Dokumentenmanagement DMS; ECM; EIM; analoge & digitale Archivierung; Workflow; Reorganisation Geschäftsprozesse. Zertifizierte Fachkraft Datenschutz.

Aufgabe:

• Beratung der Geschäftsführung & Mitarbeiter in Datenschutzfragen.
• Schulung & Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis.
• Überwachung & Vorabkontrolle der ordnungsgemäßen Datenerhebung.
• Mitwirkung bei der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation.
• Unterstützung der datenschutzgerechten Ausgestaltung von Verträgen bei externer Auftragsdatenverarbeitung.

Projektziel:

• Überwachung der gesetzlichen & regulatorischen Anforderungen in den Bereichen BDSG und in Vorbereitung der kommenden EU-DS-GVO.
  

Entwicklung, Abstimmung und Finalisierung verschiedener Konzepte:
a) für ein Datenschutz-Managementsystem (DSMS) zur Steuerung und Lenkung der unternehmensweit tätigen Datenschutz-Aufbauorganisation,
b) für ein Schulungskonzept zur Sensibilisierung und Schulung der zielgruppenspezifischen Mitarbeiter,
c)  für den Meldeprozess bei Datenschutzverletzungen, sowie eines Meldeformulars zur Dokumentation und Weitergabe der Datenschutzverletzungen,
d) für ein internes Kontrollsystem und Berichtswesen.

• Analyse, Konzeption und ReDesign unternehmensweiter Regelungen (OHB, Richtlinien, Arbeitsanweisungen) zur Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen und fachlichen Aufbewahrung.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Abstimmungsgespräche. Finalisierung der schriftlich zu fixierenden Ordnung (SfO).

Projektziel:

• Erfüllung gesetzlicher & regulatorischer Anforderungen (BDSG, EU-DS-GVO, MaRisk und den Vorgaben der Internen Revision) zur Bewirtschaftung digitaler und physischer Unterlagen.

Aufgabe:                            

Analyse & ReDesign unternehmensweiter Regelungen zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer. Erstellung eines Löschkonzeptes.

Projektziele:   

Erfüllung aller regulatorischen Anforderungen und Auflagen an die Aufbewahrung digitaler Dokumente.

Aufgabe:                            

Gliederung in drei Teilprojekte:
(A) physische Archivierung, (B) digitale Archivierung, (C) Dokumentation.
Evaluierung Archivierungs-Dienstleister. Vertragsgestaltung. Dokumentation des Projektvorgehens.
Abstimmung mit internen & externen Stegholdern.

Projektziele:   

Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Belege und
Unterlagen für mindestens 10 Jahre nach Geschäftsaufgabe.

Aufgabe:                            

• Entwicklung und Abstimmung Fachfeinkonzept.
• Entwicklung und Abstimmung DV-Konzept.

Projektziele:   

Einführung „Spätes“ Erfassen bei der VGH Versicherung mit d.3 von d.velop. Berücksichtigung der regulatorischen & gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere & nachvollziebare Archivierung.

Aufgabe:                            

Analyse & Einschätzung, ob die bestehenden fachlich-technischen Anforderungen mit SAP Records Management umsetzbar sind oder doch ein „klassisches“ ECM bedürfen.

Projektziele:        

Aussprechen einer ECM-Strategie-Empfehlung.

Aufgabe:

Analyse der Auswirkungen auf bestehende elektronische und physische Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme inklusive deren Datenbestände.

Positionierung von Dokumentenmanagement-, Scanning-, OCR-, Renditioning-, Records Management -, Search-, und Archivierungskomponenten (Kofax):

• Integration von SAP (ERP, CRM),
• Definieren von vorgegebenen Schnittstellen,
• Definieren von vorgegebenen Standards (CMIS, eCH, …)
• auch bei der Interaktion von DMS (FileNet) Scanning, SAP, Workflow,
• Positionierung / Abgrenzung Workflow-, & Collaborationsystemen,
• Integration Dossier-/Fallmanagement,
• Definieren von Umsetzungsvorgaben,
• Sicherheitsaspekte,
• Integration Bundesarchiv BAR.

Review bestehender Ausschreibungsunterlagen und Pflichtenhefte.

Projektziele:   

Definition einer Vorgehensweise zur Einführung einer rechts-konformen revisionssicheren Archivierung und Dokumentenverwaltung mit IBM/FileNet P8.

Aufgabe:                            

• Schwachstellen-Analyse der heutigen Dokumentenverwaltung.
• Bewertung und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten.
• Handlungsempfehlung.

Projektziele:                       

Definition einer Vorgehensweise zur Stabilisierung und Verbesserung der technischen Transaktionssicherheit unter d.velop d.3

Aufgabe:                            

• Ist-Analyse der Dokumentenverwaltung und revisionssicheren Aufbewahrung (Archivierung) ein- und ausgehender Kundenanliegen (Brief, E-Mail, Fax) und Pfand-Abrechnungen (EDIFACT) in Bezug auf Anforderungen aus GDPdU und GoBS.
• Bewertung der Ergebnisse und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten.
• Handlungsempfehlung.

Projektziele:                       

Definition einer Vorgehensweise zur Einführung einer rechts-konformen revisionssicheren Archivierung und Dokumentenverwaltung.

• Erstellung Projektplanung, Abstimmung & Nachhaltung.
• Aufnahme der fachlichen Anforderungen (Interviews) in den Niederlassungen Dresden und Leipzig. Prozessanalyse in der FiBu.
• Erstellung eines Anforderungskataloges und der Ausschreibungsunterlagen.
• Durchführung des Auswahlverfahrens mit DMS-Anbietern.
• Entscheidungsempfehlung.

Projektziele:

Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der administrativen Back-Office Prozesse

• Strategische Weiterentwicklung des Standard Services Rollout Management.
• Service Konzept Entwicklung unter Berücksichtigung des Change-, und Integration Managements. Verantwortlich für die SOLC (Service Offering Life Cycle).
• Durchführung Refinement.
• Entwicklung neuer Services und Module.
• Verantwortlich für Back-to-Back Agreements.
• Weiterentwicklung von Infrastrukturthemen (Festlegen von  Kalkulationsvorgaben, Beschreibung und Optimierung des Themas Monitoring/Reporting).

Projektziele:

Verantwortlich für:

• die Verbesserung der Delivery Performance.
• den wirtschaftlichen Erfolg (Deckungsbeitrag) der Verträge mit Kunden im zugeordneten Kundensegment und
• die Erarbeitung von Maßnahmen zur Realisierung von Effizienzeffekten und Kosteneinsparungen.

• Aufnahme der fachlichen Anforderungen (IST-Analyse) für ein unternehmensweites Druck- und Kopierkonzeptes (OMS).
• Erstellung Lastenheft (Leistungsverzeichnis) und Ausschreibungsunterlagen.
• Konzeption des Druck- und Kopierkonzeptes.
• Durchführung des Auswahlverfahrens und der Vertragsverhandlung mit den potentiellen Anbietern und Dienstleistern.
• Entscheidungsempfehlung.

Projektziele:

Reduzierung der Betriebskosten für die unternehmensweite Output-Infrastruktur. Vereinfachung des Service Managements.
Verbesserung des Datenstrommanagements zwischen den geographisch entfernten Niederlassungen.

• Erstellung Projektplanung, Koordinierung & Nachhaltung.
• Aufnahme der fachlichen Anforderungen (Interviews) in allen europäischen Niederlassungen. Prozessanalyse der Fachbereiche Accounting, Legal, Marketing.
• Erstellung eines Lastenheftes und Ausschreibung.
• Durchführung des Auswahlverfahrens mit Anbietern von ECM/WCM-Systemen (Allgeier, OpenText, SER, TIS und Lukkien).
• Projektmanager („Hands-on“) in allen Aspekten der Termin-, quantitativen und qualitativen Aufwandsverfolgung und Berichterstattung.
• Entscheidungsempfehlung.

Projektziele:

Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der administrativen Back-Office Prozesse. Einhaltung J-SOX (japanische Compliance).

• Aufnahme der Ist-Situation & fachlichen Anforderungen.
• Darstellung der Handlungsoptionen.
• Entscheidungsempfehlung.

Projektziele:

Aussprechen einer Empfehlung für die künftige Ausrichtung der Dokumentenarchivierung unter technischen und wirtschaftlichen Aspekten und vor dem Hintergrund des Anfang 2013 in Kraft tretenden Rundfunkänderungsstaatsvertrages.

• Erstellung Projektplanung, Abstimmung Projektziele & Koordinierung.
• Aufnahme der Ist-Situation & fachlichen Anforderungen.
• Darstellung der Handlungsoptionen.
• Entscheidungsempfehlung.

Projektziele:

Empfehlung über die künftige Ausrichtung der unternehmensweiten NoE-Geschäftsprozesse in Europa.