PMO / Projektassistenz Assistenz Assistentin der Geschäftsleitung
Aktualisiert am 07.03.2025
Profil
Freiberufler / Selbstständiger
Remote-Arbeit
Verfügbar ab: 09.03.2025
Verfügbar zu: 100%
davon vor Ort: 100%
Organisationstalent
Englisch verhandlungssicher
starke Kommunikationsfähigkeit
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Verhandlungssicher
Französisch
Verhandlungssicher

Einsatzorte

Einsatzorte

Bern (+50km) Zürich (+50km) Essen (+75km) Bonn (+75km) Darmstadt (+75km) Homburg (Saar) (+50km) Erlangen (+100km) Deggendorf (+75km)
Deutschland, Schweiz
möglich

Projekte

Projekte

8 Monate
2018-04 - 2018-11

Projektunterstützung in einem regulatorischen Projekt (IFRS16)

  • Bearbeitung eingehender Anfragen zum Programm (schriftlich /telefonisch ), auch in englischer Sprache
  • Tracking zum Erfassungsstand
  • Führen der OPL
  • Qualitätssicherung, Testing
internationales DAX-Unternehmen
Frankfurt/Main
3 Monate
2017-09 - 2017-11

IT Programm Management

PPO Assistance
PPO Assistance
  • Persönliche Assistenz des Programm Managers
    (Kalenderpflege, Terminkoordination, Reisemanagement und Unterstützung bei verschiedenen Sonderaufgaben)
  • Support der Projektmitarbeitenden bei administrativen Aufgaben
  • Management der Steering Team Mailboxes und Kalender
  • Organisation und Koordination verschiedener Meetings und
    Veranstaltungen (Stakeholder und Management Meetings,
    Workshops, Video-Konferenzen, Lync / Skype-Meetings)
  • Verschiedene Beschaffungsaufgaben (PCs, Badges, Material)
4 Monate
2017-05 - 2017-08

Projektverwaltung

PMO / Projektassistenz (internationales Großprojekt)
PMO / Projektassistenz (internationales Großprojekt)
  • Projektverwaltung (inkl. Neuanlage, Closing und Ressourcensteuerung)
  • Unterstützung der Projektmitarbeitenden bei vielfältigen administrativen Aufgaben, SPoC
  • Organisation und Koordination verschiedener Meetings
  • Kalenderpflege, Terminkoordination des Programm Managers
  • Protokollführung
  • Verschiedene Controllingaufgaben

 

IT-Tochter Pharmakonzern
Großraum Frankfurt
4 Monate
2016-07 - 2016-10

Controlling

Assistenz im IT-Bereich (Transition Infrastruktur)
Assistenz im IT-Bereich (Transition Infrastruktur)
  • Eigenständige Projektplanung
  • Fachliche Beratung der Projektleitung bei der Projektsteuerung
  • Statusverfolgung entlang der Projektplanung
  • Eigenverantwortliche Durchführung von Planungsmeetings mit den beteiligten Unternehmen
  • Controlling
  • Terminkoordination
  • Protokollführung
internationales Finanzunternehmen, Frankfurt/Main
9 Monate
2015-02 - 2015-10

IT-Bereich (Software Entwicklung)

PMO Assistenz
PMO Assistenz
  • Sorgen für das reibungslose Zusammenspiel im Projekt und zwischen verschiedenen (Fach)-Abteilungen (Applikationen)
  • aktive Unterstützung der Projektmitarbeitenden vom Eintritt bis zur Integration ins Projektteam (Sharezugriff, Infrastrukturprobleme, u.a.)
  • Unterstützung der Projektmitarbeitenden bei vielfältigen administrativen Aufgaben
  • Organisation und Koordination verschiedener Meetings (Cluster-Ausschuss, Kick-off Meetings, Lync-Sessions, Telepresence)
  • Protokollführung (Überarbeitung / Korrektur von Sitzungsprotokollen)
  • Erstellen und Überarbeitung von Präsentationen
  • Organisation von Veranstaltungen (Schulungen, Firmenfeiern etc.)
  • Controlling-Aufgaben (Budget- und Cost-Controlling, Einsatz - Personalplanung, Zeitabrechnungen der Mitarbeiter)
  • Zusammenstellung von Projektkennzahlen aller Art (Ist-/Soll-Personentage, Soll-/Ist-Budget u.a.)
  • Pflegen der Projekte (Zahlenerfassung, Auswertung, Aktualisierung verschiedener Listen)
  • Verwaltung von Beschaffungsanträgen und Verträgen von externen Lieferanten (Rapportierstunden, Rechnungsübersicht und Kontrolle)
  • Personaltätigkeiten (Gehaltsabrechnungen, Austritt von Mitarbeitern)
  • Beschaffungsaufgaben (PCs, Badges, Material)
  • Jira (Zeitmanagement, Erstellen von Work Packages – Sub-Tasks)
  • CATS (Zeiterfassung), Auswertung von Daten in CATS
systemrelevantes Finanzinstitut
Schweiz
3 Monate
2014-08 - 2014-10

Marketingaktivitäten

Generalist
Generalist
  • Internetrecherche, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten und Informationen
  • Marketingaktivitäten wie Mailings und Kundenakquisition
  • Übersetzungen deutsch / englisch
IT-Unternehmen
Südhessen
1 Jahr
2013-04 - 2014-03

Terminmanagement

Assistentin GF, Teamassistenz
Assistentin GF, Teamassistenz
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
    sowie Teamassistenz
  • Terminmanagement
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Marketingaktivitäten wie Eventveranstaltungen, Mailings und Kundenakquisition
  • Organisation von Besprechungen sowie Gästebetreuung
  • Unterstützung für das Recruiting, Bewerbermanagement
  • Rechnungs- und Leistungsprüfungen
  • Facility Management, Warenhaltung, Materialbeschaffung
  • Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
weltweit tätiges Finanzunternehmen
Frankfurt/Main
3 Jahre
2010-02 - 2013-01

Terminmanagement

Generalist, Assistenz
Generalist, Assistenz
  • Urlaubsvertretungen in verschiedenen Bereichen
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung,
    bzw. die Ebenen darunter, Teamassistenz, Telefonzentrale
  • Terminmanagement
  • selbständige Korrespondenz in deutscher, englischer und französischer Sprache,
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen
  • Rechnungs- und Leistungsprüfungen
  • Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen sowie Betreuung (internationaler) Gäste
  • Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
  • Protokollführung
  • Durchführung von Projektaufgaben, Unterstützung des PMO-Offices
  • Event Management
  • Rechnungs- und Leistungsprüfungen
  • Warenhaltung, Materialbeschaffung
  • Marketingaktivitäten wie Mailings und Kundenakquisition
  • Aktenverwaltung und Organisation der Ablage
  • Internetrecherche, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten und Informationen
Internationale Großbank
Frankfurt/Main
2 Jahre
2007-08 - 2009-07

Assistentenz

Sekretärin / Assistentin der Geschäftsleitung
Sekretärin / Assistentin der Geschäftsleitung
Westinghouse Electric Germany, Mannheim
1 Jahr 7 Monate
2002-12 - 2004-06

Bereich Finanzen/Controlling und Informatik

Vorstandssekretärin
Vorstandssekretärin
ZF Friedrichshafen AG, Friedrichshafen

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

4 Monate
2016-10 - 2017-01

IHK-Zertifikatslehrgang Projektmanagement

Projektleiterin (IHK), IHK Frankfurt
Projektleiterin (IHK)
IHK Frankfurt

Position

Position

seit 2015 Projektmanagement, Schwerpunkt IT-Projekte - u.a. Bereiche Banken, Versicherungen, Luftfahrt, Pharma, Industrie

PMO, Projektassistenz, PPO Assistant - Weiterbildung Projektleitung

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Organisationstalent Englisch verhandlungssicher starke Kommunikationsfähigkeit

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

CAT
gute Kenntnisse
Jira
gute Kenntnisse
Lotus Notes
sehr gute Kenntnisse
MS Project
gute Kenntnisse
MS-Office
Power Point, Word, Excel, Outlook
SAP R3
sehr gute Kenntnisse
SharePoint
gute Kenntnisse
Confluence
Fortgeschritten

PROJEKTERFAHRUNG:
08/2009 ? dato

Interim Management


07/2004 ? 07/2007

Interim Management

Branchen

Branchen

  • Automotive
  • Banken
  • Engineering
  • Energiesektor
  • Flugfahrt
  • Industrie
  • Informationstechnologie (IT)
  • Pharma
  • Unternehmensberatung
  • Versicherung

Einsatzorte

Einsatzorte

Bern (+50km) Zürich (+50km) Essen (+75km) Bonn (+75km) Darmstadt (+75km) Homburg (Saar) (+50km) Erlangen (+100km) Deggendorf (+75km)
Deutschland, Schweiz
möglich

Projekte

Projekte

8 Monate
2018-04 - 2018-11

Projektunterstützung in einem regulatorischen Projekt (IFRS16)

  • Bearbeitung eingehender Anfragen zum Programm (schriftlich /telefonisch ), auch in englischer Sprache
  • Tracking zum Erfassungsstand
  • Führen der OPL
  • Qualitätssicherung, Testing
internationales DAX-Unternehmen
Frankfurt/Main
3 Monate
2017-09 - 2017-11

IT Programm Management

PPO Assistance
PPO Assistance
  • Persönliche Assistenz des Programm Managers
    (Kalenderpflege, Terminkoordination, Reisemanagement und Unterstützung bei verschiedenen Sonderaufgaben)
  • Support der Projektmitarbeitenden bei administrativen Aufgaben
  • Management der Steering Team Mailboxes und Kalender
  • Organisation und Koordination verschiedener Meetings und
    Veranstaltungen (Stakeholder und Management Meetings,
    Workshops, Video-Konferenzen, Lync / Skype-Meetings)
  • Verschiedene Beschaffungsaufgaben (PCs, Badges, Material)
4 Monate
2017-05 - 2017-08

Projektverwaltung

PMO / Projektassistenz (internationales Großprojekt)
PMO / Projektassistenz (internationales Großprojekt)
  • Projektverwaltung (inkl. Neuanlage, Closing und Ressourcensteuerung)
  • Unterstützung der Projektmitarbeitenden bei vielfältigen administrativen Aufgaben, SPoC
  • Organisation und Koordination verschiedener Meetings
  • Kalenderpflege, Terminkoordination des Programm Managers
  • Protokollführung
  • Verschiedene Controllingaufgaben

 

IT-Tochter Pharmakonzern
Großraum Frankfurt
4 Monate
2016-07 - 2016-10

Controlling

Assistenz im IT-Bereich (Transition Infrastruktur)
Assistenz im IT-Bereich (Transition Infrastruktur)
  • Eigenständige Projektplanung
  • Fachliche Beratung der Projektleitung bei der Projektsteuerung
  • Statusverfolgung entlang der Projektplanung
  • Eigenverantwortliche Durchführung von Planungsmeetings mit den beteiligten Unternehmen
  • Controlling
  • Terminkoordination
  • Protokollführung
internationales Finanzunternehmen, Frankfurt/Main
9 Monate
2015-02 - 2015-10

IT-Bereich (Software Entwicklung)

PMO Assistenz
PMO Assistenz
  • Sorgen für das reibungslose Zusammenspiel im Projekt und zwischen verschiedenen (Fach)-Abteilungen (Applikationen)
  • aktive Unterstützung der Projektmitarbeitenden vom Eintritt bis zur Integration ins Projektteam (Sharezugriff, Infrastrukturprobleme, u.a.)
  • Unterstützung der Projektmitarbeitenden bei vielfältigen administrativen Aufgaben
  • Organisation und Koordination verschiedener Meetings (Cluster-Ausschuss, Kick-off Meetings, Lync-Sessions, Telepresence)
  • Protokollführung (Überarbeitung / Korrektur von Sitzungsprotokollen)
  • Erstellen und Überarbeitung von Präsentationen
  • Organisation von Veranstaltungen (Schulungen, Firmenfeiern etc.)
  • Controlling-Aufgaben (Budget- und Cost-Controlling, Einsatz - Personalplanung, Zeitabrechnungen der Mitarbeiter)
  • Zusammenstellung von Projektkennzahlen aller Art (Ist-/Soll-Personentage, Soll-/Ist-Budget u.a.)
  • Pflegen der Projekte (Zahlenerfassung, Auswertung, Aktualisierung verschiedener Listen)
  • Verwaltung von Beschaffungsanträgen und Verträgen von externen Lieferanten (Rapportierstunden, Rechnungsübersicht und Kontrolle)
  • Personaltätigkeiten (Gehaltsabrechnungen, Austritt von Mitarbeitern)
  • Beschaffungsaufgaben (PCs, Badges, Material)
  • Jira (Zeitmanagement, Erstellen von Work Packages – Sub-Tasks)
  • CATS (Zeiterfassung), Auswertung von Daten in CATS
systemrelevantes Finanzinstitut
Schweiz
3 Monate
2014-08 - 2014-10

Marketingaktivitäten

Generalist
Generalist
  • Internetrecherche, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten und Informationen
  • Marketingaktivitäten wie Mailings und Kundenakquisition
  • Übersetzungen deutsch / englisch
IT-Unternehmen
Südhessen
1 Jahr
2013-04 - 2014-03

Terminmanagement

Assistentin GF, Teamassistenz
Assistentin GF, Teamassistenz
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
    sowie Teamassistenz
  • Terminmanagement
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Marketingaktivitäten wie Eventveranstaltungen, Mailings und Kundenakquisition
  • Organisation von Besprechungen sowie Gästebetreuung
  • Unterstützung für das Recruiting, Bewerbermanagement
  • Rechnungs- und Leistungsprüfungen
  • Facility Management, Warenhaltung, Materialbeschaffung
  • Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
weltweit tätiges Finanzunternehmen
Frankfurt/Main
3 Jahre
2010-02 - 2013-01

Terminmanagement

Generalist, Assistenz
Generalist, Assistenz
  • Urlaubsvertretungen in verschiedenen Bereichen
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung,
    bzw. die Ebenen darunter, Teamassistenz, Telefonzentrale
  • Terminmanagement
  • selbständige Korrespondenz in deutscher, englischer und französischer Sprache,
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen
  • Rechnungs- und Leistungsprüfungen
  • Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen sowie Betreuung (internationaler) Gäste
  • Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
  • Protokollführung
  • Durchführung von Projektaufgaben, Unterstützung des PMO-Offices
  • Event Management
  • Rechnungs- und Leistungsprüfungen
  • Warenhaltung, Materialbeschaffung
  • Marketingaktivitäten wie Mailings und Kundenakquisition
  • Aktenverwaltung und Organisation der Ablage
  • Internetrecherche, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten und Informationen
Internationale Großbank
Frankfurt/Main
2 Jahre
2007-08 - 2009-07

Assistentenz

Sekretärin / Assistentin der Geschäftsleitung
Sekretärin / Assistentin der Geschäftsleitung
Westinghouse Electric Germany, Mannheim
1 Jahr 7 Monate
2002-12 - 2004-06

Bereich Finanzen/Controlling und Informatik

Vorstandssekretärin
Vorstandssekretärin
ZF Friedrichshafen AG, Friedrichshafen

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

4 Monate
2016-10 - 2017-01

IHK-Zertifikatslehrgang Projektmanagement

Projektleiterin (IHK), IHK Frankfurt
Projektleiterin (IHK)
IHK Frankfurt

Position

Position

seit 2015 Projektmanagement, Schwerpunkt IT-Projekte - u.a. Bereiche Banken, Versicherungen, Luftfahrt, Pharma, Industrie

PMO, Projektassistenz, PPO Assistant - Weiterbildung Projektleitung

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Organisationstalent Englisch verhandlungssicher starke Kommunikationsfähigkeit

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

CAT
gute Kenntnisse
Jira
gute Kenntnisse
Lotus Notes
sehr gute Kenntnisse
MS Project
gute Kenntnisse
MS-Office
Power Point, Word, Excel, Outlook
SAP R3
sehr gute Kenntnisse
SharePoint
gute Kenntnisse
Confluence
Fortgeschritten

PROJEKTERFAHRUNG:
08/2009 ? dato

Interim Management


07/2004 ? 07/2007

Interim Management

Branchen

Branchen

  • Automotive
  • Banken
  • Engineering
  • Energiesektor
  • Flugfahrt
  • Industrie
  • Informationstechnologie (IT)
  • Pharma
  • Unternehmensberatung
  • Versicherung

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Im Bereich Arbeitnehmerüberlassung / Personalvermittlung

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