Mitarbeiterin im Programm Management Office Team (6 Workstreams, Projektsprache Englisch).

GREMIEN:

Organisation der Governance Meetings inkl. Terminkoordination, Sitzungsbegleitung, Erstellen der Unter­lagen und Zusammenführung der Einzelstatus (Fortschritts-Reporting, RAG Status) aus den Workstreams und den Statusberichten der externen Dienstleistern (IBM und msg-Life) in das Executive Reporting bzw. auf Work­stream-Ebene.

REPORTING RESSOURCENMANAGEMENT:

Ressourcen- und Newhire-Reporting, Mitarbeit bei der Neuorganisation des Ressourcing Prozesses (Prozessbeschreibung und Entwurf der Formulare).

REPORTING MITWIRKUNGSLEISTUNG/BEISTELLUNGEN:

Unterstützung bei der Erstellung der wöchentlichen Übersicht der Mitwirkungsleistungen der Fach­be­reiche (Fachkonzepterstellung, Test usw.)

SHAREPOINT:

Projektdokumentation, Einführen eines Prozesses für die Erteilung der Zugriffsberechtigungen (und Vergabe Zugriffsberechtigungen, Rechteverwaltung, Seitenadministration)

Mitarbeiterin im Team Personalentwicklung zur Begleitung des Betriebsübergangs (e-shelter Deutschland GmbH, sowie Gyron Internet Ltd. nach NTT Global Data Centers) und der Einführung verschiedener SAP-Module.

PROJEKTKOMMUNIKATION:

Aufbau und Update der Projektkommunikation des Betriebsübergangsprojekt (Projekt ‚OneEurope‘) über Sharepoint-Seiten, Durchführen der wöchentlichen Redaktionssitzungen, Durchführen der Interviews mit Managern, Ausarbeiten der Marketing und Kom­munikationstexte und Beiträge der Stakeholder, Koordination der Marketingmaßnahmen mit der Marke­ting­ab­teil­ung.

DURCHFÜHRUNG BESTANDSANALYSE:

Gegenüberstellung aller Vertragsbestandteile (Einzel- und Betriebs­ver­ein­bar­ung­en) für alle am Betriebsübergang beteiligten Niederlassungen (Excel)

BETRIEBSÜBERGANG: Kommunikation mit den Rechtsabteilungen, Qualitätssicherung der Dokumente und Schriftverkehr, Erstellen von Präsentation und Werbematerial, Übersetzungen (Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch), Erstellen der Mitarbeiterlisten und Reports (Status der Verträge, Mitarbeiterstatistik etc.).

AKTIVITÄTEN FÜR DIE EINFÜHRUNG SAP (SAP-Module HCM, ESS und MSS):

Übersetzen eingebundener Dokumente und Kommunikation (Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch), Erstellen und Update von Reports (wie Fehlerreport und Offene Punkte Liste) und Unterstützung des Projektleiter bei sonstigen Aufgaben (Raumbuchungen für Schulungen, Unterstützung bei den Werbemaßnahmen etc.)

Rolle: Mitarbeiterin im Programm Management Office Team (Portfolio von +17 Software-Entwicklungsprojekten, internationales Team, interne und externe Mitarbeiter, onshore- und offshore).

Aufgaben:

FINANZPLANUNG UND PROJEKT-CONTROLLING:

• Begleiten und Dokumentieren des Bottom-Up Planungsprozesses einzelner Projekte
• Reporting/ Dokumentation relevanter Kennzahlen (Fertigstellungsgrad, Meilensteine
• Budget- und Ressourcenverbrauch, RAG Status, KPIs, R&I)

RISIKO MANAGEMENT:

• Verantwortlich für Risk & Issue Reporting inklusive Erfassung, Nachhalten, Sicherstellung der Berichtsqualität und Begleitung des Eskalationsprozesses.

PROJEKT REPORTING:

• Verantwortlich für die Wochen- und Monatsreports (RAG-Reporting), Risiko- und Finanzreports für Einzelprojekte sowie das Programm.

QUALITY MANAGEMENT:

• Überwachen der Einhaltung der internen Qualitätsrichtlinien für alle Projekte des Programms inklusive Dokumentation, Dokumentenmanagement (SharePoint) und Kommunikation.
• Unterstützen der Projektmanager bei Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie bei der Durchführung der Qualitäts-Checks.
• Verantwortlich für den Review & Approval Prozess.

RESSOURCENPLANUNG:

• PLAN-IST Analysen und Reporting, Ableiten geeigneter Maßnahmen und Plan-Anpassungen.

Rolle: Mitarbeiterin im Programm Management Office für einen Programm Manager (verantwortlich für 7 Projekte, verschiedene
Unterprojekte).

Aufgaben:

MS-PROJEKT PLANUNG:

• Verantwortlich für die Aktualität der Gesamtplanung in Abstimmung mit den Teilplanungen der Unterprojekte, Kommunikation des Projektfortschritts und Entwickeln von Strategien zur Lösung möglicher Differenzen.

RISK & ISSUEMANAGEMENT:

• Verantwortlich für die Einhaltung der Qualitätsanforderungen des Programm Managements
  an das Risk und Issue Reporting, Unterstützung der Projekte bei der Durchführung der Risk & Issue Prozesse.
• Verantwortlich für das Regelreporting an das Senior Management sowie Eskalation einzelner Risks/Issues.

UNTERSTÜTZUNG DES PROGRAMM MANAGEMENTS

• bei der Durchsetzung notwendiger Maßnahmen (Projektinitiierung, Ramp-Down nach Projektabschluss; Ad Hoc Reporting, Evaluierungs- und Planungsaktivitäten etc.); bei Meetings und Organisation.

PROJEKTKOMMUNIKATION:

• Bewerten und Weiterleiten aller relevanten Informationen vom Senior Management an die Projekte und umgekehrt.
• Organisation, Leitung und Durchführung von Workshops/Meetings zwischen Senior Management, Project Management und Subprojects.

VERTRETUNG DER PROGRAMMLEITUNG

• in verschiedenen Gremien und Meetings.
• Aufnahme bzw. Weitergabe von Informationen von/für die Programmleitung.

Mitarbeiterin im Ressource-Management Team, zuständig für das Besetzten der IT-Projekte eines spezifischen Kunden
(Deutsche Großbank).

DOKUMENTEN- UND ZUGRIFFSMANAGEMENT:

• Konzeption und Einführung einer neuen Dokumentationsstruktur inklusive Restrukturierung der Datenbanken und Dokumenten- und Zugriffsmanagement (SharePoint).

EINFÜHREN EINES REVIEW-PROZESSES, UNTERSTÜTZUNG BEI DER DURCHFÜHRUNG:

• Nachverfolgen und Dokumentation der Reviews, Sicherstellen der Qualitätsvorgaben, Berichterstattung.

WORKSHOPS:

• Verantwortung für die Organisation von Interview-Workshops mit dem Ziel, interne Mitarbeiter für zu
  besetzende Positionen bei einem spezifischen Kunden zu identifizieren.
• Koordination der Terminplanung
  (Kundenrepräsentanten und interne Mitarbeiter), Auswahl der Kandidaten, Durchführung der Interviews und
  Unterstützung der Kunden beim Auswahlprozess.

Rolle: Mitarbeit im Programm Management Office für drei IT Projekte mit ca. 120 internen und externen Mitarbeitern, betraut
mit allen Aktivitäten für den Umzug des gesamten Projekt-Teams, Unterstützung der Projektleitung und des PMOTeams
bei allen anfallenden.

Aufgaben:

FLÄCHEN-MANAGEMENT:

• Umzug der Teilprojektteams (ca. 100 MA) auf neue Projektflächen (inklusive Hardware- Neubeschaffung, SW-Umzug, Möblierungen und Raumumbauten).

ORGANISATION UND KOORDINATION DES BEREICHS MEETINGS/INFRASTRUKTUR:

• Raum- und Terminkoordination inklusive
  Einladungen, Organisation Sitzungsbegleitung, Nachhalten der Offene-Punkte-Liste, Raum-Equipment und Catering.

AUFWANDS- UND RECHNUNGSCONTROLLING:

• Entwicklung und Einführung eines verbesserten Prozesses zur Leistungserfassung aller Externen MA (on- und offshore) inklusive Faktura-Abgleich und Reporting für Programm- und Projektleitung sowie für das Providermanagement.

KOORDINATION DER INDISCHEN SUBUNTERNEHMER:

• Kommunikation und Abstimmung mit den indischen Vertragspartnern und den Deutschen Support-/ Entwicklerteams.

PROJEKTPLANUNG:

• Erfassen der Anpassungen/ Input der Projekte, Updates einarbeiten; Reporterstellung.

WORKSHOPS:

• Erarbeiten von Workshops zur Evaluierung aller bis-dato Projektergebnisse und Aufwandsplanung bis zur Erreichung aller Projektziele mit allen Einzelprojekten.

PROJEKTABSCHLUSS:

• Dokumentation aller erreichten Projektergebnisse, Abschluss der Dokumentation, Erstellen der Abschlussberichte.
• Organisatorischer Projektabschluss.

LEITUNG PMO (3 Mitarbeiter):

• Organisation und Koordination aller PMO-Prozesse (Rechnungsstellung- und reporting, Onboarding neuer Mitarbeiter, Raumbuchungen, Event-Organisation, Kommunikation, Dokumentenmanagement etc.).
• Als Projektleiterin verantwortlich für zwei Software Maintenance Projekte (Koordination des Projektteams, Mitarbeiter, Aufwandsplanung- und Controlling, Reporting).

AUFWANDS- UND RECHNUNGSCONTROLLING:

• Kosten-Forecast und -überwachung für 25 Wartungs- und Entwicklungsprojekte für interne und externe MA, internationales Teams.
• Qualitätssicherung und Freizeichnen der Subunternehmer-
  Rechnungen sowie Ergebnisübermittlung und Erstellung der Ergebnisberichte.
• Qualitätssicherung der Leistungsabrechnung indischer Subunternehmer. Unterstützung der Projektleitung bei der Aufwandsschätzung neuer Projekte, Erstellen der Planungs-Dokumentation, PLAN-IST Reporting.

REPORTING:

• Erstellung von Ad-Hoc- und turnusgemäßen Berichten an interne Programm- und Projektleitung und Kunden.

VENDOR MANAGEMENT:

• Tracking der Subunternehmer-Rechnungsstellung, Kommunikationsmanagement zwischen On- und Offsite - Entwicklerteams (Indien).
• Leitung der deutsch-indischen Management Meetings.

UNTERSTÜTZUNG DER PROJEKTLEITER BEI ALLEN INTERNEN PROZESSEN:

• Qualitätsmanagement, Erstellen von Ausschreibungsunterlagen, Präsentationerstellung, Kommunikation, administrative Tätigkeiten (Führen der Projektakten, Pflege von Datenbanken und -Listen), Event-Organisation.