Projektmanagement-Unterstützung im Rahmen eines weltweiten AI-Governance Einführungs-Projektes in einem Medical Device Unternehmen.

Projektmanagement / PMO
AI Governance Projekt-Support mit fachlichem Input
Projekt-Tracking, Globale Meetings vorbereiten und unterstützen

Teil der Arbeitsgruppe des Blauen Engels vom Bundesumwelt-Amt, die sich mit  den Kriterien für ressourceneffiziente Software beschäftigt und einen entsprechenden Vergabeprozess aufgesetzt hat.

Teilnahme an der Expertenanhörung zum Blauen Engel für ressourceneffiziente Software DE-UZ 215
Austausch mit anderen Stakeholdern
Review und Input in die Vergabedokumente
Zertifizierung als Auditor

Entwicklung des Beratungskonzeptes zum Thema AI Governance/ EU AI ACT-Consulting.

Aufbau der Fachexpertise im Bereich EU AI ACT
Entwicklung eines Projekt-Plans
Erarbeitung eines Beratungskonzeptes
Aufsetzen der verschiedenen Beratungswerkszeuge wie Stakeholder-Analyse, Ist-Zustand-Aufnahme, GAP-Analyse etc.
Dokumenten- und Schulungsmanagement

Vereinsgründung mit Einbezug der Green Software Design Community als dessen Vorgänger. Aufbauarbeit: Finanzierung, Struktur, Mitgliederwerbung,  und Content-Erstellung.

Vorstandsmitglied mit entsprechenden Aufbau-Aufgaben wie Förderungsbeantragung, Mitarbeiter einstellen, Marketing, Mitgliederwerben, Beiratssitzungen abhalten und die Repräsentation nach Außen.

Verantwortung für Portfolio rund um das Thema IT Compliance sowie Verwendung von unterschiedlichen Methoden im Bereich der Software-Entwicklung. Dazugehören regulatorische Themen wie Green Software, EU AI ACT, Barrierefreiheit, Security etc. also auch Themen wie PMO.

Weiterentwicklung und Verantwortung für das Thema Compliance und regulatorischen Anforderungen in der Software-Entwicklung

Weiterentwicklung und Vermarktung entsprechender Methoden der

IT-Softwareentwicklung
Leistungsportfolio definieren und ausbauen
Stakeholder Management
Vertriebsdokumente erstellen
Marketing-Mix absprechen

Durchführung des Green Software Design-Vergabe Prozesses mit unterschiedlichen Klienten.

Erstkontakt im Label-Vergabe-Prozess für unsere Klienten,
Projekt-Management des Prozesses und Organisation der entsprechenden Meetings und der Dokumente
Hilfestellung bei der Nutzung des GREEN SOFTWARE EXPERTYZERS
Auditor-Identifikation
Vergabe des Labels nach erfolgreicher Erfüllung der Kriterien

Umsetzung der regulatorischen Anforderungen laut und EU AI ACT und den Europäischen/deutschen Gesetzten zur Barrierefreiheit in der Softwareentwicklung.

Identifikation und Erarbeitung der regulatorischen Details.
Marktanalyse und Einarbeitung in das gegebene Leistungsportfolio.
Interne Schulung zum Thema Barrierefreiheit in der EU/DE und laut EU AI ACT.
Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern wie Marketing, Development, KI-Team etc. an der Umsetzung der Regularien.

Aufbau der AI Governance Struktur nach EU AI ACT und ISO 42001 im Unternehmen.

Vor allem regulatorische Rahmenbedingungen dokumentieren und praktisch umsetzbar machen. Projektmanagement eines Teams von 8 Personen. Kurze Gap Analyse und danach beschreiben der Gesetzteslage und Prozessschritte für ein neues AI Projekt im Unternehmen von der Idee bis zur Außerbetriebnahme. Revisionssichere Dokumentationserstellung.

Gründung einer Interessen-Gruppe zum Thema "Green Software Design" mit Involvierung verschiedener Unternehmen als Mitglieder. Diese Gruppe hatte sich zum Ziel gesetzt das Thema ressourceneffiziente Software voranzubringen.

Gründung und Aufbau der Interessengruppe.
Aufsetzen einer Mitgliederstruktur und dem entsprechenden Webseiten- und Software-Hintergrund. Entsprechende Kommunikation mit dem Mitgliedern via regelmäßiger Green Software Design-Newsletter. Organisation von Austausch-Veranstaltungen via Meet-ups etc. Entsprechende Kommunikation und Mitgliederwerbung via Marketing, Messen etc. Weiterentwicklung in den Bundesverband Green Software e.V. als Vorstand begleiten und diese Interessengruppe dahin überführen.

Leitung einer Fachexperten-Gruppe mit dem Ziel eine KI-Policy für Syngenio AG zu erstellen und entsprechende Compliance mit den neuesten Regularien herzustellen.

Projekt-Management: Es wurde eine Fachexpertengruppe identifiziert und zusammengestellt und einen ersten Entwurf der Policy erstellt. Nach einigen Review-Runden, konnte dann die Policy finalisiert und in den entsprechenden Compliance-Prozess übergeben werden. Diese Policy wird nun den neuesten Entwicklungen am Markt, der Regulatorik und den Syngenio-Bedürfnissen angepasst und weitere offene Fragen beantwortet. Auch muss ein entsprechender Meldeweg im Unternehmen etabliert und umgesetzt werden.

In diesem Projekt wurden wir gebeten das Software-Development Team der Telekom MMS in regelmäßigen Schulungen zu Green Software Design zu schulen und zu speziellen Fragen der Umsetzung zu beraten.

Es musste ein Schulungs-Team aus Fachexperten zusammengestellt und die Schulung ausgearbeitet werden. Außerdem musste der Ablauf, die Inhalte und die Dokumentation auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

Als Product Owner für Green Software Design bin ich für die Konzeption und Umsetzung  der Idee bis hinein in die Projekte verantwortlich. Dazu gehören die Teile Innovation, Leistungsangebot, Marketing und Vertrieb. Dafür arbeite ich engverknüpft mit IT-Experten und anderen Fachabteilungen zusammen und steuere das Produkt ?Green Software Design? als Teil des Bereichs Green Enterprise IT.

Als Product Owner im Bereich Green Enterprise IT gestalte und entwickele ich zusammen mit Kollegen einen ganzheitlichen Softwareentwicklungszyklus vom Projektmanagement hin bis zum Application Management. Dabei werden die Aspekte Sicherheit und Nachhaltigkeit in allen Teilen des Zyklus mit berücksichtigt. Hierbei arbeite ich eng verknüpft mit weiteren Fachabteilungen und Kollegen wie  IT-Experten, Marketing und Vertrieb

Als  Product Owner des GSD-Labels bin ich für die Idee bis hin zu dessen Umsetzung verantwortlich. Dabei habe ich auch die Zertifizierung des GSD-Label Prozesses durch den TÜV Rheinland verantwortet. Der GSD-Label-Prozess ist seit Februar 2023 TÜV Rheinland zertifiziert. In diesem Zusammenhang begleite ich jeden GSD-Label Antrag.

Risikobewertung und -Management bzgl. der benötigten Rohstoffe und Verpackungen vor allem aus China und Indien für die verschiedenen Produktionsstandorte.

In China gab es bereits vor Corona Engpässe wegen Problemen mit lokalen   Chemieunternehmen  und zusammen mit der sich verschlechternden Corona-Situation mussten diese Risiken gemanagt werden, um einen Produktions-Stopp zu verhindern und Sicherheit in der Rohstofflieferung zu sichern. Vor allem die Lieferantenidentifikation und dessen Qualifizierung mittels vor Ort-Audit (ein 3 Jahre langer Prozess) musste geplant, koordiniert und begonnen werden. Ziel war es neben Asien auch europäische Lieferanten zu qualifizieren und trotzdem gute Preise zu verhandeln.  Zusammenarbeit mit den verschiedenen Funktionen wir Audit-, Compliance- und Rechtsabteilung sowie den verschiedenen Produktionsstandorten.

Als Head Global Category Management Production Material: Großprojekt zur Umsetzung der globalen Sourcing-Richtlinien und der spezifischen Anforderungen auf ein globales Kategorienmanagement für das Direkt-Sourcing.

Leadership eines globalen Teams.
Verantwortung für die strategische Beschaffung aller Produktionsmaterialien für die weltweiten Produktions- und Verpackungsstandorte.
Risikobewertung zur Sicherstellung einer termingerechten Lieferung der erwarteten Qualität.
Umsetzung strategischer Kategorienmanagementpläne.
Identifizierung und Umsetzung von Einsparinitiativen weltweit.
Stakeholder-Management und Zusammenarbeit mit den verschiedenen Unternehmensfunktionen und -standorten weltweit.
Implementierung von KPIs, regelmäßiges Tracking und Reporting der Leistung der Abteilungen.
Lieferantenmanagement und Leitung von Verhandlungen mit Lieferanten unter Berücksichtigung von Zeitaufwand, Kosten und Qualität sowie Aspekten der Geschäftsethik.
Sicherstellung und Einhaltung interner Prozesse und externer Vorschriften.

Gatekeeping Projekt zur Ausgabenreduzierung im Zusammenhang mit anstehenden Acquisitionen Grünenthals. Dafür wurden Beschaffungsprojekte analysiert, besprochen und entweder beschlossen oder abgelehnt.

Organisation, Mitarbeit und Präsentation bei den Global Procurement Sourcing Boards. Maßgebliche Beteiligung an den Einsparnissen seitens Procurement und einer Reduktion der Beschaffungen. Gatekeeping-Funktion mit Stimmenabgabe und Beratung zum jeweiligen Beschaffungsprojekt.

Projekt mit dem Ziel eine interne Kommunikationsplattform (Intranet) für Global Procurement aufzusetzen. Darüber sollte man kommunizieren, sich schulen, Prozesse nachgucken und interne Werbung via Achievements und KPIs von Global Procurement machen können.

Projekt-Management des GP Intranets
Ideenfindung und Koordination des Teams
Gestaltung des internen Webauftritts via entsprechender Softwarelösung
Anforderungsmanagement und Spiegelung dieser entsprechend im Intranet
Entsprechendes Design und Struktur mit Marketing abgestimmt und umgesetzt
Einpflegen von Schulungsmaterialien
Einpflegen von Prozessdokumenten und Arbeitsanweisungen
Ansprechpartner für die Weiterentwicklung und den Ausbau des Intranets

Mitwirken an der Procurement Policy zur Verbesserung der globalen Procurement Zusammenarbeit, um finanzielle Ziele zu erreichen und Compliance zu sichern.

Aufsetzen einer globalen Procument Policy in verschiedenen Sprachen und Ausrollen weltweit wie Latatm, EU und USA via Online-Meetings, Vor-Ort-Besuchen und entsprechenden Schulungen.

Als Senior Strategy und Governance Manager sollten Prozesse analysiert und verbessert, sowie die Struktur des gloablen Procurement-Bereichs umorganisiert werden. Außerdem wurde die Art der Arbeit im globalen Team neu gedacht. Auch das Lieferanten-Management wurde überarbeitet und entsprechende Tools wie ein lokales und globales Einkaufstool eingekauft und umgesetzt. Auch das interne Stakeholder-Management mit den internen Kunden Grünenthals wurde neu organisiert und dem Kategorienmanagement und den globalen Einkaufsprozessen angepasst.

Verantwortung für die Struktur und die Prozesse in Global Procurement mit Betreuung anderer Standorte weltweit.
Ausrollen lokaler und globaler Procurement E2E-Prozesse, sowie Beschaffung von Procurement Tools, Standard-Vertragstemplates und globaler Ablage, interne Kommunikationsplattform und Ansprechpartner aller neuen regulatorischen und Compliance-Themen. Enge Zusammenarbeit  mit Controlling, Compliance-, Audit-, Rechts- und HR-Abteilung.
Unterstützung bei Personalthemen in den verschiedenen Procurement-Kategorien.

Ziel war es eine Einkaufsplattform für den globalen Einkauf zu erwerben und global auszurollen, um Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu machen sowie an Transparenz in den Einkaufsprozessen zu gewinnen. Auch verschiedene Optionen an Preisverhandlungen sind darüber möglich wie Auktionen etc.

Anforderungsmanagement auf globaler Ebene
Lieferanten- und Tool-Identifikation
Toolvergleich und -Auswahl
Preisverhandlungen
Vertragsabschluss
Implementierung des Tools und aufsetzen verschiedener Arbeitsanweisungen dazu aufsetzen.
Ausrollen des neuen Tools auf globaler Ebene
Schulungen der Procurement-Kollegen und der internen Kunden, sowie externen Lieferanten.

Ziel war die Ideenfindung und Organisation einer Lieferanteninnovationsmesse., welche im Hause der Grünenthal GMBH stattfand.

Projekt-Management der Lieferanteninnovationsmesse auf dem Gelände Grünenthals in Aachen.
Team-Zusammenstellung
Ideenfindung und Absprache mit den verschiedenen Bereichen Grünenthals
Lieferantenauswahl, -Ansprache und -Auswahl
Vertragsmanagement
Organisation und Koordination der Durchführung

Sicherstellen regelkonformer und vorteilhafter Einkaufsprozesse durch Aufsetzen und Ausrollen einer "No PO, No Pay Policy" sowie entsprechenden Zahlungsbedingungsoptionen laut Procurement Policy sowie entsprechenden Vertragsbedingungen und AGBs.

Abstimmung einer "No PO, No Pay Policy" und entsprechenden Zahlungsbedingungen mit Controlling und Rechtsabteilung sowie die Überarbeitung lokaler und globaler Vertragstemplates und der gültigen AGBs.  Ausrollen der neuen Vereinbarungen auf lokaler und globaler Ebene sowie entsprechendes Lieferantenmanagement. Aufsetzen und tracken entsprechender KPIs.

Integration der Datenschutz-Bestimmungen in den globalen Einkaufsprozess.

Aufsetzen der entsprechenden Meldeweges und globales Ausrollen der Policy.

Integration der europäischen Datenschutzbestimmungen in den globalen Einkaufsprozess der Grünenthal GMBH. Absprache mit den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens sowie der Compliance- und Rechtsbabteilung  beim Aufsetzen der entsprechenden Policy. Abstimmung des Meldeweges. Interne Schulung der Mitarbeiter und Ausrollen der Policy auf globaler Ebene. KPIs aufsetzen und tracken.

Jährliche Vorbereitung verschiedener interner und externer Audits zum Thema Arzneimittelentwicklung und Finanzen der Grünenthal-Gruppe.

Vorbereitung und Ansprechpartner für interne und externe Audits zu den Themen Arzneimittelentwicklung, Finanzen und Betäubungsmittel. Via  Outsourcing werden bestimmte Forschungs-Aufgaben und Pflichten per Vertrag an den Vendor übertragen, die dann im Audit auf Vollständigkeit und Transparenz hin überprüft werden. Außerdem gab es Audits durch externe Wirtschaftsprüfer mit dem Fokus auf die finanzielle Seite des Outsourcings wie z.B. der Transparenz im Vergabeprozess. Weitere externe Audits durch die Bundesopiumstelle hatten den Fokus auf das Handling der Betäubungsmittel in einer klinischen Studie. Außerdem gab es interne Vorbereitungs- und Teil-Audits oder auch Audits bei Vendoren extern an denen von Seiten Outsourcings teilgenommen wurde. Diese Audits mussten alle durch ein gutes und transparentes Dokumenten-Management, SAP-Nutzung etc. vorbereitet werden.

Als Head Outsourcing & Vendor Management: Entwicklung und Umsetzung einer Outsourcing Strategie für alle Kunden innerhalb von Grünenthal Innovation.

Entwicklung und Umsetzung der Outsourcing Strategie für die Arzneimittelentwicklung basierend auf gesetzlichen Regularien sowie den Anforderungen und Standards von Grünenthal.  Dabei werden verschiedene Szenarien berücksichtigt, welche wissenschaftliche, operationale und finanzielle Auswirkungen berücksichtigen.  Vendor Due Dilligence inklusive Risk Assessment und Supplier Intelligence. Ansprechpartner für alle internen Kunden. Weiterentwicklung und führen der internen Outsourcing Gruppe in ihren täglichen Outsourcing-Projekten. Durchführung regelmäßiger Umfragen zum Zufriedenheitslevel der internen Kunden. Primäre Kontakt für die strategischen Lieferanten. Durchführen von Performance-Analysen und entsprechendes Vendor-Management. Networking mit anderen Pharmabranchen und ähnlichen Funktionen. Vorbereitung und Durchführen von anspruchsvollen Verhandlungen. KPIs aufsetzen und tracken. Zusammenarbeit mit anderen Funktionen wie Compliance, Rechtsabteilung, Auditabteilung, Forschung und Entwicklung.