Aufgaben:

• Das DMS „komXwork“ in den Fachbereichen einführen.

Erfolge:

• Die Sachbearbeiter haben jetzt Anleitungen zur Hand, die in klarer Sprache vermitteln, wie sie mit DMS und Scanner umgehen sollen. Dazu habe ich viele Dienstanweisungen anderer Ämter untersucht, neu strukturiert und erweiterte Dienstanweisungen formuliert. Diese mit den Landratsamtsmitarbeitern in Workshops überarbeitet.
• Jeder Anwender hat eine aufgabenorientierte Schritt-für-Schritt-DMS-Bedienungsanleitung zur Hand. Das entlastete die Support-Mitarbeiter und ermöglichte den Sachbearbeitern selten genutzte Funktionen einzusetzen. Dazu habe ich das DMS eingehend untersucht und die Anleitung mit vielen Screenshots in OneNote erstellt.
• Mit nur 3 Scanprofilen können in allen Fällen sehr gute Scans erreicht werden. Dazu habe ich einige Testreihen gemacht.
• Unterschriften im Gespräch mit dem Bürger können papierlos geleistet werden. Dazu für Signaturtablets eine Konfiguration dokumentiert und an einen Nutzungs-Workflow mitgewirkt.
• Ausschreibungsunterlagen für das externe Scannen vorbereitet
• Eine standardisierte vollständige Abklärung aller Themen für die DMS-Einführung in den Fachbereichen sichergestellt. Dazu Musterfragebögen erarbeitet.

Aufgaben:

• Klären, welches neue DMS das bestehende DMS ersetzen soll.

Erfolge:

• Die in der Vergangenheit erfassten Anforderungen an ein DMS aus alten Protokollen, Listen etc. zusammengefasst, bewertet und analysiert.
• Die Fähigkeiten potentieller zukünftiger DMS-Systeme den Anforderungen gegenübergestellt.

Aufgaben:

• Eine Vision entwickeln für eine zukünftige integrierte Gesamtarchitektur für das Input-/Outputmanagement

Erfolge:

• Der Bedarf der Abteilungen und Sachbearbeiter liegt nun systematisch aufbereitet vor. Die aktuelle Systemlandschaft mit ihren Schnittstellen unter dem Blickwinkel des Input-/Output-Managements liegt als übersichtliche Graphiken und Beschreibungen vor.
• Ein Masterplan weist nun den Weg, wie zukünftige Systeme entwickelt werden müssen, um eine möglichst effiziente Sachbearbeitung zu ermöglichen. Bereits laufende Entwicklungspläne wurden dabei integriert.
• Ausformulierte Leitbilder mit ihren Begründungen und neuen, messbaren KPIs helfen bei der Steuerung der DV-Entwicklung
• Basierend auf den Leitbildern liegen den Entscheidern eine Vielzahl von konkret ausgearbeiteten Maßnahmen mit Kosten- und Gewinnkalkulationen vor. Sie helfen, über die nächsten Schritte zu entscheiden.

Aufgaben:

• Soll intern oder extern gescannt werden?
• Wer soll an welchem Standort digitalisieren und erfassen?

Erfolge:

• Die tatsächlichen Kosten pro Scanseite bei den deutschlandweit verteilten Scan-Standorten und Dienstleistern liegen erstmals vergleichbar vor.
• Die herausgearbeiteten qualitativen Unterschiede zeigen spezifische Stärken und Schwächen der diversen Optionen auf.
• Eine klare Empfehlung für die zukünftige Scan-Strategie.

Aufgaben:

• Soll weiter inhouse gedruckt werden?
• Wie soll zukünftig die Briefschreibung organisiert werden?

Erfolge:

• Den tatsächlichen Umfang und die Kosten des Druckens von den Multifunktionsgeräten bis zu den Druckstraßen ermittelt.
• Ein integriertes Konzept fasst neue Portooptimierungsstrategien bei der Briefschreibung und im Druck zusammen. Es wurde in enger Abstimmung mit der Deutschen Post und den Systementwicklern entwickelt.
• Eine klare Empfehlung für die zukünftige Druck-Strategie.
  Umsetzbare Empfehlungen für die Weiterentwicklung der Briefschreibung

Aufgaben:

• Wie lassen sich PDF-Formulare in das Firmen-SAP einbinden?

Erfolge:

• Den anfangs verfolgten Weg als ungeeignet identifiziert.
• Alternativen aufgezeigt, die womöglich deutlich einfacher sind.

Der Software-Entwicklungsprozess paßte nicht für Adobe-LiveCycle und Adobe-AEM-Forms. Ich habe Entwicklungsmuster, Styleguides, Prozesse etc. für und zusammen mit den Entwicklern festgelegt.

Ein Rückversicherer hat bereits einen gut organisierten Posteingang mit Scan-Strecke. Zur weiteren Optimierung bat er mich hinzu. Ich habe den Posteingang einem Benchmarking mit anderen Firmen unterzogen und konnte einige Verbesserungen anregen.

Aufgaben:

• Welche Systeme geben Formulare aus?
• Wie kann das Formularwesen optimiert werden?

Erfolge:

• Eine Gesamtgraphik fasst nun alle Systeme der Bank und ihre Datenströme zusammen.
• Alle formularverwaltenden Systeme sind nun bekannt, kategorisiert und einheitlich aufgelistet.
• Ein Konzept für eine zukünftige Soll-Architektur liegt vor.
• Die aktuellen Kosten und die möglichen Einsparpotentielle sind durchgerechnet.
• Neue KPIs und detailliert beschriebene Maßnahmen helfen bei der Steuerung des Formularwesens in der Zukunft.