Unterstützung für Assmann TGA Objektüberwachung Terminal 1 Erweiterung Flughafen München (Neubau + Bestand)

Aufgaben im Rahmen dieses Großprojekts:

×           Dokumenten-/Ablagemanagement inkl. Neustrukturierung / Optimierung der Projektlaufwerke des Kunden Assmann / BKW

×           Vorbereitung + Qualitätssicherung inkl. Korrektur sämtlicher relevanter Dokumente mit anschließendem upload auf ThinkProject (tp) unter Berücksichtigung der vorgegebenen Formate, Namenskonventionen, Regel-Verteiler etc.

×           Erstellung + wöchentl. Aktualisierung von Trackinglisten / ToDo-Listen zu tp-Vorgängen und workflows aller Gewerke bzgl. Vollständigkeit geforderter Unterlagen wie Stundenlohnleistungen, Bautagesberichte, Nachträge, Mehrkostenanzeigen, Behinderungen etc.

×           Überwachung/Nachfassen termingerechte Rückmeldungen/Prüfungen aus allen Vergabeeinheiten TGA sowie Versionierung von Dokumenten in tp (z.B. TÜV-Mangellisten, Regieberichte, Aufmass- u. Rechnungsdokumente)

×           Druck-/Scan-Aufträge, Daten-Transfer externen Dateien ausführender Firmen auf Projektlaufwerk o. Speicherstick zur Übergabe an AG und als Abnahme-Voraussetzung (Leistungsfeststellungen, Dokumentationen aller BauAN, Mangel- und Restleistungslisten?)

×           Download sämtlicher relevanter Dokumente aus Posteingang Sammelpostfach inkl. Umbenennen + strukturierter Ablage auf dem Kunden-Projektlaufwerk

×           Listendownloads aus tp und Excel-Auswertung (Erstellung filterbarer Listen) offener tp workflows für einzelne Objektüberwacher als Arbeitsgrundlage

×           Erstellen und updaten von Listen zu kostenrelevanten Vorgängen wie Stundenlohnleistungen und Schäden aller Vergabeeinheiten/Gewerke für die Rechnungsprüfung

×           Dokumentation (Liste, Projekt-Laufwerk + Papier-Ordner) sämtlicher Stromzuschaltanträge inkl. Inbetriebnahmen

×           Backoffice-Unterstützung (Ausweisanträge, Zutrittsmanagement, Büromaterial-/Getränkebestellungen, Anleitungen/Einarbeitung neuer Kollegen in tp-Doku, Urlaubsliste + Besprechungen in Teams etc.)

Unterstützung mehrerer Kundenprojekte und bei der Angebotserstellung für eine Ausschreibung (Request for Proposal)

• Change-Request-Management
  
• monatliches Statusreporting
  
• Auswertung der SAP-Zahlen / Budget-Controlling
  
• initiale Laufwerkskoordination und Berechtigungsvergabe
• Unterstützung bei revisionsgerechter Strukturierung und Ablage (Dokumentation)
• Konsolidierung von Inputs zu Angebotsunterlagen
• Vorbereitung von Präsentationen
• Dokumentenmanagement und ?Qualitätssicherung
• Überwachung/Nachfassen OPL (Tasklist)
• Team-und Termin-Orga
• Protokollführung

Unterstützung der Programmleitung beim Reporting an die GF über bis zu 6 parallel laufende Rechenzentrumsprojekte

• Überwachung/Nachfassen Risikomanagement, Ressourcenmanagement und OPL (Tasklist)
• grafische Aufbereitung von Meilensteinplanung und Fortschrittstracking der Projekte für die GF
• Aktualisierung der Dashboards
• Definition und Abbildung programmspezifischer Prozesse
• Dokumentenmanagement und –verteilung (einschl. Qualitätssicherg.)
•  Konsolidierung von Statusreports und Vorbereitung div. Programm-Dokumente
• Terminkoordination und Team-Orga
• Protokollführung in mehreren Gremien
• On- und Offboarding von Mitarbeitern einschl. der firmenspezifischen Berechtigungsanträge sowie deren Dokumentation und Prüfung
• Marketing / Aufbereitung+Veröffentlichung größerer Projekterfolge
• Erstellung, Administration und Pflege einer programmeigenen Sharepoint-Intranet-Präsenz
• Unterstützung bei revisionsgerechter Strukturierung und Ablage auf verschiedenen Projektlaufwerken
• Export von Daten aus SAP sowie Pflege und Auswertung des entsprechenden Budget-Controlling-Excels
• Vorbereitung und Qualitätssicherung von Change Requests, Durchführungsgenehmigungen, Projektanträgen und -abschlußberichten
• Unterstützung bei der Sammlung und Auswertung von Lessons Learned
• Einarbeitung und Schulung von neuen PMO-Kolleginnen für die im Programm zusammengefassten Projekte

Unterstützung der Projektleitung in der Ramp-Down/sowie Ramp-up-Phase

• Überwachung + Nachfassen Open-Issues-List + Risikomanagement
• Konsolidierung von Statusreports und Vorbereitung div. Projekt-Dokumente
• Etablierung + Weiterentwicklung einer täglichen Berichterstattung / Volume Charts zur Produktionsperformance verschiedener Standorte
• wöchentliche Aufbereitung (Visualisierung) sämtlicher Zahlen aus dem Projektreporting für div. Management-Gremien
• Auswertung + Visualisierung verschiedener Datenquellen zur Liefertreue
• Entwicklung, Anpassung und Erweiterung eines Management-Reports zum internationalen Loadbalancing (Bowler-Chart)
• Konsolidierung + Auswertung von Lessons Learned verschiedener Standorte
• Vorbereitung / initiale Befüllung Projektabschlussbericht

Unterstützung der Projektleitung und des Change Managements (i.S.v. Veränderungsbegleitung im Unternehmen) ab Initiierungsphase bis zum Projektabschluss

• Überwachung Risikomanagement, Meilensteinplanung und OPL (Tasklist)
• Dokumentenmanagement und –verteilung (einschl. Qualitätssicherg.)
• Erstellung, Administration und Pflege einer projekteigenen Sharepoint-Intranet-Präsenz einschl. Umfragenerstellung
• Konsolidierung von Statusreports und Vorbereitung div. Projekt-Dokumente
• Konsolidierung + Nachfassen von Feedbacks im Fachkonzept-Review
• Prüfung Timesheets und SAP-Kontierungen sowie monatl. Soll-Ist-Abgleich
• Terminkoordination und Onboarding neuer Mitarbeiter/Praktikanten
• Protokollführung in mehreren Gremien
• Unterstützung Scrum Master i.R.d. Agilen Umsetzung eines Teilprojekts
• Plotten (A0), Drucken und Binden von Workshop-und Schulungsunterlagen
• Erstellen und Nachverfolgen von Bedarfsanforderungen
• Orga + Tracking von Schulungen/-teilnahmen sowie Erstellung + Auswertung von Feedbackbögen für Veränderungsbegleitung/Change Management
• On- und Offboarding von Projektmitarbeitern einschl. der firmenspezifischen Berechtigungsanträge sowie deren Dokumentation und Prüfung
• Zuarbeiten + Review Projektabschlussbericht

internationale Blueprint-/Alignmentphase+Realisierung für die Implementierung neuer SAP-Komponenten

• Konsolidierung + Verteilung von Kommentaren in der Blueprint-Phase
• Monitoring + Nachfassen aller Tasks d. Subunternehmers
• Administration + Neustrukturierung des Projekt-Sharepoints
• Dokumentenmanagement und –verteilung (einschl. Qualitätssicherg.)
• Schnittstelle zwischen Teilprojektleitung, Projektleitung und Fachbereichen DE+USA
• Entwicklung + Durchsetzung projektspezifischer Prozesse
• Konsolidierung Timesheets (einschl. Controlling Stunden-Abrechnung Subunternehmen)

• Entwicklung und Gewährleistung projektinterner Prozesse
• Einrichten/ Administration des Projekt-Sharepoints
• Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung
• Pflege+ Auswertung der Access Datenbank zur earned value Analyse
• Vorbereitung von Bi-weekly Reports und Minutes of Meeting
• Controlling (Konsolidierung aller Manhours und Rechnungslegung sowie Rechnungsprüfung v. Subunternehmen)
• Administratives

• Erstellung von Gremien-Reports
• Regelmäßige Abstimmung mit der Projektleitung Projektreporting
• Konsolidierung des Projektreportings für den Bereich IT & Sourcing
• Konsolidierung von Präsentationen/ Protokollführung (JF + LA-Termine)
• Administratives (On-/Offboarding, Terminorga etc.)

Aufgaben während der Planungs-, Realisierungs- und Testphasen der Projekte NeMo (Neue Mitgliedschaftsmodelle), Neue SWA-Plattform und KIM:

• Erstellen+Administrieren von Teamsites im Sharepoint nach IVA-Standard
• Budgetüberwachung und -verteilung (PAM)
• Vorbereitung und Protokollführung bei TPL-Meetings, Jour fixe- und Projektausschuss-Terminen
• Aktualisierg./Auswertg. der Projekt- u. Ressourcenplanung im MS Project
• Monitoring sämtlicher Arbeitspakte und Vorbereitung der wöchentlichen Projekt-Statusberichte in Sharepoint und ELSTAR
• Entwicklung und Auswertung einer Lessons Learned Umfrage im Sharepoint
• Überwachung, Pflege und Nachfassen div. Sharepoint Listen (CR, Risikoliste, Logbuch, Änderungsanträge), Fehlermonitoring (überfällige Meldungen)
• Projektoffice allg. (Kommunikation, Terminplanung etc.)

PMO zur Planung und Umsetzung des neuen Internetauftritts:

• Vorbereitung, Präsentationserstellung und Protokollführung bei Fach-Workshops, Lenkungsausschüssen und bereichsübergreifenden Meetings mit der GF
• Unterstützung + Beratung bei der Konzeption des Internet-Relaunchs
• Vorbereitung der wöchentlichen Statusberichte zur IT-Koordination der einzelnen Veranstaltungen (Messen)
• Controlling von Dienstleistern
• Dokumentation in Sharepoint
• ToDo-Listen + Nachfassen innerhalb des Relaunch-Projekts
• Allg. Assistenzaufgaben (Schriftverkehr/Kommunikation, Terminplanung etc.)

Unterstützung und Entlastung der IT-Spezialisten bei der reibungslosen Abwicklung von Kunden- und internen Projekten und Betriebsaufgaben für Nutzfahrzeuge IT

• Schriftverkehr
• Kommunikation zwischen PL, PM und Technikern
• Datenerfassung + Doku von Anfragen und Bestellungen (Hard- und Software)
• Einsatzplanung (Koordination Projektarbeit)
• Beauftragung Zuarbeiten anderer Teams bei Serverbestellungen
• Dokumentationen
• Allg. Assistenzaufgaben (interne Kommunikation, Teamorga, Terminplanung etc.)

Projektassistenz für Hardwarebeschaffung und Teamorga bei der Nutzfahrzeuge IT

• Schriftverkehr/Kommunikation zwischen PL, PM und EE5
• Datenerfassung bei Anfragen und Bestellungen von Hard- und Software
• Allg. Assistenzaufgaben (interne Kommunikation, Teamaufgaben, Kalender etc.)
• Einsatzplanung
• Erfassen von Changes und Dokumentationen
• Erstellen von Bestellanforderungen und Unterlagen für die Beschaffung von Hard- und Software

Baustellenmanagement für die Bauleitung mehrerer BMW-Großprojekte sowie Unterstützung bei der Projektleitung und Projektsteuerung im Integrationsprojekt

• allg. Assistenzaufgaben/Officemanagement Bauleitung BMW
• Empfang u. Betreuung von Baustellenbesuchern (Zutritt+Sicherheitsbekleidung)
• Besprechungsorganisation
• Zutrittsberechtigungen/Beantragung Wochenendarbeiten im BMW System
• Unterstützung+Dokumentation bei Ausschreibung/Angebotseinholung/Bestellung sowie Abrechnung/Rechnungsprüfung sämtlicher Gewerke/Subunternehmer
• Aktualisierung der monatlichen Projektberichte nach Stichpunkten
• Terminüberwachung, Nachfassen und Aktualisieren der wöchentlichen ToDo-Listen für die Projektsteuerung
• Erarbeitung/Anpassung von Milestone- und Bauzeitenplänen im MS Project
• Erstellen von Präsentationen und Exceltabellen für das Integrationsprojekt
• Unterstützung beim Controlling/Budgetüberwachung

Assistenz der Bauleitung, Montage- u. Bestandsplanung im Auto-CAD, techn. Dokumentation (cafm) des Gesamtprojekts "Uptown" (Stark- und Schwachstrom)

Seminargruppe akquiriert, aufgebaut und geleitet (Schule für Fitness und Ernährung)