• Projektleiterunterstützung und Vertretung 
• Stakeholder Kommunikation 
• Koordination: IT Plattform Change und Migration von Applikationen 
• Onboarding, Monitoring und Tracking von Time and Material 
• Projektdokumentation + Status für Standorte weltweit

• Projektleiterunterstützung und Vertretung von POC Phase bis Ende Rollout 
• Vorstands- und Entscheidungsvorlagen, RACI-Matrix Erstellung 
• Stakeholder Kommunikation 
• Projektdokumentation + Status für Standorte weltweit 
• Abstimmungen und Workshops mit den weltweiten Regionalmanagern 
• Workshops für die lokalen IT Kollegen weltweit abgehalten 
• Sichtung von SOWs 
• Aktualisierung des Hardware-Bestellportals

• Qualitätsprüfung und -Sicherung von Charterverträgen 
• Berichterstattung an Charterunternehmen 
• Konzepterstellung für Programmabläufe und Mitarbeiterführung 
• Erstellung Cruise Schedule 
• Supervision des Shore Excursion Departments 
• Koordination lokaler Agenturen 
• Koordination von Route und Anlegeplätzen 

• Unterstützung des Projektleiters bei Vorstandssitzungen u. Stakeholdermeetings 
• Vorstandspräsentationen 
• Automatisierte Generation von Kosten- u. Budgetplänen via Clarity 
• Stakeholder Kommunikation 
• Pflege des Projekts auf Confluence und des Kanbanboards in Jira 
• Projektfortschrittskontrolle 
• Change Request Management 
• Einmelden von Releases (BMC) 
• Aktualisierung von Guidelines 
• Überwachung der Risiken und Change Requests

• Projektunterstützung im Kommunikationsmanagement 
• Erstellen und Übersetzen von IT Newsletter

• Projektleiterunterstützung bei der Zusammenführung von zwei Bankentitäten
• Monitoring, Tracking, Statusreports 
• Berichterstattung an die Stakeholder

• Repräsentantin des Charterers an Bord eines Kreuzfahrtschiffes
• Überprüfung der Einhaltung des Chartervertrags zwischen Charterer und Reederei
• Qualitätssicherung des Hotelmanagements/-Standards
• Schnittstelle von Charterfirma, externem Hotelmanagement und lokalen Agenturen
• Einweisung von Kreuzfahrtdirektoren

• Support für den Head of Real Estate Finance 
• Abteilungsreports und Compliance-Meldungen  
• Strukturierung / Optimierung von administrativen Prozessen 
• Organisation und Messekoordination: B2B Expo Real Estate

• Entwicklung und Dokumentation von Prozessstandardisierungen 
• Erstellung von Leitfäden für Zwangsvollstreckungen und Drittschuldnererklärungen 
• Strukturierung und Dokumentation von administrativen Arbeitsabläufen 
• Stakeholder Communication 
• Operational Risk Reporting 
• Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern bzgl. des Jahreskonzernabschlusses 
• Erstellung von Compliance-Meldungen 
• Rechnungsprüfung und Rechnungsstellung

• Überwachung des Produkteinführungskonzeptes + Fortschrittskontrolle 
• Abstimmung mit dem Produktmanagement 
• Steuerung von externen Werbeagenturen

• Optimierung von administrativen Arbeitsabläufen und Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems 
• Akquisition von Seminartrainern, Budget- und Rechnungskontrolle

Bewerbermanagement:

• PMO, Implementierung einheitlicher, automatisierter Prozesse
• Optimierung von administrativen Arbeitsabläufen und Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

• Erstellung von Excel-Bewerberdatentabellen und Statistiken
• Schnittstelle zwischen Bewerbern und Fachabteilung; Ansprechpartnerin für Bewerber; Terminvereinbarungen; Administration

• Onboarding neuer Mitarbeiter

Seminarmanagement:

• Akquisition von Trainern, Budgetkontrolle, Rechnungsanweisung

Interim-Vorstandsassistenz (30% der Arbeitszeit):

• Betreuung der Vorstände in organisatorischen und administrativen Belangen
• Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
• Erstellung und Aufbereitungen von Präsentationen, Recherchen, Protokollen
• Terminkoordination und Abstimmungen mit Fachabteilungen

• Leiterin des CEO- und Geschäftsleitungssekretariats 
• Koordination der anfallenden Aufgaben 
• Einarbeitung neuer Assistenzen 
• Terminkoordination des CEO und Berichtswesen 
• Organisation internationaler Aufsichtsratssitzungen 
• Planung und Durchführung von Corporate Events, Rechnungsprüfung 
• Qualitätssicherung von externen Dienstleistungen 

• Leiterin/PMO des CEO- und Geschäftsleitungssekretariats (5 Assistentinnen)
• Koordination der anfallenden Aufgaben
• Einarbeitung neuer Assistenzen
• Terminkoordination des CEO und Berichtswesen (Deutsch/Englisch)
• Organisation internationaler Aufsichtsratssitzungen inkl. Reiseplanung
• Planung und Durchführung von Corporate Events, Rechnungsprüfung
• Qualitätssicherung von Prozessen in- und externer Dienstleistungen