ECM-Berater (Enterprise Content, BPM), Berater/Projektleiter für Workflow, DMS, ECM, Scanning, Capturing. ROI-Berechnung. Ausschreibungs-Beratung.

Der Software-Entwicklungsprozess paßte nicht für Adobe-LiveCycle und Adobe-AEM-Forms. Ich habe Entwicklungsmuster, Styleguides, Prozesse etc. für und zusammen mit den Entwicklern festgelegt.

Ein Rückversicherer hat bereits einen gut organisierten Posteingang mit Scan-Strecke. Zur weiteren Optimierung bat er mich hinzu. Ich habe den Posteingang einem Benchmarking mit anderen Firmen unterzogen und konnte einige Verbesserungen anregen.

Ein kompletter Standort von Roche-Pharma wollte auf ein neues DMS-System wechseln. Ich habe dazu ein Migrationskonzept entwickelt: Die Abläufe des sicheren Datentransfers in die neue Umgebung, das Testkonzept für die Datentransferierung, neue Templates/Standards für die zukünftige Entwicklung. Zudem mußten neue Konzepte entwickelt werden für die anderen Fähigkeiten des neuen DMS (Abläufe in DMS und Workflow mußten neu gestaltet werden).

Ist-Aufnahme aller Formulare druckenden Systeme, der Kosten, der Formulare, der Interaktionen.

Verbesserungspotential herausarbeiten und Einsparpotential errechnen. Styleguide für Formulare erarbeiten. DMS-Anwendung zur Formularverwaltung erarbeiten. Organisatorische Maßnahmen. Inhaltsgleiche Formulare identifizieren und zusammenlegen.

Ein Maklerbüro plant zu wachsen mit gleichbleibender Mitarbeiterzahl. Dazu sollen die Abläufe effizienter werden.

In mehreren Meetings habe ich die "Zeitfresser" identifiziert und neue Abläufe vorgeschlagen. In enger Abstimmung mit den Maklern habe ich dann ein PDF-Formular konzipiert, das Kunden bereits vorausfüllen können. Die Daten können beliebig zwischen Fachanwendung und Formular verschoben werden. Das gestattet es vor Ort Daten zu erheben auch wenn kein Netzempfang möglich ist. Mit den Herstellern der verwendeten Fachanwendungen habe ich über neue Schnitstellen gesprochen und Änderungen erreicht.

Der Kunde wollte seine Einkaufsprozesse optimieren und dokumentierbar machen. Die Vorarbeiten eines anderen Beraters erwiesen sich als unverständlich und nicht realisierbar. In mehreren Workshops habe ich die Ist- und die Soll-Abläufe dokumentiert. Daraus habe ich ein sehr detailliertes, umsetzbares Fachkonzept erstellt für ein Workflow-System mit DMS-Anbindung. Ziel war auch, die vorhandenen SAP-Anpassungen weiterzunutzen aber auch Perspektiven zu entwickeln für eine zukünftige geeignetere SAP-Anbindung.

Ein laufendes DMS-/Workflow-/Archivierungsprojekt war an einem Scheideweg. Die Geschäftsführung hatte Zweifel, ob ihr DV-Leiter die richtigen Entscheidungen traf. Die Geschäftsführung verstand auch die Vorschläge des Projektpartners nicht. Ich habe alle Unterlagen gesichtet und konnte neutral (ohne die aufgelaufenen Emotionen) eine kompetente Einschätzung geben. Ich habe mehrfach mit dem Hardware-Lieferanten gesprochen und eine optimale Archivierungs-Hardware geklärt. So konnte ich glücklicherweise einige Verdächtigungen in der Firma ausräumen und vermutlich einiges zum Betriebsfrieden beitragen. Gleichzeitig fand ich eine kostengünstigere Hardware-Ausstattung.

Der Kunde hatte über tausend Formulare mit diversen Techniken (sehr viel Word-Formulare mit etlichen Makros). Er war unzufrieden mit der Nutzung, der Wartung und den Gesamtabläufen. Zusammen mit 2 weiteren Beratern habe ich die Ist-Situation erfaßt und die Rahmen-Daten erhoben (Was leisten die vorhandenen Systeme? Was fordert das Marketing? etc.) Daraufhin habe ich neue Abläufe des Output-Managements und des Formular-Rücklaufs im Posteingang konzipiert. Gleichzeitig habe ich ein Formularkonzept entwickelt, das bei maximaler Ausnutzung der LiveCycle-ES-Möglichkeiten den Wartungsaufwand zukünftig minimiert und erfreulicherweise den Erstellungsaufwand für die neuen Formulare extrem reduziert. Durch Analyse des Formularbestandes konnten wir auch die Zahl der benötigten Formulare deutlich reduzieren.

Zusätzlich habe ich ein SOA-Konzept der zukünftigen Systemarchitektur entwickelt und alle Schnittstellen (Methoden und ihre Parameter) detailliet entwickelt. Dieses Fachkonzept war fast ein DV-Konzept und umsetzungsreif.

Dieses Konzept habe ich auch bei der Muttergesellschaft in Paris vertreten.

Der Kunde wollte seinen Posteingang effizienter gestalten. Ich habe den Ist-Zustand erfaßt (incl. Belege zählen, Bearbeitung mit der Stopp-Uhr messen etc.). Anschließend habe ich verschiedene Szenarien durchgerechnet und konnte zeigen, daß der Einsatz von DMS und Workflow in diesem Fall vorteilhaft war. Eines der Szenarien habe ich dann detailliert ausgearbeitet.

Der Kunde plante zukünftig alle Verträge elektronisch abzulegen. Ich habe dazu Workshops mit den beteiligten Abteilungen durchgeführt und so eine DMS-Struktur erarbeitet und dazu passende Abläufe entwickelt.

Die Sparkassen planten fast alle Formulare mit einer neuen Technik neu zu erstellen. Dazu sollten etwa 10 Entwickler möglichst effizient eingesetzt werden. Ich habe dazu detaillierte Entwicklungskonventionen erarbeitet, um eine einheitliche Formuargestaltung sicherzustellen. Zudem habe ich ein Konzept entwickelt, wie die Formularentwickler eine leistungsfähige Codebasis nutzen können, ohne selbst programmieren zu können.

Ein Eigenbetrieb der Stadt Bamberg plante einen Rechnungseingangsworkflow zu nutzen. In ein paar Workshops habe ich die tatsächlichen Ist-Abläufe ergründet und erstmals dokumentiert. Teils im Workshop, teils in der anschließenden Ausarbeitung habe ich neue deutlich einfachere Abläufe vorgeschlagen. Diese hätten bereits ohne Workflow zu einer Personaleinsparung, schnellerer Durchlaufzeit und höheren Skontoabzügen geführt. Daraufhin habe ich den Workflow mit Scan-Strecke konzipiert und später auch realisiert

Eine Firma erwartete die Verdoppelung ihres Auftragsvolumens, wollte aber kein zusätzliches Personal einstellen. Ich habe die Ist-Abläufe des Posteingangs detailliert untersucht. Daraufhin habe ich mehrere passende Szenarien des ECM-Einsatzes entwickelt. Die Investitionskosten und die laufenden Kosten jedes Szenarios habe ich berechnet und konnte so die Rentabilität jeder Lösung zeigen. Ergebnis war: Es lohnte eindeutig ein ECM-System anzuschaffen und die Ziele waren damit eindeutig erreichbar.

Das Landratsamt Mühldorf besaß Multifunktionsscanner und wollte damit und mit dem vorhandenen DMS eine Posteinangslösung bauen. Es sollten aber keine zusätzlichen Lizenzkosten anfallen.

Ich habe die Möglichkeiten der Scanner untersucht und eingehend die Dokumentation des DMS. Daraufhin habe ich ein Konzept für einen Posteingangs-Workflow entwickelt, das ohne zusätzliche Scan- oder Import-Lizenzen beim DMS-System auskommt. Zudem habe ich mit DV-Abteilung und diversen weiteren Abteilungen neue Abläufe für die Postbearbeitung definiert.

Das Landratsamt Mühldorf wollte den Formularservers eines externen Dienstleisters anschließen an ihre vorhandenes DMS und Workflow-System.

Ich habe dazu die Anforderungen analysiert und dokumentiert. Anschließend die nötigen Workflows und DMS-Anbindungen erarbeitet. Dazu noch die Schnittstellen zu Nachbarsystemen definiert und das gesamte Systemkonzept umfassend dokumentiert.

Bei diesem Projekt war ich Projektleiter und Berater.

Die deutschen Handwerkskammern haben gemeinsam ein Konzept beauftragt, mit dem sie zukünftig ihre DV-Landschaft gestalten wollen.

Zusammen mit weiteren Beratern haben wir Fragebögen entwickelt und an alle Handwerkskammern versandt. Zusätzlich haben wir sehr viele Handwerkskammern besucht und interviewt. Alle Antworten wurden in einem Bericht zur Ist-Situation aggregiert.

Daraus entwickelten wir dann ein sehr detailliertes Architekturkonzept, das allen rechtlichen Anforderungen gerecht wird.

Die Stadt Rheine wollte ihren Rechnungseingang optimieren. Ich habe dazu die Schnittstelle zur selbst entwickelten FIBU analysiert und ein Konzept für den Einsatz von smartFIX entwickelt. Dazu habe ich einige XML-Dateien für den zuverlässigen Datentransport zwischen den einzelnen Systemen festgelegt. Schließlich noch mit dem Abteilungsleiter neue Abläufe für die Rechnungsbearbeitung definiert. Das Projekt habe ich anschließend auch realisiert. Erfreulicherweise reduzierte sich so auch die Zahl der Fehlbuchungen drastisch

Eine Fachkanzlei wollte die Dokumentablage zukünftig elektronisch gestalten. Ich habe Kontakt aufgenommen zu Fachsystemherstellern und mit ihnen Schnittstellen diskutiert. Damit habe ich dann ein Konzept für DMS-Struktur und Systemarchitektur erstellt.

Die Betriebskrankenkasse von BMW plante eine vollständig papierlose und weitgehend automatisierte Bearbeitung der Eingangspost.

Ich habe das Projekt von 5 Mitarbeitern geleitet. Anfangs habe ich die Anforderungen erfaßt und ein Gesamtkonzept erarbeitet. Anschließend haben wir diverse Schnittstellen zu Nachbarsystemen definiert, mit Herstellern detailliert gesprochen, kontinuierlich den Kunden einbezogen. Der gesamte Posteingang wurde analysiert und smartFIX-Dokumentkonfigurationen konfiguriert. Schließlich die DMS- und Workflow-Lösung konzipiert. Ergebnis dieser Beratung waren einige umfangreiche Konzept. Anschließend haben wir das Projekt umgesetzt, erfolgreich eingeführt und die Mitarbeiter geschult.