Beratung und Durchführung von EU-weiten oder nationalen Ausschreibungen und VergabeverfahrenKonzept der gesamten Arbeitsschritte eines VergabeverfahrensWahl der VergabeartAnhand der vorliegenden Anforderung durch den Fachbereich inkl. geschätztem Auftragswert ist die Vergabeart festzulegen und bei Abweichungen vom Grundsatz entsprechend zu begründen und zu dokumentieren. Bei größeren Vergabeverfahren (z.B. EU) ist eine initiale Besprechung (Kick-Off-Meeting) mit den Bedarfsstellen einzuplanen.
Termine festlegen / ZeitplanungDie Termine der einzelnen Arbeitsschritte sind festzulegen und mit dem Fachbereich abzustimmen. Eine
rechtzeitige Lieferung/Vertragsbeginn des gesuchten Auftragnehmers soll gewährleistet werden. Die Termine sind im laufenden Verfahren weiter zu kontrollieren und einzuhalten. Bei Abweichungen werden selbständig und frühzeitig Maßnahmen zur Einhaltung des Termins ergriffen bis hin zur Eskalation. Eine Veränderung der Termine erfolgt nur in Ausnahmefällen und in Absprache mit den betroffenen Fachbereichen. Terminkoordination und -kontrolle: Erstellung und Fortschreibung eines Terminplans bis zum Abschluss des Verfahrens in Absprache mit dem Auftraggeber und allen weiteren Beteiligten. Entscheidungswege auf Seiten der Fachbereiche sind entsprechend einzuplanen und im Ablauf zu berücksichtigen.
Leistungsbeschreibung auf Vergabekonformität prüfen, ggf. vervollständigenDie Leistungsbeschreibung des Fachbereichs ist auf Vergabekonformität insbesondere der Produktneutralität und hinsichtlich § 121 GWB zu überprüfen. Eine Zuarbeit und Unterstützung der Fachbereiche wird erwartet. Sofern Passagen anders zu formulieren sind, sollen möglichst Vorschläge unterbreitet werden. Insbesondere sind Dienstleistungen aufgrund Auslagerung und Auftragsverarbeitung (gem. MaRisk) zu prüfen. Eine Leistungsbeschreibung kann bei Zulieferung der Mindestanforderungen bzw. Stichwortartige Zusammenfassung der zu erbringenden Leistung komplett erstellt werden.
Vergabeunterlagen / Teilnahmeantrag erstellenFür das jeweilige Verfahren sind die Vergabeunterlagen zu erstellen. Es sollen möglichst standardisierte und aktuelle Vorlagen gem. der Vordruckdatenbank der Vergabestelle zum Einsatz kommen. Diese sind mit den fachlichen Anforderungen und individuellen Inhalten des Verfahrens auszugestalten. Die Vollständigkeit aller Unterlagen sowie Anlagen gem. § 29 VgV sind zu gewährleisten. Bei einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb erfolgt ein Teilnahmeantrag inklusive der Bewerbungsbedingungen. Alternativ bzw. ergänzend können auch Vordrucke oder Formulare im Rahmen der Dienstleistung beigesteuert werden. Die Freigabe erfolgt final durch den Auftraggeber.
Vertrag erstellen Grundsätzlich sind die jeweiligen Lieferungs- und Leistungsverträge zu erstellen und zu formulieren. Im Wesentlichen kommen bei Beschaffungen in der IT die Vertragsmuster der EVB-IT zum Einsatz. Der entsprechend passende Vertrag ist bezüglich der jeweiligen ausgeschriebenen Leistung auszuwählen, mit Inhalten zu befüllen und auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Bei Nicht-IT Verfahren sind grundsätzlich separat passende Vertragsmuster für die jeweiligen Ausschreibungen zu erstellen, die die Interessen des Auftraggebers hinsichtlich ihrer Rechte und Ansprüche bestmöglich regeln sollen. Die Vollständigkeit und Richtigkeit sämtlicher Verträge, ggf. unter juristischer Hilfestellung, sind sicherzustellen. Die Freigabe erfolgt final durch den Auftraggeber.
Festlegung EignungskriterienDie Kriterien der möglichen Bieter auf dessen Eignung sind zu definieren. Es werden für das jeweilige Verfahren optimierte und möglichst individuelle Kriterien erwartet. Vorschlag für Mindestanforderungen der Eignung und Ausschlusskriterien für das Vergabeprojekt unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Beauftragung.
Festlegung ZuschlagskriterienZur Bewertung des wirtschaftlichsten Angebots sind die Zuschlagskriterien zu definieren. Diese sollten möglichst individuell auf das Verfahren abgestimmt sein und die zu erwartenden Angebote entsprechend berücksichtigen. Die Abgrenzung zu den Eignungskriterien ist zu wahren.
Auftragsbekanntmachung erstellen und absendenDer Text der Auftragsbekanntmachung ist zu erstellen. Die Veröffentlichung erfolgt via E-Vergabeplattform. Diese besitzt eine Schnittstelle zu den jeweils offiziellen Veröffentlichungsplattformen (TED, bund.de, Vergabemarktplatz der Länder, etc.) Hierüber werden alle Vergabeunterlagen bereitgestellt und ggf. aktualisiert. Die Bieter haben sofort nach Veröffentlichung vollen und uneingeschränkten Zugriff auf die Unterlagen.
Bieterkommunikation (Fragen/Antworten)Die Kommunikation mit den Bietern erfolgt elektronisch (via E-Vergabeplattform). Sofern Bieter oder Bewerber Fragen zu einem Vergabeverfahren stellen, sind diese zu beantworten. Die Antworten sind möglichst selbständig anhand der vorliegenden Dokumente und Leistungsbeschreibung zu erstellen, z.B. bei vergaberechtlichen Fragen. Der Fachbereich ist grundsätzlich bei fachlichen Fragen bei der Beantwortung einzubeziehen. Die Beantwortung erfolgt grundsätzlich an alle Bieter und gleichzeitig (via E-Vergabeplattform). Die fristgerechte Zurverfügungstellung von Informationen, z.B. Bieterfragen und Antworten, innerhalb der vergaberechtlichen Fristen werden sichergestellt.
Submission Die Angebote werden auf der E-Vergabeplattform gesammelt und sind vor Einreichungsfrist/Submission für Vergabestelle, Auftraggeber und anderen Bietern/Interessenten nicht einsehbar. Nach Ende der Angebotsfrist ist die Submission der Angebote bzw. Teilnahmeanträge durchzuführen. Das Ergebnis ist in einem Submissionsprotokoll festzuhalten.
Formale Prüfung der Angebote / TeilnahmeanträgeDie einzelnen Angebote/Teilnahmeanträge durchlaufen einen Prozess, bei dem sie bewertet werden. Die Angebote werden grundsätzlich hinsichtlich folgender Kriterien geprüft:
- Formelle Prüfung der Angebote,
- Eignungsprüfung,
- Prüfung der Angemessenheit des Preises,
- Wirtschaftlichkeitsbewertung (Zuschlagskriterien)
Erstellung eines Preisspiegels, inklusive rechnerische Prüfung. Bei unvollständigen Angeboten oder unklaren Angaben erfolgt eine Aufklärung/Nachforderung, sofern dies zulässig ist. Sind Angebote auszuschließen erfolgt eine Begründung mit anschließender Freigabe durch den Auftraggeber. Die Information an den Bieter erfolgt via E-Vergabeplattform.
Fachliche Prüfung der AngeboteGrundsätzlich erfolgt die fachliche Prüfung durch den Auftraggeber. Bei der fachlichen Prüfung der Angebote und der Auswertung der Wertungsmatrix kann der Auftraggeber unterstützt werden.
Ggf. TeilnahmewettbewerbNach Prüfung der Teilnahmeanträge und ggf. Erstellung einer Rangfolge werden die Bewerber in der engeren Wahl zur Angebotsabgabe aufgefordert. Unterlegene Bewerber erhalten eine Absage.
Ggf. Verhandlungsrunde bzw. BieterpräsentationenSofern ein Verhandlungsverfahren angesetzt ist, werden die Verhandlungsgespräche mit Bieter und Bedarfsstellen koordiniert. Die Gespräche werden moderiert und das Vergabeverfahren sichergestellt. Die Gespräche werden protokolliert.
Vergabevorschlag Nach Abschluss der formalen und fachlichen Prüfung ist ein Vergabevorschlag zu erstellen. Es wird eine Rangliste gemäß den Zuschlagskriterien erstellt. Hieraus geht das zu beauftragende Unternehmen hervor und die Gründe, welche dafürsprechen. Der Vergabevorschlag und somit die Entscheidung über Zuschlag / Absage ist von dem Auftraggeber zu genehmigen.
Absage / VorabinformationBei Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte werden grundsätzlich Vorabinformationen nach § 134 GWB versendet. Unterlegene Bieter erhalten eine Mitteilung nach § 46 UVgO bzw. § 19 VOL/A, sofern diese vom Bieter beantragt wurde.
Zuschlag Der wirtschaftlichste Bieter erhält, unter Berücksichtigung des Vergabevorschlags, ein Zuschlagschreiben. Bei EU-Verfahren ist die Bekanntmachung des vergebenen Auftrags zeitnah durchzuführen.
Vergabedokumentation permanent fortschreibenWährend des gesamten Vergabeverfahrens wird die Vergabedokumentation laufend fortgeschrieben und das Vergabeverfahren damit permanent dokumentiert.
Archivierung / Ablage Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form abzulegen. Diese können bei Abschluss des Vergabeverfahrens an den Auftraggeber vollständig übergeben werden.
Korrekturen / Aufhebung des Verfahrens / Rügen / Unvorhergesehenes, etc.Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Verfahren ordnungsgemäß mit dem Zuschlag abgeschlossen werden. Für den Fall, dass das Verfahren korrigiert werden muss, das Verfahren aufzuheben ist, Rügen eingereicht werden oder anderweitige Sonderfälle eintreten, ist in jedem Fall eine Abstimmung und Absprache mit dem Auftraggeber vorzunehmen. Ggf. ist in diesem Fall auch die juristische Beratung durch den Auftraggeber oder in Einzelfällen durch eine externe auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei notwendig
Aufgliederung der UnterstützungsleistungDie Beratungsleistung kann die komplette Ausschreibung oder auch nur einzelne Arbeitspakete beinhalten.
- Auslagerung des gesamten Vergabeprojektes
- Teilaufgaben (z.B. Erstellung Leistungsverzeichnis, Vorbereitung der Vergabeunterlagen bis zur Veröffentlichung, formelle Prüfung, etc.)
Bei juristischen Fragestellungen unterstützt die Kanzlei Wagner Rechtsanwälte (Fachanwalt für Vergaberecht) und rundet damit die vergaberechtskonforme Beratung ab.
Ort der LeistungserbringungGrundsätzlich werden die Arbeiten am Standort des Auftragnehmers erbracht. Alternativ kann in Abstimmung ein Einsatz beim Auftraggeber erfolgen. Die Einsatzzeiten werden zwischen Berater und der jeweiligen Projektverantwortlichen des Auftraggebers abgestimmt.
ProzessberatungOptimierung der Prozesse aufgrund Modernisierung im Vergaberecht. Notwendige Anpassung der Abläufe bei Einsatz von E-Vergabeplattformen. Verschlankung der Formulare bei Vergabeverfahren sowie optimierte Formulare für die einfachere und transparentere Angebotsabgabe der Bieter sowie leichtere formelle Prüfung nach Submission.
E-VergabeplattformUnterstützung bei der Auswahl einer E-Vergabeplattform. Durchführung von Marktevaluierungen und Anwendungstests auf Basis der Prozessabläufe des Kunden. Erarbeitung von Leistungsunterschieden verschiedener Hersteller und Systeme. Preisvergleich durch Nivellierung der unterschiedlichen Preisindikatoren der Hersteller.
Als strategischer Partner für den Einsatz der E-Vergabeplattform fungiert der elektronische Vergabemarktplatz/Vergabemanagementsystem von DTVP/cosinex.
Seminare und VorträgeHalten von Vorträgen über die Durchführung von Vergabeverfahren mit elektronischen Vergabeplattformen. Hinweis auf die Auswahl der verschiedenen Systeme. Darstellung von Vorteilen der Systeme sowie Hinweis auf die notwendigen Anpassungen im Prozessablauf. Do?s and Don?t bei E-Vergabeplattformen.
ZielgruppenAlle öffentlichen Auftraggeber mit Bedarf an Unterstützung bei Ausschreibungen. Übernahme und Durchführung von einzelnen Ausschreibungsprojekten. Personelle Verstärkung bei Ausfall der eigenen Mitarbeiter und Mitarbeit im Team vor Ort. Abfedern von Bearbeitungsspitzen bei den Vergabestellen.