· Archivkonsolidierung

· Bewertung Archivierungsbedingungen und Erfassungsrückstände

· Archivierungs-Richtlinie

· Bewertung aktueller Aufbewahrungsfristen

· Lastenheft Archivsoftware

· Metadatenschema und Archivalien-Klassifikation

· Datenträger-Sicherung

· Digitalisierung analoger Unterlagen

· Archivplanung

[Leistungserbringung als Subunternehmer]

Entwicklung einer Konzeption zur Reorganisation der Archivierung von papierbasierten Unterlagen unter den Bedingungen fortschreitender Digitalisierung:

• Bewertung der internen Archivierungs-Richtlinien, -Abläufe und -Strukturen

• Bewertung der Magazin-Standorte und Empfehlungen zur Neu-Lokalisierung und inneren Neu-Strukturierung

• Prognose der Mengenentwicklung

• Empfehlungen zur Einführung einer Software-Lösung zur Archivverwaltung

• Empfehlungen zur digitalen Bereitstellung von Archivalien (Teil-Digitalisierung)

• Berechnungen der Wirtschaftlichkeit von Lokalisierungs-Varianten

Beratungs-Leistungen im Prozess der Überführung der Archivierung von Papier-Akten von einer internen zu einer externen Lagerung:

• Erstellung eines Leistungsverzeichnisses zur externen Archivierung

• Definition von Archivierungs-, Digitalisierungs-, Bestell- und Verwaltungs-Abläufen

• Strukturierung der Erfassung auszulagernder Aktenbestände

• Strukturierung und Test der externen Dokumentenmanagement-Lösung

• Erstellung Nutzer-Manual

• Datenbank-Aufbereitung und Sicherung der Datenqualität vor Migration in das Dokumentenmanagementsystem des Dienstleisters
  

• Aufbau eines Berichtswesens zur Kosten- und Bestandskontrolle der externen Archivierung
  

• Standortwahl
• Anforderungen an die Flächenqualität am Neu-Standort (Funktionsbereiche und Räume)
• Perspektivisches Archivalien-Aufkommen: Prognose der nach Einführung von E-Akten-Lösungen in der Stadtverwaltung noch anfallenden Übernahmen von papierbasierten Akten
• Prognose detaillierter Flächenbedarf am Neu-Standort
• Temporäre Zwischen-Lösungen

• Bewertung der aktuellen Archivierungsabläufe sowie der Lagerung/Speicherung (Verwaltungsarchivierung und Historische Archivierung)
• Empfehlungen zur Einführung einer digitalen Schriftgutverwaltung und Verwaltungs-Archivierung
  

• ·Empfehlungen zur Reorganisation der Historischen Archivierung
  

• · Übergabe von Aktenbeständen an das Bundesarchiv
  

Erstellung eines Grobkonzeptes zur Reorganisation der Ablage und Archivierung (Kraftwerksanlagen-Dokumentation, Verwaltungsunterlagen)

• Analyse der bisherigen Ablage von Projektdokumenten
• Erarbeitung von Aktenstrukturen zur Dokumenten-Ablage im DMS DOXIS4
• Planung der Migration von Unterlagen aus einer komplexen Fileserver-Ordnerstruktur in das zu implementierende Dokumentenmanagementsystem

• Ermittlung Mengengerüst und Raumbedarf
• Lokalisierung des Stadtarchives sowie einer Geschäftsbereich-Ablage auf einer umgewidmeten Fläche: allgemeine Archivplanung, Magazinplanung, Risikoanalyse

• Analyse von lokaler Situation, Umfeldbedingungen und Bedarf

• Definition der digitalen Archivierungs-Abläufe und notwendigen Anpassungen in den Quellsystemen (E-Akte, Fachanwendungen)

• Software- und Dienstleister-Empfehlung

• Mengen- und Kosten-Schätzungen

• Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
• Erstellung einer Konzeption zur Vorbereitung der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (incl. Einführung der Elektronischen Akte)
• Erarbeitung eines Aktenplans der Stadtwerke Brilon-Unternehmensgruppe

• Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung

• Erstellung einer Konzeption zur Vorbereitung der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (incl. der Abbildung elektronischer Akten)

• Definition begleitender organisatorischer Maßnahmen

• Erarbeitung eines Aktenplans der Stadtverwaltung

• Analyse des bisherigen Archivierungs-Standes
• Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung externer Archivierungs-Dienstleistungen

• Bestandsaufnahme, Anforderungsanalyse und Grobkonzeption
• Strukturierung der Archivierung von Forschungsdaten
• Strukturierung der Verwaltungsarchivierung (unter Berücksichtigung der Anforderungen der „E-Akte Bund“)

• Bedarfs-Gutachten zur Erweiterung des Archives

• Planung des Auslagerungsablaufes
• Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
• Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und der Auslagerung
• Erstellung digitales Aktenverzeichnis (Archiv-Datenbank)

• Kontrolle der Datenqualität

• Magazin-, Regal- und Aufstellungsplanung für das Stadtarchiv
• Ablaufplanung/Ablauforganisation des Archivumzuges (Auslagerung und Rücklagerung von Beständen)

• Modifizierung physische und digitale Archivierung sowie Vertragsverwaltung
• Bearbeitung von Richtlinien und Handbüchern zu Ablage und Archivierung innerhalb der SFO (Schriftlich Fixierte Ordnung)
• Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)

• Erstellung einer Konzeption und eines Rahmen-Zeitplans zur Schaffung einer zentralen Vertragsverwaltung in der Thüringer Energie AG
• Erarbeitung von Richtlinien zur Vertragsverwaltung und Schriftgutverwaltung/Archivierung
• Erstellung eines Lastenheftes zur Beschaffung einer kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
• Begleitung der Software-Implementierung
• Definition der Abläufe der Vertragsarchivierung
• Anpassungen im Verwaltungsarchiv und des bestehenden Aktenplans vor Aufnahme der zentralen Vertragsarchivierung
• Bereichsweise Einführung der kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
• Anleitung bei der Vertragserfassung; Erfassung für komplexe Vertragswerke

• Abstrakte Definition der inneren Struktur des Neubau-Archives
• Ermittlung perspektivischer Flächenbedarf Archivierung
• Bewertung zur Verfügung stehender Flächen mit Blick auf einzuhaltende Archivierungs- und Arbeitsbedingungen
• Variantenvergleiche

• Erstellung Archivierungs-Konzeption
• Erarbeitung Aktenplan der Stadtwerke Rheine-Gesellschaften
• Archivplanung und Begleitung der Einrichtung eines Verwaltungsarchives
• Erfassung Akten-Altbestände
• Erstellung Lastenheft zur Beschaffung einer Aktenmanagement-Lösung

• Planung der Beschaffung von Regal-Anlagen und Schränken
• Planung der Umlagerung und Neuaufstellung von Archiv-Beständen
• Prognose der weiteren Aufnahmefähigkeit der Archiv-Magazine

• Archivierungs-Konzeption
• Aktenplan-Erstellung

• Bestandsaufnahme
• Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
• Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
• Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und der Auslagerung

• Bestandsaufnahmen in den Behörden
• Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
• Begleitung des Ausschreibungsverfahrens

• Bestandserfassung im Alt-Archiv
• Magazinplanung und Definition baulicher Anforderungen an den neuen Archiv-Standort
• Regalplanung für das Neubau-Archiv
• Planung der Bestandsaufstellung im Neubau-Archiv (Korrektur fragmentierter Lagerung im bisherigen Archiv-Magazin)
• Ablaufplanung/Ablauforganisation für den Archivumzug
• Überwachung des Archivumzuges und der Bestandsaufstellung in den Magazinen
  des Neubau-Archives

[Leistungserbringung als Subunternehmer]

[Leistungserbringung als Subunternehmer]

• Analyse der vorgefundenen Archivierungssituation
• Katalog einzuhaltender Grundsätze
• Vorschläge zur Neufestlegung der Archivstandorte im Erzgebirgskreis
• Vorschläge zur Aufnahme der Archivierung von elektronischen Akten
• Vorschläge zu notwendigen Veränderungen in der Schriftgutverwaltung des Erzgebirgskreises
  allgemein.

• Erstellung eines Gesamtkonzeptes und eines Rahmen-Zeitplans zur grundlegenden Neustrukturierung der Erfassung und Archivierung von Papier-Akten

• Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
• Strukturierung und Einführung einer Datenbank-Lösung ("Aktenverzeichnis-Datenbank"), die die Verwaltung sämtlicher aufbewahrungsrelevanter Papier-Akten-Bestände von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung erlaubt (intranetbasiertes Aktenmanagement)
• Neu-Erstellung eines Aktenplans; Umstellung der Aktenkennzeichnungen nach dem neuen Aktenplan
• Ausarbeitung einer Archivordnung
• Zentralisierung der Archivierung von Papier-Akten in einem neu geschaffenen Verwaltungsarchiv
  (kontrollierte Übernahme aus dezentralen Archiven und Verschmelzung); Definition der Anforderungen an die Archivräume und Rollregalanlagen im Zuge der Bauplanung; Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik
• Inventur der vorhandenen Archivbestände; retrospektive Zuordnung von Aktenplanstellen für schon archivierte Akten
• Aufnahme der zentralisierten Papier-Akten-Archivierung: Anleitung und Überwachung
• Hilfestellung zur Installierung eines vom Verwaltungsarchiv getrennt gehaltenen
  Unternehmensarchivs (Historische Sammlung)

[Leistungserbringung als Subunternehmer]

• Bestandsaufnahmen in den Behörden
• Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
• Begleitung des Ausschreibungsverfahrens

• Konzept-Entwicklung 
• Relevanzbewertung des Gesamtbestandes
• Organisatorische Vorbereitung und Überwachung der Konversion und Sicherungskopierung älterer Bestandsteile durch einen externen Dienstleister
• Anleitung von Hilfskräften bei der formalen Erschließung
• Inhaltliche Erschließung des Gesamtbestandes im Umfang von ca. 3.800 Kamerakassetten mit einer Gesamtlaufzeit von ca. 1.000 Stunden in der ARD-Fernsehdatenbank FESAD Neu

• Archiv-Konzeption
• Archivierung
• inhaltliche  Rekonstruktion von Datenbeständen

Evaluation der führenden geowissenschaftlichen Metadatenstandards und Erstellung von Metadatensätzen zur Beschreibung von geowissenschaftlichen Forschungsprojekten nach dem  von  der  NASA entwickelten  Directory  Interchange  Format