Management aller Software Lizenzen und Software Verträge der Unternehmensgruppe:

• Beschaffung neuer Softwareprodukte und Lizenzen für bestehende und neue Bedarfe der Fachabteilungen; Durchführen und Begleiten von Ausschreibungsprozessen, Vertrags-und Preisverhandlungen gemäß Vergaberichtlinien des öffentlichen Dienstes
• Monatliche Lizenzbilanz und Nachweis der Lizenz Compliance; bei Unterlizenzierung kurzfristige Maßnahmen zu deren Beseitigung
• Vertragsverhandlungen und –abschlüsse (u.a. Enterprise Agreements) mit namhaften Herstellern, wie z.B. SAP, Microsoft, IBM, etc.
• Vorbereiten und Begleiten von Softwareaudits bzw. Lizenzvermessungen
• Planung und Steuerung des Lizenzbestandes unter dem Fokus, der Lizenzkonsolidierung und Lizenzoptimierung
• Fachliche Eingangsrechnungsprüfung mit Budgetabgleich
• Beschaffung der Finanzmittel im Entscheidergremium für ungeplante bzw. nicht budgetierte Softwarebeschaffung und Wartungskosten
• Identifizieren und Realisieren von Kostensenkungspotenzialen
• Mitarbeit bei der Konzernverrechnung, der IT-Budgetplanung und -steuerung im Bereich Software
• Mitarbeit bei der Entwicklung einer ganzheitlichen IT-Einkaufsstrategie; Harmonisierung des Softwarebestandes im Konzern
• Versionsmanagement und Software Life Cycle Management
• Providersteuerung und Controlling zur Softwareversorgung im Konzern
• Berichterstattung an Bafin, Bundesrechnungshof und interne Revision zur Einhaltung aller definierten Prozessvorgaben und Kosteneffizienz

Management von weltweiten Rahmen- und Lieferverträgen in der IT über alle Vertragslebenszyklen hinweg, d.h. Anbahnen, Betreuen und Auflösen von IT-Verträgen v.a. im Softwarebereich:

• Durchführung von Vertragsabrufen bzw. Bestellungen mit SAP-MM für nationale und internationale Bedarfe (inkl. Rechnungsvorprüfung)
• Steuern und Durchführen von Ausschreibungsprozessen, Vertrags-und Preisverhandlungen
• Vertragsverhandlungen und –abschlüsse (u.a. Enterprise Agreements) mit vielen namhaften Herstellern, wie z.B.
• SAP, Microsoft, IBM, Oracle, RedHat, Adobe, Kaspersky, VMware,
• Auffinden, Pflege und Betreuung von IT-Lieferantenkontakten
• Vertragsanlage, -steuerung und -reporting mit einem SAP-basierten Vertragsmanagementtool
• Planung und Steuerung des Lizenzbestandes zusammen mit dem Konzern Lizenzmanagement
• Basisrechtliche Prüfung von Vertragsentwürfen (Schnittstelle zu Rechtsabteilung)
• Identifizieren und Realisieren von Kostensenkungspotenzialen
• Mitarbeit bei der Konzernverrechnung, der IT-Budgetplanung und -steuerung im Bereich Software
• Mitarbeit bei der Entwicklung einer ganzheitlichen IT-Einkaufsstrategie; Harmonisierung des Softwarebestandes im Konzern
• Übernahme von Sonderaufgaben und Mitarbeit

Planen und Einführen eines unternehmensweiten Softwarelizenzmanagements:

• Sammeln, Erfassen und auswerten aller Verträge und Kaufbelege für erworbene Softwarelizenzen (Microsoft, IBM, VM-Ware, Adobe, Oracle, SAP, etc.) mit zugehörigen Wartungsverträgen
• Sichten und Aufbereiten der Daten zu technischen Softwareinstallationen
• Erstellen einer Lizenzbilanz 1.0 (SAM Baseline Report) auf Basis der ermittelten Installations- und Vertragsdaten für die 6 wichtigsten Lizenzgeber (Adobe, Microsoft, etc.) und Überprüfung der gewählten Lizenzmodelle
• Reorganisation aller Geschäftsprozesse, die direkt oder indirekt das Lizenzmanagement tangieren; Orientierung am Software-Life-Cycle
• Evaluieren und Einführen einer Lizenzmanagement-Software
• Betriebsvereinbarung zum Umgang mit nicht genutzter Software an einzelnen Mitarbeiter-Arbeitsplätzen
• Entwickeln eines KPI-Reporting zum regelmäßigen Nachweis der Lizenz Compliance
• Auswahl von SmartTrack (Aspera) als SAM-Tool für den
  Konzern

Vorbereitung einer anstehenden SAP-Lizenzvermessung:

• Analyse des Vertragsbestands zu Named-User-Lizenzen und lizenzierten SAP-Engines
• Analyse der tatsächlich genutzten Named-User-Lizenzen
• Analyse der tatsächlich genutzten Engins
• Erstellen einer aktuellen Lizenzbilanz
• Aktivitätsplan zur Aktualisierung verwalteter User- Accounts
• Feststellen eines evtl. erforderlichen Lizenzbedarfs
• Identifizieren der Handlungsoptionen zur Anpassung des Lizenzbestandes an den tatsächlichen Bedarf

Kurzzeitprojekt zur Analyse und Bewertung der Ergebnisse einer SAP-Lizenzvermessung

• Abgleich der Ergebnisse aus der SAP-Lizenzvermessung mit dem gültigen Lizenzvertragsbestand
• Verifizieren der festgestellten Lizenzbedarfe für Named-User-Lizenzen
• Verifizieren der Lizenzbedarfe aus der Engine-Vermessung
• Identifizieren von Handlungsoptionen und Argumentation gegenüber dem Lizenzgeber

Planen und Einführen des technischen und organisatorischen Softwarelizenzmanagements in einem dynamisch wachsenden mittelständischen Unternehmen für den Internethandel unter dem Focus eines stark durch Informationstechnik bestimmten Geschäftsmodells:

• Analyse bisheriger Vorgehensweisen bei Beschaffung, Lizenzierung und Verteilung von Software, sowie bei Hardware-und Softwareinnovation
• Hardware-Inventur; Beseitigen von Schwachstellen bei der bisherigen Hardware-Inventarisierung
• Softwareinventur; Einführen einer regelmäßigen, automatisierten Software-Inventarisierung unter Nutzung bereits vorhandener Tools und Informationsquellen
• Formulieren einer Betriebsvereinbarung für den Umgang mit mitarbeiterbezogenen Daten beim Software- Inventory
• Definition und Dokumentation der erforderlichen Rollen und Geschäftsprozesse im Softwarelizenzmanagement, zugeschnitten auf die Organisation des Kunden
• Unterstützung bei der Auswahl eines Tools zur Erfassung, Verwaltung und Analyse von Softwarelizenzen
• Sichtung und Bewertung aller Vertragsvereinbarungen zum Bezug von Softwarelizenzen und ggf. zugehöriger Wartung
• Aufbereitung aller Daten zu Softwarelizenzkäufen und Abgleich mit den Informationen zur technischen Softwarenutzung: Lizenzbilanz
• Basisinstallation und Inbetriebnahme der ausgewählten Software das Lizenzmanagement; Anbindung der vorhandenen Client-Inventory-Komponenten und Upload der aufbereiteten Lizenzkaufinformationen

Planung und Umsetzung von Lösungen im Umfeld „Festplatten-Verschlüsselung“ auf verschiedenen Plattformen bzw. Betriebssystemen für interne und externe Kunden und Standardisierung der Lösungen, Ermitteln des „Schnitts“ zwischen Standard und der Identifikation von sinnvollem Customizing für Sonderwünsche

• Technische Konzeption
• Erstellen von Service-Dokumentation
• Schaffen von global anwendbaren und wirtschaftlich zu betreibenden Lösungen
• Erstellung von Lastenheften, technischen Spezifikationen
• Change-Management für das verantwortete Themengebiet
• Abstimmung mit Kunden, technischen Fachabteilungen und Portfolio-Verantwortlichen
• SPOC für das Thema gegenüber Fachabteilungen und Kunden
• Teilnahme an Kundenworkshops, Kundenpräsentationen
• Controlling beim Umsetzen der Arbeitspaketen und Aussteuern von anderen Fachbereichen
• (De-)Eskalationsmanagement bei Themen im Bereich Festplattenverschlüsselung
• 3rd L Support, Herstellereskalation
• Marktbeobachtung
• Evaluierung von „out-of-the-box“ Lösungen
• Ansprechpartner vom Betrieb für alle Fachfragen
• Test und Abnahme von Lösungen

Aufbau des operativen Lizenzmanagements

• Transparenz der aktuellen, weltweiten Lizenzsituation
  • Klären und Erfassen der aktuellen Lizenzverträge
  • Dokumentation der Lizenzhistorie (Vollprodukt und Updates) und Archivierung aller Lizenznachweise
  • Aufbereiten der kaufmännischen Lizenzkennzahlen (Anschaffungswert, Abschreibung/Buchwert, Wartungskosten, etc.)
  • Aufbau des Software Produkt- und Versionskatalogs im Lizenzmanagementtool
  • Bestimmen der Lizenzmetriken und Vermessen der technischen Lizenznutzung
  • Permanente Erfassung aller Änderungen, um einen stets aktuelle Lizenzbilanz zu gewährleisten
• Nachweis der „Lizenz Compliance“ in Herstelleraudits
• Begleitung aktueller Projekte in IT- und Fachabteilungen zum Ermitteln des künftigen Lizenzbedarfs und Formulieren der Anforderungen an den Einkauf zur SW Beschaffung (Menge, Lizenzmodelle, etc.)
• Realisierung von Einsparpotentialen durch globales Bündeln des Lizenzbedarfs, Einfluss auf situationsgerechte und mittelfristig vernünftige Lizenzmodelle, Bereinigen der Softwareinstallationen auf tatsächliche Nutzung und Beschaffung der Lizenzen synchron zum Bedarfszeitpunkt
• Aufbau eines Systems zur nutzungsgerechten internen Verrechnung der Lizenz- und Wartungskosten im Softwarebetrieb
• Anpassen und verbessern der Prozesse zum Software License Request (SLR), so wie dem Pooling und der Übertragung vorhandener Softwarelizenzen
• Aufbau des Kennzahlensystems (KPIs) zur Dokumentation des Arbeitsfortschrittes und der Datenqualität mit monatlichen Reports an das Management
• Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung des Lizenzmanagementtools und dessen Schnittstellen
• Global betreute Hersteller: Adobe, Citrix, HP, MacAfee, Microsoft, OpenText, Orcle und SAP (Schwerpunkt)

Projektkoordination und Teamleitung für den Umbau von Besprechungsräumen bzgl. Audio-, Video-, LAN- und Telefontechnik (VoIP) an einem Standort mit ca. 5000 Mitarbeitern/ Arbeitsplätzen (innerhalb von 3 Wochen wurden ca. 4000 Arbeitsplätze umgezogen).

• Rückbau von Besprechungsräumen an 4 Außenstandorten, deren Gebäude abgemietet wurden
• Umzug/Verlegung bestehender Besprechungsräume am Zentralstandort
• Einrichtung neuer Besprechungsräume unter Verwendung vorhandener Technik am Zentralstandort
• Verantwortlichkeit für:
• Budget-, Zeit-, Material- und Personaleinsatzplanung
• Reporting an die zentrale Projektleitung
• Reklamationsbearbeitung und Nachverfolgung
• Qualitätssicherung 

Organisatorische und technische Lösung zum Erfassen und Verwalten des Softwarelizenzbestandes

• Abklären der Rahmenparameter
• Ausarbeiten des Lösungskonzeptes
• Abstimmen des Lösungsvorschlages mit Geschäftsführung, Personalrat, IT und Einkauf
• Toolauswahl und Parametrisierung zum Asset Management
• Bestands- und Bedarfsanalyse vorhandener Lizenzen
• Roll Out der Asset Management Software
• Schulung der Kundenmitarbeiter in SW-Bedienung und neuen bzw. veränderten Geschäftsprozessen
• Testlauf eines „Software-Lizenz-Audits“ 

Projektleitung für den Hauptstandort Deutschland im Rahmen der weltweiten Standardisierung von Print-Technologie beim Kunden

• Bedarfsplanung für den Ersatz aller netzwerkgebundenen Drucker und Multifunktionsgeräte im Rahmen des weltweiten Austausch an allen 19 großen Standorte in Deutschland mit ca. 26.000 Mitarbeiter
• Abstimmung im internationalen Team incl. Lieferant
• Planung, Terminierung und Abwicklung des Rollouts
• Rückbau aller bisher genutzten Drucker und Kopiergeräte
• Projektsprache Englisch

SW / HW:

• S/W- und Colordrucker
• Multifunktionsgeräte 

• Einführung (Konzeption, Planung und Realisierung) digitaler Multifunktionsdrucker im LAN-Netzbetrieb für ca. 28.000 Mitarbeiter am 10 Standorten als Ersatz bisher betriebener Einzelfunktionsgeräte (Kopierer, Drucker, Fax und Scanner)
• Beratung und Schulung der Nutzer. Beauftragung und Koordination der technischen und logistischen Maßnahmen bei Neu- und Ersatzbeschaffung, sowie bei Flächenver­änderungen (Umzug und Gebäudesanierung)
• Etablierung der Geschäftsprozesse für Verbrauchsmaterial-beschaffung, LAN-und TK-Vernetzung und Verrechnung der Nutzungsentgelte

SW / HW:

Digitale Multifunktionsgeräte als Ersatz klassischer Kopier-, Laserdruck-, Fax- und Scanntechnik 

Unterstützung des Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit in der Durchführung seiner Aufgaben (IS-Begehungen, DIS-Gespräche, Risikoanalysen, Berichterstattung nach dem Bundesdatenschutzgesetz, Verpflichtungserklärungen interner und externer Mitarbeiter etc.) 

• Unterstützung des Teilprojektleiters „Einkauf“ bei der Konsolidierung/ Zusammenführung von 5 SAP R/3- Anwendungen und Erweiterung der Anwenderdokumenta­tion für neue bzw. veränderte Funktionskomponenten des Einkaufs
• Monatliche Controllingberichte an die Einkaufsleitung zur weltweiten Einführung eines neuen Einkaufsinformationssystems

• Einführung (Konzeption, Planung und Realisierung) digitaler Multifunktionsdrucker im LAN-Netzbetrieb für ca. 11.000 Mitarbeiter als Ersatz bisher betriebener Einzelfunktionsgeräte (Kopierer, Drucker, Fax und Scanner)
• Beratung und Schulung der Nutzer. Beauftragung und Koordination der technischen und logistischen Maßnahmen bei Neu- und Ersatzbeschaffung, sowie bei Flächenveränderungen (Umzug und Gebäudesanierung)
• Einhalten der Richtlinien zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Etablierung der Geschäftsprozesse für Gerätebeschaffung, LAN-Vernetzung und Verrechnung der Nutzungsentgelte

SW / HW:

Digitale Multifunktionsgeräte als Ersatz klassischer Kopier-, Laserdruck-, Fax- und Scanntechnik