• Organisation, Leitung und Moderation der Steering Commitees, Workshops und Abstimmungstermine
• Analyse von bestehenden Prozessen und Überführung in end-to-end Multi-
• Channel fähige Prozesse für Logistik, Order Management, Payment
• Modellierung der definierten Multi-Channel Prozesse aus End to End Sicht
• Erfassen der Requirements zu den Prozessen in Form von Epics und User Stories
• Abstimmung der Prozesse und Anforderungen mit internen und externen Dienstleistern
• Projekt-und Kostenplanung

Hintergrund:
Metro Cash & Carry Deutschland möchte sein Geschäftsfeld um ein Multi-Channel Angebot erweitern. Kunden sollen zum einen die Möglichkeit erhalten, Ware aus einem Online-Sortiment online zu bestellen und diese entsprechend geliefert zu bekommen oder im gewählten Markt abholen zu können. Zum anderen sollen die Kunden das gesamte Sortiment der Märkte mit deren Verfügbarkeiten im Online-Store einsehen können. Weiterhin sollen Drop-Shipment Lieferanten integriert und ein eigener Marktplatz etabliert werden. Das Projekt wird im agilen Umfeld umgesetzt.

• Meilensteinplanung für die Prozess- und Anforderungsanalyse
• Gruppierung Themengebiete zu Workshops
• Vorbereitung, Durchführung und Moderation der Workshops
• Analyse der Ist Prozesse anhand der Implementierung im Order Management und den umliegenden Systemen mittels Workshops und Sichtung vorhandener Dokumentation
• Modellierung der analysierten Ist-Prozesse mit Visio und ARES (BPNM Prozesse)
• Modellierung der Soll-Prozesse und Dokumentation der Soll-Prozesse, zunächst mit Visio, finalisierung in ARES
• Erfassen der Requirements zu den Prozessen in Form von Epics und User Stories
• Mapping der Prozesse und Anforderungen auf Sterling Applikationsmodell
• Zusammenfassung gleichartiger Prozesse zu Implementierungspaketen
• Projekt-und Kostenplanung auf Basis Implementierungspaketen

Hintergrund:
Das bestehende Order Management System, eingekauft als SaaS Lösung, aber dennoch maximal customized, soll durch ein neues, moderneres System (IBM Sterling) abgelöst werden. Dabei soll als Vorgabe soweit als möglich der Prozessstandard des Sterling Systems eingehalten werden.

Als Basis für die Definition der Anforderungen an das Sterling OMS wurden zunächst alle bestehenden Business Prozesse analysiert und dokumentiert, da dies in der Vergangenheit nicht konsequent geschehen ist. Da die Prozessdokumentation äußerst lückenhaft war, wurde die Analyse der Ist-Prozesse Anhand der Implementierung im bestehenden Order Management System vorgenommen.

Die Ergebnisse wurden mittels VISIO und ARIS dokumentiert, mit den Fachabteilungen präzisiert sowie die Schwachstellen identifiziert und diskutiert. Auf Basis dieser Workshops wurden die Sollprozesse für das neue Order Management System definiert und modelliert sowie als User Stories dokumentiert.

Anschließend werden die Prozesse mit dem Implementierungsdienstleister für IBM Sterling abgestimmt und Änderungen aufgrund des Sterling Modells den Fachabteilungen vorgestellt und dokumentiert. Die Prozesse werden Thematisch gebündelt zu implementierungsphasen zusammengefasst, grob in Aufwand und Dauer bewertet und auf Basis dieser Informationen die Projektplanung erstellt.
Projektmethodik ist agil.

• Projektmanagement (Projektplanung, Meilensteinplanung,
  Risikomanagement, Statustracking und –reporting, Kostenmanagement, Boardpräsentationen, etc.)
• Primär- und Sekundärkostenplanung sowohl für das
  Weiterentwicklungsprojekt als auch die Linienbetreuung des Customer Order Management System
• Anforderungsanalyse und -dokumentation von einzelnen Business Anforderungen
• Erstellung von Business- und High Level IT Konzepten zu diesen Anforderungen
• Priorisierung und Planung der einzelnen Themen anhand der Priorisierung und Einsteuern beim Dienstleister und internen Abteilungen für die IT Konzeption und Aufwandsschätzung
• Releaseplanung auf Basis der Kapazitätsplanung für
  Entwicklungsressourcen und Aufwandsschätzungen des Dienstleisters und internen Abteilungen
• Statusverfolgung des Entwicklungs- und Testfortschrittes mit dem Dienstleister

Hintergrund:
Projektmanagement zur Weiterentwicklung eines bestehenden Customer Order Management auf SaaS Lösung. Die Aufgaben der innerhalb des Unternehmens SolutionOwner genannten Position gingen aber mit Anforderungsaufnahme bis hin zur Releaseplanung und Entwicklungssteuerung über die Aufgaben des klassischen Projektmanagements hinaus.

Dauer:

12 Monate, danach Restrukturierung im Unternehmen und Übergabe der Rolle/Aufgabe in einen anderen Unternehmensbereich.

• Analyse der Situation vor Ort hinsichtlich Dokumentation und Prozessen
• Erstellung einer Prozess und Dokumentationsstruktur für einQualitätsmanagement, angepasst an das Unternehmen und in Abstimmung mit den Verantwortlichen
• Erstellung eines Qualitätshandbuches als Dokumentationsstruktur und Inhaltsverzeichnis der Dokumentation
• Installationsanweisungen, -vorgaben
• Erstellung von Dokumentationsvorlagen für 
  • Hardware und Software Beschaffungs- und Installationskriterien
  • Betriebshandbücher
  • Dokumentationen (Installationen, Software- und Updatemanagement, etc.)
  • Entstörungsprozesse
• Erarbeitung und Definition der Prozesse zu den einzelnen Kapiteln des QM Systems in Abstimmung mit den Verantwortlichen
• Einführung in die definierten Prozesse sowie Durchführung eines Probeaudit

Hintergrund:
Ein mittelständiges Unternehmen aus dem Bereich der Sicherheitstechnik und Personalisierung mit ca. 25 bis 30 Mitarbeitern wurde durch ein Unternehmen des Bundes aufgekauft. Durch diese Übernahme wurde es für das übernommene Unternehmen notwendig, sich einer ISO Zertifizierung zu unterziehen. Die Beratung erfolgte hinsichtlich der Erstellung der notwendigen Dokumentation sowie die Einweisung in die dazu gehörenden Prozesse unter Berücksichtigung der Mitarbeiterstärke im Unternehmen. Die Beratungsleistung erfolgte daher unter der Maßgabe: so viel Prozesse und Dokumentation wie nötig, um die ISO Zertifizierung erfüllen zu können. Gleichzeitig aber so wenig wie möglich, um die geringe Anzahl der Mitarbeiter nicht ausschließlich mit Prozessen und Dokumentationen auszulasten.

• Zustandsanalyse des Projektes
• Analyse und Bewertung der Risiken inkl. Maßnahmenplan und Adressierung großer Risiken an das Management zur Entscheidung
• Maßnahmenplan zum Abarbeiten der Risiken in Abstimmung mit dem SaaS Dienstleister, dem Dienstleister für das E-Commerce System sowie den betroffenen internen Abteilungen.
• Überarbeitung der Projektplanung aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnissen aus der Risikobewertung bzw. Planung der Risikenbearbeitung
• Vorstellung und Priorisierung der offenen Themen, Risiken und Vorschlag der überarbeiteten Zeitplanung beim und mit Management des Unternehmens (C-Level)
• Einsteuern, priorisieren und Steuern der notwendigen Arbeiten bei den entsprechenden Abteilungen und Dienstleistern
• Projektsteuerung und enges Reporting an das Management
• Coaching des internen Projektleiters

Hintergrund:
Das Unternehmen hatte sich nach Ausschreibung für eine Social Media Plattform auf Basis einer SaaS Lösung entschieden. Im Anschluss an diese Auswahl sollte das System zum einen hinsichtlich der Business Anforderungen angepasst und zum anderen in die bestehende Systemlandschaft integriert werden, was schleppend voran ging. Ich wurde als Interims Projektleiter dem internen Projektleiter zur Seite gestellt, um die Gründe für den schleppenden Verlauf zu analysieren, diese zu beseitigen und den internen Projektleiter zu coachen. Die Aufgabe bestand in klassischem Projektmanagement.

Durch die genannten Maßnahmen wurden zum ersten mal im Projektverlauf alle notwendigen Aufgaben und Tätigkeiten bei den betroffenen Abteilungen und Dienstleistern identifiziert, bewertet und mit einer möglichen Risikoeinstufung versehen werden. In enger Abstimmung mit dem Management wurden die einzelnen Themen priorisiert und bei den betroffenen Abteilungen und Dienstleistern eingesteuert und erfolgreich abgearbeitet. Ein weiterer Projektverzug und eine im Sinne des Business fehlerhafte und nicht funktionale Integration der Plattform konnte durch diese Maßnahmen vermieden werden. Es war aber leider aufgrund von Rahmenbedingungen wie Abteilungsauslastung und Releaseabhängigkeiten nicht möglich, den bereits vorhandenen Verzug von ca. 3 Monaten aufzuholen.

Dauer:

6 Monate, Projekt und Coaching abgeschlossen und das Projekt an den internen Projektleiter zur Einführung übergeben. Die Lösung wurde im Anschluss eingeführt.

• Anforderungsanalyse und –dokumentation, Anforderungskatalog
• Abstimmung der Anforderungen mit interner IT und Hersteller des Content Management Systems
• Ableitung einer Anforderungsbeschreibung für eine Ausschreibung aus den Analysendokumenten
• Definition eines Vorgehens für die durchzuführende Ausschreibung mit der Business Abteilung und dem Einkauf des Unternehmens
• Abstimmung der IT Anforderungen und Vorgaben an das neue System
• Abstimmung der Anforderungen des Einkaufs an die anbietenden Unternehmen
• Erstellung eines Anforderungskatalogs,/-fragenkatalogs mit Business, IT und Einkaufsanforderungen für die Ausschreibung
• Erstellung eines Bewertungsschlüssels für die einzelnen Anforderungen mit den involvierten Abteilungen sowie Erstellung der Bewertungsmatrix auf Basis des Anforderungskatalogs
• Erstellung weiterer Ausschreibungsunterlagen und Definition des Zeitplans in Abstimmung mit den Abteilungen
• Ermittlung der Unternehmen, die zur Ausschreibung eingeladen werden
• Einweisung der Fachabteilung in das definierte Vorgehensmodell zur selbstständigen Durchführung der Ausschreibung

Hintergrund:
Das Unternehmen plante, auf Basis eines Content Management Systems redaktionelle Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und auf seiner Onlineplattform bereitzustellen. In diesem Projekt übernahm ich die Rolle des Projektleiters als Bindeglied zwischen Business und IT. Zunächst sollten die Anforderungen der entsprechenden Businessabteilungen des Unternehmens aufgenommen und dokumentiert und mit den Systemfeatures abgeglichen werden. Im Laufe der Anforderungsanalysen und Abgleich der Anforderungen mit den Systemfeatures stellte sich heraus, dass die dort im Einsatz befindliche Content Management Lösung nicht ohne massive und teure Anpassungen in der Lage gewesen wäre, die geforderten redaktionellen Prozesse abzubilden. Daher sollte eine Ausschreibung für ein geeignetes Redaktionssystem durchgeführt und die notwendigen Dokumente und Prozesse dazu in Abstimmung mit den Abteilungen aus Business, IT und Einkauf erstellt werden.

• Erstellung Business Case und Budgetplanung sowie Durchführung der Projektinitialisierung in den Managementboards (C-Level)
• Zusammenstellung des Projektteams
• Stakeholdermanagement
• Analyse zur Möglichkeit der Nutzung und Integration bereits vorhandener Monitoringbestandteile (Investitionsschutz)
• Konzeption des End-To-End System- sowie des Business Process Monitoring
• Marktanalyse von Anbietern (Gartner Quadrant) sowie Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen und Definition des Auswahlverfahrens
• Abstimmung der Ausschreibungsdurchführung mit allen Beteiligten und Betroffenen
• Durchführung der Ausschreibung und des Auswahlverfahrens
• Steuerung der Implementierung der gesamten Monitoringlösung auf Basis von neu hinzugekauften und bereits vorhandenen Lösungen/Applikationen
• Beschaffung der benötigten Hardware und Softwarelizenzen
• Übergabe an die Betriebsführung nach Abschluss der Implementierung

Hintergrund:
Die zuvor eingeführte Plattform für E-Commerce und Multi-Channel Aktivitäten konnte nicht in der erwarteten Stabilität betrieben werden. Dies führte immer wieder zu unerwarteten Totalausfällen und Lieferverzögerungen gegenüber dem Kunden. Betroffen waren sowohl der Online Shop, als auch die nachgelagerten Backendprozesse des Fulfilment. Die Ausfälle des Online-Shop betrafen die Kunden direkt und unvermittelt, während die Störungen in den Backendprozessen den Kunden erst durch verzögerte oder ausgefallene Lieferungen bemerkbar wurden. Für beide Problembilder sollte mittels einer aktiven Monitoringlösung ein proaktives Alarmsystem geschaffen werden, damit die entsprechenden Abteilungen der Betriebsführung und Softwareentwicklung gegensteuern können. Weiterhin sollte diese Lösung Informationen über Shopauslastung und Bestellvolumina liefern.

Dauer:

15 Monate, Projekt erfolgreich abgeschlossen und Ergebnis an
Betriebsführung übergeben. Die durch das Projekt installierte modulare Lösung wurde inzwischen durch das Unternehmen weiter auf- und ausgebaut.

• Ermittlung und Festlegung der Kennzahlen für das Shop System; dies je Land und Vertriebslinie
• Ermittlung der aktuellen Kennzahlen/der Auslastung des Shop Systems
• Entwicklung von geeigneten Testszenarien zur Performancemessung
• Ermittlung und Definition der geeigneten Messverfahren und Ergebnisdokumentation
• Abstimmung und Definition der Prozesse zur Übergabe der Ergebnisse an die Fachabteilungen
• Abstimmung und Definition eines koordinierten Prozesses zur weiteren Analyse und Beseitigung auffälliger Messergebnisse durch die Fachabteilungen
• Durchführung von Performancetests und -analysen zur Überprüfung und Nachjustierung der definierten Methoden und Prozesse
• Übergabe des abschließenden Verfahrens an die Betriebsführung

Hintergrund:
Um die erwarteten Zukunftsanforderungen an das Shop System durch steigende Benutzer- und Verkaufszahlen sicherstellen zu können, sollten geeignete Maßnahmen für Performance-Analysen und -optimierungen eingeführt werden.