöchentlichen Statusberichte zum Austausch mit der interne Projektleitung
· Portfoliomanagement zur Anbindung weiterer Fachverfahren an die Digitalisierungslösung
· Einrichten eines Portfolio-Boards mit dem Ziel der Auswahl weiterer geeigneter Fachverfahren an die Digitalisierungslösung
· Abstimmung zu den Anforderungen geeigneter Fachverfahren mit den Projekten Zentraler Posteingang (ZPE) und Gesicherte Externe Kommunikation (GEKo)
· Initiierung eines projektübergreifenden, regelmäßigen Fachaustausches zum Austausch überschneidender Anforderungen und inhaltlichen Schnittstellen mit den Anbindungsprojekten von DigA sowie den Projekten Zentraler Posteingang (ZPE), Gesicherte Externe Kommunikation (GEKo) und Elektronische Gerichts- und Verfahrenspost
· Projektreporting- und controlling an die Hausleitung und das projektübergreifende Controlling
· Aufbereitung von Daten und Informationen an die Hausleitung und das projektübergreifende Controlling
· Einbindung agiler Projektvorgehensmodelle wie SCRUM in klassische Projektmanagement-Frameworks wie Prince 2 und das Vorgehensmodell V-Modell XT
· Koordination externer Projektbeteiligter, z. B. der Entwickler und des Testmanagements sowie des externen Dienstleisters Postlogistik, Scannen und Indexieren
Aufgaben im Bereich Qualitäts- und Risikomanagement
· Qualitäts- und Risikomanagement
· Durchführung von Kosten-Nutzen- und Szenarioanalysen
· Bewertung und Management projektübergreifender Probleme und Risiken, insbesondere die verzögerte Bereitstellung
· externer Ressourcen, insbesondere von Entwicklern, Testern oder zugekauften Produkten
· interner Ressourcen aufgrund von Personalmangel
Aufgaben im Bereich IT-Sicherheitsmanagement
· Erhebung von Anforderungen an die Digitalisierungslösung gem. IT BSI-Grundschutz
· Enger Austausch mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten und dem Datenschutzbeauftragten
Aufgaben im Bereich Daten- und Prozessmanagement
· Analyse bestehender Fachanwendung hinsichtlich ihres Reifegrads im Zuge einer Vorstudie
· Analyse von Fachverfahren hinsichtlich ihres Digitalisierungsgrads im Zuge einer Vorstudie
· Erhebung von Mengengerüsten der Aktenbestände und Posteingänge und Postausgänge der Zentrale sowie aller Außenstellen
· Modellierung der Ist-Prozesse des Dokumentenflusses in den anzubindenden Fachverfahren
· Analyse von Dokumentenarten in Vorbereitung auf die Erstellung eines Indizierungshandbuchs
· Erhebung und Analyse von Anforderungen der Anbindungsprojekte an die elektronische Aktenführung im Rahmen von Workshops und Interviews
· Konzeption und Implementierung der neuen Sollprozesse der Digitalisierungslösung
Aufgaben im Bereich Wissensmanagement
· Konzeption und Durchführung u. a. von Kick-Off-Workshops mit den Fachbereichen
· Einführung in die Erkenntnisse der Vorstudie zu den Reifegraden der Fachanwendungen sowie der Digitalisierungsgrade der Fachverfahren und des Vorprojekts zur Kosten-Nutzen-Analyse ausgewählter Fachverfahren
· Erarbeitung und gemeinsame Festlegung des Projektumfangs
· Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung agiler Projektmethoden, z. B. SCRUM
Aufgaben im Bereich Organisationsmanagement
· Unterstützung bei der Implementierung eines effizienten und effektiven Anforderungsmanagements in Vorbereitung des Übergangs in die Betriebsorganisation
· Unterstützung bei der Implementierung eines effizienten Ressourcenmanagements, z. B. Erstellung von Rollenprofilen zur Stärkung interner Ressourcen
· Aufbau einheitlicher Kommunikationswege zwischen Anbindungsprojekten, zwischen Fach- und IT-Seite sowie zwischen dem Projekt, der Projektleitung sowie Projekten mit inhaltlichen Schnittstellen, z. B. ZPE, EGVP und GEKo
· Analyse und Auswertung der gegenwärtigen Aufbau- und Ablauforganisation
· Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (u. a. gemäß §7 BHO) mit WiBe-Kalkulator 5.0 hinsichtlich Entwicklungskosten und ?nutzen, Betriebskosten und ?nutzen sowie qualitativer und strategischer Kriterien und externen Effekten
· Abstimmung und Umsetzung eines Steuerungsmodells zur (Prozess-) Steuerung des Dokumentenmanagements
· Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Qualität, der Einhaltung von SLA`s sowie Performance des Gesamtprozesses
· Unterstützung des technischen Teilprojekts bzgl. der Messpunkte und Aufbereitung der Daten
· Konzeption eines Leitstands (Frontend) für die Administration und ausgewählte Anwender
· Erstellung von Prozesslandkarten mit Schwerpunkt auf dem Dokumentenfluss
Aufgaben im Bereich Veränderungsmanagement
· Management der Kommunikation zu den Mitbestimmungsgremien und Beauftragten
· Aufbau und Implementierung eines projektübergreifenden Veränderungsmanagements
o Austausch mit dem Referat für Veränderungsmanagement
o Konzeption eines projektübergreifenden Kommunikationsplans inkl. Festlegung adressatengerechter Kommunikationskanäle
o Stakeholderanalyse und Konzeption eines entsprechenden Stakeholdermanagements unter Berücksichtigung aller Teilprojekte, aller Hierarchieebenen, Fach- und IT-Seite sowie einzubindender Gremien und Beauftragter
o Konzeption von adressatengerechten Schulungsunterlagen; geplant: Evaluation der Schulungsunterlagen nach Pilotierungsphase
o Initiierung eines eigenen Intranet-Bereichs und eines Infobriefs für das Gesamtprojekt sowie für die Teilprojekte als regelmäßige Informationsgrundlage für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
· Begleitung des Übergangs der Strukturen in die Betriebsorganisation
o Unterstützung bei der Definition von Aufgabenpaketen sowie bei der Beschreibung von Anforderungen an bestimmte Rollenprofile
o Aufbau eines effizienten Ressourcenmanagements, insbesondere mit dem Ziel des Aufbaus interner personeller Ressourcen zur reibungslosen Übergabe in die Betriebsorganisation
o Etablierung eines effektiven und effizienten Arbeitsumfelds in Form von teambildenden Maßnahmen und persönlichen Gesprächen