Office Management, Assistenz im Personalwesen, Projektmanagement und -assistenz, Prozessmanagement
Aktualisiert am 03.12.2025
Profil
Freiberufler / Selbstständiger
Remote-Arbeit
Verfügbar ab: 04.01.2026
Verfügbar zu: 100%
davon vor Ort: 20%
Prozessdokumentation
make
Künstliche Intelligenz
Administration
Backoffice
Prozessberatung
Prozessoptimierung
Personal
Office 365
Canva
Copywriting
Dokumentation
Good Manufacturing Practice
Deutsch
Muttersprache
Englisch
kommunikationssicher
Französisch
ausbaufähige Grundkenntnisse
Spanisch
ausbaufähige Grundkenntnisse

Einsatzorte

Einsatzorte

Deutschland
möglich

Projekte

Projekte

11 Monate
2025-01 - heute

Office Management

Business Consultant
Business Consultant
  • Prozessmanagement
  • Workflow-Automatisierung mit make .com & KI
    • Auf Wunsch als Done-with-you-Angebot
  • Scrum Master
auf Anfrage
1 Jahr 5 Monate
2023-08 - 2024-12

diverse Projekte

Virtuelle Assistentin
Virtuelle Assistentin
  • Office Management
  • Prozessmanagement
  • Assistenz im Personalwesen
  • Projektassistenz


Erfolgreich durchgeführte Projekte:

Aktuell:

Großkonzern, Lebensmittelindustrie

  • Einführung neuer Büroprozesse auf regionaler und globaler Ebene
  • Bearbeitung von Kundenbestellungen
  • Bearbeitung von Kunden- und Konsumenten- Reklamationen
  • Erstellung von Gutschriften
  • Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für die schriftliche Kundenkommunikation


Einzelunternehmen, Qualitätsmanagement-Beratung

  • Kundenbetreuung
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Personalwesen
  • Implementierung neuer Prozesse aufgrund von starkem Wachstum
  • Projektassistenz in ISO 9001, 13485 und 17025- Projekten
  • Schaltung von Stellenausschreibungen und Durchführung von Vorstellungsgesprächen


Vergangenheit:

Mittelständisches Unternehmen für Recruiting

  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • Mahnwesen
  • Erstellung von Formatvorlagen und Geschäftsbriefen
  • Kundenbetreuung und -kommunikation
  • Kommunikation und Koordination von Stakeholdern
  • Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft


Mittelständisches Unternehmen im Handwerk

  • Implementierung einheitlicher Prozesse für die Kundendiensttechniker im Außendienst
  • Implementierung einheitlicher Prozesse für Administration und Telefonzentrale
  • Implementierung und Inbetriebnahme der Software ?Label Mobile?
  • Schulung der Mitarbeiter in neuen Prozessen und ?Label Mobile?
  • Vorbereitung fachspezifischer Messen
  • Organisation von Veranstaltungen


Steuer- und Immobilienbüro

  • Erstellung von Social Media Content inkl. Community Management
  • Kundenbetreuung und -kommunikation
  • Optimierung bestehender Prozesse, soweit möglich
auf Anfrage
Baesweiler
1 Jahr 4 Monate
2022-09 - 2023-12

Betreuung des Einstellungsprozesses

Business Support, Human Resources
Business Support, Human Resources
  • Unterstützung der HR-Manager und HR-Business Partner der Standorte Eschweiler und Stolberg im Tagesgeschäft
  • Betreuung des Einstellungsprozesses, inkl. Durchführung von Background Checks sowie Erstellung und Versand von Arbeitsverträgen
  • Betreuung des Prozesses zur Probezeitbeendigung
  • Betreuung des Austrittsprozesses inkl. Erstellung von Kündigungsbestätigungen, interne Information an die entsprechenden Stellen sowie Unterstützung der Führungskraft im Austrittsprozess
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
  • Erstellung von Arbeitszeugnissen
  • Beratung und Betreuung der Führungskräfte definierter Bereiche
  • Beratung und Betreuung von Mitarbeitern vor Ort
  • Vorbereitung des BEM-Prozesses für die Standorte Eschweiler, Stolberg und Kiefernweg
  • Bearbeitung verschiedener HR-Projekte
  • Erstellung von regelmäßigen Auswertungen und Reports für die Abteilung Human Resources
West Pharmaceutical Services Deutschland GmbH
11 Monate
2021-10 - 2022-08

Warenannahme

kaufmännische Mitarbeiterin in der Logistik und Probenregistration
kaufmännische Mitarbeiterin in der Logistik und Probenregistration
  • Warenannahme
  • Verbuchung der Ware in den Datenbanken
  • Testung und Weiterentwicklung eines neuen LIMS-Systems
  • Fachgerechte Erstkontrolle der Proben/Prüfprodukte
  • Probenregistrierung und -weiterleitung
  • Verpackung und Versand von Laborproben inkl. Anfertigung der Zolldokumente
  • QM- und GMP-konforme Dokumentation sämtlicher Vorgänge
  • Prozessoptimierung im Fachbereich
  • Planung und Durchführung eigener Projekte
  • Einkauf- und Bestellwesen
  • Kommunikation mit Lieferanten und Kunden in deutscher und englischer Sprache
GfPS mbH
1 Jahr 10 Monate
2019-12 - 2021-09

Kundenbetreuung und -beratung

Assistentin der Standortleitung
Assistentin der Standortleitung
  • Kundenbetreuung und -beratung
  • Unterstützung der Standortleitung im Tagesgeschäft
  • Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
  • Rechnungsstellung und Mahnwesen
  • Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
  • Personalmanagement, Zeitmanagement
  • Personalplanung und -beschaffung
  • Kundenkorrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Dokumentation des Probeneingangs und -ausgangs
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Verwaltung und Dokumentation der Handkasse
  • Einkauf
  • Prozessoptimierung
  • Projektassistenz
  • Planung, Durchführung eigener Projekte inkl. Projektmanagement und -verantwortung
  • Probenversand
  • Qualifizierung von Geräten gemäß GMP-Vorgaben
  • Unterstützung der Qualitätssicherung bei der Durchführung von Kundenaudits
  • Terminkoordination
SGS Analytics Germany GmbH
7 Jahre 7 Monate
2012-06 - 2019-12

Erstellung von Angeboten

Assistentin der Geschäftsleitung
Assistentin der Geschäftsleitung
  • schriftliche und telefonische Korrespondenz
  • Erstellung von Angeboten
  • Fakturierung
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Betreuung von Kunden und Besuchern
  • vorbereitende Buchhaltung
Solar- und Regenwassertechnik Maanen
1 Jahr 8 Monate
2018-04 - 2019-11

Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten

Assistentin Vertrieb und Sekretariat
Assistentin Vertrieb und Sekretariat
  • Kundenbetreuung und -beratung
  • Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
  • Dokumentation des Probeneingangs und -ausgangs
  • Probenversand
  • Terminkoordination
SGS Analytics Germany GmbH
6 Monate
2017-10 - 2018-03

Durchführung des Lizenzmanagements

Assistentin Technischer Support
Assistentin Technischer Support
  • Qualifizierung von Kundenanfragen, telefonisch und per E-Mail
  • schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Durchführung des Lizenzmanagements
  • Erstellung von Statistiken inkl. Visualisierung
  • Erstellung schriftlicher Leitbilder zu firmeninternen Abläufen
  • Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung
LANCOM Systems
5 Jahre 4 Monate
2012-06 - 2017-09

Abrechnung der erfolgten Behandlungen

Tiermedizinische Fachangestellte
Tiermedizinische Fachangestellte
  • Kundenbetreuung und Beratung
  • Verkauf von Futtermitteln und Medikamenten
  • ernährungsphysiologische Beurteilung der Patienten
  • Abrechnung der erfolgten Behandlungen
  • Behandlungsassistenz
  • Bearbeitung und Analyse von Laborproben
  • Erhaltung eines ordentlichen Erscheinungsbildes der Praxis
Kleintierpraxis Dr. Bey, Zinsen und Partner GbR

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

2 Jahre 11 Monate
2009-08 - 2012-06

Ausbildung zur Tiermedizinischen Fachangestellten

Tiermedizinische Fachangestellte, Kleintierpraxis Dr. Bey, Zinsen und Partner GbR
Tiermedizinische Fachangestellte
Kleintierpraxis Dr. Bey, Zinsen und Partner GbR

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Prozessdokumentation make Künstliche Intelligenz Administration Backoffice Prozessberatung Prozessoptimierung Personal Office 365 Canva Copywriting Dokumentation Good Manufacturing Practice

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

Warum ich?

In meiner derzeitigen Position als selbstständiger Business Consultant beweise ich selbständiges und eigenverantwortliches Handeln ebenso wie Teamstärke und Kooperationsfähigkeit. Meine Aufgaben verlangen absolute Zuverlässigkeit und Verlässlichkeit, sowie analytisches Denkvermögen. Eigenschaften, die mich nachweislich auszeichnen.


Software

  • Microsoft Office
  • SAP HR
  • ADP E-Time
  • VEDA HR Zeit
  • LIMS Systeme
  • UPS Systeme
  • Atrify
  • Make .com
  • ChatGPT
  • OpenAI
  • Buffer
  • Miro


Fähigkeiten

  • Business Analyse
  • Kundenservice
  • Angebotserstellung
  • Rechnungsstellung

Einsatzorte

Einsatzorte

Deutschland
möglich

Projekte

Projekte

11 Monate
2025-01 - heute

Office Management

Business Consultant
Business Consultant
  • Prozessmanagement
  • Workflow-Automatisierung mit make .com & KI
    • Auf Wunsch als Done-with-you-Angebot
  • Scrum Master
auf Anfrage
1 Jahr 5 Monate
2023-08 - 2024-12

diverse Projekte

Virtuelle Assistentin
Virtuelle Assistentin
  • Office Management
  • Prozessmanagement
  • Assistenz im Personalwesen
  • Projektassistenz


Erfolgreich durchgeführte Projekte:

Aktuell:

Großkonzern, Lebensmittelindustrie

  • Einführung neuer Büroprozesse auf regionaler und globaler Ebene
  • Bearbeitung von Kundenbestellungen
  • Bearbeitung von Kunden- und Konsumenten- Reklamationen
  • Erstellung von Gutschriften
  • Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für die schriftliche Kundenkommunikation


Einzelunternehmen, Qualitätsmanagement-Beratung

  • Kundenbetreuung
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Personalwesen
  • Implementierung neuer Prozesse aufgrund von starkem Wachstum
  • Projektassistenz in ISO 9001, 13485 und 17025- Projekten
  • Schaltung von Stellenausschreibungen und Durchführung von Vorstellungsgesprächen


Vergangenheit:

Mittelständisches Unternehmen für Recruiting

  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • Mahnwesen
  • Erstellung von Formatvorlagen und Geschäftsbriefen
  • Kundenbetreuung und -kommunikation
  • Kommunikation und Koordination von Stakeholdern
  • Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft


Mittelständisches Unternehmen im Handwerk

  • Implementierung einheitlicher Prozesse für die Kundendiensttechniker im Außendienst
  • Implementierung einheitlicher Prozesse für Administration und Telefonzentrale
  • Implementierung und Inbetriebnahme der Software ?Label Mobile?
  • Schulung der Mitarbeiter in neuen Prozessen und ?Label Mobile?
  • Vorbereitung fachspezifischer Messen
  • Organisation von Veranstaltungen


Steuer- und Immobilienbüro

  • Erstellung von Social Media Content inkl. Community Management
  • Kundenbetreuung und -kommunikation
  • Optimierung bestehender Prozesse, soweit möglich
auf Anfrage
Baesweiler
1 Jahr 4 Monate
2022-09 - 2023-12

Betreuung des Einstellungsprozesses

Business Support, Human Resources
Business Support, Human Resources
  • Unterstützung der HR-Manager und HR-Business Partner der Standorte Eschweiler und Stolberg im Tagesgeschäft
  • Betreuung des Einstellungsprozesses, inkl. Durchführung von Background Checks sowie Erstellung und Versand von Arbeitsverträgen
  • Betreuung des Prozesses zur Probezeitbeendigung
  • Betreuung des Austrittsprozesses inkl. Erstellung von Kündigungsbestätigungen, interne Information an die entsprechenden Stellen sowie Unterstützung der Führungskraft im Austrittsprozess
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
  • Erstellung von Arbeitszeugnissen
  • Beratung und Betreuung der Führungskräfte definierter Bereiche
  • Beratung und Betreuung von Mitarbeitern vor Ort
  • Vorbereitung des BEM-Prozesses für die Standorte Eschweiler, Stolberg und Kiefernweg
  • Bearbeitung verschiedener HR-Projekte
  • Erstellung von regelmäßigen Auswertungen und Reports für die Abteilung Human Resources
West Pharmaceutical Services Deutschland GmbH
11 Monate
2021-10 - 2022-08

Warenannahme

kaufmännische Mitarbeiterin in der Logistik und Probenregistration
kaufmännische Mitarbeiterin in der Logistik und Probenregistration
  • Warenannahme
  • Verbuchung der Ware in den Datenbanken
  • Testung und Weiterentwicklung eines neuen LIMS-Systems
  • Fachgerechte Erstkontrolle der Proben/Prüfprodukte
  • Probenregistrierung und -weiterleitung
  • Verpackung und Versand von Laborproben inkl. Anfertigung der Zolldokumente
  • QM- und GMP-konforme Dokumentation sämtlicher Vorgänge
  • Prozessoptimierung im Fachbereich
  • Planung und Durchführung eigener Projekte
  • Einkauf- und Bestellwesen
  • Kommunikation mit Lieferanten und Kunden in deutscher und englischer Sprache
GfPS mbH
1 Jahr 10 Monate
2019-12 - 2021-09

Kundenbetreuung und -beratung

Assistentin der Standortleitung
Assistentin der Standortleitung
  • Kundenbetreuung und -beratung
  • Unterstützung der Standortleitung im Tagesgeschäft
  • Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
  • Rechnungsstellung und Mahnwesen
  • Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
  • Personalmanagement, Zeitmanagement
  • Personalplanung und -beschaffung
  • Kundenkorrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Dokumentation des Probeneingangs und -ausgangs
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Verwaltung und Dokumentation der Handkasse
  • Einkauf
  • Prozessoptimierung
  • Projektassistenz
  • Planung, Durchführung eigener Projekte inkl. Projektmanagement und -verantwortung
  • Probenversand
  • Qualifizierung von Geräten gemäß GMP-Vorgaben
  • Unterstützung der Qualitätssicherung bei der Durchführung von Kundenaudits
  • Terminkoordination
SGS Analytics Germany GmbH
7 Jahre 7 Monate
2012-06 - 2019-12

Erstellung von Angeboten

Assistentin der Geschäftsleitung
Assistentin der Geschäftsleitung
  • schriftliche und telefonische Korrespondenz
  • Erstellung von Angeboten
  • Fakturierung
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Betreuung von Kunden und Besuchern
  • vorbereitende Buchhaltung
Solar- und Regenwassertechnik Maanen
1 Jahr 8 Monate
2018-04 - 2019-11

Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten

Assistentin Vertrieb und Sekretariat
Assistentin Vertrieb und Sekretariat
  • Kundenbetreuung und -beratung
  • Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
  • Dokumentation des Probeneingangs und -ausgangs
  • Probenversand
  • Terminkoordination
SGS Analytics Germany GmbH
6 Monate
2017-10 - 2018-03

Durchführung des Lizenzmanagements

Assistentin Technischer Support
Assistentin Technischer Support
  • Qualifizierung von Kundenanfragen, telefonisch und per E-Mail
  • schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Durchführung des Lizenzmanagements
  • Erstellung von Statistiken inkl. Visualisierung
  • Erstellung schriftlicher Leitbilder zu firmeninternen Abläufen
  • Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung
LANCOM Systems
5 Jahre 4 Monate
2012-06 - 2017-09

Abrechnung der erfolgten Behandlungen

Tiermedizinische Fachangestellte
Tiermedizinische Fachangestellte
  • Kundenbetreuung und Beratung
  • Verkauf von Futtermitteln und Medikamenten
  • ernährungsphysiologische Beurteilung der Patienten
  • Abrechnung der erfolgten Behandlungen
  • Behandlungsassistenz
  • Bearbeitung und Analyse von Laborproben
  • Erhaltung eines ordentlichen Erscheinungsbildes der Praxis
Kleintierpraxis Dr. Bey, Zinsen und Partner GbR

Aus- und Weiterbildung

Aus- und Weiterbildung

2 Jahre 11 Monate
2009-08 - 2012-06

Ausbildung zur Tiermedizinischen Fachangestellten

Tiermedizinische Fachangestellte, Kleintierpraxis Dr. Bey, Zinsen und Partner GbR
Tiermedizinische Fachangestellte
Kleintierpraxis Dr. Bey, Zinsen und Partner GbR

Kompetenzen

Kompetenzen

Top-Skills

Prozessdokumentation make Künstliche Intelligenz Administration Backoffice Prozessberatung Prozessoptimierung Personal Office 365 Canva Copywriting Dokumentation Good Manufacturing Practice

Produkte / Standards / Erfahrungen / Methoden

Warum ich?

In meiner derzeitigen Position als selbstständiger Business Consultant beweise ich selbständiges und eigenverantwortliches Handeln ebenso wie Teamstärke und Kooperationsfähigkeit. Meine Aufgaben verlangen absolute Zuverlässigkeit und Verlässlichkeit, sowie analytisches Denkvermögen. Eigenschaften, die mich nachweislich auszeichnen.


Software

  • Microsoft Office
  • SAP HR
  • ADP E-Time
  • VEDA HR Zeit
  • LIMS Systeme
  • UPS Systeme
  • Atrify
  • Make .com
  • ChatGPT
  • OpenAI
  • Buffer
  • Miro


Fähigkeiten

  • Business Analyse
  • Kundenservice
  • Angebotserstellung
  • Rechnungsstellung

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