Im Rahmen eines freiberuflichen Mandats verantworte ich die technische Strukturierung, Digitalisierung und Optimierung der internen Projekt- und Kommunikationsprozesse einer expandierenden Rechtsanwaltsgesellschaft. Schwerpunkt liegt auf der Ablösung ineffizienter Abläufe durch den Aufbau skalierbarer Workflow-Strukturen sowie dem transparenten Schnittstellenmanagement zwischen Fachbereichen und externen Dienstleistern.

Die Aufgaben umfassten:

• Workflow-Architektur in Asana: Konzeption, technische Erstellung und Strukturierung komplexer Projekte, Boards und automatisierter Timelines zur Steigerung der organisatorischen Effizienz.
• Systemisches Aufgabenmanagement: Implementierung und fortlaufende Verwaltung dynamischer Aufgabenstrukturen, Subtasks und systemgestützter Workflows.
• Prozessanalyse & -optimierung: Detaillierte Untersuchung bestehender Kommunikations- und Projektpfade sowie die Entwicklung moderner, skalierbarer Organisationsstrukturen unter Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
• Technisches Schnittstellenmanagement: Koordination und operative Abstimmung zwischen den juristischen Fachbereichen, Projektverantwortlichen und externen IT-Dienstleistern. 

Konzeption, technische Architektur und vollständige Umsetzung einer modularen, produktiv eingesetzten End-to-End-Plattform zur automatisierten Auftragserfassung für KMU. Ziel des Projekts war es, unstrukturierte Kundenanfragen und PDF-Anhänge mittels künstlicher Intelligenz fehlerfrei zu extrahieren, gegen Business-Logiken zu validieren und nahtlos in Zielsysteme zu überführen. Das gesamte System wurde nach strengen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben (DSGVO/NIS2) als resilienter Self-hosted-Stack auf EU-Infrastruktur realisiert.

Die Aufgaben umfassten:

• Infrastruktur-Setup & Hardening: Bare-Metal- und VPS-Installation (Ubuntu 24.04), Containerisierung des gesamten Stacks via Docker Compose und Absicherung der EU-Infrastruktur per SSH-Härtung, fail2ban und Firewall-Regeln. 
• Workflow-Engineering: Design und Implementierung komplexer, idempotenter Verarbeitungs-Workflows in n8n (inkl. IMAP-Polling, Deduplizierung über Message-IDs und Integration einer Human-in-the-Loop-Prüfqueue). 
• LLM-Integration & Prompt-Engineering: Anbindung der Google Gemini API (EU-Endpunkte) zur strukturierten JSON-Datenextraktion direkt aus E-Mails und mehrseitigen PDF-Dokumenten. 
• Datenhaltung & Auditierung: Aufbau eines PostgreSQL-Backends zur lückenlosen Archivierung, Statusüberwachung und transparenten Token-Kostenerfassung pro Vorgang. 
• Sicherheits- & Betriebskonzept: Implementierung eines automatisierten Drei-Schichten-Backup-Konzepts mit wöchentlichen Restore-Tests sowie Erstellung technischer Runbooks (SETUP) und Regelwerke (RULES yaml). 

Im Rahmen eines strategischen Infrastruktur-Projekts leitete ich die Neukonzeption der zentralen Active Directory (AD) Infrastruktur für einen Konzern mit über 20.000 Mitarbeitern. Ausgehend von einem initialen Automatisierungsproblem (E-Mail-Verteiler) wurde eine tiefgreifende, strukturelle Schwäche im historisch gewachsenen AD identifiziert, welche die Skalierbarkeit, Sicherheit und zukünftige Digitalisierungsprojekte des Unternehmens blockierte.

Ich wurde mit der Initiierung und Planung eines ganzheitlichen Projekts beauftragt, um ein neues, skalierbares Fundament für über 50.000 Accounts zu schaffen. Das Projekt definierte ein unternehmensweites, Rollen-basiertes Berechtigungskonzept (RBAC) und diente als essenzielle Vorarbeit für die übergeordnete IGA (Identity Governance & Administration) Gesamtstrategie des Unternehmens.

Die Aufgaben umfassten:

• Analyse eines initialen Anwendungsproblems und Identifikation der tieferliegenden Ursache im AD-Fundament.
• Konzeption und Initiierung des strategischen Folgeprojekts zur ganzheitlichen Neustrukturierung des AD.
• Aufbau der Projektorganisation und Abstimmung mit zentralen Stakeholdern. Vorbereitung und Moderation des Projekt-Kick-off Workshops zur gemeinsamen Validierung und Verabschiedung des Projektplans.
• Entwicklung der Grundsätze für ein unternehmensweites, skalierbares Rollen- und Berechtigungskonzept (RBAC) sowie einer neuen AD-Namenskonvention.
• Methodische Planung der IST-Analyse (basierend auf AD-Rohdaten-Exporten) und des Proof-of-Concept in einer Pilotabteilung.
• Detaillierte Ausarbeitung und Strukturierung der Arbeitspakete für die Konzeptionsphase als Grundlage für die Projektsteuerung.

Im Rahmen des Projekts "Strukturierung Emailverteiler" leitete ich die umfassende Neustrukturierung und Optimierung von über 700 E-Mail-Verteilerlisten und Postfächern in einem multinationalen Unternehmen. Ziel des Projekts war es, die interne Kommunikation effizienter, transparenter und skalierbarer zu gestalten. Dazu wurde zunächst eine umfangreiche Analyse der bestehenden Verteilerlisten durchgeführt, um Ineffizienzen und Redundanzen zu identifizieren.

Die Aufgaben umfassten:

• Entwicklung und Einführung klar definierter Namenskonventionen und standardisierter Prozesse für Verteilerlisten.
• Durchführung und Überwachung der Bereinigung von veralteten und redundanten Verteilern entsprechend der neuen Vorgaben.
• Enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zur Evaluierung und Einführung von Automatisierungslösungen, welche die Verteilerlisten dynamisch aktualisieren und pflegen.
• Umsetzung einer Pilotphase zur Validierung der neuen Prozesse, um wertvolles Feedback zu sammeln und die Herangehensweise für die unternehmensweite Einführung zu optimieren.
• Klare Definition von Verantwortlichkeiten für die Pflege und kontinuierliche Überwachung der Verteilerlisten.
• Erstellung detaillierter Projektdokumentationen sowie regelmäßige Berichterstattung an das Management und relevante Stakeholder.

Im Rahmen dieses Projekts wurde ein neues Support Ticket System (Zendesk) eingeführt, um die steigende Anzahl von Kundenanfragen effizient zu verwalten. Der Schwerpunkt lag auf der Verwaltung von EV-Ladekarten für Geschäftskunden von BP/Aral. Zusätzlich wurde eine App für Endkunden entwickelt, um deren Feedback und Rückfragen über das neue Ticketsystem zu sammeln und zu bearbeiten.

• Verwaltung der elektronischen Ladekarten und Infrastruktur im EV-Charging-Bereich für BP/Aral
• Koordination mit verschiedenen Abteilungen wie Produktmanagement, Projektmanagement und App-Team
• Überprüfung der App-Funktionalität, Fehlerberichterstattung und Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam
• Verantwortlich für die reibungslose Onboarding-Abwicklung von Kunden im hauseigenen Portal
• Leitung und Verantwortung des Customer Support Teams
• Erstellung von Berichten zur Performance des Kundensupports für das obere Management

In diesem Projekt ging es darum, ein dynamisches und schnell wachsendes App-Entwicklungsteam zu unterstützen. Meine Aufgabe bestand darin, die bestehenden Arbeitsweisen zu analysieren und daraufhin neue, effizientere Prozesse zu etablieren. Hierbei wurden passende Tools und Richtlinien definiert, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern. Zusätzlich übernahm ich die Rolle des Scrum Masters und Agil Coaches, um das Entwicklungsteam zu unterstützen und zu befähigen.

• Eigenständiges Aufsetzen neuer Prozesse
• Management von Abhängigkeiten innerhalb und außerhalb des Teams
• Unterstützung des bereichsübergreifenden und crossfunktionalen Teams bei der Realisierung von Softwareprojekten
• Herstellung der Transparenz des Fortschritts und Erfolg des Teams sowie Erstellung von Management-Reports
• Erfolgreiches Rollout von Software- bzw. Serverarchitekturen
• Auswahl, Koordinierung und Qualifizierung von Entwicklern

Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass einige Applikationen sensible Daten beinhalteten. Aus diesem Grund wurde neben dem primären Migrationsziel in Amsterdam auch eine zweite Lokation in Frankfurt gewählt, um die gesetzlichen Sicherheitsrichtlinien zu erfüllen.

• Erstellung und Pflege eines detaillierten Projektplans in Azure DevOps, um sicherzustellen, dass alle Pre-Migration-Schritte klar definiert und termingerecht umgesetzt werden.
• Durchführung von Bedarfsanalysen, um zu prüfen, welche Applikationen weiterhin benötigt werden und welche abgeschaltet werden können.
• Organisation und Durchführung von Interviews mit den Verantwortlichen von über 300 Applikationen, um die Einsatzfähigkeit in der neuen Cloud-Umgebung zu evaluieren.
• Entwicklung und Implementierung benutzerdefinierter Regeln in Azure DevOps zur Automatisierung von Einladungen und Vorabinformationen für die Interviews.
• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsrichtlinien, insbesondere bei der Aufteilung der Migration in zwei Standorte: Primär Amsterdam und sekundär Frankfurt.
• Sicherstellung der Dokumentation aller Prozesse und Entscheidungen, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Diese Projekte umfassten den deutschlandweiten Rollout von Microsoft Surface Hubs 85" und Cisco Webex Geräten für verschiedene öffentliche Behörden. Der Fokus lag auf der Implementierung und Integration der neuen Technologien, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Behörden zu verbessern. Dazu gehörten die Koordination der Installation, Inbetriebnahme und Abnahme der Geräte sowie die Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften.

• Steuerung der Zusammenarbeit und Abstimmung mit Subdienstleistern und Kunden
• Erarbeitung, Überwachung und Pflege des Rollout-Plans gemäß den Projektvorgaben in Abstimmung mit dem Kunden
• Überwachen der Zielerreichung (Aufwand, Qualität und Zeit) und Einleitung korrigierender Maßnahmen bei Abweichungen
• Beachten und Umsetzen von Sicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften
• Fehleraufnahme und -verfolgung während der Projektrealisierung
• Koordination und Abstimmung der Maßnahmen wie Installation, Integration, Inbetriebnahme, Abnahme und Trouble-Shooting mit allen beteiligten Stellen (Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden)
• Auswahl, Koordinierung und Qualifizierung von Technikern
• Organisation der Rollout-Logistik innerhalb des Projekts
• Aufklärung des Kunden über Fehlerursachen und Hilfestellung zur Fehlervermeidung

In diesem Projekt wurde eine umfassende Beratung und Architektur für die Implementierung von Splunk durchgeführt. Der Fokus lag auf der zentralen Implementierung von Splunk, dem Onboarding und der Durchführung von Einführungsworkshops. Zusätzlich wurden Automatisierungstools wie Ansible und Git implementiert, um die Effizienz und Skalierbarkeit zu verbessern.

• Erstellung und Anpassung des Projektplans mit MS Project, um sicherzustellen, dass alle Projektphasen klar definiert und termingerecht umgesetzt werden.
• Durchführung von regelmäßigem Projekt Controlling, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.
• Erstellung regelmäßiger Statusreports für alle relevanten Stakeholder, um eine transparente Kommunikation über den Projektfortschritt zu gewährleisten.
• Management des Projektumfangs (Projekt Scope Management), um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Ziele klar definiert und umgesetzt werden.
• Durchführung des Projekt Cost Managements, um die finanziellen Aspekte des Projekts zu überwachen und eine kosteneffiziente Umsetzung sicherzustellen.
• Koordination der Splunk Beratung und Architektur mit den technischen Teams, um eine reibungslose Implementierung und Integration zu gewährleisten.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass einige Applikationen sensible Daten beinhalteten. Aus diesem Grund wurde neben dem primären Migrationsziel in Amsterdam auch eine zweite Lokation in Frankfurt gewählt, um die gesetzlichen Sicherheitsrichtlinien zu erfüllen.

• Kommunikation bei projektspezifischen Anliegen und erforderlichen Änderungen gegenüber dem Projektauftrag, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder informiert und auf dem neuesten Stand sind.
• Kontrolle der Einhaltung des Projektauftrags, um sicherzustellen, dass alle Projektziele fristgerecht und im Rahmen des Budgets erreicht werden.
• Routiniertes Reporting des Projektstatus an den Kunden, einschließlich der Pflege und Anpassung der Projektdokumentation über die gesamte Projektlaufzeit hinweg.
• Steuerung der Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem technischen Team zur Durchführung des POCs für die anwendungszentrische Infrastruktur.
• Planung und Begleitung von Testmigrationen, um sicherzustellen, dass die Übergänge in die Produktionsumgebung reibungslos und effizient verlaufen.
• Unterstützung bei der Implementierung von ACI Smart Licensing und Smart Software Manager On-Prem durch Koordination der entsprechenden Ressourcen und Aktivitäten.
• Regelmäßige Evaluation und Anpassung der Projektpläne basierend auf Fortschritten und Rückmeldungen, um den Projektverlauf kontinuierlich zu optimieren.