Bereinigung und Optimierung von bestehenden Verträgen. Kaufmännische Ausschreibungsverantwortung RFI/RFP

• Support der Fachseite zur Erstellung der Requirements.
• Ausschreibungsbewertung nach definierter Matrix
• Erstellung des zugehörigen Vertragswerks

IT-Compliance ? wesentliche Auslagerungen, nicht wesentliche Auslagerungen, BAIT8

• Prüfung und Anpassung der Vertragsinhalte nach MaRisk
• Erstellung Prozesse ? Auslagerung, BAIT8

Haupttätigkeiten der Projektphase:

• Kommunikation
• Optimierung/Anpassung bestehender Verträge
• Identifikation Verbesserungspotenziale
• Verhandlung Rahmenverträge
• Best Practice Procurement
• Ausschreibungen IT-Bedarfe
• Prozesse BaFin (MaRisk, BAIT 8)

• Warengruppenkoordiantion
• Sourcing/RFX Management
• Ausschreibungsverantwortung der IT
• Vorbereitung und eigenständige Durchführung von Ausschreibungen gemäß festgelegter Delegationsregeln (inkl. Erstellung erforderlicher Ausschreibungsunterlagen), Führen von Verhandlungen, Steuerung des Auswahlprozesses und Lieferanten- Onboarding in Abstimmung mit den entsprechenden Stakeholdern.
• Überprüfung der Lieferanten anhand von Lieferantenbewertungen im Onboarding neuer Lieferanten mit dem Ziel Lieferanten-Risiken zu identifizieren und zu bewerten.
• Entwurf, Verhandlung, Abschluss und Implementierung von Lieferanten- und Dienstleistungs-verträgen (Rahmenverträge, Standards?)

Haupttätigkeiten der Projektphase:

• Kommunikation
• Optimierung bestehender Wartungsverträge
• Identifikation Verbesserungspotenziale
•  Verhandlung Rahmenverträge
• Best Practice Procurement
• Ausschreibungen IT-Bedarfe

• Warengruppenanalyse
• Bereinigung und Optimierung von bestehenden Verrägen.
• Ausschreibungsverantwortung der IT
• Fachlicher Support der Fachseite zur Erstellung der Requirements.
• Ausschreibungsbewertung nach monetärer Sicht
• Erstellung von Projektverträgen

Haupttätigkeiten der Projektphase: 

• Kommunikation
• Optimierung bestehender Wartungsverträge
• Identifikation Verbesserungspotenziale
• Verhandlung Rahmenverträge
• Best Practice Procurement
• Ausschreibungen IT-Bedarfe

• Warengruppenanalyse (IT Kommunikation)
• Bereinigung der Vertragssituation (Zusammenführung und Bündelung fachlicher Themen)
• Prozessoptimierung und Prüfung des Operativen Einkaufes -> Analyse des IT-Prozesses -> Identifikation und Umsetzung von Verbesserungspotenzialen.
• Ausschreibungsunterstützung der Vergabestelle SGB (IT)
• Fachlicher Support der Fachseite zur Erstellung der Vergabe Dokumente
• Ausschreibungsbewertung nach SGB
• Fachliche Beantwortung von Bieterfragen

Haupttätigkeiten der Projektphase: 

• Ist-Analyse operativer Einkauf
• Identifikation Verbesserungspotenziale
• Best Practice Procurement
• Umsetzung und Einführung neuer Prozesse
• Bereinigung bestehender IT Verträge (Kündigung, Bündelung,..)
• Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
• Ausschreibungen öffentlicher Hand nach SGB

• Zusammenführung von Einkaufseinheiten (US, CH, DE) mit unterschiedlichen Software ? Releases (SAP)
• Prozessoptimierung, Überprüfung bestehender Prozesse, Definition neuer Prozesse, Identifizierung und Harmonisierung ähnlicher Arbeitsabläufe (weltweit) 

Haupttätigkeiten der Projektphase: 

• Ablaufdefinitionen (Prozessentwicklung)
• Kommunikation
• Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
• Best Practice Procurement

• Zusammenführung von Einkaufseinheiten (US, CH, DE) mit unterschiedlichen Software ? Releases (SAP)
• Prozessoptimierung, Überprüfung bestehender Prozesse, Definition neuer Prozesse, Identifizierung und Harmonisierung ähnlicher Arbeitsabläufe (weltweit)

Haupttätigkeiten der Projektphase: 

• Ablaufdefinitionen (Prozessentwicklung)
• Kommunikation
• Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
• Best Practice Procurement

Einführung einer Preferred Supplier List

• Reduktion bestehender Lieferantenbeziehungen von ca. 500 auf ca. 130.
• Implementierung Skill Matrix Consulting
• Implementierung Skill Matrix Contracting
• Third Party Management
• Einführung einer Versionsverwaltung aller Verträge

Haupttätigkeiten der Projektphase:

• Prozessdefinition
• Sourcing Strategie
• Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
• Umsetzung der Strategie innerhalb des Konzerns
• Vertragsverhandlungen
• Preisverhandlungen
• Preismodell

Einführung Gate ?Saving Option? (Ausschreibungsportal)

• Koordination sämtlicher Ausschreibungen (IT Dienstleistung)
• Prüfung und Durchsetzung der Max Raten für IT Beratung
• Optimierung der Ausschreibungsqualität
• Einhaltung Compliance Vorgaben
• Transparenz der entstandenen Savings durch Verhandlungen u. Ausschreibungen

Ergebnis:

• Steigerung der Ausschreibungsqualität
• Savings von 18% - 20% über das verhandelte Bestellvolumen.
• Erhöhung des Wettbewerbes
• Durchsetzung der Konzernstrategie bei Bedarfsträgern

• Prozessoptimierung innerhalb der Abrechnungsabläufe
• Vorbereitung und Planung sowie Überwachung der Vergabe und Implementierung des Prozessablaufes in der neuen externen Infrastruktur
• Ergebnis: Prozesstransparenz zu 100%, Kostenersparnis von ca. 40%, Stabilität der Prozesse von 100%

Haupttätigkeiten der Projektphase:

• Ablaufdefinitionen (Prozessentwicklung)
• Sourcing Strategie
• Vertragsverhandlungen
• Preisverhandlungen
• Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
• Preismodell

• Nach Einführung von SAP MM (Purchase Order) stellte der Kunde fest, das die gesammelten Anforderungen nicht den tatsächlichen Ergebnissen innerhalb der Prozessketten entsprachen. Zum einen waren Prozesse nicht definiert und zum anderen die definierten nicht ordnungsgemäß durchgeführt. Bei einer Vielzahl von Subsystemen waren die Schnittstellen zu beschreiben und Prozesse qualitativ (auswertbar) neu zu modellieren.
• Ein Kernprozess ?monatlicher Upload? von wichtigen Daten in SAP erbrachte eine Qualität von 27% mit einer Transparenz von 20%.
• Nach 3 Monaten sind durch manuelle Eingriffe und neue Definitionen der Prozesse eine Qualität von 92% erreicht worden.
• Die letztlich notwendige System Optimierung erbrachte eine Qualität von 98% und eine Transparenz von 100%

Auszug aus einigen optimierten Prozesse

Bestellprozess:

Einführung digitaler Bestellprozess (inklusive Freigabe durch entsprechende Verantwortliche)

• Erhöhung Transparenz, Beschleunigung Durchlaufzeit, Automatisches Reporting

Timereporting:

• Optimierung Reports, Datenqualität, Optimierung automatischer Benachrichtigungen

SAP

• Schnittstellen zu weiteren Systemen (Time Management, Projekt Management)

Service Request (Bestellprozess für Services)

• Erhöhung Transparenz, Beschleunigung Durchlaufzeit, Automatisches Reporting

Optimierung der Rahmenverträge nach folgenden Punkten:

• Juristisch, Konditionen, Pönalen, Laufzeiten, Ausstiegsklauseln

Ab 2008-04

Umsetzung neuer Lieferantenstrategie:

• Qualifizierung aller Lieferanten
• Einteilung nach Preferred, Qualified und Special Supplier
• Reduktion der Lieferantenanzahl

Die Einheit ?Einkauf? wurde im Juli 2003 innerhalb der DCFS neu gegründet. Die Aufgabe war eine funktionsfähige Einheit mit nutzbaren Geschäftsprozessen zu etablieren.

IT-Procurement:

Entwicklung und Definition der Geschäftsprozesse, sowie Einführung der entsprechenden Aktivitäten um das Einkaufsteam operativ geschäftsfähig zu machen.

History:

Vor der Einführung wurden sämtliche Bestellungen von allen Mitarbeitern der IT selbst verhandelt und durchgeführt. Als Resultat entstanden für gleiche Leistungen, unterschiedliche Preise und teilweise sehr schlechte Vertragsgrundlagen.

Gegenwart (Stand 2006):

• Einführung einer IT-Procurement PCM Datenbank
• Implementierung der neu definierten Prozesse.
• Laufzeit des Bestellvorgangs von 2-4 Wochen auf 1-2 Tage reduziert.

Contract Management:

History:

Keine standardisierten Rahmenverträge.

Gegenwart:

• Standardisierung der Rahmenverträge (Werkvertrag, Dienstleistungsvertrag)
• Die Vertraglichen Verhandlungen wurden dadurch um ca. 50% beschleunigt.

• funktionierende Prozesse
• Schnittstellen erfolgreich eingebunden (Controlling, Buchhaltung, Field Service etc.)
• stabile juristische Grundlagen bei allen Verträgen
• Reduktion der Prozesslaufzeiten
• Einsparungen im Einkauf (Mengeneffekte wurden genutzt)
• Verringerung der Tagessätze bei Dienstleistern

Haupttätigkeiten der Projektphase:

• Vertragsverhandlungen
• Preisrecherche, Preisverhandlungen
• Beschaffung allgemein
• Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
• Lieferantenrecherche
• Sourcing Strategie
• Preismodell
• Prozessdefinition nach Sarbanes Oxley Act
• Ablaufdefinitionen (Prozessentwicklung)
• Ablagestrategie
• Statistik

• Verlegung des Rechenzentrums und Austausch aller User- Clients.
• Im Rahmen des Projektes wurden ca. 2500 Clients sowie ca. 100 Server getauscht.
• Das Rechenzentrum wurde ausgelagert und im neuen Standort funktionsfähig aufgebaut.
• Die gesamte Lösung musste innerhalb von 48 Stunden implementiert und lauffähig sein.
• Es wurde eine technische und logistische Zeitplanung durchgeführt, mit dem Erfolg, dass sämtliche Funktionen, innerhalb der gesetzten Zeitspanne den Usern zur Verfügung standen.

• Bei der Einführung neuer elektronischer Frankiermaschinen mussten in Testdirektor erstellte Testfälle koordiniert und kommuniziert werden. Sämtliche technische sowie fachliche Teilprojektleiter wurden über die globale Sicht über offene, fehlerhafte Punkte informiert und terminiert
• Hauptaufgabe war die entsprechenden angelegten Testszenarien und deren positiven wie negativen Ergebnisse den fachlichen und technischen Projektleitern darzulegen, sowie bei der Problemlösung hilfreiche Ansätze zur formulieren

• Prozessoptimierung innerhalb der Anlage einer neuen Verkaufseinheit

• Es wurde ein Tool entwickelt mit dem alle Projekte mit einer einheitlichen Struktur angelegt werden können und über eine Rechtestruktur geschützt werden

Konzeption und Implementierung einer Contentmanagement Funktion, die eine Analyse und den Import von Stromnetz-Kenngrössen in Echtzeit darstellt. Grossabnehmer (Industrie und Stadtwerke) konnten über diese Funktion Kapazitäten zu neu kalkulierten Preisen ordern.

• Koordination aller Aufgaben. Entwicklung spezieller Anforderungen in TCL