05/2023 ? 07/2025: Termin-, Kalender- und Kommunikationsmanagement
Rolle: Personal admin, Ansprechpartnerin 
Kunde: Internationale NGO (UK)

Aufgaben:

• Ansprechpartnerin für Executive Committee, Ärzte und internationale Trainees
• Termin-, Kalender- und Kommunikationsmanagement in englischer Sprache
• Koordination von Trainings, Events und Reiseorganisation
• Reporting, Datenmanagement und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen

03/2023 ? 03/2024: IT-Beratung & Ferienhausverwaltung
Rolle: Personal Assistant

Aufgaben:

• Entlastung zweier Geschäftsführer in Termin-, Kommunikationsund Reisemanagement
• Organisation des operativen Tagesgeschäfts, Prozessoptimierung und Tool-Setup
• Eigenverantwortliche Umsetzung von Projekten inkl. StakeholderKoordination

01/2023 - heute: Online Business Management

Aufgaben:

• Projektmanagement, Prozessautomatisierung und ToolImplementierung für Solopreneure
• Erstellung von SOPs, Workflows und Reporting-Strukturen
• Koordination externer Dienstleister und Umsetzung digitaler Projekte

• Kalendermanagement, Inbox-Management, Planung und Koordinierung von Terminen, Vor- und Nachbereitung und Buchung von Geschäftsreisen, Reisekostenabrechnung, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Organisation von AllHands Meetings und Teamevents, Koordination HR-Prozesse, Urlaubsvertretung für die Assistenz des CEO/CCO
• Eigenständige Priorisierung und proaktive Prozessverbesserung im Tagesgeschäft

• Betreuung von 2 Managing Directors und 1 Associate Director
• Nationale und internationale Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung, Erstellung von Präsentations- und Angebotsunterlagen (DE/EN), Planung und Koordination von Tagungen und Workshops, Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren, Einarbeitung neuer Teammitglieder

• Planung und Koordinierung von Terminen, Reiseplanung, MeetingOrganisation
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und PowerPoint-Präsentationen für Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen
• Korrespondenzmanagement
• RecruitingUnterstützung
• Vertretung der Vorstandsassistenz

• Korrespondenz DE/EN
• Vor- und Nachbereitung und Buchung von Geschäftsreisen
• Personalverwaltung (Arbeitsverträge, Zeugnisse)
• Eventmanagement
• eigenverantwortliche Projektleitung u.a. Kundenbefragung und Firmenumzug

• Assistenz der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats, Terminkoordinierung, Reiseplanung, Meeting-Vor- und Nachbereitung, Protokollführung, Beschwerdemanagement, PR-Maßnahmen
• Beförderung aus der Reservierungsleitung aufgrund sehr guter Leistungen