• Analyse der bestehenden Personio-Konfiguration und Identifikation von Optimierungspotenzialen
• Überarbeitung und Neustrukturierung von Workflows, Automatisierungen und Prozessen
• Harmonisierung von Abwesenheitsrichtlinien, Zeitwirtschaft und Berechtigungsstrukturen
• Optimierung des Recruiting-Moduls inkl. Pipeline-Design und Nutzerrollen
• Bereinigung von Stammdaten, Dokumentenstrukturen und Custom Fields
• Einführung neuer Funktionalitäten (z. B. Performance, Onboarding/Offboarding)
• Durchführung von Anwenderschulungen
• Enge Abstimmung mit Personio-Support zur Klärung technischer Themen

• Verantwortung für das operative HR-Tagesgeschäft von 4 deutschlandweiten Studios mit Fokus auf Personaladministration und Employee Lifecycle
• Erstellung, Prüfung und Verwaltung sämtlicher arbeitsrechtlicher Dokumente (Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Zeugnisse)
• Vorbereitung der Entgeltabrechnung, insbesondere für Stundenlohnmodelle, inkl. Datenaufbereitung und Abstimmung
• Pflege und Verwaltung von Zeitwirtschaftsdaten im System (Gfos) sowie Sicherstellung der Datenqualität
• Proaktive Steuerung und Nachverfolgung personalrelevanter Fristen (z. B. Probezeiten, Befristungen, Beurteilungen) in enger Abstimmung mit den Studioleitungen
• Funktion als zentrale Schnittstelle und Reminder für Führungskräfte bei allen HR-relevanten Themen und Prozessen
• Strukturierung und Nachverfolgung von HR-Vorgängen sowie Sicherstellung der Vollständigkeit und Compliance aller Unterlagen
• Erstellung und Pflege von HR-Dokumenten, Auswertungen und Übersichten in Word und Excel

• Vorbereitung und Einreichung von Betriebsratsanhörungen sowie partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat unter Einhaltung der gesetzlichen Mitbestimmungsrechte
• Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in allen personalrelevanten Fragestellungen sowie internen HR-Prozessen
• Durchführung regelmäßiger Meetings mit Führungskräften zum Austausch über HR-Themen, zur Beratung und zur Klärung personalbezogener Fragen
• Schnittstelle zwischen HR USA, lokalen Führungskräften und Mitarbeitenden zur Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation und Umsetzung globaler HR-Standards
• Eigenverantwortliche Steuerung und Weiterentwicklung zentraler Compensation-Prozesse (z. B. Gehaltsrunden, Zielvereinbarungen)
• Aktive Begleitung und Umsetzung von Talent- und Performance-Management-Prozessen
• Organisation und Durchführung des gesamten Employee Life Cycles ? von Onboarding bis Offboarding
• Unterstützung und Umsetzung nationaler sowie internationaler HR-Projekte, insbesondere in enger Zusammenarbeit mit dem US-amerikanischen HR-Team
• Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung bestehender HR-Prozesse, -Instrumente und -Systeme
• Beratung und Unterstützung des Managements als kompetenter HR Business Partner und Change Agent
• Steuerung von Transformations- und Integrationsprozessen bei Unternehmensakquisitionen, inklusive Übernahme aller HR-Prozesse und erfolgreicher Eingliederung der Mitarbeitenden
• Sicherstellung rechtskonformer Standards in der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
• Enge Zusammenarbeit mit dem internationalen HR-Netzwerk zur konsistenten und effizienten Bereitstellung globaler HR-Services

• Analyse und Bewertung bestehender HR-Prozesse sowie Identifikation veralteter Abläufe
• Konzeption und Umsetzung eines umfassenden Prozess-Redesigns zur Digitalisierung manueller Tätigkeiten
• Enge Einbindung der Betriebsratsinteressen zur Wahrung der Mitbestimmungsrechte
• Überarbeitung der Prozesse im Einklang mit aktuellem Arbeitsrecht und internen Richtlinien, inklusive rechtssicherer Anpassung von Kommunikations- und Freigabeschritten
• Eigenständige Einrichtung und Strukturierung von SharePoint-Sites zur zentralen Ablage und Steuerung von HR-Prozessen
• Entwicklung von Power Apps Forms zur standardisierten Datenerfassung sowie Erstellung komplexer Power Automate Flows zur Automatisierung von Genehmigungs-, Benachrichtigungs- und Dokumentationsprozessen
• Vollständiges Design, Implementierung und Rollout der Lösung

Ergebnis:

50 % Entlastung der HR-Sachbearbeiter durch Reduktion manueller Tätigkeiten

• Implementierung von HR Prozessen (Recruiting bis Offboarding)
• Go-to Person für Leader:innen und Mitarbeiter:innen für alle HR-relevanten Themen
• Recruiting & Active Sourcing
• Verantwortung der HR Kernprozesse entlang des Employee Lifecycle von (Pre-) Onboarding, Retention & Engagement, Development bis zum Offboarding
• People Operations: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen etc.
• Sicherstellen der Aktualität aller HR Prozesse und Dokumente entsprechend des geltenden Arbeitsrechts (Individualarbeitsrecht) und Compliance
• Beraten der Geschäftsführung zu HR-relevanten Themen

• Datenharmonisierung zwischen 3 HR Systemen (SAP/HR Works)
• Aufbau und Implementierung von Prozessen für das operative HR für die Länder zur Sicherstellung eines einheitlichen Ablaufs für alle Geschäftsbereiche und für eine gute Employee Experience
• Festlegung und Dokumentation von HR Workflows für ein konsistenten Informationsfluss zwischen den verschiedenen HR Stakeholdern (Business, Globale HR Operations, HR Business Partner, HR Service Center) zur Sicherstellung eines korrekten Daten Management, korrekter Vertragsgestaltung und einer korrekten Payroll
• Erstellung von relevanten, abrufbaren Reports zu Zeiterfassung, Urlaub/Resturlaub, Gehaltsvergleiche, Store Zuordnungen um langfristige strategische Personalplanung umzusetzen
• Erörterung von Unstimmigkeiten zwischen Verträgen und tatsächlicher Arbeitsweise
• Change-Management in Bezug auf Rollen, Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit Personaldaten (HR Service Center, HR Business Partner, Führungskräfte, Stores, Mitarbeitende)
• Erarbeitung von Policies/Guidelines im Individualarbeitsrecht angelehnt an das Kollektivarbeitsrecht der Tochtergesellschaft zu den Themen Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlaub, allg. Vertragsangelegenheiten und entsprechende Kommunikation in die Organisation
• Definition von Handbüchern für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR Service Center zu generell HR relevanten Themen und Prozessen
• Definition eines Hiring Prozesses, Aufbau der Hiring Steps und Verantwortlichkeiten im Tool D.Vinci, Kommunikation der Prozessabläufe und Verantwortlichkeiten in die Organisation
• Coaching der HR Business Partner und des HR Service Centers

• Umsetzung der Modulkonfiguration (z. B. Recruiting, Onboarding, Abwesenheiten, Payroll-Vorbereitung, Performance)
• Begleitung bei der Datenmigration sowie Qualitätsprüfung der übertragenen Daten
• Entwicklung von Rollen- und Berechtigungskonzepten
• Testing, Fehleranalyse und Abstimmung mit Personio-Support
• Unterstützung bei Go-Live und Post-Go-Live-Support

• Personal- und Payrolldatenmanagement
• On- und Offboardings
• Beratung zu Optimierung und Automatisierung von HR Operations Prozessen
• Umsetzung von Prozessen in Personio (Vorlagen, Implementierung von On- und Offboarding, Erstellen von Reports, Feedbackprozess, Erinnerungen und Workflows)
• Erarbeitung von Policies (z.B. Arbeiten im Ausland, Workations)
• Erarbeitung von Guidelines (z.B. Mutterschutz, Elternzeit, Unfall)
• Prüfung und Optimierung von arbeitsschutzrechtlichen Prozessen
• Beratung zu Aktualität von HR Prozessen und Dokumenten entsprechend des geltenden Arbeitsrechts (Individualarbeitsrecht)

• Planung und Implementierung von Coachings und Fürhrungskräfte Trainings
• Planung, Vertragsgestaltung und Einführung von ESOP Mitarbeitendenbeteiligung
• Personaldatenharmonisierung
• Überarbeitung der Arbeitsvertragsvorlagen nach aktuell geltendem Arbeitsrecht (Individualrecht)
• Führungskräfteberatung
• Recruiting
• Sparringspartner für die HR Directorin

• Analyse der bestehenden HR-Prozesse und Ableitung der Anforderungen für die Systemabbildung in Personio
• Konzeption und Umsetzung der Modulkonfiguration (z. B. Recruiting, Onboarding, Abwesenheiten, Payroll-Vorbereitung, Performance)
• Erstellung eines detaillierten Implementierungs- und Projektplans inkl. Stakeholder-Management
• Begleitung bei der Datenmigration sowie Qualitätsprüfung der übertragenen Daten
• Entwicklung von Rollen- und Berechtigungskonzepten
• Erstellung von Workflows, Automatisierungen und HR-Prozessabbildungen im System
• Durchführung von Schulungen für das Management und HR-Team
• Implementierung von Personio Add-Ons
• Erstellung von Dokumentationen, Handbüchern und Schulungsmaterialien
• Generelle HR Prozess-Optimierung
• Beratung in personalrelevanten Themen

• Aufbau von HR Strukturen und Prozessen
  
• Strategische Personalbedarfsplanung
• End-to-End-Rekrutierungs- und Einstellungsprozess für lokale und internationale Positionen
• Active Sourcing
• Begleitung des HR-Lebenszyklus (Vertragsmanagement, Onboarding, Abwesenheitsmanagement, Arbeitszeugnisse, Offboarding und Zeugniserstellung)
• Personalbetreuung & Performance Management
• Nationale und Internationale Payroll
• Relocations Inbound/Outbound
• Ansprechpartnerin in allen arbeitsrechtlichen Fragestellungen
• Beratung von Führungskräften
• HR-Projekte zur Optimierung von Prozessen und Entwicklung neuer Ansätze
• Aufbereitung von arbeitsrechtlichen Vertrags- und Dokumentenvorlagen
• Konzeption und Implementierung von Mitarbeitenden-Benefits

• Kalendermanagement zweier Abteilungsleiter
• Organisation von Offsites und Meetings
• Ad-hoc Aufgaben 

• Unterstützung bei HR Kunden-Projekten (Target Operating Model, HR Transformationen, HR IT Infrastruktur; Change-Management)
• Unterstützung bei Analyse, Planung und Konzeption von Projekten
• Vorbereitung von Workshops
• Projekt-Controlling/PMO

• Beratung von Führungskräften
• Schnittstellenfunktion zwischen HR Controlling, Management/Fachbereich und Recruiting
• Relocation & Onboarding ausländischer Mitarbeiter:innen
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
• Optimierung der Mitarbeitenden Benefits
• Arbeitnehmerüberlassung (Anü)
• Recruiting von Anü Mitarbeiter:innen
• Verhandlung mit Anü-Dienstleistern
• Erstellung von Verträgen und Vertragsanpassungen für Anü-Dienstleister
• Mitarbeiterbetreuung
• HR Operations
• Optimierung von Prozessen
• Erstellung von Reports und Statistiken
• Change-Management
  
• Reportings an die Geschäftsführung 

• Personalsuche, Auswahl, Einsatzplanung