Schalten von Stellenausschreibungen,
Bewerberauswahl und
Führen von Vorstellungsgesprächen
Erstellen von Arbeitsverträgen
Zeiterfassung & vorbereitende Lohnbuchhaltung
Auftragsmanagement
Bearbeitung von Aufträgen - vom Angebot bis zur
Rechnungsstellung
Kommunikation mit Kunden per Telefon oder E-Mail
Dortmund, Nordrhein-Westfalen
2 Monate
2025-06 - 2025-07
Rechnungsstellung
Backoffice Mitarbeiterin
Backoffice Mitarbeiterin
Betreuung der Servicetechniker im Außendienst
Reisemanagement
Organisation der Werbematerialien
Ullrich Anlagenbau
Herdecke
3 Jahre 4 Monate
2021-01 - 2024-04
Rechnungsstellung und Mahnwesen
Head of central services
Head of central services
Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Kostenkontrolle/Cash-Flow Verfolgung
Personalverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Erstellung von Arbeitsverträgen und Kfz-Überlassungsverträgen
On-/Offboarding von Mitarbeitern
Zusammenarbeit mit BG und externen Sicherheitsbeauftragten
Verwaltung der Firmenwagen, bereitgestellter Technik und Mobiltelefone
Zusammenarbeit mit externer Steuerkanzlei in Fragen der Personalbuchhaltung sowie Finanzbuchhaltung, vorbereitende Buchhaltung
Zusammenarbeit mit Anwaltskanzlei in arbeits- und vertragsrechtlichen Fragen
Erstellung von Subunternehmerverträgen
Reisekostenabrechnung und Verwaltung der Kreditkarten
Führen von Vorstellungsgesprächen
Travelmanagement für die Geschäftsleitung
Einkauf von Werkzeug, Arbeitskleidung u. v. m.
Planung und Festlegung kaufmännischer Prozesse
Abwicklung von Mitarbeiterentsendungen ins europäische Ausland
Vertriebsunterstützung
WeiTecS Services GmbH
Ergolding
1 Jahr 7 Monate
2019-05 - 2020-11
Leitung, Management und Entwicklung des Backoffice Teams
Backoffice Manager
Backoffice Manager
Leitung, Management und Entwicklung des Backoffice Teams an 2 Standorten
Betreuung der international tätigen Servicetechniker in allen relevanten Fragen
Übernahme eigener Aufgabenbereiche und Projekte im Backoffice als Office Manager
Abstimmung mit Kundenansprechpartnern im Tagesgeschäft
Mitwirkung bei der Gestaltung von internen Prozessen, Prozessoptimierung und Dokumentation
Erstellen und Führen von Statistiken, Analysen und Präsentationen
Kontrolle und Bearbeitung von Reiseberichten
Erstellung von Auslandsmeldungen für weltweite Entsendungen
Überwachung der Kreditkartenabrechnungen
Bearbeitung und Prüfung der Reisekosten
Controlling des Bestellwesens und der Projektabrechnungen
top itservices GmbH
Neutraubling
2 Jahre 2 Monate
2017-03 - 2019-04
Büroorganisation und allgemeine Verwaltungsaufgaben
Assistenz der Geschäftsleitung
Assistenz der Geschäftsleitung
Büroorganisation und allgemeine Verwaltungsaufgaben im Sekretariat
Rechnungsstellung und -prüfung
Teamleitung für den Bereich Sekretariat und Empfang
Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
Organisation von internen und externen Meetings, Betreuung von Geschäftspartnern
Wimex Agrarprodukte GmbH
Regenstauf
1 Jahr 8 Monate
2015-08 - 2017-03
Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
Assistenz der Geschäftsleitung
Assistenz der Geschäftsleitung
Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
Betreuung von Mietern und Geschäftspartnern
Bearbeitung von Risikoprüfungen im Rahmen von Immobilienverkäufen / Due Dilligence
Pflege der Immobilienangebote im Internet
Erstellen von Angeboten und Rechnungen
Bearbeitung von Versicherungsschäden
Führen der Kasse
Schürmann Holding GmbH
Dortmund
1 Jahr 6 Monate
2014-03 - 2015-08
Terminvereinbarung, -koordination und -überwachung
Assistenz der Schulleitung / des Schulträgers
Assistenz der Schulleitung / des Schulträgers
Organisation des Schulsekretariates
Pflege des Schulverwaltungsprogrammes
Betreuung von Schülern und Eltern
Bearbeitung von Personalangelegenheiten: Erstellen von Arbeitsverträgen, Beantragung der Refinanzierung bei der Bezirksregierung, Beantragung von Ausnahmegenehmigungen für Lehrkräfte, Schalten von Stellenanzeigen sowie Vorselektion der Bewerber, Koordination von Terminen
Social Media Tätigkeit: Pflege und Aktualisierung der Homepage sowie Einstellen von Artikeln und Berichten, regelmäßiges Update
Erstellung der jährlichen umfangreichen Schulstatistik für das Ministerium
Privatgymnasium Stadtkrone e. V. der Familie Schürmann
9 Jahre 7 Monate
2004-08 - 2014-02
Sachbearbeitung, später Teamleitung im Vertriebsinnendienst in der Reha- und Medizintechnik
Korrespondenz mit Leistungserbringern und
Herstellerfirmen
Erstellung von Kostenvoranschlägen für Hilfsmittel
auf Basis des gültigen Krankenkassenvertrages
Beratung und individuelle Betreuung von Kunden,
Pflegediensten sowie Ärzten
Abwicklung der Hilfsmittelversorgung von der
Auslieferung bis zur Abrechnung
Pflege der Stammdaten von Kunden und
Kostenträgern
Leitung des Teams Vertriebsinnendienst
Medizintechnik
Sanitätshaus
9 Jahre 1 Monat
1994-09 - 2003-09
Sachbearbeitung Bildungszentrum
Planung und Organisation von Lehrgängen der
überbetrieblichen Unterweisung,
Weiterbildungslehrgängen sowie
Meistervorbereitungskursen
Beantragung von Bunds- und Landesmitteln
Abwicklung des kompletten Schriftverkehrs mit
Teilnehmern
Führen von Protokollen bei Besprechungen
Abrechnung von Fahrtkosten
Eingabe von Stundenplänen, sowie regelmäßiges
Update
vorbereitende BuchhaltungBackoffice ManagementProzessoptimierungOffice ManagementStrukturaufbaukaufmännische OrganisationDigitalisierung der BuchhaltungPersonalmanagementAuftragsabwicklungVorstellungsgespräche
Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden
Kompetenzen:
Team- und Mitarbeiterführung
Personalmanagement
Prozessoptimierung
Reporting
Personalbeschaffung
Teamfähigkeit
Zuverlässigkeit
Vorbereitende Buchhaltung
Kostenkontrolle
Buchhaltung
Vorbereitende Buchhaltung
Experte
Personalverantwortung
Teamleitung
Fortgeschritten
Mitgliedschaften gerne auf Anfrage.
Branchen
Branchen
Getränkeindustrie
Gesundheitswesen
Reha- und Medizintechnik
Bildungswesen
Einsatzorte
Einsatzorte
Dortmund (+50km)
möglich
Projekte
Projekte
8 Monate
2025-08 - heute
vorbereitende Buchhaltung / CashFlow Monitoring
Online Business Managerin, Selbständig
Online Business Managerin, Selbständig
vorbereitende Buchhaltung / CashFlow Monitoring
Belegmanagement in DATEV und Lexware
Kostenkontrolle & Cash-Flow Überwachung
Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien
Lexware Coach
Prozessanalyse und -optimierung
Personal- und Bewerbermanagement
Schalten von Stellenausschreibungen,
Bewerberauswahl und
Führen von Vorstellungsgesprächen
Erstellen von Arbeitsverträgen
Zeiterfassung & vorbereitende Lohnbuchhaltung
Auftragsmanagement
Bearbeitung von Aufträgen - vom Angebot bis zur
Rechnungsstellung
Kommunikation mit Kunden per Telefon oder E-Mail
Dortmund, Nordrhein-Westfalen
2 Monate
2025-06 - 2025-07
Rechnungsstellung
Backoffice Mitarbeiterin
Backoffice Mitarbeiterin
Betreuung der Servicetechniker im Außendienst
Reisemanagement
Organisation der Werbematerialien
Ullrich Anlagenbau
Herdecke
3 Jahre 4 Monate
2021-01 - 2024-04
Rechnungsstellung und Mahnwesen
Head of central services
Head of central services
Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Kostenkontrolle/Cash-Flow Verfolgung
Personalverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Erstellung von Arbeitsverträgen und Kfz-Überlassungsverträgen
On-/Offboarding von Mitarbeitern
Zusammenarbeit mit BG und externen Sicherheitsbeauftragten
Verwaltung der Firmenwagen, bereitgestellter Technik und Mobiltelefone
Zusammenarbeit mit externer Steuerkanzlei in Fragen der Personalbuchhaltung sowie Finanzbuchhaltung, vorbereitende Buchhaltung
Zusammenarbeit mit Anwaltskanzlei in arbeits- und vertragsrechtlichen Fragen
Erstellung von Subunternehmerverträgen
Reisekostenabrechnung und Verwaltung der Kreditkarten
Führen von Vorstellungsgesprächen
Travelmanagement für die Geschäftsleitung
Einkauf von Werkzeug, Arbeitskleidung u. v. m.
Planung und Festlegung kaufmännischer Prozesse
Abwicklung von Mitarbeiterentsendungen ins europäische Ausland
Vertriebsunterstützung
WeiTecS Services GmbH
Ergolding
1 Jahr 7 Monate
2019-05 - 2020-11
Leitung, Management und Entwicklung des Backoffice Teams
Backoffice Manager
Backoffice Manager
Leitung, Management und Entwicklung des Backoffice Teams an 2 Standorten
Betreuung der international tätigen Servicetechniker in allen relevanten Fragen
Übernahme eigener Aufgabenbereiche und Projekte im Backoffice als Office Manager
Abstimmung mit Kundenansprechpartnern im Tagesgeschäft
Mitwirkung bei der Gestaltung von internen Prozessen, Prozessoptimierung und Dokumentation
Erstellen und Führen von Statistiken, Analysen und Präsentationen
Kontrolle und Bearbeitung von Reiseberichten
Erstellung von Auslandsmeldungen für weltweite Entsendungen
Überwachung der Kreditkartenabrechnungen
Bearbeitung und Prüfung der Reisekosten
Controlling des Bestellwesens und der Projektabrechnungen
top itservices GmbH
Neutraubling
2 Jahre 2 Monate
2017-03 - 2019-04
Büroorganisation und allgemeine Verwaltungsaufgaben
Assistenz der Geschäftsleitung
Assistenz der Geschäftsleitung
Büroorganisation und allgemeine Verwaltungsaufgaben im Sekretariat
Rechnungsstellung und -prüfung
Teamleitung für den Bereich Sekretariat und Empfang
Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
Organisation von internen und externen Meetings, Betreuung von Geschäftspartnern
Wimex Agrarprodukte GmbH
Regenstauf
1 Jahr 8 Monate
2015-08 - 2017-03
Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
Assistenz der Geschäftsleitung
Assistenz der Geschäftsleitung
Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
Betreuung von Mietern und Geschäftspartnern
Bearbeitung von Risikoprüfungen im Rahmen von Immobilienverkäufen / Due Dilligence
Pflege der Immobilienangebote im Internet
Erstellen von Angeboten und Rechnungen
Bearbeitung von Versicherungsschäden
Führen der Kasse
Schürmann Holding GmbH
Dortmund
1 Jahr 6 Monate
2014-03 - 2015-08
Terminvereinbarung, -koordination und -überwachung
Assistenz der Schulleitung / des Schulträgers
Assistenz der Schulleitung / des Schulträgers
Organisation des Schulsekretariates
Pflege des Schulverwaltungsprogrammes
Betreuung von Schülern und Eltern
Bearbeitung von Personalangelegenheiten: Erstellen von Arbeitsverträgen, Beantragung der Refinanzierung bei der Bezirksregierung, Beantragung von Ausnahmegenehmigungen für Lehrkräfte, Schalten von Stellenanzeigen sowie Vorselektion der Bewerber, Koordination von Terminen
Social Media Tätigkeit: Pflege und Aktualisierung der Homepage sowie Einstellen von Artikeln und Berichten, regelmäßiges Update
Erstellung der jährlichen umfangreichen Schulstatistik für das Ministerium
Privatgymnasium Stadtkrone e. V. der Familie Schürmann
9 Jahre 7 Monate
2004-08 - 2014-02
Sachbearbeitung, später Teamleitung im Vertriebsinnendienst in der Reha- und Medizintechnik
Korrespondenz mit Leistungserbringern und
Herstellerfirmen
Erstellung von Kostenvoranschlägen für Hilfsmittel
auf Basis des gültigen Krankenkassenvertrages
Beratung und individuelle Betreuung von Kunden,
Pflegediensten sowie Ärzten
Abwicklung der Hilfsmittelversorgung von der
Auslieferung bis zur Abrechnung
Pflege der Stammdaten von Kunden und
Kostenträgern
Leitung des Teams Vertriebsinnendienst
Medizintechnik
Sanitätshaus
9 Jahre 1 Monat
1994-09 - 2003-09
Sachbearbeitung Bildungszentrum
Planung und Organisation von Lehrgängen der
überbetrieblichen Unterweisung,
Weiterbildungslehrgängen sowie
Meistervorbereitungskursen
Beantragung von Bunds- und Landesmitteln
Abwicklung des kompletten Schriftverkehrs mit
Teilnehmern
Führen von Protokollen bei Besprechungen
Abrechnung von Fahrtkosten
Eingabe von Stundenplänen, sowie regelmäßiges
Update