Optimierungsprojekt im IT-Einkauf > 300 M? Spend. 

Durchgeführte Teilprojekte: 

• Optimierung und Konsolidierung der ADM Serivices (Application developemt & Maintenance) 
• Optimierung der Hosting Verträge 
• Reduktion der Kosten für externe Dienstleister 
• Ausschreibung Service Desk & Workplace as a Service
• Verhandlung Hardware 
• Cloud Optimization & FinOps 
• Aufbau Category Management

Reduktion der Kosten für Client Hardware + Zubehör von >20%. 

Ansatz: 

Rightsizing & Model reduction 

Ausschreibung & Verhandlung 

Durchführung einer kompletten SAP S4 Contract conversion. Ink. Demandmanagement, Lizenzoptimierung, Vertragsverhandlung & Rollout. 

Reduktion der SAP Wartungskosten >40% 

Hebel: 

• Lizenzoptimierung
• Wettbewerb 
• Vertragsoptimierung 

Organisatorisch

• Strukturierung des weltweiten IT-Einkaufs für 36 Standorte
• Definition von Einkaufsrollen
• Definition von Standardprodukten
• Definition von Standard-Lieferanten
• Design und Umsetzung der konzerninternen Kommunikation

Prozessual

• Prozessdesign für strategische und operative Prozesse
• Anforderungsmanagement

Einkaufscontrolling

• Ableiten von Einkaufszielen anhand der Unternehmensziele in Abstimmung mit dem Management
• Entwicklung einer Datenbasis, Definition von relevanten Informationen
• Design und Aufbau eines Einkaufscontrollings
• (Definition von Erfolgskriterien, Tracking der Zielerreichung, Entwicklung von KPIs)

Strategischer Einkauf

• Verhandlung strategischer Lieferanten
  • Datacenteraufbau
  • Leasing von Hardware
  • SD-WAN + MPLS/ ISP
• Aufbau und Definition strategischer Lieferantenbeziehungen

• Erzielung von nachhaltigen Einsparungen bei A-Lieferanten in der Warengruppe IT-Dienstleistung
• Minimaler Impact auf aktive Projekte
• Verhandlungsvolumen: ca. 70 Mio. € p.a.

Vorbereitung

• Datenanalyse (Spend, Tagessätze je Skill-Level, Berater,
  Kategorisierung, Forecast, Kritikalität)
• Entwicklung Verhandlungsstrategien
• Abstimmen der internen Kommunikation
• Erstellung Aktionsplan
• Definition und Einholen des Verhandlungsmandats

Durchführung

• Verhandlung der relevanten Lieferanten
• Wöchentliches Vorstandsreporting
• Abstimmung mit aktiven Projekten
• Ausphasen definierter Umfänge
• Begleitung Onboarding eines Alternativlieferanten

Ziel des Projektes:

• Modernisierung der Warengruppe IT-Services (ca. 150 Mio. EUR p.a.)
• Strategische Ausrichtung der Warengruppe an Unternehmenszielen
• Langfristige Erzielung von Einsparungen

Aufteilung in vier Dimensionen

Struktur der Einkaufsgüter

• Schaffung von Grundlagen (Definition relevanter Informationen)
• Definition von 24(+6) Skill-Levels

Lieferantenmanagement

• Definition von Lieferantenkategorien
• Einführung einer Lieferantenbewertung
• Entwicklung eines Systems zum aktiven Lieferantenmanagement

Prozesse

• Optimierung der vorhandenen Prozesse (Effizienz und
  Anforderungsmanagement)
• Erneuerung der Vergabeprozesse (Mini-Auktionen etc.)

Einkaufscontrolling

• Entwicklung von Preis- und Qualitätsindices
• Überwachung der Skill-Level-Matrix
• Entwicklung eins Trackingsystems für KPIs

•  Vergabe eines ca. 30 Mio. € Projektauftrags
•  Vergabe zu optimalen Einkaufskonditionen

Kritikalität

• Vergabeprojekt: Migrationsprojekt für Lebensversicherungen auf eine neu entwickelte Plattform, welche vom favorisierten
  Lieferanten entwickelt wurde (Quasi-Monopol)
• 60% der benötigten Ressourcen waren „Programmierende
  Aktuare"

Vorbereitung

• Aufbau eines Szenarios um die eigene Verhandlungsposition zu stärken
• Informationsbeschaffung (SWOT)
• Abstimmung einer Kommunikationsstrategie

Durchführung

• Durchführung einer Ausschreibung
• Verhandlung des Favorisierten Lieferanten
• Vertragsgestaltung und -abschluss

• Optimierung des IT-Einkaufs unter Lean Gesichtspunkten

Durchführung

• Analyse der vorhandenen Prozesse
• Durchführen von Workshops zum IST- und SOLL-Zustand
• Begleitung der Zieldefinition der Abteilung
• Sammlung von Optimierungsansätzen
• Formulierung von Hauptherausforderungen
• Entwickeln von Maßnahmen und Maßnahmenplänen
• Betreuung und Umsetzung von Maßnahmen

Ergänzend
Durchführung von KVP-Workshops zu den Themen:

• Einkaufs-Forecast
• Einkaufsmarketing
• Anforderungsmanagement

• Vertragsverlängerung eines bestehenden Lieferantenvertrags für eine Spezialsoftware zur Berechnung von Risikomodellen
• Reduktion der Kosten bei Ausweitung des Leistungsumfangs

Kritikalität

• Auf Grund von gesetzlichen (BaFin) Vorschriften befand sich der Lieferant in einer (bewussten) Monopolstellung
• Ein Lieferantenwechsel war nicht möglich

Durchführung

• Erstellung einer Situationsanalyse
• Entwicklung einer Verhandlungsstrategie
• Entwicklung einer Kommunikationsstrategie
• Verfolgung und Überprüfung der Strategien
• Vertragsverhandlung
• Vertragsabschluss

• Vorbereitung einer strategischen Entscheidung zur Fortführung/ Ausschreibung von Zahlungsverkehrsanbietern und Standortbezogenen Dienstleistungen
• Erstellung einer Risikobewertung
• Erstellung eines Businesscase
• Erstellung einer Entscheidungsvorlage

Durchführung des Projektes

• Untersuchung eines nationalen Marktes für autobahnnahe Standortanbieter
• Führen von Anbahnungsgesprächen
• Recherche von Kostenstrukturen
• Bewertung und Validierung von Risikofaktoren
• Formulierung von Empfehlungen

• Aufbau der Warengruppe IT-Dienstleistungen

Aufteilung in drei Dimensionen:

Struktur der Einkaufsgüter

• Schaffung von Grundlagen (Definition relevanter Informationen)
• Definition von standardisierten Skill-Levels

Prozesse

• Optimierung der vorhandenen Prozesse unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben (Scheinselbständigkeit/ verdeckte Arbeitnehmerüberlassung)

Einkaufscontrolling

• Entwicklung eines Benchmarks für IT-Dienstleistungen
• Definition von Warengruppenzielen
• Entwicklung von KPIs

Strategischer Einkauf

• Erstellung von Benchmarks
• Konzeption und Erstellung von Reportings
• Vertragsverhandlungen

Operativer Einkauf
Einkauf von:

• IT Dienstleistungen
• Beratungsleistungen
• Mobilfunk
• Callcenter-Leistungen
• Zahlungsverkehrsdienstleistungen
• UHD