Abschluss sämtlicher Projekte in der vorgegebenen Zeit, Umfang und Budget sowie zur vollsten Zufriedenheit der o.a. Kunden 

Kongress-Management | Meeting Management | Event Management | Messen

• Beratung, Planung, Entwicklung und Umsetzung von innovativen, zielgruppenorientierten Kongressen, internen und externen Veranstaltungen auch mit experimentellen Meetingdesign
• Beratung strategischer Inhalts-Konzeption, vollumfängliche Planung, Organisation, Durchführung und Controlling ergebnisorientierter (inter)nationaler Kongresse, Sponsorings, Messen, Corporate Events und weitere Kunden-Veranstaltungen
• Weiterentwicklung der Veranstaltungsstrategie und -management, Programmerstellung, Standkonzept, Agenturbriefings, Erstellen Ablauf-/Regiepläne, Budgetprozess, Erfolgskontrolle
• Steuerung der internen crossfunktionalen Projektbeteiligten
• Steuerung unterstützender Dienstleister aller Art (einschliesslich Teilnehmermanagement, Technik, Medien, Kommunikation Teilnehmer), Qualitätskontrolle
• Prüfung und Initiierung von Sponsoring-Leistungen
• Entwicklung und Förderung der Mitarbeiterbindung durch innovative, zielorientierte Mitarbeiterveranstaltungen
• Leitung Planung, Entwicklung und Durchführung eines Europäischen Kongresses im deutschen Markt mit Entwicklung eines Kundenerlebnisprogramms / Customer Journey, Bereitstellung von Richtungsvorgaben auf der Grundlage von allgemeinen Kommunikationszielen, Schlüsselbotschaften und Zielgruppen
• Fertigstellung Analyse der definierten Kennzahlen zur Wirkung abgeleiteter Erkenntnisse des Kongresses
• Entwicklung innovativer Kommunikationskonzepte für Veranstaltungen und Gestaltung ansprechender Veranstaltungsmaterialien
• Überprüfung aller geplanten Kongress-Assets und Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Compliance-/Kodex- und Budgetvorgaben sowie internen Richtlinien
• Identifizieren von komplexen organisatorischen / strukturellen Hürden und Entwicklung von Lösungsansätzen zu Kongressaktivitäten und Veranstaltungen
• Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten und Koordination der Definition und Implementierung von Standards
• Auswahl, Verhandlung, Koordination externer Dienstleister zur Optimierung der Zusammenarbeit ? inklusive Sourcing Aktivitäten

Event Marketing / Marketing:

• Funktions- und produktübergreifende Unterstützung bei der Planung und Durchführung von zentral organisierten Veranstaltungen, Sponsorings, Kongressen (national/international)
• Initiierung, Strategische Planung, Operative Planung und -umsetzung, Nachbereitung
• Leitung wichtiger Projekte innerhalb der Matrix-Organisation zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Marke, wie Markenpositionierung-/präsenz bei wissenschaftlichen Kongressen: Konzeption, Planung und Durchführung des Ausstellungs-stands und Symposium, Einführung neuer Kampagnen, Optimierung der Kommunikationskanäle, digitale Marketing -Aktivitäten, Etablierung und Auswertung von Key Performance Indicators (KPIs), After Action Reviews (AAR)
• Festlegung klarer und messbarer Ziele für das Kundenengagement auf Kongressen. Und das Matrix-Team dazu zu bringen, eine angemessene Kundenerfahrung zu schaffen, um dieses Ziel zu erreichen
• Aufbau und Durchführung von Omnichannel-Kundenkongresserfahrungen / Kundenerlebnisprogramm, einschließlich Pre-Engagement, Kongresserfahrung und Nach-bereitung des Kongresses (vor Ort, virtuell)
• Regelmässiges Messen von Erfolgsfaktoren und Beratung/Umsetzung hinsichtlich Optimierungen
• Planung, Umsetzung für ein umfangreiches, crossfunktionales Peer-to-Peer Projekt (Veranstaltungen) zur Gewinnung einer neuen Zielgruppe (Off-Target-Ärzte) zur Ausweitung Bekanntheitsgrad eines neurologischen Produkts
• Beratung des Markenteams (Matrix-Organisation) mit dem ganzheitlichen Ansatz als Business Owner, der mit verschiedenen Schnittstellen im Unternehmen arbeitet
• Effektive und effiziente Implementierung der globalen Markeninhalte im lokalen Markt zur Maximierung der Kundeninteraktion /-bedürfnisse und Kundenbindung
• Beratung, Überarbeitung und Optimierung von Werbematerialien unter Berücksichtigung geänderter Richtlinien und der tatsächlichen Verwendung im Markt
• Beobachtung von Trends und Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche und Integration in die Arbeit

Projektmanagement:

• Vollumfängliche Leitung anspruchsvoller Projekte, einschließlich Personalmanagement, Planung und Tracking von Aktivitäten, Meilensteinen, Commitments und Aufgaben
• Projektadministration, Projektdokumentation
• Entwicklung und Implementierung von Prozessen zur bestmöglichen Nutzung von Synergien funktionsübergreifend für relevante Arbeitsbereiche und Businesspartner
• Verantwortlich für die Auswirkungen, verfolgt die Leistung, Zeit und Follow-up mit den beteiligten Stakeholdern
• Enge Kollaboration durch Wissenstransfer und Beratung mit internen (crossfunktional) und externen Stakeholdern (auf allen Ebenen) zur Optimierung und zielführen-den Projektdurchführung
• Prozessgebundene Vorgänge vorantreiben, optimieren und implementieren
• Integration agiler Methoden hinsichtlich der Optimierung von effizienten und effektiven Projektergebnissen

• Verantwortung für die Planung, Organisation und Durchführung von kundenorientierten Kongressen, Trainings- und Sponsoringveranstaltungen im Einklang mit den Unternehmenswerten und -zielen
• Förderung, Aufrechterhaltung und Durchsetzung umfassender operativer Standards, Strategien und Abläufe für Veranstaltungen
• Steuerung des Projektmanagements, Veranstaltungsberichtswesen, Trainings und der Erstellung von Trainingsunterlagen
• Erste Ansprechpartnerin für interne und externe Kunden im Rahmen der Abwicklung sowie Lösung von Eskalationen und Problemen
• Durchführung von Schulungen und Mentoring der Stakeholder, Berater und Mitarbeitenden in Bezug auf Projektanforderungen
• Funktion als System- und Prozessexpertin in der Einführung von CRM-Technologien und -Prozessen zur Abstimmung der Veranstaltungsplanung, Vertragsmanagement
• Steuerung der Durchführung des End-to-End HCP Prozess

Besondere Resultate:

• Erhalt einer Auszeichnung als Ergebnis (=Entwicklung und Förderung der Mitarbeiterbindung) für ein Innovationskonzept im Rahmen der vollumfänglichen Verantwortung für Konzeption, Organisation, Durchführung der internen 3-tägigen Mitarbeiterveranstaltung (Allianz von BMS & Pfizer) für 600 Mitarbeitende
• Maßgeblicher Beitrag zum Weg als neuer Marktführer durch Setzen notwendiger Impulse (Innovations-Tagungs-Konzept)
• Konzeptionierende Pionierarbeit und Einführung der ersten digitalen Tagungskommunikation (Meeting App) in Anwendung für zwei Allianz Unternehmen (BMS & Pfizer)

• Vollumfängliche Verantwortung für die konzeptionelle Entwicklung und Gesamtorganisation und -durchführung eines vielfältigen (inter-)nationalen kundenorientierten Veranstaltungsportfolios sowie eines komplexen bereichsübergreifenden Business Projektportfolios
• Leitung eines effizienten, qualitätsgerechten und regelkonformen Projektmanagements für die Konzeption und Durchführung ergebnisorientierter Kongresse, Launch-Meetings, Symposien, KOL Events, Company Events uvm. (live, digital, hybrid)
• Steuerung und Umsetzung der strategischen und entscheidungsrelevanten Prozesse während der Transformation der globalen Agentur im lokalen Veranstaltungsmanagement (Implant)
• Rationalisierung der strategischen und entscheidungsrelevanten Prozesse im Veranstaltungsmanagement während Transformation in ein neues globales Online CRM System
• Führende Rolle innerhalb des europäischen Meeting Managements
• Eigenverantwortliche Entwicklung, Abstimmung und Umsetzung zukunftsgerichteter Strategien für Veranstaltungskonzepte und die Veranstaltungs-Organisation
• Entwicklung, Steuerung und Umsetzung neuer Prozesse für innovative IT- und Kommunikationstools (Veranstaltungs- und Buchungsplattformen)
• Federführend für Prozessdokumentation & Autor der lokalen SOP (Standard Operating Procedure) zur Optimierung und Dokumentation interner Organisationsprozesse
• Führung der veranstaltungsrelevanten Prozesse im Diensterleistermanagement und Steuerung des Event- und Hospitality-relevanten Einkaufs inkl. Ausschreibungen
• Management von End-to-End Projekten in interdisziplinärer Zusammenarbeit
• Fachliche Beratung und Schnittstellenmanagment von internen Fachbereichen, Top-Management und externen Dienstleistern zur Sicherstellung der Einhaltung aller Prozesse in Bezug auf Compliance, Risikominimierung, Controlling, Kosteneffizienz und Qualität

Besondere Resultate:

• Initiierung globaler strategischer Prozesse zur Transformation in ein globales Eventmanagement am deutschen Markt
• Steigerung der Effizienz durch erfolgreichen Aufbau, Integration und Governance der externen in-house Agentur (Implant Office) für Meetings und Events (American Express)
• Stetige Optimierung von Prozessen sowie Sicherstellung entsprechender Qualitätsmaßnahmen zur Überprüfung und Validierung der Einhaltung von Service Level Agreements
• Erhalt von Auszeichnungen für nachweisliche Erfolge bei der Konzeption und Durchführung von Best-in-Class-Events (B2B, Corporate) und die Entwicklung und Umsetzung lokal standardisierter Arbeitsabläufe (SOP)
• Erfolgreiche Einführung zahlreicher neuer Systeme und Prozesse zur Steigerung der Effizienz
• Maßgebliche Beteiligung zur Entwicklung und Implementierung abgeleiteter European Meeting Management Aktivitäten der EU-Zentrale
• Erfolgreiche Einführung von Prozessvereinfachungen zur Optimierung der Compliance und Produktivität sowie zur weiteren Ausrichtung der Ergebnisse an den Vorgaben der Stakeholder und den Anforderungen der Abteilung

• Marketing (Team-/Marketing Assistant)
• Europäisches Meeting Planning
• Executive Assistant EU Bereichsleitung