Projektbeschreibung

Projektmanagement & PMO im Rahmen eines komplexen zur Herauslösung und Transition von IT-Services, Systemen und betrieblichen Komponenten in eine neue organisatorische Struktur. Fokus auf sichere Service-Migration inkl. Systemen, Berechtigungen und Netzwerken sowie Begleitung von .

1. Projektmanagement-Unterstützung zur Steuerung der Carve-Out-Aktivitäten
2. Planung und Moderation von Workshops (Anforderungsaufnahme, IST-/SOLL-Abgleich)
3. Koordination der Service- und Systemmigration inkl. Schnittstellen, Zugriffsrechten und Netzwerksegregation
4. Lizenzübertragung und -vertragsmanagement mit Software-Dienstleistern
5. Begleitung von Migration, Test- und Abnahmeprozessen inkl. Fehlerklassifikation
6. Erstellung von Projektplänen, Entscheidungsvorlagen, Risikoanalysen und Statusreportings
7. Stakeholder- und Schnittstellenmanagement zwischen IT, Fachbereichen und Implementierungspartnern
8. Trouble-Shooting, Eskalationsmanagement und Fortschritts-Tracking

• Reorganisation & Transformation der IT hin zur Steuerbarkeit hinsichtlich Qualität, Kosten und Zeit. Im Rahmen dessen wurde ein Projektportfoliomanagement-Prozess nach ISO 21504 & ein Target Operating Model (TOM) für den Betrieb der IT-Services eingeführt.

Verantwortlichkeiten:

Einführung eines Projektportfoliomanagement-Prozess nach ISO 21504:

• Dokumentation und Aktualisierung der Projektstandards: Erstellung und Pflege von Portfoliomanagement- und Projektstandards
• Dokumentation sämtlicher Ergebnisse und Zusammenfassung aller relevanten Informationen
• Design, Dokumentation, Stakeholdermanagement und Etablierung einer neuen Gremienstruktur gemäß ISO21504 und Aufbau entsprechender Prozesse.
• Begleitung des Roll-Outs

Definition von Target Operating Models (TOM) für IT-Services:

• Planung, Organisation und Durchführung von Workshops mit den Fachbereichen zur Definition von Target Operating Models (TOM) für die jeweiligen IT-Services
• Einordnung und Dokumentation der IT-Services in Standard-TOMs sowie Aufwandsschätzung aller Services
• Festlegung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in einer RASCI-Matrix
• Begleitung des Roll-Outs sowie Training von Mitarbeitern zur Überführung des Prozesses in die Organisation

Erfolgreiche Begleitung der Überführung eines Unternehmensbereichs und der zugehörigen Services zu einem Schwesterunternehmen:

• Umfassendes Controlling des Programmbudgets, einschließlich Kostenverfolgung, MTP-Prozess und Abgrenzungsprozess, mit dem Ziel, eine transparente und effektive Verwaltung der finanziellen Ressourcen sicherzustellen.

Verantwortlichkeiten:

• Kaufmännische Berichterstattung über einmalige Programmausgaben auf Programm- und Clusterebene (z. B. YTD; FC; verbleibendes Budget; Service Requests und Staffing Request)
• Unterstützung der Cluster- und Workstream-Leads bei der Personalbesetzung, bei der Beantragung von Dienstleistungen und bei Prognosen
• Kommerzielle Bearbeitung von Anfragen für externes Personal / Verfolgung des Aufwands für externes Personal und Abrechnung
• Sicherstellung, dass angefragte Leistungen nicht bereits in den vertraglich vereinbarten Leistungen enthalten sind (Zusammenarbeit mit Vertragsmanagement des Kunden)
• Kaufmännische Bearbeitung und Abrechnung von Anfragen zu externen Dienstleistungen und Änderungsanträgen zum Programm
• Unterstützung und Zusammenarbeit mit der zentralen Controlling-Abteilung des Kunden bei der Nachverfolgung und Neuberechnung von Business Cases (z.B. Zuordnung von Kosten und Einsparungen zu lokalen Business Units, Dokumentation für Stakeholder)
• Unterstützung bei der Stakeholder-Kommunikation Commercial-Themen (Vorbereitung von Folien, Moderation, Vorbereitung und Teilnahme an Meetings)
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kostenzuweisung (z. B. Nachberechnung, Strafgebühren, Beitrag der lokalen Unternehmen, Kostenzuweisung auf Programmcodes, zentrale Kosten) in Zusammenarbeit mit den operativen Einheiten (BAU) und der zentralen Controlling-Abteilung
• Sicherstellung der Transparenz über den aktuellen Stand der Tollgates und der Abrechnung
• Verwaltung und Bearbeitung der Abnahmescheine in Abstimmung mit den technischen Arbeitsgruppen und dem Dienstleister
• Abrechnung und monatliche Berichterstattung

• Analyse und Aufstellung der aktuellen IT-Governance im Bereich Service Steering, um eine fundierte Basis für zukünftige Entwicklungen zu schaffen. Ziel war es, ein zukunftsorientiertes IT-Governance Framework zu entwickeln, das bestehende Prozesse optimiert und an die strategischen Anforderungen anpasst.

Verantwortlichkeiten:

Workshops:

• Durchführung von Workshops zur Analyse der zukünftigen IT-Governance

Prozessanalyse:

• Analyse der Process Maturity und bestehender KPIs

Framework-Erstellung:

• Erstellung des zukünftigen IT-Governance Frameworks, einschließlich der Anpassung der KPI-Reports und des Kommunikationskonzepts

Projektmanagement Office (PMO):

• Unterstützung bei der Koordination und Verwaltung von Projektaktivitäten im Rahmen der IT-Governance-Initiative

• Das Projekt zielt darauf ab, durch detaillierte Analysen und strategische Planung die Effizienz und Effektivität der IT-Infrastruktur und -Verträge der Organisationen zu verbessern. Dies umfasst die Entwicklung von Business Cases und die Durchführung von Workshops, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

Verantwortlichkeiten:

Business Case Entwicklung:

IT-Infrastruktur Analyse:

Vertrags- und Lizenzanalyse:

Handlungsempfehlungen:

• Das Projekt umfasst die Konzeptionierung und Einführung eines Cutover- und Fallback-Managements. Ziel ist es, einen reibungslosen Übergang während des Umzugs der IT-Infrastruktur sicherzustellen und die Applikationslandschaft optimal zu integrieren.

Verantwortlichkeiten:

Testmanagement:

• Planung der Cutover-Szenarien & Fallback-Managements
• Entwicklung und Durchführung des Testmanagements bis zum Go-Live.
• Abnahme der Testergebnisse

Workshops:

Lizenz Management:

Berichterstattung:

PMO Tätigkeiten:

• Smart PMO & Transition Management für ein Exit-Programm für die Services: Service Desk, Datacenter, Managed Workplace, O365 (Ausstieg der Services aufgrund eines Dienstleisterwechsel)

Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung im Rahmen des Exit-Programms
• Schnittstelle zwischen Kunde, altem und neuem Provider sowie mehreren Workstreams (Datacenter, Managed Workplace, Service Desk, O365)
• Durchführung von PMO-Aufgaben
• Moderation von Meetings
• Pflege des RAID-Logs (Risiken, Annahmen, Probleme, Abhängigkeiten) sowie der LOP (List of Open Points)
• Erstellung von Berichten für die Programmleitung

• Smart PMO und Vertragsmanagement bei einem Sourcing-Vorhaben (Service Desk, Managed Workplace)

Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung der Projektleitung
• Protokollführung und Begleitung bei Verhandlungen
• Pflege des RAID-Logs (Risiken, Annahmen, Probleme, Abhängigkeiten) sowie der LOP (List of Open Points)
• Vorbereitung der Unterlagen für das Steering Committee
• Koordination der Vertragsbearbeitung bis zur Unterzeichnung
• Kommunikation mit den beteiligten Abteilungen

• Entwicklung von Konzepten, Prozessen und Tools für das Sourcing sowie Unterstützung bei der Ausschreibung und Kostenkalkulation für das Projekt MKS180

Verantwortlichkeiten:

Konzeption und Prozessentwicklung:

Proof of Concept:

Angebotsanalyse:

Interne Zusammenarbeit:

Datenanalyse:

Anforderungs- und Systemmodellierung:

Erstellung von Anfrageunterlagen:

• Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung von Automatisierungs- und Digitalisierungsmaßnahmen.

Verantwortlichkeiten:

Prozessanalyse:

• Erhebung und Analyse der Fahrwege eines Stahlwerkskrans zur Entwicklung eines Automatisierungskonzepts.

Stakeholder-Management:

• Enge Abstimmung mit internen Fachabteilungen, relevanten Stakeholdern und externen Dienstleistern zur Sicherstellung der erfolgreichen Umsetzung des Projekts.

Risikomanagement:

• Durchführung von Sicherheitsbewertungen, Gefährdungsbeurteilungen und Risikoanalysen im Kontext der Automatisierung, um Risiken zu minimieren und Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Projektmanagement:

• Verantwortung als Single Point of Contact bei der Umsetzung des Automatisierungskonzepts, inklusive Koordination aller Beteiligten und Steuerung des externen Dienstleisters.

Evaluierung und Tests:

• Durchführung von Tests zur Überprüfung der automatisierten Kranbewegungen und Bewertung der Funktionalität sowie Effizienz des Systems.

Dokumentation und Präsentation:

• Dokumentation der Ergebnisse und Präsentation der Resultate vor Stakeholdern zur Gewährleistung transparenter Kommunikation und Nachvollziehbarkeit.