Content-Marketing-Support / Content-Recherche für Online-Publikationen eines Finanzinstituts

• Vertragsanalyse im Rahmen einer Datenbank Migration: u.a. die Identifikation/ Überprüfung von relevanten Verträgen inkl. Ergänzung bzw. Bereinigung von Vertragsdaten.

• Unterstützung und Beratung des Bereichs Procurement und der Fachbereiche bzgl. der neuen Datenbank-Vertragsstruktur und der damit verbundenen Ablage von relevanten Verträgen und Vertragsdaten.

• Abstimmung mit den Bereichen Legal und Zentrales Auslagerungsmanagement (EBA-relevante Verträge) bzgl. Aufbau der neuen Vertragsstruktur und Vertragsdaten in der Datenbank.

• Identifikation und Analyse von Verträgen mit Dienstleistern, die Schutzmaßnahmen bzgl. Datentransfer in Länder außerhalb der EU/EEA erfordern.
• Klärung mit den zuständigen Fachbereichen, ob ein Datentransfer von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU/EAA relevant ist.
• Wöchentliche Abstimmung mit den Datenschutzkollegen bzgl. Analyseergebnisse und Scope Status der Verträge.
• Wöchentliche Abstimmung mit der “Schrems II” Arbeitsgruppe (Data Protection, Legal, Procurement) bzgl. Fortschritt, projektrelevante Themen und weiteres Vorgehen.
• Tracking und Verwaltung der Analyseergebnisse in der (excel-basierten) Privacy Shield Inventarliste und Reporting an ING Bank N.V. (Niederlande).

• Beratung / Unterstützung auf individueller Basis (vorwiegend Banken- und Finanzdienstleistungssektor) bei PMO-relevanten Themen, z. B. Projektüberwachung, -steuerung, Koordination, Kommunikation, Stakeholder Management (fortlaufende Tätigkeit).
• Einarbeitung in das Agile Projektmanagement (Methoden und Vorgehensweisen, Praktiken und Werkzeuge).
• Einarbeitung in JIRA Software / Confluence.

• Analyse der Bereichslaufwerk-Struktur und Berechtigungen der Fachbereiche. Identifizierung der notwendigen Anpassungen gemäß Vorgaben des neu definierten IT Feinkonzepts bzgl. File Share Struktur und Berechtigungen.
• Unterstützung und Beratung der Fachbereiche bzgl. Überführung der Bereichslaufwerk-Struktur inkl. Berechtigungen in die neu definierte Standardstruktur, um eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit der Berechtigungsvergaben über das Active Directory zu ermöglichen.
• Koordination aller erforderlichen Aktivitäten und Schritte im Rahmen der Bereichslaufwerk-Migration.

• Überwachung der wichtigen strategischen / übergreifenden Projekte und Initiativen innerhalb des Bereiches Operations.
• Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für alle Managementebenen. Sicherstellung der Managementtransparenz in Bezug auf Projektstatus, Issues und Risiken für Senior Management und Stakeholders. Koordination von risikomindernden Maßnahmen (auf Grund von identifizierten Issues und Risiken) um die negativen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft zu beheben / zu reduzieren. Beratung der Abteilungsleiter / -innen und Stakeholders bei anstehenden Entscheidungen und bei der Priorisierung von Aktivitäten.

• Analyse / Überprüfung von IT Prüfungsfeststelllungen unter Berücksichtigung einer konkreten regulatorischen Anforderung.
• Entwicklung eines umsetzbaren, konsistenten und auf alle Regionen übertragbaren Lösungsvorschlags, um die regulatorischen Anforderungen auch zukünftig zu erfüllen.

Koordination und Management des GTB Performance Metrics Prozesses. Abstimmungen mit den Business COOs / CAOs und den regionalen COOs, um eine akkurate und fristgerechte Lieferung der Performance Metrik sicherzustellen.

• Überprüfung von Verbesserungsoptionen der internen CAO (Chief Administration Office) Prozesse unter Berücksichtigung der Business Anforderungen.
• Ressourcenmanagement: Steuerung, Sicherstellung und Pflege der akkuraten globalen Ressourcendaten (intern / extern). Erstellung von regelmäßigen / ad hoc Datenanalysen für das Senior Management und Business Management. Koordination von regulatorischen Anfragen. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für alle Anfragen bzgl. der Ressourcendaten innerhalb des Bereiches Group Audit. Abstimmung mit den Ansprechpartnern über alle Managementebenen und Regionen hinweg.
• Koordination und Management des globalen Group Audit Stellenplans.
• Erstellung des monatlichen Ressourcendaten-Berichts für Ausschüsse, Senior Management und Business Management.
• Vorbereitung, Koordination und Durchführung des Wissenstransfers an das Chief Administration Office in London.

• Audit Koordination / PMO:
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Audit Manager. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für alle Managementebenen und Regionen.
  • Koordination der angeforderten Dokumente seitens der externen Prüfer. Abstimmung mit den betroffenen Businessbereichen über alle Managementebenen und Regionen hinweg. Teilnahme an Besprechungen mit den Prüfern und Nachverfolgung der offenen Punkte. Tracking aller Anforderungen und Sicherstellung eines fristgerechten Rücklaufs an die Prüfer. Durchführung initialer Qualitätschecks der intern eingereichten Antworten. Sicherstellung der Managementtransparenz in Bezug auf Status, Issues und Risiken an Senior Management und Stakeholders. Sicherstellung der akkuraten und vollständigen internen Audit Dokumentation.
  • Aufbau und Management der Audit-spezifischen Administration, Logistik und Kommunikation. Enge Zusammenarbeit mit der Abteilung Finance Logistik, dem Audit IT Team und den bereichsinternen Ansprechpartnern.

• Enge Zusammenarbeit mit dem Leiter der „Regulatory Audit Coordination Function“: Aufbau eines zentralisierten „Audit Lifecycle Management“ innerhalb des Finance Bereiches, inkl. Konzeptdesign und Definition kontinuierlicher Verbesserungsmaßnahmen für die täglichen Audittätigkeiten. Unterstützung des Tagesgeschäfts in Bezug auf Audit-relevante Themen und Koordinationsmaßnahmen. Abstimmung mit bereichsinternen Ansprechpartnern über alle Managementebenen und Regionen hinweg. Erstellung der Audit Status Präsentationen an Senior Management und Stakeholders.
• Abstimmung der Maßnahmen zur Behebung von Prüfungsfeststellungen mit den verantwortlichen Personen und Überwachung des Fortschritts über alle Managementebenen und Regionen hinweg. Beratung hinsichtlich interner Überwachungsprozesse, Standards und Vorlagen. Sicherstellung der Managementtransparenz in Bezug auf Status, Issues und Risiken an den Vorstand, Senior Management und Stakeholders. Erstellung der Berichte an die Aufsichtsbehörden.
• Unterstützung bei kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen bzgl. des sog. „KPMG Year-End Audit Finding Prozess“.

• Durchführung verschiedener Aktivitäten zur Verbesserung der Projektstandards und -vorlagen. Überprüfung von Projektdokumenten.
• Unterstützung mehrerer Projektleiter verschiedener Themenbereiche: u. a. Provider Management, Prozess Management und Retained Organisation.

• Budgetkontrolle und kontinuierliches Tracking der Bestellprozesse (Ressourcen, Hardware, Software) und Zeitaufwände in Zusammenarbeit mit den Teamleitern. Sicherstellung eines kontinuierlich akkuraten Finanzberichtswesens und Übereinstimmung von Kosten und Forecast mit der Budgetvorgabe. Erstellung eines neuen monatlichen Berichtswesens für die Teamleiter.
• Beratung hinsichtlich Verbesserungsmaßnahmen in den Tagesgeschäft-Prozessen und dem Aufbau eines PMO.

• PMO Manager: Enge Zusammenarbeit mit der Gesamtprojektleitung. Beratung bei Projektmanagement-relevanten Themen.
• Aufbau und Management des PMO für ein Großprojekt (6 Teilprojekte). Sicherstellung der Managementtransparenz in Bezug auf Projektstatus, Issues und Risiken. Regelmäßige Erstellung der Statusberichte an das Senior Management. Abstimmung mit der Teilprojektleitung bzgl. Projektfortschritt und -status. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für alle PMO-Themen / Anfragen.
• Vorbereitung und Teilnahme an der Team Sitzung und des Lenkungsausschusses.
• Neudefinition / Pflege von Standards und Vorlagen zur Kontrolle des Gesamtprojektstatus.
• Neudefinition und Implementierung von projektrelevanten Prozessen (z. B. Rechnungsstellung, Eskalationswege).
• Erstellung von projektspezifischen Artikeln in internen Medien in Zusammenarbeit mit der internen Kommunikationsabteilung.
• Kommunikationsplattform für Gesamtprojektleitung, Teilprojektleitung, Rollout Management und Stakeholder
• Sicherstellung der akkuraten finalen Projektdokumentation (Ergebnisse, Projektabschlussbericht etc).

• PMO Manager: Enge Zusammenarbeit mit der IT Projektleitung und dem zuständigen Senior Management der involvierten Tochtergesellschaften in der Schweiz und Großbritannien.
• Aufbau und Management des IT PMO in Frankfurt am Main. Sicherstellung der Managementtransparenz hinsichtlich IT Kosten und Budget i.H.v. €13 Mio. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für alle IT Kosten bzw. budgetrelevanten Themen / Anfragen. Identifizierung und Tracking der IT Issues und Risiken. Erstellung regelmäßiger IT Berichte an das Senior Management.
• Aufbau und Sicherstellung eines regelmäßigen akkuraten IT Finanzberichtswesens. Kontinuierliche Analyse von IT Kosten, Budget und Forecast Informationen. Abstimmung der Finanzdaten mit den IT Teilprojektleitern (Frankfurt am Main, London, Zürich). Sicherstellung, dass die IT Kosten und Forecast Informationen in Übereinstimmung mit der IT Budgetvorgabe sind.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Gesamtprojekt-PMO in London in Bezug auf alle IT Finanzfragen. D. h. Abstimmungen, Berichtswesen, Rechungs- und Bestellkontrolle etc.
• Enge Zusammenarbeit mit den IT Teilprojektleitern „Application / Vendor Management“ und „Infrastructure“ in Bezug auf UK Bestell- und Zahlungsprozess, Software Lizenzen, Projektinformationen, Dokumentationsanforderungen etc.
• Pflege / Neudefinition bestehender Standards, Prozesse und Vorlagen des IT PMO. Vorbereitung und Teilnahme am wöchentlichen IT Team Management Meeting.
• Sicherstellung der akkuraten Dokumentation der IT PMO Ergebnisse.

• Entwicklung von Business Anforderungen für zukünftige Datenbank Workflows und Funktionalitäten gemäß der Group Outsourcing Policy (GOP) und Group Internal Relocation Policy (GIRP). Pflege / Neudefinition der bestehenden GSDB Workflows, Funktionalitäten und Designs. Zusammenarbeit mit dem Software Entwicklungsteam und Sicherstellung, dass alle Anforderungen verstanden, adressiert und zeitnah abgeschlossen sind. Verifizierung der implementierten Workflows, Funktionalitäten und bug fixes mit Hilfe von System Integration Tests und User Acceptance Tests. Enge Zusammenarbeit mit dem Testmanager hinsichtlich Management und Controlling der Datenbank Release Planung und der Testphasen.
• Zusammenarbeit mit dem technischen Support Team und Sicherstellung, dass Systemprobleme (System Incidents) adressiert und termingerecht bearbeitet und erledigt werden.
• Zusammenarbeit mit Benutzergruppen aller Managementebenen und Regionen. Coaching und Unterstützung der Benutzer / Projektleiter gemäß Outsourcing Prozesse / GSDB und Durchführung von fachlichen Überprüfungen. Sicherstellung, dass GSDB Workflows und Funktionalitäten verstanden sind und ausgeführt werden.
• Management der GSDB Datenqualität und des Berichtswesens. Fachliche Überprüfung der Projektdetails in der GSDB, Klärung von Inkonsistenzen und Unklarheiten.
• Entwicklung / Überprüfung des Training Materials. Teilnahme an der wöchentlichen Team Sitzung.
• Enge Zusammenarbeit mit der Leitung des Outsourcing Evidence Center zu diversen Outsourcing Themen.
• Wissenstransfer und Übergabe der Tätigkeiten an die internen Mitarbeiter und neuen Team Mitglieder.

• Smartsourcing Programme / Portfolio Manager: Koordination und Kontrolle aller Anforderungen des globalen Portfolios der Smartsourcing Initiativen (über 60 Projekte) mit einem insgesamt geplanten Ausgabenvolumen i.H.v. über ?160 Mio. Erfassung und Kontrolle relevanter Issues und Aufgabenverteilung an die verantwortlichen Personen. Identifizierung erforderlicher Eskalationen, um notwendige Beschlüsse sicherzustellen. Sicherstellung der korrekten und zeitnahen Bearbeitung aller projektspezifischen Maßnahmen durch die verantwortlichen Personen. Sicherstellung, dass der Genehmigungsprozess gemäß der Group Outsourcing Policy (GOP) und der Global Sourcing Database (GSDB) bei allen Smartsourcing Projekten angewandt wird. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für alle Managementebenen und Regionen.
• Überprüfung der Smartsourcing Projekte in Zusammenarbeit mit Transition- / Projektmanager. Projektmanager Coaching in Bezug auf GOP und GSDB.
• Mitglied des Kernteams ?GOP Reengineering?: Überprüfung des kompletten Prozessdesigns, der Workflows und der Vorlagen inkl. Verbesserungsvorschläge.
• ?GSDB Reengineering?: Überprüfung des gesamten Designs und der Workflows, Unterstützung des User Acceptance Tests. Identifizierung von Verbesserungen und Change Requests.
• Pflege / Neudefinition von Standards, Prozessen und Vorlagen für das Programme Management Office. Teilnahme an der wöchentlichen ?Transition Core Team? Sitzung.

• Aufbau und Management des PMO für das Großprojekt „European Physical Consolidation“ (ca. 40 Teilprojekte). Sicherstellung der Managementtransparenz in Bezug auf Projektfortschritt, Performance, Risiken, Leistungsumfang und Ergebnissen. Regelmäßige Erstellung des Berichtswesens und Status-präsentationen an das Senior Management.
• Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung. Zusammenarbeit mit den Teilprojektleitern. Überprüfung der Projekt- bzw. Meilensteinpläne und Sicherstellung der Übereinstimmung mit dem Gesamtprojektplan. Coaching der Teilprojektleiter in Bezug auf Planungsstandards / Methoden und revisionssichere Dokumentation.
• Sicherstellung der termingerechten Ergebnislieferung gemäß Vereinbarung zwischen IBM und deren Kunde.
• Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für das Projekt-Kernteam (ca. 20 Teamkollegen)
• Erstellung der regelmäßigen Finanzberichte und Analyse des Projektbudgets / der Investitionen.
• Pflege / Neudefinition von Standards, Prozessen und Vorlagen für das PMO.

• Beratung und Coaching der internen Mitarbeiter bzgl. diverser Aspekte eines zentralen / operationalen Project Management Office. Z. B. Koordination des Projektportfolios, Berichtswesen, Controlling, Planung, Dokumentation und Coaching der Projektleiter.
• Durchführung einer SWOT Analyse: Analyse der implementierten PM Prozesse und Instrumente, der technischen Umgebung und des Servicekatalogs. Vorbereitung der Interviews (alle Managementebenen) zur Ermittlung der Business Anforderungen. Auswertung der Interviewergebnisse und Analyse der Vorteile / Nutzen eines zentralen Project Management Office inkl. Verbesserungsvorschläge.

Management der Entwicklung und Implementierung eines Intranet-basierten Tools (Prototyp) für Projekt- und Portfoliokalkulationen. Abstimmung mit dem Kunden zur Klärung der erforderlichen Business Anforderungen. Design des Workflows, der Funktionalitäten und des „Look and Feel“ der neuen Applikation. Management und Kontrolle der Designvorgaben für die neue Applikation und des User Acceptance Tests. Koordination der Kommunikation zwischen Kunde und externen Entwickler.

Diverse führende Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf den Aufbau einer neuen Projektmanagement Abteilung. Die Durchführung erfolgte in enger Kooperation mit dem Kunden: z. B. Design / Implementierung eines neuen Steuerungsprozesses zur Überwachung des gesamten Projektportfolios (über 150 Projekte). Neuaufbau einer zentralen Projektdatenbank. Sicherstellung des monatlichen Portfolio Berichtswesens an den Vorstand. Sicherstellung aktueller Portfolio Budgetdaten. Coaching Projektleiter (alle Managementebenen) und interner Abteilungsmitarbeiter. Pflege / Neudefinition von Standards, Prozessen, Berichten und Vorlagen. Anpassung der BfG Bank AG Prozesse an die neuen SEB AG Modelle.

Unterstützung der Projektleitung eines Großprojektes (6 Teilprojekte). Erstellung des Gesamtprojektplans. Sicherstellung regelmäßiger Aktualisierungen der Meilensteine und des Fortschritts. Wöchentliche Abstimmung mit allen Teilprojektleitern, um die Einhaltung des Masterplans sicherzustellen. Erstellung des monatlichen Berichtswesens an das Senior Management.

Management Information Consulting GmbH

Y2k-Compliance

• PMO Manager: Aufbau und Management des PMO für das bankweite Großprojekt „Jahr 2000“ (6 Teilprojekte) mit einem Projektbudget in Höhe von über 10 Mio. Euro. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für und enge Zusammenarbeit mit der Gesamtprojektleitung, den Teilprojektleitern, sowie der Kommunikations-abteilung und dem Projektplaner seitens BfG Bank AG. Vorbereitung und Teilnahme am wöchentlichen Projekt-Kernteam Sitzung.
• Implementierung des Projektsteuerungsprozesses und Sicherstellung der Managementtransparenz in Bezug auf Projektfortschritt, Issues und Risiko Tracking. Kontrolle der zeitnahen Erledigung aller erforderlichen Maßnahmen durch die verantwortlichen Personen. Sicherstellung des akkuraten Berichtswesens an Vorstand, Senior Management, Lenkungsausschuss, Muttergesellschaft Credit Lyonnais und Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).
• Kontrolle des Projektbudgets und der Rechnungsstellung für jedes Teilprojekt und in enger Zusammen-arbeit mit dem bankinternen Fachbereich für Finanzbuchhaltung. Überprüfung der Projektkostenstelle auf Korrektheit.
• Abstimmung der „Y2K Compliance“ – Dokumente mit der internen Rechtsabteilung und mit den externen Rechtsberatern (Clifford Chance).
• Management / Koordination aller Maßnahmen zur Vermeidung von Nachteilen, die sich aus der Y2K-Problematik für die Bank (inkl. aller nationalen / internationalen Gebäude der BfG Immobilien-Investment Gesellschaft mbH) ergeben können, insbes. Verluste bei Mieteinnahmen und Haftungsansprüche. Erfassung und Kontrolle der relevanten Issues und Aufgabenverteilung and die verantwortlichen Ansprechpartner. Identifizierung der erforderlichen Eskalationen, um notwendige Beschlüsse sicherzustellen. Kontrolle der zeitnahen Erledigung aller erforderlichen Maßnahmen.

Euro Umstellung

• Euro Audit - BfG Bank Luxemburg S.A: Relevanzanalyse der Unternehmensbereiche in Bezug auf die Euro-Umstellung. Identifizierung der notwendigen Maßnahmen und Sicherstellung der fristgerechten Bearbeitung durch die verantwortlichen Abteilungen.
• BfG Bank AG: Unterstützung der IT Projektleitung und IT PMO. U. a. Sicherstellung der Management-transparenz in Bezug auf Projektcontrolling, Fortschrittskontrolle und Planung. Erstellung von Status-berichten, Unterstützung der Projektadministration. Teilnahme an den wöchentlichen Projektteam Sitzungen.

Call Center Implementierung

Aufbau und Management des Call Centers in Frankfurt / Main. Sicherstellung des Tagesgeschäfts. Interims-Teamleitung für 8 Call Center Mitarbeiter.

Account Office: Unterstützung beim Aufbau und der Implementierung (2-Phasen Projekt) eines kundenbezogenen Controlling-Instrumentes für die Geschäftsleitung der Vertriebsregion Deutschland. Management der Detailanalyse und Transparenz aller Kundendaten (z. B. Umsatz, Bestellung, Konzern-struktur) in enger Zusammenarbeit mit dem Account Management. Sicherstellung einer zuverlässigen Datenbasis für fortlaufende Planung und Controlling. Überprüfung der Ergebnisse aus Projektphase 1 und Kontrolle der Datenqualität. Erstellung des Berichtswesens an die Geschäftsleitung. Zentraler Ansprechpartner (Single Point of Contact) für das Projektteam (5 externe Mitarbeiter).

Partner Management Marketing Communication: Überprüfung und Publikation verschiedener Kommunikationsmedien, Organisation von Messen, z. B. CeBIT Deutschland.