Bereich IT und Digitalisierung, Diverse Projekte im SAP- und Murex-Umfeld im Rahmen eines IT-Programms zur Einführung eines neuen Kernbanksystems

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitungen
• Schnittstelle zwischen Projektleitungen, Teilprojekten und Programmleitung
• Moderation von Meetings und Workshops
• Erstellung von Berichten für Programmleitung, Projektportfolioteam, Lenkungsausschuss und sonstige Gremien
• Tracking von Ergebnissen und Meilensteinen
• Budget Controlling
• Ressourcenmanagement
• Projektdokumentation und Qualitätssicherung
• On-/Offboarding von Projektmitgliedern
• Stakeholdermanagement

Bereich EMEA Network Client + Core, Durchführung und Überwachung des Budget- und Bestellprozesses für den EMEA-Network-Bereich vom Budgetantrag bis zur Installation, Verwaltung und Abwicklung der Mobilfunkverträge und Mobilfunkbestellungen für die deutschen Standorte

• Erstellung und Monitoring von Budgetanträgen
• Anlage von Bestellanforderungen (BANF) in SAP und Ariba
• Tracking und Monitoring der Bestellungen
• Kostenstellencontrolling gemeinsam mit der Projekt-/Bereichsleitung
• Sachliche Rechnungsprüfung
• Rechnungsfreigabe in SharePoint und Calero
• Rechnungsklärungen
• Kommunikation mit Lieferanten und Accounting
• Bestellung und Ausgabe von Mobiltelefonen
• Vertragsverwaltung
• Datenbankpflege
• Vorbereitungen der Mobilfunkabrechnungen für Accounting
• Rechnungsdownload und Weiterverarbeitung der Rechnungen
• Meeting-Moderation

Bereich DM Portals, Diverse Projekte im Rahmen der verschiedenen IT-Portale des Auftraggebers

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung
• Schnittstelle zwischen Projektleitungen, Teilprojekten und Programmleitung
• Organisation/Administration Projektbüro
• Beauftragung und On-/Offboarding von Teammitgliedern
• Verwaltung der Beauftragungen
• Tracking und Qualitätssicherung von Pflichtdokumenten und Quality Gates gemäß Projekt-Management-Framework des Unternehmens
• Erstellung und Pflege von Projektunterlagen (Projekthandbuch, Kommunikationsmatrix etc.)
• Führen der Offenen-Punkte-Listen verschiedener Teams
• Organisation und Vorbereitung von Meetings und Lenkungsausschuss-Sitzungen
• Protokollführung
• Moderation von Meetings

Bereich Data Management

• Administrative Unterstützung der Teamleitung
• Vertretung der Assistenz der Bereichsleitung
• Erstellen von Reportings und Präsentationen
• Pflege von Ressourcen- und Projektplänen
• Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
• Antragsmanagement
• Terminmanagement
• Reisemanagement

• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen
• Klärungen mit dem Steuerberatungsbüro
• Interne Verbuchung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Durchführung und Überwachung des Zahlungsverkehrs
• Allgemeine Büroarbeiten

Bereich Multi Asset Class Sales DE

• Terminkoordination
• Erstellung und Pflege von Datenbanken
• Vorbereitung von Präsentationen für Kundentermin
• Reisemanagement
• Recherche im Internet und Intranet

Assistenz Bereichs-/Abteilungs-/Teamleitung

• Führung und Organisation des jeweiligen Sekretariats der Abteilungs- bzw. Bereichsleitung
• Selbstständige Bearbeitung und Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben
• Terminkoordination
• Überwachung der E-Mail-Korrespondenz der Abteilungs-/Bereichsleitung
• Erstellung von Präsentationsunterlagen, Berichten, Entscheidungsvorlagen
• Selbstständige Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz (Deutsch, Englisch)
• Reisemanagement (Vor- und Nachbereitung, Abrechnung)
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
• Führung der jeweiligen Personalstatistiken und Personaldateien Abteilungsspezifische Unterstützung der jeweiligen Kollegen im Tagesgeschäft

Projektassistenz (Bereich Operations)

• Organisation von Terminen, Buchung von Besprechungsräumen
• Verwaltungstätigkeiten im Zusammenhang mit neuen und ausscheidenden Projektmitarbeitern (On-/Off-Boarding)
• Beantragung und Verwaltung von Berechtigungen
• Verwaltung von Rechnungen im Rahmen des Projekts und Weiterleitung an die interne Rechnungsstelle
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Datenbankpflege
• Informationsbeschaffung
• Kontaktperson für die Projektleitung sowie interne und externe Projektmitarbeiter

Rolle

• Assistenz der Bereichsleitung und Projektassistenz (Bereich Operations)
• Assistenz der Bereichsleitung (Bereich Compliance)
• Assistenz der Abteilungsleitung und Teamassistenz (Firmenkundenbetreuung)
• Assistenz der Abteilungsleitung und Teamassistenz (Equity Capital Markets)
• Assistenz der Abteilungsleitung (Vermögensverwaltung Institut. Anleger)

Abteilung Pharma-Außendienst

• Führung und Organisation des Sekretariats der beiden Außendienstleiter
• Administrative Unterstützung des Außendienstes
• Organisation von Besprechungen und monatlichen Außendienst-Meetings