Die Ausgangslage war eine große IT-Abteilung im Bereich Energy Trading, bestehend aus mehreren Nearshore-, Offshore- und Onshore-Teams. Die Teams waren dadurch international verteilt und mussten sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch betreut werden. Es bestand hoher Bedarf an Struktur, effizienter Zusammenarbeit, Transparenz und einer Verbesserung der Teamdynamik über Standort-, Sprach- und Kulturgrenzen hinweg.

Die Hauptaufgabe als Agile Coach / Scrum Master:

• die Zusammenarbeit der verteilten Teams zu fördern und zu verbessern,
• agile Prozesse und Strukturen im Arbeitsalltag zu etablieren,
• das Stakeholder- und Anforderungsmanagement zu unterstützen,
• den reibungslosen Ablauf und die kontinuierliche Verbesserung der Scrum-Events sicherzustellen,
• die Administration und Automatisierung der Kollaborationsumgebungen (Azure DevOps),
• sowie die Umsetzung von organisatorischen Veränderungen und einer besseren Wissensverteilung innerhalb der Abteilung zu begleiten

• Anforderungs- & Stakeholdermanagement
  
  • Koordination zwischen Fachbereichen und Teams, Klärung und Priorisierung von Anforderungen, regelmäßige Stakeholdergespräche auf Englisch und Deutsch.

• Etablierung von Meeting-Strukturen
  • Aufsetzen, Vorbereiten und Moderieren von Dailys, Plannings, Reviews und Retrospektiven; Einführung klarer Agenda- und Zeitmanagement-Regeln.
• Event Management für Quartalsplanung
  • Organisation, Moderation und Nachbereitung großer Planungs-Events für alle Standorte.
• Begleitung von Umstrukturierungen
  • Unterstützung und Coaching der Teams beim Umbau der Team-Organisation und Rollendefinition.
• Administration von Azure DevOps-Umgebungen
  • Aufbau und Pflege zahlreicher Boards, Automatisierung der Ticketerstellung via Power Automate, Definition von Templates für Prozessstandardisierung.
• Internationale Team-Betreuung
  • Regelmäßige Abstimmung, Workshops, persönliche und virtuelle Besuche vor Ort (Nearshore / Offshore).
• Wissensverteilung und Skill-Entwicklung
  • ?Förderung von Peer-Learning, Dokumentation gemeinsamer Standards und Arbeitsweisen, Initiierung von Schulungen.

Ergebnisse der Maßnahmen:

• Besser Team-Gefüge
  
  • Die Mitglieder arbeiteten standortübergreifend enger zusammen und zeigten mehr Verantwortungsbewusstsein für gemeinsame Ziele.
    
• Transparente Arbeitsweise
  • Arbeitsfortschritte, offene Tickets und To-Dos wurden jederzeit für alle sichtbar und nachvollziehbar.

• Effizientere Prozesse und bessere Stakeholder-Beziehungen
  • ?Aufgabenflüsse und Freigaben verliefen schneller, Stakeholder fühlten sich proaktiv eingebunden und informierter.

• Optimierte Meeting-Strukturen 
  • Kürzere, effektivere Meetings und klarere Ergebnisse aus jedem Scrum-Event.

• Mehr Wissensverteilung
  • Wissen und Best Practices wurden aktiv geteilt, das ?Silodenken? nahm deutlich ab.

• Reduzierung technischer Schulden
  • Die Automatisierung und Board-Administration sorgten für weniger offene Tickets und bessere Übersicht über geplanten Themen und deren Erreichungsgrad.

• Motivierte und resiliente Teams
  • Das Klima innerhalb der Teams verbesserte sich, Collaboration und Vertrauen über die Grenzen hinweg stiegen spürbar.

• Weitere Effekte
  • ?Höhere Anpassungsfähigkeit gegenüber Veränderungen, schnellere Integration neuer Teammitglieder, stetige Verbesserung (Continuous Improvement) als gelebter Standard.

Über den Onlineshop werden ca. 800.000 Produkte von gut 3.000 Herstellern aus den Bereichen IT-Hardware, Software wie auch Unterhaltungselektronik vertrieben.

Das wichtigste Ziel in Bezug auf ihren Onlineshop ist es, unseren B2B-Kunden ein umfassendes und benutzerfreundliches Einkaufserlebnis zu bieten. Dazu gehört ein breites Produktsortiment an Elektronikprodukten und IT-Zubehör, das den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kunden gerecht wird. Der Onlineshop ist so gestaltet, dass er einfach zu navigieren und zu bedienen ist, sodass Kunden schnell und bequem die gewünschten Produkte finden, bestellen und kaufen können.

Aufgaben als Product Owner:

• Übernahme der fachlichen Verantwortung des (alten) Onlineshops
• Definition einer Produktvision und -strategie in Zusammenarbeit mit Team & Stakeholdern
• Anforderungsmanagement und -spezifikation in Kooperation mit Abteilungen wie Marketing, Sales, Finance&Controlling, Legal und Customer Service (Sammeln, Clusterung, Priorisierung)
• Priorisierung und Pflege des Backlogs in Jira basierend auf Kundenbedürfnissen, Geschäftswert und Risiko
• Kontinuierliche Analyse von Daten zur Steigerung des Produktwertes
• Identifikation, Evaluation potenzieller 3rd-Party-Lösungsanbieter
• Bewertung von Shopsystemen und -plattformen sowie Auswahl der geeignetsten Lösung basierend auf Anforderungen an das Produkt, den Kosten und den vorherrschenden Rahmenbedingungen
• Übernahme zusätzlicher Aufgaben aus den Fachbereichen eines Scrum Masters, Produktmanagement, SEO/SEA und Projektmanagement
• Delegieren von Teilaufgaben

Aufgaben als Scrum Master & Projekt Manager

• Unterstützung der Fachbereiche als Scrum Master zur Vermittlung von agilen Arbeitsweisen und Methoden innerhalb der Teams und Abteilungen
• Moderation von Dailys, Plannings, Refinements, Reviews und Retros
• Mitarbeit zur Erstellung von Rollenprofilen nach Verantwortlichkeit, Aufgaben und "Nicht-Aufgaben" zur effizienteren Zusammenarbeit im IT Bereich
• Vermitteln und Schlichten bei Konflikten zw. den IT Teams, Fachbereichen und Führungskräften
• Erstellung von Jahres- & Quartalsplanungen für die Einführung eines neuen Onlineshops (~80 - 100 Mio. ? Jahresumsatz / ~800k Artikel) und eines Product Information Management Systems zur Datenverwaltung von mehr als 4 Millionen Artikeln
• Regelmäßiges Reporting ans Management über Projektfortschritte und -Herausforderungen
• Unterteilung der Projekte in aufeinander aufbauende Teilprojekte
• Aufbau und Pflege einer Ressourcenübersicht in Zusammenarbeit mit Ressourcenverantwortlichen
• Einführung und Überprüfung von Projektquoten zur besseren Steuerung der Projektdurchführung (Projekt, Daily Work, Overhead)
• Sicherstellung der teamübergreifenden Kommunikation mit Stakeholdern und Schnittstellenabteilungen in einer Full-Remote Arbeitsumgebung
• Betreuung von Mitarbeitern, Studenten und neuen Kollegen
• Fachliches Onboarding neuer Mitarbeiter

Betreute Projekte:

• Optimierung und Erweiterung der Paymentprozesse
• Anbindung von 3rd-Party-Lösungen für Checkout-Marketing und Onsite Search
• Bereitstellung eines Kontaktformulars zur besseren Steuerung von Kundenanfragen
• Aufsetzen und Erweitern der Testumgebung
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Marken-Relaunch
• Projektinitiierung 'New Shop'
• Realisierung eines 'New Shop MVP'
• Projektdurchführung 'Product Information Management System' (PIM)

Shared Hosting ist ein Webhosting-Modell, bei dem eine Vielzahl von Applikationen auf einen gemeinsamen Pool von Server-Ressourcen zurückgreift. Dabei werden Speicherkapazität, RAM und CPU der physischen Maschine, die als Hosting-Grundlage dient, auf die Gesamtheit der Nutzer aufgeteilt. Jede Applikation auf einem Shared Server lässt sich über eine individuelle Domain aufrufen und ist auf einer eigenen Partition des Festplattenspeichers abgelegt. So können trotz geteilter Hardware-Plattform voneinander abgeschirmte Projekte unterschiedlicher Nutzer realisiert werden.

Aufgaben als Technical Product Owner:

• Betreuung des gesamten Produktlebenszyklus der Shared Hosting Produkte mit ~1.8 Mio. Bestandskunden im internationalen Markt
  

• Erstellung von Produktkonzepten/?dokumentationen und User Stories
• Pflege des Product Backlog mit Tools wie z.B. Jira, Confluence und Office Anwendungen von Microsoft und Google
• Begleitung von Produkt-/Feature-Implementierungen in Zusammenarbeit mit Abteilungen wie z.B. Commercial PM, Development, Operations, Customer Care, Sales und Marketing
• Datengestütztes Ableiten von Produktverbesserungen mit unterschiedlicher Zielsetzung wie z.B. verbessertes Onboarding des Kunden im Produkt, Conversion Rate Optimierung und Verbesserung des Kundensupports
• Segmentierung des Kundebestands zur gezielteren Ausspielung neuer Features, Kampagnen und Preiserhöhungen
• Betreuung von dualen Studenten und Azubis bei ihren Projektarbeiten

Aufgaben als Privacy Manager:

• Single Point of Contact für datenschutzrechtliche Anforderungen und Fragen für das Shared Hosting Produkt zwischen Fachbereich, Technik, Legal und (Konzern-) Datenschutzbeauftragten
• Klärung/Abstimmung von spezifischen Datenschutzvorfällen
• Aufbau von Guidelines beim Umgang mit personenbezogenen Daten im Produktkontext in Zusammenarbeit mit Legal und DSB
• Ableitung weiterer Features/Funktionen zur Einhaltung der DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf Löschung)

Betreute Projekte:

• Steigerung der Seitenladegeschwindigkeit entlang des gesamten TechStacks zur Auslieferung von Kundenwebseiten
• Implementierung eines 3rd-Party Sicherheitsfeatures für den kompletten Kundenbestand
• Konzeption und Implementierung einer Caching-Lösung für das WordPress Kundensegment

Mit dem Shared Hosting Angebot wird das Ziel verfolgt, eine kostengünstige und benutzerfreundliche Hosting-Lösung für Privatpersonen, kleine Unternehmen und Start-ups bereitzustellen. Durch die gemeinsame Nutzung von Serverressourcen können die Hosting-Kosten niedrig gehalten werden, was es zu einer kosteneffizienten Option macht. Die benutzerfreundlichen Verwaltungsoberflächen und Tools ermöglichen es auch technisch weniger versierten Nutzern, ihre Websites einfach zu verwalten. Zudem bietet es die Möglichkeit, die Hosting-Pläne bei wachsendem Bedarf leicht aufzurüsten, was eine hohe Skalierbarkeit gewährleistet. Der technische Support steht den Nutzern bei Problemen und Fragen zur Verfügung, während umfassende Sicherheitsmaßnahmen die Applikationen der Kunden schützen.

Aufgaben:

• Betreuung des vertriebsrelevanten Prozesses der Shared Hosting Produkte für das Neu- und Bestandskundengeschäft im internationalen Markt (EU/USA)
• Evaluierung, Konzeption und Initiierung von neuen Produktideen und Vertriebsstrategien
• Pflege und Ausbau externer Geschäftsbeziehungen zur Erweiterung des Produktportfolios durch 3rd-Party Lösungen
• Abwicklung von EOL-Produkten und Features mit Aufbau und Versand der Kundenkommunikation sowie technischer Bestandskundenmigration
• Aufbau und Pflege einer Wettbewerbsübersicht
• Veränderung der Vertriebsstrategie basierend auf Wettbewerbsaktivitäten, z.B. Anzahl Tarife, Preisstrategie und Vertragslaufzeiten verändern
• Kampagnenmanagement zur Neukundengewinnung, z.B. Money-Back-Garantie, 30-Tage-Testen, Freimonate, Einrichtungsgebühren
• Durchführung von regelmäßigen Preiserhöhungen inkl. Erstellung von Kundenansprache, Absprache mit Customer Care, technische Bestandskundenmigration
• Management von Schnittstellen wie Product Owner, Marketing, Controlling und Customer Care bei der Umsetzung neuer Produkte und Features
• Aufbau und Pflege von geeigneten Reportings (z.B. Scorecards) in Kooperation mit Controlling und BI zur datengestützten Analyse der Vertriebsaktivitäten und Maßnahmen
• Visuelle Aufbereitung der Daten für das Management als Entscheidungsvorlage in Kooperation mit Controlling und BI
• Mitarbeit bei datengestützten Optimierungsmaßnahmen (A/B Tests, Prototypen)
• Zusätzliches Engagement im Bereich Employer Branding und Ausbildung
• Betreuung wissenschaftlicher Arbeiten von dualen Studenten