Rollen:

• Project Management Office
• Senior Project Consultant
• Management Assistant
• Project Assistant
• Executive Assistant

Kundenreferenz Liste:

• Project Consultant – Bilzin Sumberg , Law Firm; Miami, FL 33131-USA
• Project Management Office- PMO - Westnetz GmbH
• Project Management Office -PMO - Bayer AG, Leverkusen
• Project Assistant - Multi Development Germany GmbH
• Executive Assistant- Bain & Company Inc
• Management Assistant -WSH German Investment GmbH
• Office Assistant - SEP GmbH Ratingen

• Strukturierung von 40+ wiederkehrenden Jour Fixes und Sprint-Abstimmungen über 3 Produkt-Workstreams inkl. Agenda und Moderation. 
• Pflege und Priorisierung eines Product Backlogs mit 200+ Elementen in enger Zusammenarbeit mit Product Ownern und Delivery-Teams; Sicherstellung sprint-reifer User Stories pro Zyklus. 
• Wöchentliches Action-Tracking und Entscheidungsdokumentation für verteilte, remote arbeitende Teams. 
• Aufbereitung empfängerorientierter Status-Updates für 3 Stakeholder-Gruppen: Executive-Highlights für das Management, technisches Detail für Delivery Teams, Meilenstein-Sicht für den Auftraggeber.

• Koordination von 25+ Sprints inkl. Sprint Plannings und Backlog Refinements in einem regulierten Bahn-Engineering-Team (10 Mitarbeitende).  
• Organisation 14-tägiger Kunden-Reviews und Abstimmung der Sprint-Ergebnisse mit dem Auftraggeber. 
• Pflege der Jira-Boards mit Burndown-Charts, Velocity-Tracking und Team-Dashboards ? Verbesserung der Sprint-Vorhersagbarkeit um geschätzt 20 % über 6 Monate. 
• Eigenverantwortung für technische Dokumentation, Datenanalyse und Dokumentenmanagement der Product Data Management-Organisation; Aufbau einer später als Team-Standard übernommenen SharePoint-Struktur. 

• Fachliche Leitung eines 5-köpfigen Projektteams.
• Zentrale Ansprechpartnerin für den Mandanten-Partner und 4 interne Stakeholder-Gruppen. 
• End-to-End-Verantwortung für den Datenimplementierungsprozess von der Anforderungsaufnahme bis zur Übergabe ? termingerechte und scope-konforme Lieferung. 
• Durchführung strukturierter Qualitätskontrollen über 10.000+ Datensätze zur Sicherstellung von Konsistenz, Genauigkeit und Revisionssicherheit gemäß rechtlicher Compliance-Anforderungen.

• Operative PMO-Unterstützung für Projektleitung, Scrum Master und das agile Delivery-Team im mehrjährigen Smart-Meter-Rollout (3,8 Mio.+ Endkunden) ? von der täglichen Steuerung bis zu konzeptionellen und strategischen Aufgaben. 
• Zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact) für PM-Tools, agile Boards und Projektsoftware; Freigaben und Onboarding neuer Projektmitarbeitender im zentralen Dokumentations-Tool. 
• Mitwirkung an Konzeption, Entwicklung und Implementierung des als Standard übernommenen SMR-Management-Frameworks; Begleitung der organisatorischen Transformation durch 20+ Stakeholder-Workshops. 
• Organisation von 100+ Meetings, Workshops und Telefonkonferenzen inkl. Follow-up; Pflege der SharePoint-Repositories und Monitoring von 500+ Anforderungs-Tickets im ITSP-Tool. 

• End-to-End-Koordination von System- und Prozessimplementierungsprojekte über 20+ Fachbereiche ? von der Anforderungsaufnahme über Go-Live bis Hypercare ? in einem GxP-regulierten Pharma-Umfeld.
• Erstellung monatlicher Executive-Statusberichte für Geschäftsleitung und Lenkungsausschüsse mit Konsolidierung von Risiken, Meilensteinen, Scope und Budget über 15+ Workstreams.
• Verwaltung der Projektfinanzen inklusive Budgetkontrolle, Stundenerfassung, Bestellwesen und Rechnungsprüfung über ein jährliches Programmbudget von 10 Mio.+ EUR.
• Verantwortung für Change Management sowie Zeit- und Kostenmanagement; Tracking von 1.000+ Action Items, Decisions und Issues im Tool OPS inkl. RACIund Audit Trails.

• Unterstützung aller Management Aufgaben, Koordination von Entscheidungsprozessen.
• Optimale Vorbereitung, Planung, Priorisierung, Implementierung, Koordination und Kontrolle von Geschäftsprozessen zur Unterstützung des Managers.
• Schnittstellenmanagement für Business Management in allen Richtungen, zu internen und externen Kontaktpartnern.
• Vorbereitung von strategischen Treffen und Bearbeitung von Berichte.
• Zentrale für interne und externe Kommunikation.

• Unterstützung des Einkaufsteams und Vertretung während ihrer Abwesenheit.
• Angebotserstellung und fundierte Preis- und Lieferzeitklärung an den Kundenkreis.
• Schnittstellenfunktion zwischen Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen.

• Professionelle Unterstützung des gesamten Verkaufsteams
• Termin- und qualitätsgerechte Abwicklung des Angebotsprozesses sowie komplette Auftragsabwicklung
• Projektmanagement, Veranstaltungsorganisation einschließlich Reiseabwicklung

• Bearbeitung von Reklamationen und Reklamationsmanagement.
• Professionelle Unterstützung und kompetente Beratung von internationalen Kunden.
• Administrative Aktivitäten zur Unterstützung des täglichen Betriebes.
• Ticketing und Verkauf.
• Buchhaltungs- und Monatsabrechnungen

• Planung von weltweiten Luftfrachtsendungen im Exportsektor.
• Übernahme der Buchung bei den Fluggesellschaften, Erstellung der Transportdokumente und der Auftragseingabe.
• Direkte Kommunikation und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Kunden, Airlines und Partnern im In- und Ausland.
• Unabhängige Erstellung und Verarbeitung von Statistiken und Analysen.
• Bereitstellung eines qualitativ hochwertigen Kundendienstes für alle Lieferanten, Versender und Agenten, um die erforderlichen Ziele zu erleichtern und den Kunden tägliche Updates bereitzustellen.