Freelance Accounting (DATEV) & Payroll Operations | HR & Process Setup für Startups & Mittelstand
Aktualisiert am 03.09.2025
Profil
Freiberufler / Selbstständiger
Remote-Arbeit
Verfügbar ab: 07.09.2025
Verfügbar zu: 100%
davon vor Ort: 10%
Accounting & Payroll Ops
HR Admininstration EU
Finance & Back-Office Support
Finanzbuchhaltung
Payroll Operations
Payroll Provider Onboarding
Contract Localization
International HR Onboarding
Remote-first Work Environment
Accounting
VAT & Umsatzsteuer
DATEV
Prozessoptimierung & Tool Implemenation
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Verhandlungssicher
Französisch
Fortgeschritten

Einsatzorte

Einsatzorte

München (+500km)
Deutschland

Remote-first (EU), punktuell vor Ort (bevorzugt München/Süddeutschland)

möglich

Projekte

Projekte

3 Jahre 4 Monate
2022-11 - heute

Freelance Business Administrator ? Accounting & Payroll (Remote EU)

Executive Business Administrator ? Finance, HR & Payroll Operations
Executive Business Administrator ? Finance, HR & Payroll Operations

  • UK - Payroll Provider Onboarding: Providerwechsel umgesetzt; Monatskosten von ~£1.000?2.850 auf £56 reduziert; SLA & Prozesse definiert, Migration gesteuert.

  • Übernahme einer verwahrlosten Buchhaltung und vollständige Bereinigung rückwirkend über ein Jahr. Offene Posten systematisch abgeglichen, Rückstellungen eingebucht und wiederkehrende Prozesse etabliert.
    Für die internationale Belegschaft separate Lohnkonten pro Land (Kosten- und Durchlaufkonten) definiert und die fehlerhaften Vorjahresbuchungen korrigiert. Ergebnis: klare Abgrenzung der Payroll-Kosten nach Ländern, transparente Finanzzahlen und monatlich abgestimmte Konten.

  • Belgien - Employment Market Entry: Payroll Provider ausgewählt; ONSS/RSZ-Registrierung, Dimona; Arbeitsvertrag mit Anwältin; Pflichtversicherungen & Arbeitsmedizin; Arbeitsreglement erstellt.

  • Einführung von Docuware mit Integration zu ERP (msoft), DATEV und Starmoney. Aufbau eines durchgängigen Rechnungsworkflows mit klaren Freigabeprozessen und automatisierter Verbuchung ? Ergebnis: schnellere Abläufe und höhere Transparenz.

  • Internationaler Ram-down (DE-Basis; Mitarbeitende in DE/UK/NL): Lokale Kanzleien & Payroll/HR-Partner koordiniert; landesspezifische Kündigungen mit Legal erstellt; Ab-/Meldungen orchestriert.

  • UK - VAT Registration & Reclaim: Umsatzsteuer-Registrierung & rückwirkende Vorsteuererstattung (Travel/Business); Compliance & Cashflow verbessert.

remote, punktuell vor Ort
3 Jahre 9 Monate
2021-09 - 2025-05

Manager Finance, HR & Business Operations Europe ? Entity Setup & Process Optimization (Europe)

Aufbau und operative Umsetzung sämtlicher kaufmännischer Prozesse
Aufbau und operative Umsetzung sämtlicher kaufmännischer Prozesse
  • Finanzbuchhaltung und Controlling
  • internationales Personalwesen
  • Logistik, Vertrags-und Qualitätsmanagement
  • Schnittstelle zur US-Muttergesellschaft
  • Verantwortung für Audits und interne Abläufe

Adagio Medical GmbH
Remote
9 Monate
2020-03 - 2020-11

Geschäftsführerin ? Interim Leadership & Process Stabilization (SME)

Geschäftsführerin
Geschäftsführerin
  • Übernahme der Unternehmensleitung in einer kritischen Phase, inkl. Vorbereitung und Begleitung der Insolvenz während der Corona-Krise
  • Fokus auf Strukturierung und Kommunikation mit Stakeholdern 
auf Anfrage
26 Jahre
1994-04 - 2020-03

Kaufmännische Leitung & Prokura ? Finance, HR & Operations (Construction Sector)

Leitung kaufmännische Verwaltung & Prokura
Leitung kaufmännische Verwaltung & Prokura
  • Verantwortlich für die kaufmännische Gesamtsteuerung inkl. Buchhaltung, Controlling, Projektfinanzierung und Team
  • Aufbau von Finanzprozessen im Zuge der internationalen Expansion
  • Einführung moderner Softwarelösungen
  • direkte Zusammenarbeit mit Banken, Gesellschaftern und Investoren 
Markus Schober Innenausbau und Bodendielen GmbH
3 Jahre 1 Monat
1990-07 - 1993-07

Freelance Executive Assistant ? Administrative & Back-Office Support

Freelance Executive Assistant
Freelance Executive Assistant
Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen während der Semesterferien
Thyssen Henschel GmbH

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

3 Jahre 6 Monate
1990-09 - 1994-02

Studium der Betriebswirtschaft

Fachhochschule München
Fachhochschule München
  • Marketing und Praxissemester in Irland
3 Jahre
1987-02 - 1990-01

Ausbildung zur Datenverarbeitungskauffrau

Nixdorf Computer AG ? Paderborn
Nixdorf Computer AG ? Paderborn

Position

Position

Freelance Executive Business Administrator
? Accounting & Payroll Ops (DATEV, VAT, Monatsabschlüsse, Vorbereitung Jahresabschlüsse)
? HR Administration & International Onboarding (DE, UK, BE, NL)
? Process & Back-Office Support for SMEs & Startups

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Accounting & Payroll Ops HR Admininstration EU Finance & Back-Office Support Finanzbuchhaltung Payroll Operations Payroll Provider Onboarding Contract Localization International HR Onboarding Remote-first Work Environment Accounting VAT & Umsatzsteuer DATEV Prozessoptimierung & Tool Implemenation

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

Finance & Accounting
Experte
DATEV
Experte
HGB/GAAP
Fortgeschritten
Monatsabschlüsse
Experte
Bank Reconciliation
Experte
VAT Compliance
Experte
HR & Onboarding
Experte
Payroll Ops
Experte
International Onboarding
Experte
HR Administration
Experte
Contract Localization
Experte
Employment Law Basics
Experte
Process & Back-Office Ops
Experte
Prozessoptimierung
Fortgeschritten
SOP-Erstellung
Fortgeschritten
ERP/DMS-Systeme (Implementation & Pflege)
Fortgeschritten
Office Management
Experte
Reporting & Auswertung
Experte

Profil:

  • Mit über 25 Jahren Erfahrung in Finance, HR und administrativer Unternehmensführung unterstütze ich Unternehmen beim Aufbau effizienter Strukturen - praxisnah, vorausschauend und zuverlässig.
  • Ich bin eine administrative Generalistin mit Fokus auf Accounting, Payroll Ops und Arbeitsprozesse. 
  • Ich übernehme operative Verantwortung, besonders in Phasen von Wachstum, Veränderung und Neustrukturierung, und passe mich schnell an neue Anforderungen an.


Meine Erfahrungen:

  • Internationales Payroll & HR Onboarding (DE, UK, NL, BE)
  • Einführung & Optimierung von Finanz- und HR-Prozessen (DATEV, MS 365, ERP/DMS)
  • Zusammenarbeit mit internationalen Kanzleien, Steuerberatern & Payroll Providern
  • VAT & Reverse Charge (DE/EU/UK), Compliance mit Arbeits- & Steuerrecht
  • Administrative Exzellenz: Schnittstelle zu Geschäftsführung & Fachbereichen


Meine Leistungen

Finanzmanagement & Controlling:

  • Budgetplanung, Liquiditätssteuerung und betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Erstellung von Statistiken, Abweichungsanalysen und Kennzahlen zur Erfolgskontrolle
  • Buchhaltung (inkl. DATEV), internationale Umsatzsteuer-Themen, Monatsabschlüsse
  • Einführung & Optimierung von Finanztools (z. B. Expensya)
  • Ansprechpartnerin für Steuerberater, Banken und Geschäftsführung


HR & Arbeitsrecht:

  • Erstellung länderspezifischer Arbeitsverträge (DE, NL, UK, BE)
  • Onboarding und laufende Personaladministration
  • Zusammenarbeit mit Payroll Providern und Steuerberatern
  • Abstimmung mit Legal bei arbeitsrechtlichen Fragen


Struktur & Organisation:

  • Prozessoptimierung in Auftragsabwicklung, Logistik und Rechnungswesen
  • Einführung und Weiterentwicklung von ERP-/DMS-Systemen; Datenpflege
  • Standardisierung von Workflows, Qualitätssicherung und Organisationsentwicklung
  • Vorlagen- und Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement


Kommunikation & Zusammenarbeit:

  • Klare, lösungsorientierte Abstimmung mit Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partnern
  • Verbindliche Schnittstelle in komplexen Umfeldern
  • Diskret, strukturiert und belastbar ? auch in dynamischen Situationen


Über mich:

  • Mit 57 Jahren bringe ich Erfahrung und Agilität mit ? gewachsen durch praktische Arbeit und einem Leben in Bewegung.
  • Ich arbeite fokussiert und mit einem guten Gespür für Menschen, Prozesse und den richtigen Moment. Pragmatismus, Humor und Verlässlichkeit gehören für mich genauso dazu wie Offenheit für neue Ideen.

Branchen

Branchen

  • Startups & Scale-ups, KMU
  • Bau, Handwerk, Interiors
  • Medizintechnik
  • Professional Services
  • Internationale Tochtergesellschaften / Expansionsprojekte

Einsatzorte

Einsatzorte

München (+500km)
Deutschland

Remote-first (EU), punktuell vor Ort (bevorzugt München/Süddeutschland)

möglich

Projekte

Projekte

3 Jahre 4 Monate
2022-11 - heute

Freelance Business Administrator ? Accounting & Payroll (Remote EU)

Executive Business Administrator ? Finance, HR & Payroll Operations
Executive Business Administrator ? Finance, HR & Payroll Operations

  • UK - Payroll Provider Onboarding: Providerwechsel umgesetzt; Monatskosten von ~£1.000?2.850 auf £56 reduziert; SLA & Prozesse definiert, Migration gesteuert.

  • Übernahme einer verwahrlosten Buchhaltung und vollständige Bereinigung rückwirkend über ein Jahr. Offene Posten systematisch abgeglichen, Rückstellungen eingebucht und wiederkehrende Prozesse etabliert.
    Für die internationale Belegschaft separate Lohnkonten pro Land (Kosten- und Durchlaufkonten) definiert und die fehlerhaften Vorjahresbuchungen korrigiert. Ergebnis: klare Abgrenzung der Payroll-Kosten nach Ländern, transparente Finanzzahlen und monatlich abgestimmte Konten.

  • Belgien - Employment Market Entry: Payroll Provider ausgewählt; ONSS/RSZ-Registrierung, Dimona; Arbeitsvertrag mit Anwältin; Pflichtversicherungen & Arbeitsmedizin; Arbeitsreglement erstellt.

  • Einführung von Docuware mit Integration zu ERP (msoft), DATEV und Starmoney. Aufbau eines durchgängigen Rechnungsworkflows mit klaren Freigabeprozessen und automatisierter Verbuchung ? Ergebnis: schnellere Abläufe und höhere Transparenz.

  • Internationaler Ram-down (DE-Basis; Mitarbeitende in DE/UK/NL): Lokale Kanzleien & Payroll/HR-Partner koordiniert; landesspezifische Kündigungen mit Legal erstellt; Ab-/Meldungen orchestriert.

  • UK - VAT Registration & Reclaim: Umsatzsteuer-Registrierung & rückwirkende Vorsteuererstattung (Travel/Business); Compliance & Cashflow verbessert.

remote, punktuell vor Ort
3 Jahre 9 Monate
2021-09 - 2025-05

Manager Finance, HR & Business Operations Europe ? Entity Setup & Process Optimization (Europe)

Aufbau und operative Umsetzung sämtlicher kaufmännischer Prozesse
Aufbau und operative Umsetzung sämtlicher kaufmännischer Prozesse
  • Finanzbuchhaltung und Controlling
  • internationales Personalwesen
  • Logistik, Vertrags-und Qualitätsmanagement
  • Schnittstelle zur US-Muttergesellschaft
  • Verantwortung für Audits und interne Abläufe

Adagio Medical GmbH
Remote
9 Monate
2020-03 - 2020-11

Geschäftsführerin ? Interim Leadership & Process Stabilization (SME)

Geschäftsführerin
Geschäftsführerin
  • Übernahme der Unternehmensleitung in einer kritischen Phase, inkl. Vorbereitung und Begleitung der Insolvenz während der Corona-Krise
  • Fokus auf Strukturierung und Kommunikation mit Stakeholdern 
auf Anfrage
26 Jahre
1994-04 - 2020-03

Kaufmännische Leitung & Prokura ? Finance, HR & Operations (Construction Sector)

Leitung kaufmännische Verwaltung & Prokura
Leitung kaufmännische Verwaltung & Prokura
  • Verantwortlich für die kaufmännische Gesamtsteuerung inkl. Buchhaltung, Controlling, Projektfinanzierung und Team
  • Aufbau von Finanzprozessen im Zuge der internationalen Expansion
  • Einführung moderner Softwarelösungen
  • direkte Zusammenarbeit mit Banken, Gesellschaftern und Investoren 
Markus Schober Innenausbau und Bodendielen GmbH
3 Jahre 1 Monat
1990-07 - 1993-07

Freelance Executive Assistant ? Administrative & Back-Office Support

Freelance Executive Assistant
Freelance Executive Assistant
Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen während der Semesterferien
Thyssen Henschel GmbH

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

3 Jahre 6 Monate
1990-09 - 1994-02

Studium der Betriebswirtschaft

Fachhochschule München
Fachhochschule München
  • Marketing und Praxissemester in Irland
3 Jahre
1987-02 - 1990-01

Ausbildung zur Datenverarbeitungskauffrau

Nixdorf Computer AG ? Paderborn
Nixdorf Computer AG ? Paderborn

Position

Position

Freelance Executive Business Administrator
? Accounting & Payroll Ops (DATEV, VAT, Monatsabschlüsse, Vorbereitung Jahresabschlüsse)
? HR Administration & International Onboarding (DE, UK, BE, NL)
? Process & Back-Office Support for SMEs & Startups

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Accounting & Payroll Ops HR Admininstration EU Finance & Back-Office Support Finanzbuchhaltung Payroll Operations Payroll Provider Onboarding Contract Localization International HR Onboarding Remote-first Work Environment Accounting VAT & Umsatzsteuer DATEV Prozessoptimierung & Tool Implemenation

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

Finance & Accounting
Experte
DATEV
Experte
HGB/GAAP
Fortgeschritten
Monatsabschlüsse
Experte
Bank Reconciliation
Experte
VAT Compliance
Experte
HR & Onboarding
Experte
Payroll Ops
Experte
International Onboarding
Experte
HR Administration
Experte
Contract Localization
Experte
Employment Law Basics
Experte
Process & Back-Office Ops
Experte
Prozessoptimierung
Fortgeschritten
SOP-Erstellung
Fortgeschritten
ERP/DMS-Systeme (Implementation & Pflege)
Fortgeschritten
Office Management
Experte
Reporting & Auswertung
Experte

Profil:

  • Mit über 25 Jahren Erfahrung in Finance, HR und administrativer Unternehmensführung unterstütze ich Unternehmen beim Aufbau effizienter Strukturen - praxisnah, vorausschauend und zuverlässig.
  • Ich bin eine administrative Generalistin mit Fokus auf Accounting, Payroll Ops und Arbeitsprozesse. 
  • Ich übernehme operative Verantwortung, besonders in Phasen von Wachstum, Veränderung und Neustrukturierung, und passe mich schnell an neue Anforderungen an.


Meine Erfahrungen:

  • Internationales Payroll & HR Onboarding (DE, UK, NL, BE)
  • Einführung & Optimierung von Finanz- und HR-Prozessen (DATEV, MS 365, ERP/DMS)
  • Zusammenarbeit mit internationalen Kanzleien, Steuerberatern & Payroll Providern
  • VAT & Reverse Charge (DE/EU/UK), Compliance mit Arbeits- & Steuerrecht
  • Administrative Exzellenz: Schnittstelle zu Geschäftsführung & Fachbereichen


Meine Leistungen

Finanzmanagement & Controlling:

  • Budgetplanung, Liquiditätssteuerung und betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Erstellung von Statistiken, Abweichungsanalysen und Kennzahlen zur Erfolgskontrolle
  • Buchhaltung (inkl. DATEV), internationale Umsatzsteuer-Themen, Monatsabschlüsse
  • Einführung & Optimierung von Finanztools (z. B. Expensya)
  • Ansprechpartnerin für Steuerberater, Banken und Geschäftsführung


HR & Arbeitsrecht:

  • Erstellung länderspezifischer Arbeitsverträge (DE, NL, UK, BE)
  • Onboarding und laufende Personaladministration
  • Zusammenarbeit mit Payroll Providern und Steuerberatern
  • Abstimmung mit Legal bei arbeitsrechtlichen Fragen


Struktur & Organisation:

  • Prozessoptimierung in Auftragsabwicklung, Logistik und Rechnungswesen
  • Einführung und Weiterentwicklung von ERP-/DMS-Systemen; Datenpflege
  • Standardisierung von Workflows, Qualitätssicherung und Organisationsentwicklung
  • Vorlagen- und Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement


Kommunikation & Zusammenarbeit:

  • Klare, lösungsorientierte Abstimmung mit Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partnern
  • Verbindliche Schnittstelle in komplexen Umfeldern
  • Diskret, strukturiert und belastbar ? auch in dynamischen Situationen


Über mich:

  • Mit 57 Jahren bringe ich Erfahrung und Agilität mit ? gewachsen durch praktische Arbeit und einem Leben in Bewegung.
  • Ich arbeite fokussiert und mit einem guten Gespür für Menschen, Prozesse und den richtigen Moment. Pragmatismus, Humor und Verlässlichkeit gehören für mich genauso dazu wie Offenheit für neue Ideen.

Branchen

Branchen

  • Startups & Scale-ups, KMU
  • Bau, Handwerk, Interiors
  • Medizintechnik
  • Professional Services
  • Internationale Tochtergesellschaften / Expansionsprojekte

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