Einsatz im Change- und Kommunikationsmanagement und PMO im globalen Projekt in der Pharmaindustrie

Zuständigkeit für die zu erbringenden Leistungen (Deliverables) und Fristenkontrolle

Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung über Fortschritte/Ausblicke/Herausforderungen

Organisation und Durchführung der globalen Projekttreffen und aller Jour Fixe Termine der einzelnen Arbeitsgruppen

Erstellung von technischen Handbüchern und Q&A-Listen für Sitzungen mit Prozess- und Wissenstransfer

Dokumentation/Protokollierung aller Meetings

Analyse der Prozesse in der IT und Modellierung der Soll-Prozesse, Schulungen für die gesamte IT

Durchführung einer vollständigen Analyse aller Prozesse in der IT im Rahmen von Einzelinterviews mit den IT-Verantwortlichen

Erhebung und Dokumentation der Prozessinformationen anhand einer einheitlichen Methodik und eines für das Projekt entwickelten Interviewleitfadens

Dokumentation des Ist-Zustands aller Prozesse in der IT und Workshop mit dem Management zur Auswahl der vorerst zu optimierenden Prozesse

Erarbeitung von Soll-Prozessen (ITIL, BPMN 2.0) und eines Handbuchs für die IT mit allen Vorschlägen zur Prozessoptimierung

Schulung aller IT-Mitarbeiter und Erstellung einer Q&A-Liste

Entwicklung und Implementierung eines skalierbaren Prozesses für das IT Change Management

Durchführung einer Prozessanalyse inklusive Interviews mit allen Prozesskennern mit Rücksicht auf die Spezifika des Pharmabereichs

Dokumentation des Ist-Stands und der Optimierungspotenziale

Entwicklung und Dokumentation des Soll-Prozesses und der Schnittstellen zu den anderen Prozessen

Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungen für alle IT-Mitarbeiter und Führungskräfte

Erarbeitung eines Zielprozessbildes für die IT

Implementierung des Demand-Prozesses nach ITIL und Einsatz als Demand-Manager für alle eingehenden Projekte aus 10 Ländern

Analyse und Neugestaltung des internationalen IT-Demand-Prozesses in Workshops mit Business und IT (global)

Schnittstellen-Co-Design für die Abbildung der neuen Prozesse in Jira

Vorbereitung und Moderation (fachlich und steuerungstechnisch) regelmäßiger internationaler Demand-Meetings, Statusreporting mit KPIs für Prozessperformance und Kapazität

Sicherstellung der zeitnahen und prozesskonformen Bearbeitung von Anfragen in jeder Phase des Demand-Prozesses

Moderation in Interessenkonflikten zwischen Business und IT aus den verschiedenen Ländern und Kommunikation mit den Stakeholdern der einzelnen Anforderungen

Sicherstellung der Lieferantenqualität, Anforderungs- und Stakeholdermanagement

Bearbeitung aller eingehenden Anfragen gemäß den internen Prozesses als Provider-Controller

Optimierung der Qualitätsmanagementprozesse

Durchführung von Qualitätsprüfungen und Erstellung von Quartalsberichten über die Leistung von Dienstleistern und Beratern

Budgetüberwachung von mehr als 50 gleichzeitigen Projektaufträgen und Sicherstellung eines geringen Mittelbindungsgrades

Ansprechpartner für alle IT-Manager in Bezug auf die externe Besetzung von Projekten und das verfügbare Budget

Erfassung der Anforderungen interner Interessengruppen und Kommunikation mit Dienstleistern bis zur Vertragsunterzeichnung

Prüfung von Rechnungen und Angeboten

As-Is-Analyse und Redesign der ITSCM-Prozesse

Analyse bestehender Dokumente und Standards für das IT Service Continuity Management

Entwicklung und Modellierung der neuen Prozesse nach ITILv3 mit Microsoft Visio Professional (BPMN 2.0)

Durchführung von Workshops und Einzelgesprächen mit Stakeholdern zur Klärung der neuen Verantwortlichkeiten

Modellierung des Prozesses auch mit firmeneigener Software (Pharmabranche)

Marktanalyse, Auswahl von Hardware und Software, Prüfung der IT-Security-Aspekte

Kommunikation mit den Dienstleistern bez. speziellen Preiskonditionen und Erhebung der Anforderungen

Austausch mit IT-Security hinsichtlich der aktuellen Patching-Regelung Security-Anforderungen

Durchführung der Verhandlungen mit dem Dienstleister bis zum Vertragsabschluss

Wöchentliche Erstellung von Statusberichten und Präsentation der Ergebnisse und Herausforderungen in Jour Fixe Terminen

Vorbereitung der Projektdokumentation

Bedarfs- und Marktanalyse, Organisation und Leitung der Bestellung, Lieferung und sicheren Installation der neuen Geräte

Anforderungserhebung und Anforderungsmanagement im Laufe des Projektes

Zusammenstellung aller zu berücksichtigenden IT-Sicherheitsaspekte nach den aktuellen Standards

Erstellung der Dokumentation für die Zulassung und Neuinstallation der Geräte

Ausarbeitung von Ausschreibungen und Verhandlung mit dem Dienstleister über IT-Sicherheits- und Supportleistungen und Preiskonditionen

Wöchentliche Statusberichte mit Darstellung von Fortschritt/Ausblick/Risiken im Rahmen von Jour Fixe Meetings

Erarbeitung von Kunden-Personas und einem Softwareprototyp

Iteratives Arbeiten in Teams nach der Design Thinking Methodik zur Analyse des Kundensegments und der konkreten Kundenanforderungen

Datenanalyse zur Ermittlung quanitativer Daten für die Erstellung von Kundenpersonas

Durchführung von qualitativer Marktforschung und Design Thinking Workshops zur Entwicklung von Produktprototypen

Zusammenstellung aller Ergebnisse inkl. Customer Journey als Präsentation für alle Abteilungen

BI-Analyse und Akquisition von neuen Geschäftskunden

Organisation, Durchführung und Nachbereitung von persönlichen Interviews mit den Geschäftsführern

Erhebung von spezifischen, wirtschaftlichen Informationen über ca. 40 Pharmaunternehmen (DACH) und Datenanalyse