Freelancer: freiberufliche Executive Assistant mit Schwerpunkt Recruiting Coordination & PMO/Projektunterst�tzung ? mit �ber 10+ Jahren Berufserfahrung

Freiberufler / Selbstst�ndiger

Remote-Arbeit

Verf�gbar ab: 01.12.2025

Verf�gbar zu: 100%

davon vor Ort: 40%

Top-Skills

IT-Koordination

Executive Assistant

Projektmanagement

Personalmanagement

Recruiting

Zeitenmanagement

Reisemanagement

Onboarding

Sachbearbeitung

IT-Tester

Sprachen

Deutsch

T�rkisch

Englisch

Einsatzorte

L�nder

Deutschland, Schweiz, �sterreich

Remote-Arbeit

m�glich

Projekte

3 Monate

2025-08 - 2025-10

Freiberufliche Personal Assistant, Recruiting & Projektkoordinaton

Tester Personalwesen E-Recruiting ...

Projektinhalte

??Kalender-/Terminsteuerung f�r Management; Meetings End-to-End (Agenda, Unterlagen, Protokoll, Follow-ups).
??Recruiting Coordination: Sourcing �ber Linkedin, Shortlisting, Interview-Slots und Kandidatenkommunikation zentral koordiniert.
??Procurement/Finance-Support: Werbeartikel-Recherche und Bestellung; Eingangsrechnungen standardisiert vorgepr�ft (Menge/Preis/Leistung/PO), Kl�rf�lle strukturiert nachverfolgt.
??Markt-/Wettbewerbsrecherchen und Content-Zuarbeit
(Web/SoMe) f�r Kampagnen.

Kenntnisse

Tester Personalwesen E-Recruiting Executive Assistant Excel MS Excel Marketing/Medien Beschaffung �bersetzung Projektmanagement Bewerberselektion

1 Jahr

2024-02 - 2025-01

Assistenz des Bereichsleiters & Angebotsbearbeitung

MS Teams Executive Assistant Angebotsbearbeitung ...

Projektinhalte

??Assistenz des Bereichsleiters; zuverl�ssige Unterst�tzung von f�nf Gruppenleitungen (insg. ca. 65 MA).
??Erstellung, Zusammenstellung & Nachverfolgung von Angebotsunterlagen.
??Digitales Dokumentenmanagement & Datenbankpflege, Terminplanung & interne Kommunikation.
??Selbstst�ndige Organisation administrativer Abl�ufe, Ablage & Korrespondenz.

Kenntnisse

MS Teams Executive Assistant Angebotsbearbeitung Angebotserstellung IT-Koordination Koordination Exce MS Excel Powerpoint Rechnungsmanagement Reisekostenabrechnung Organisationsmanagement Beschaffung Personal SPS Itwo

1 Jahr 4 Monate

2022-10 - 2024-01

Sekret�rin der Personalabteilung

ZEM@Web MS Outlook MS Excel ...

Projektinhalte

??Koordination von Terminen & Reisekostenabrechnungen, Schnittstelle zu Fachbereichen.
??Gleitzeit & Zeiterfassung: Ansprechpartnerin;
Korrekturen/Antr�ge koordiniert, Monats�bersichten erstellt, Freigaben nachgehalten.

KONTAKT

??IT-Koordination (Onboarding/Changes): Zug�nge, Hardware und Tickets mit IT abgestimmt; Checklisten genutzt, Starttermine gesichert.
??HR-Korrespondenz & Dokumente: Posteingang triagiert, Schreiben vorbereitet, vertrauliche Ablage/DMS gepflegt, Fristen eingehalten.
??Administrative Organisation & B�romanagement
??Organisation interner Ablaufe, Teamunterst�tzung, interne & externe Kommunikation.

Kenntnisse

ZEM@Web MS Outlook MS Excel Powerpoint Teamassistenz Personal IT-Koordination Reisekostenmanagement Datensicherheit Dokumentenmanagement

Kunde

Mercedes-Benz

3 Jahre 7 Monate

2019-03 - 2022-09

Chefarztsekret�rin

REXX MS Outlook Medizinprodukte ...

Projektinhalte

??Kalender & Planung: Chef-/Gremientermine, Fortbildungen, Raum-/Technikorganisation, Zeitfenster & Puffer gemanagt.
??Meetings end-to-end: Agenda, Unterlagen, Protokoll
??Korrespondenz: Schreiben/E-Mails erstellt, Telefon gesteuert, Posteingang priorisiert, Fristen eingehalten.
??Abrechnung & Mahnwesen (administrativ): F�lle geordnet, R�ckfragen gekl�rt, Mahnstufen angesto�en, Zahlungseing�nge �berwacht.
??Dokumentenmanagement/DMS: strukturierte Ablage medizinnaher Unterlagen, Datenschutz & Compliance.
??Schnittstellen: Koordination mit Stationen/Ambulanzen, Verwaltung/Controlling, Lehrkoordination f�r Medizinstudierende.
??Organisation & Beschaffung: Materialbestellungen und Liefertermine
??Lehre/Rotationen: Termine und Unterlagen f�r Studierende/Weiterbildung organisiert.

Kenntnisse

REXX MS Outlook Medizinprodukte Terminkoordination Bewerbermanagement Bewerberselektion Koordination Planung Dokumentenmanagement Abrechnung

Projektinhalte

??Anmeldung & Dokumentation: Patientendaten aufgenommen, Versicherungsnachweise gepr�ft, Einwilligungen erfasst.
??Ablaufsteuerung: Ersteinsch�tzung nach Praxisvorgaben, Warteschlangen/Priorit�ten organisiert, Info an Arzteteam.
??Assistenz nach Anweisung: Untersuchungen vorbereitet, �rztliche Ma�nahmen unterst�tzt, R�ume/Material bereitgestellt.
??Praxis-Admin & Abrechnung: Leistungen im System dokumentiert, Abrechnungen vorbereitet, R�ckfragen gekl�rt.

Position

Executive Assistant / Assistenz der Gesch�ftsleitung ? offen f�r Projekte in Teamassistenz, Projektkoordination, Office Management und Personalbetreuung.

Kompetenzen

Top-Skills

IT-Koordination Executive Assistant Projektmanagement Personalmanagement Recruiting Zeitenmanagement Reisemanagement Onboarding Sachbearbeitung IT-Tester

Schwerpunkte

Projektmanagement

HR/Recruiting

Administration & Dokumentenmanagement

Kommunikation & Korrespondenz

Teamassistenz / Office Management

IT-Koordinator

Gleitzeitbeauftragte

Datenkommunikation

Teams

Outlook

Microsoft Office

Branchen

Bau & Architektur (Technischer Leiter / Bereichsleiter-Support)
Automotive Branche
IT-Unternehmen
Beratung / Consulting (Assistenz, Organisation, Projektunterst�tzung)
Gesundheitswesen
Personalwesen / Recruiting

Einsatzorte

L�nder

Deutschland, Schweiz, �sterreich

Remote-Arbeit

m�glich

Projekte

3 Monate

2025-08 - 2025-10

Freiberufliche Personal Assistant, Recruiting & Projektkoordinaton

Tester Personalwesen E-Recruiting ...

Projektinhalte

??Kalender-/Terminsteuerung f�r Management; Meetings End-to-End (Agenda, Unterlagen, Protokoll, Follow-ups).
??Recruiting Coordination: Sourcing �ber Linkedin, Shortlisting, Interview-Slots und Kandidatenkommunikation zentral koordiniert.
??Procurement/Finance-Support: Werbeartikel-Recherche und Bestellung; Eingangsrechnungen standardisiert vorgepr�ft (Menge/Preis/Leistung/PO), Kl�rf�lle strukturiert nachverfolgt.
??Markt-/Wettbewerbsrecherchen und Content-Zuarbeit
(Web/SoMe) f�r Kampagnen.

Kenntnisse

Tester Personalwesen E-Recruiting Executive Assistant Excel MS Excel Marketing/Medien Beschaffung �bersetzung Projektmanagement Bewerberselektion

1 Jahr

2024-02 - 2025-01

Assistenz des Bereichsleiters & Angebotsbearbeitung

MS Teams Executive Assistant Angebotsbearbeitung ...

Projektinhalte

??Assistenz des Bereichsleiters; zuverl�ssige Unterst�tzung von f�nf Gruppenleitungen (insg. ca. 65 MA).
??Erstellung, Zusammenstellung & Nachverfolgung von Angebotsunterlagen.
??Digitales Dokumentenmanagement & Datenbankpflege, Terminplanung & interne Kommunikation.
??Selbstst�ndige Organisation administrativer Abl�ufe, Ablage & Korrespondenz.

Kenntnisse

1 Jahr 4 Monate

2022-10 - 2024-01

Sekret�rin der Personalabteilung

ZEM@Web MS Outlook MS Excel ...

Projektinhalte

??Koordination von Terminen & Reisekostenabrechnungen, Schnittstelle zu Fachbereichen.
??Gleitzeit & Zeiterfassung: Ansprechpartnerin;
Korrekturen/Antr�ge koordiniert, Monats�bersichten erstellt, Freigaben nachgehalten.

KONTAKT

??IT-Koordination (Onboarding/Changes): Zug�nge, Hardware und Tickets mit IT abgestimmt; Checklisten genutzt, Starttermine gesichert.
??HR-Korrespondenz & Dokumente: Posteingang triagiert, Schreiben vorbereitet, vertrauliche Ablage/DMS gepflegt, Fristen eingehalten.
??Administrative Organisation & B�romanagement
??Organisation interner Ablaufe, Teamunterst�tzung, interne & externe Kommunikation.

Kenntnisse

ZEM@Web MS Outlook MS Excel Powerpoint Teamassistenz Personal IT-Koordination Reisekostenmanagement Datensicherheit Dokumentenmanagement

Kunde

Mercedes-Benz

3 Jahre 7 Monate

2019-03 - 2022-09

Chefarztsekret�rin

REXX MS Outlook Medizinprodukte ...

Projektinhalte

??Kalender & Planung: Chef-/Gremientermine, Fortbildungen, Raum-/Technikorganisation, Zeitfenster & Puffer gemanagt.
??Meetings end-to-end: Agenda, Unterlagen, Protokoll
??Korrespondenz: Schreiben/E-Mails erstellt, Telefon gesteuert, Posteingang priorisiert, Fristen eingehalten.
??Abrechnung & Mahnwesen (administrativ): F�lle geordnet, R�ckfragen gekl�rt, Mahnstufen angesto�en, Zahlungseing�nge �berwacht.
??Dokumentenmanagement/DMS: strukturierte Ablage medizinnaher Unterlagen, Datenschutz & Compliance.
??Schnittstellen: Koordination mit Stationen/Ambulanzen, Verwaltung/Controlling, Lehrkoordination f�r Medizinstudierende.
??Organisation & Beschaffung: Materialbestellungen und Liefertermine
??Lehre/Rotationen: Termine und Unterlagen f�r Studierende/Weiterbildung organisiert.

Kenntnisse

REXX MS Outlook Medizinprodukte Terminkoordination Bewerbermanagement Bewerberselektion Koordination Planung Dokumentenmanagement Abrechnung

Projektinhalte

??Anmeldung & Dokumentation: Patientendaten aufgenommen, Versicherungsnachweise gepr�ft, Einwilligungen erfasst.
??Ablaufsteuerung: Ersteinsch�tzung nach Praxisvorgaben, Warteschlangen/Priorit�ten organisiert, Info an Arzteteam.
??Assistenz nach Anweisung: Untersuchungen vorbereitet, �rztliche Ma�nahmen unterst�tzt, R�ume/Material bereitgestellt.
??Praxis-Admin & Abrechnung: Leistungen im System dokumentiert, Abrechnungen vorbereitet, R�ckfragen gekl�rt.

Position

Executive Assistant / Assistenz der Gesch�ftsleitung ? offen f�r Projekte in Teamassistenz, Projektkoordination, Office Management und Personalbetreuung.

Kompetenzen

Top-Skills

IT-Koordination Executive Assistant Projektmanagement Personalmanagement Recruiting Zeitenmanagement Reisemanagement Onboarding Sachbearbeitung IT-Tester

Schwerpunkte

Projektmanagement

HR/Recruiting

Administration & Dokumentenmanagement

Kommunikation & Korrespondenz

Teamassistenz / Office Management

IT-Koordinator

Gleitzeitbeauftragte

Datenkommunikation

Teams

Outlook

Microsoft Office

Branchen

Bau & Architektur (Technischer Leiter / Bereichsleiter-Support)
Automotive Branche
IT-Unternehmen
Beratung / Consulting (Assistenz, Organisation, Projektunterst�tzung)
Gesundheitswesen
Personalwesen / Recruiting

Vertrauen Sie auf Randstad

Im Bereich Freelancing

Im Bereich Arbeitnehmer�berlassung / Personalvermittlung

Fragen?

Rufen Sie uns an +49 89 500316-300 oder schreiben Sie uns:

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Position

Kompetenzen

Top-Skills

Schwerpunkte

Datenkommunikation

Branchen

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Schwerpunkte

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