Projektmanagement - Projektcontrolling

2003 - 2013: Diverse Projekte

Rolle: Interimsmanager und Unterstützung der Fachbereiche

Kunde: Condé Nast Verlag GmbH

Einsatzort: München

Aufgaben:

Diverse Projekte als Interimsmanager und Unterstützung der Fachbereiche zur Überbrückung von Arbeitsspitzen und Personalengpässen:

Chefredaktionen (diverse Titel): Unterstützung Chefredaktion und redaktionelle Betreuung einer Heftseite

• Terminkoordination der Chefredaktion inkl. Organisation der Modeund Layoutabnahmen
• Vorbereitung von Messebesuchen und der Modeschauen (Fashion Week in Mailand, Paris und New York) inkl. der Lauflisten
• Vorbereitung interner und externer Besprechungen
• Beantwortung von Leseranfragen und –briefen
• Redaktionelle Betreuung einer Heftseite: Auswahl der Themen und Kooperationspartner, Abstimmung mit der Chefredaktion und den externen Kooperationspartnern sowie finale Aufbereitung des redaktionellen Erscheinungsbildes in enger Zusammenarbeit mit der Textund Schlussredaktion sowie dem Artdepartment
• allgemeine Korrespondenz, Postbearbeitung, Reisekostenabrechnung

Kenntnisse:

Mac/Apple, Entourage, Outlook

Anzeigenabteilung (diverse Titel): Advertising Manager

• Erstellung und Kalkulation von Angeboten und Anzeigenpreisen, Preisen für Sonderwerbeformen für Kunden in Abstimmung mit der Anzeigenleitung; Abstimmung von Platzierungsangeboten
• Ausarbeitung von Kooperations-, Marketing- und Promotionangeboten in Zusammenarbeit mit Marketing und Vertrieb
• Erstellung der Verkaufspräsentationen für 2009
• Kundenpotentialanalysen und Pflege der Potentiallisten für die kommenden Heftausgaben in Abstimmung mit dem Außendienst
• Telefonische Kundenberatung und Reklamationsbearbeitung
• Vorbereitung von Kundenmailings und Einladungslisten
• Vorbereitung Präsentationen Sales Meeting
• eigenverantwortliche Organisation von VIP-Events in Zusammenarbeit mit Sponsoren, Einladung der VIP-Kunden, Gästelisten, Organisation der Anreise und Unterbringung; Organisation des Rahmenprogramms in Zusammenarbeit mit der Eventagentur, Koordination der am Event beteiligten Mitarbeiter, Kundengeschenke, Location, Catering, Technik, inkl. der Erstellung der animierten Kundenpräsentationen, Logistik vor Ort

Kenntnisse:

Windows/MS Office, vor allem PowerPoint, Verlagsmanager

Regionales Verkaufsbüro Bayern, Österreich: Vertriebsinnendienst Unterstützung der Regional Sales Directors bei:

• Vereinbarung und Abstimmung von Akquiseterminen, Kundengesprächen
• Vorbereitung der Kundentermine inkl. Erstellung der Unterlagen für Verkaufsgespräche (z.B. Umsätze, Konkurrenzbeobachtung, Credits)
• Betreuung der Freiaboeinweisungen
• Kundenmailings, Einladungslisten, Eventorganisation

Kenntnisse:

Windows/MS Office, Verlagsmanager

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2009 - 2011: Unterstützung zur Überbrückung von Personalengpässen: Zeitschriftenmarketing/Anzeigenabteilung (titelübergreifend))

Kunde: WAZ Women Group

Einsatzort: Ismaning

Aufgaben:

• Vereinbarung und Abstimmung von Akquiseterminen
• Vorbereitung der Kundentermine inkl. Erstellung der Unterlagen (z.B. Umsätze, Konkurrenzbeobachtung, Credits)
• Kundenmailings
• Auswertung der redaktionellen Erwähnungen
• Erstellung von Creditpräsentationen mit PowerPoint
• Reiseorganisation und Reisekostenabrechung
• Bearbeitung von Leseranfragen und -briefen

Kenntnisse:

Windows/MS Office, Verlagsmanager

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2009: Regulierung von Versicherungsfällen in den Sparten: Reiserücktritt-, Reisekranken-, Reiseabbruch-, Reisegepäckversicherung

Kunde: MDT Makler der Touristik GmbH

Einsatzort: Dreieich

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2007 - 2008: Interimsmanagement/Projektmanagement

Kunde: Von Braun & Schreiber Private Equity Partners GmbH

Aufgaben:

Interimsmanagement/Projektmanagement; Projektleitung – Projektdauer: 5 Monate; Projektbeschreibung: Umzug des Unternehmens und Umbau der neuen Büroräume. Das Unternehmen vergrößerte sich von 300 m² auf ca. 850 m² in eine der Toplagen Münchens.

• Definition des exakten Projektauftrages: Bedarfsanalyse, Erstellen und Ausarbeitung einer groben Aufwands- und Kostenschätzung
• Projektplanung: Teamzusammenstellung sowie Auswahl geeigneter Dienstleister und Erstellen von Termin-, Aufgaben-, Ablauf- und Maßnahmenplänen
• Projektüberwachung und Projektsteuerung: Koordination der Schnittstellen (Geschäftsführung, Mitarbeiter, Hausverwaltung, Umzugsunternehmen, Architekt, IT-Support, Schreinerei, Gebäudereinigung etc.); Kontrolle und fortlaufende Dokumentation des Projektfortschritts; Meilensteinkontrolle, Eskalationsmanagement
• Erstellen von Statusreports und Präsentation bei der Geschäftsleitung
• Projektabschluss: Überwachung des Umzugs am Stichtag; Abnahme der umgebauten und neu bezogenen Geschäftsräume durch die Geschäftsleitung (inkl. Bauabnahme); Überwachung der Nachbesserung von Schlechtleistungen der Dienstleister

Kenntnisse:

Windows/MS Office/MS Project

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2007 - 2008: Unterstützung beim Unternehmensaufbau

Rolle: Interimsmanager

Kunde: Exorka Interational Ltd.

Aufgaben:

Start-up-Service: Projekt: Unterstützung beim Unternehmensaufbau;
Firmensprache: Englisch; Dauer: 10 Monate

• Aufbau der Büroinfrastruktur: Telefonanlage, Beschaffung und Koordination eines geeigneten IT-Supports, Anschaffung eines Servers inkl. VPN-Tunnels zur Vernetzung des Headquarters in München mit den Dependancen in Neuseeland, Island.
• Koordination des On- & Offboarding-Prozesses des internationalen Projektteams
• Überwachung und Steuerung des Fortschritts der einzelnen Projektabschnitte und Teilprojekte anhand des PMO-Tools (Excel basiert) und Meilensteinüberwachung
• Auswahl und Einarbeitung der Mitarbeiter im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
• Vorbereitung und Durchführung einiger GmbH Gründungen und Bestellung der Geschäftsführer in Abstimmung mit Wirtschaftsprüfer und Notar
• Vorbereitung und Organisation der Aufsichtsratssitzungen inklusive Unterbringung, Bewirtung, Fahrservices für die Aufsichtsräte aus Island, Australien, Kanada und Deutschland; Vorbereitung der Sitzungsunterlagen und Protokollführung während der Sitzung
• Organisation von Veranstaltungen mit den Projektmitarbeitern der ausländischen Dependancen sowie firmeninterne Events (z.B. Weihnachtsfeier)
• Mitarbeit bei der Gestaltung der Corporate Identity: Briefpapier, Visitenkarten, Logo, Dokumentvorlagen, Homepage in Zusammenarbeit mit der Werbeagentur
• Relocationservice für den australischen Geschäftsführer sowie für mehrere isländische Ingenieure; Wohnungssuche, Aufenthaltsgenehmigung, Auto inkl. Versicherung, Übersetzungsarbeiten.
• Bedarfsanalyse sowie Suche und Auswahl geeigneter Büroräume und Vorbereitung des Umzugs in eigene Büroräume
• Anmietung und Ausstattung weiterer Büroräume
• Dokumentenmanagement
• Personalverwaltung

Kenntnisse:

MS Office 2007 – English Version

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2007: Unterstützung beim Geschäftsaufbau

Kunde: Marketingagentur München

Aufgaben:

• Auswertung der Kundengespräche; Potenzialanalysen
• Erstellen von Dokumentvorlagen

Kenntnisse:

Windows/ MS Office

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2003 - 2004: diverse Tagesseminare und Ausbildungsblöcke

Kunde: Münchner Großunternehmen - Kaufmännische Schule

Aufgaben:

Tagesseminare und Ausbildungsblöcke zu den Themen:

• „Meetings vor- und nachbereiten"
• „Moderne Korrespondenz im Sekretariat"
• „Protokollführung"
• „Arbeitsplatzorganisation u. Zeitmanagement"
• „Umgangsformen am Telefon – Professionelles Telefonieren im Sekretariat“

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2003: Beratung zur Optimierung der Arbeitsplatzgestaltung

Kunde: Generalvertretung einer Versicherung

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02/2000 - 01/2003: Unterstützung bei der Erarbeitung Geschäftsausstattung

Rolle: Office- & Projektmanager; Führungskraft

Kunde: Von Braun & Schreiber Private Equity Partners GmbH

Einsatzort: München

Aufgaben:

• Start-up-Service: Mitarbeit ab Unternehmensgründung beim Aufbauder Büroinfrastruktur und des Verwaltungsbereichs
• Unterstützung bei der Erarbeitung Geschäftsausstattung sowie bei derErarbeitung und Gestaltung der CI-Richtlinien
• Festlegung und Einführung von Arbeitsabläufen
• Dokumentenmanagement
• Aufbau und Leitung des Geschäftsleitungssekretariats für dreiGeschäftsführer
• Aufbau und Betreuung einer Dependance in USA
• Aufbau und Leitung der Bereiche Personalverwaltung, Einkauf undallgemeine Verwaltung (Facility Management)
• Auswahl, Einstellung und Führung der Mitarbeiter im SekretariatsundVerwaltungsbereich
• Schnittstellenkoordination: IT und Telefonie, Gebäudereinigung,Hausverwaltung, Lieferanten, Handwerker etc.

Projektmanagement:

• Auswahl und Aufbau eines CRM-Systems mit der Option „Telefonieren aus der Anwendung" und Schnittstellen zu anderen Datenbanken (Controlling, Reporting): Erstellung eines detaillierten Pflichtenhefts, Ausarbeitung von Maßnahmenplänen und Checklisten zur Projektsteuerung und -kontrolle, Meilensteinkontrolle, Projektabschluss und -abnahme
• Auswahl und Einführung der Telefon- und Videokonferenzanlage
• Leitung und Überwachung des Büroumbaus und der Büroumzüge Projektplanung: Teamzusammenstellung sowie Auswahl geeigneter Dienstleister und Erstellen von Termin-, Aufgaben-, Ablauf- und Maßnahmenplänen
• Projektüberwachung und Projektsteuerung: Koordination der Schnittstellen (Geschäftsführung, Mitarbeiter, Hausverwaltung, Umzugsunternehmen, Architekt, IT-Support, Schreinerei, Gebäudereinigung etc.); Kontrolle und fortlaufende Dokumentation des Projektfortschritts; Meilensteinkontrolle; Reporting an die Geschäftsleitung; Überwachung des Umzugs am Stichtag; Projektabschluss und Ergebnisbesprechung mit der Geschäftsleitung
• Leitung des Projektes „Archiv“

Kenntnisse:

Windows/MS Office (inkl. Access), CRM: Cobra

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01/1992 - 09/1999: Projektkoordination: Informationsbeschaffung und -aufbereitung für den Vorstand

Rolle: Assistentin des Vorstands IT/Technik/Schaden

Kunde: Europäische Reiseversicherung AG

Einsatzort: München

Aufgaben:

Projektarbeit & Projektcontrolling:

• Mitglied der Projektgruppe bei der Umstellung auf eine neue Telefonanlage und Einführung einer ACD im Call Center; Beratung der Projektgruppe hinsichtlich der Anforderungen bei einer neuen technischen Ausstattung des Call Centers sowie Erstellung des Maßnahmenplanes und Projektcontrolling durch Meilensteinüberwachung; Konsolidierung Statusberichte zwischen Fachbereichen und Projektmanagement
• Mitarbeit bei der Neugestaltung der Bürokommunikationslandschaft; Test neuer Software und Ausarbeitung der Anwendungsbeschreibung für die Mitarbeiter sowie Durchführung von Mitarbeiterschulungen; Erarbeitung neuer Dokumentvorlagen (Briefe, Telefax, Aktennotizen)

Kenntnisse:

Windows/MS Office

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01/1991 - 12/1991: Call Center - Kundenbetreuung (Ressort Vertrieb)

Kunde: Europäische Reiseversicherung AG

Einsatzort: München

Aufgaben:

• Beratung der Kunden in Bezug auf Produkte und Leistungen des Unternehmens, Einarbeitung und Training neuer Mitarbeiter für die Kundenberatung am Telefon

2016

Weiterbildung Excel-Programmierung Lerninstitut Berlin

2005 - 2009

Körperorientierte Psychotherapie an der Heilakademie München

1985 - 1990

Studium der Betriebswirtschaft an der Fachhochschule München; Examen zur Diplom-Betriebswirtin (FH)

09/1987 - 01/1988

Praxissemester bei ITS, Köln

1983 - 1985

Ausbildung zur Reiseverkehrskauffrau bei Schauinsland Reisen Herresthal GmbH in Trier

1973 - 1982

Gymnasium und Abitur in Homburg/Saar