REPRO

Rolle: PROJECT MANAGEMENT OFFICE, PROJEKTKOORDINATION

Kunde: PRÄSIDIUM TECHNIK LOGISTIK UND SERVICE DER POLIZEI BADEN-WÜRTTEMBERG, STUTTGART

Aufgaben:

• Unterstützung bei der Einführung von SAP S/4 HANA für das landesweite Haushalts- und Kassenwesen sowie die Objekt- und Werkstattverwaltung (OWV) der Polizei BW
• Betreuung des Unterprojekts OWV für die 17 Polizeipräsidien des Landes
• (Teil-)Projekt-/ Ressort-übergreifende Koordination und Kommunikation aller Projektbelange
• Unterstützung bei der Feinkonzeptionierung und Implementierung der OWV in den SAP Modulen MM, PM, SD, CS sowie der landeseigenen Module Nachweiskonto, Tankdatenschnittstelle, elektronisches Fahrtenbuch
• Entwicklung und Betreuung sämtlicher Fach-/ Integrations-/ Migrations-/ Verifikationstests
• Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung der Migration aus COSware
• Schulung der Key-User in den neuen SAP Modulen
• Coaching der Projektmitglieder zu Projektorganisation und -planung/ Risiko- und Fortschrittsbewertung
• Betreuung und Pflege des SharePoints inkl. Berechtigungsverwaltung, Terminkoordination und Newsletter Erstellung
• Erstellung von Einweisungsunterlagen und Workshoppräsentationen
• Konsolidierung von Statusberichten
• Durchführung von Workshops und landesweiten SAP Schulungen, etc.

Implementierung der IT Strategie

Rolle: PROJECT MANAGEMENT OFFICE

Kunde: OTTOBOCK, DUDERSTADT

Aufgaben:

• Unterstützung bei der Implementierung der IT Strategie
• administrative Betreuung dreier Programme mit insgesamt 30 Einzelprojekten
• Coaching der Projektmanager zu Projektorganisation und -planung/ Risiko- und Fortschrittsbewertung sowie der Nutzung von Softwaretools für das Projektmanagement (Sciforma)
• Ressourcen-/ Scope- und Risikomanagement sowie Statuskontrolle auf Programm-/Projektebene
• Prozessoptimierung
• Betreuung und Pflege des SharePoints inkl. Berechtigungsverwaltung
• Terminkoordination und Workshopvorbereitung
• Erstellung von Vorstandspräsentationen
• Konsolidierung von Statusberichten, etc.

DIGITALE VERWALTUNG NRW

Rolle: LEAD PMO, ASSISTENZ DES PROGRAMMMANAGEMENTS, UNTERSTÜTZUNG DER PROJEKTMANAGEMENT-TEAMS

Kunde: MINISTERIUM FÜR WIRTSCHAFT, INNOVATION, DIGITALISIERUNG UND ENERGIE DES LANDES NORDRHEIN-WESTFALEN, Düsseldorf

Aufgaben:

• Leitung des Programmbüros ? der zentralen Anlauf- und Kommunikationsschnittstelle zwischen den Programm-/ Projektmanagement-Teams sowie den beteiligten 12 Ministerien und deren nachgelagerten Behörden
• administrative Koordination / Unterstützung und Qualitätssicherung der 24 E-Government-Grundlagenprojekte sowie der nachgelagerten Pilot- und Umsetzungsprojekte
• Optimierung / Implementierung und Umsetzungskontrolle der Programm- und Projektprozesse gem. MSP und PRINCE2
• Onboarding / Coaching neuer Ressortmitarbeiter und externer Berater
• Termin- / Meilenstein- und Fristenmanagement sowie Aufgabenverwaltung (u.a. im Atlassian JIRA)
• Betreuung und Pflege der programmweiten Kommunikationsplattform (Atlassian Confluence) inkl. Bereichs- / Nutzer- und Berechtigungsverwaltung
• Dokumenten- und Ablagemanagement
• Gremienvorbereitung und -protokollierung (Programm- / Projektebene)
• Management des Programmberichtswesens
• Unterstützung des Qualitäts-/ Risiko- und Kommunikationsmanagements, etc.

Unterstützung des Ressortleiters

Rolle: TEAM ASSISTENZ UND SEKRETÄRIN DER RESSORTLEITUNG

Kunde: FRANKFURTER ALLGEMEINE ZEITUNG, FRANKFURT

Aufgaben:

• Unterstützung des Ressortleiters des Feuilletons sowie der Redakteure für Kunst, Film und das Allgemeine Feuilleton
• Leser-/Kundenkorrespondenz und -support
• Kommunikation mit den Radiostationen
• allgemeine Sekretariatstätigkeiten
• Reise- und Reisekostenmanagement
• Vertretung der Assistentinnen der Abteilungen Literatur und Sachbuch, Musik, Kunstmarkt, Medien und Reiseblatt sowie für das Herausgebersekretariat
• Datenbankpflege und Verwaltung der Rezensionsexemplare für Bücher, Hörbücher und andere Medien
• Korrespondenz mit und Unterstützung der Korrespondenten und freien Mitarbeiter
• Unterstützung bei der Vorbereitung der größten internationalen Buchmesse in Frankfurt
• Vorbereitung des monatlichen Ausstellungs- und Premierenkalenders, etc.

Unterstützung des Logistics- / Retail- / Warehouse- / Office- / Finance- / Distributions- und Transaction Structuring Teams

Rolle: TEAM ASSISTENZ UND OFFICE SECRETARY

Kunde: TH REAL ESTATE, FRANKFURT

Aufgaben:

• Betreuung der Fonds- und Asset Manager sowie der Analysten und Finance Manager
  
• Sachbearbeitung und allgemeine Teamassistenzaufgaben
• Übersetzungen
• Ablagemanagement (inkl. Überarbeitung der Fondsordnerstruktur)
• Termin- / Meeting- und Reisekostenmanagement
• Unterstützung bei der Organisation von Investorentagungen (Anlageausschusssitzungen) und weiteren PR Events
• Vertretung des Empfangs inkl. Konferenzmanagement
• Als Office Secretary direkte Unterstützung und Vertretung der Office Managerin sowie der beiden Geschäftsführer für Kontinentaleuropa
• Leasingwagenmanagement
• Mobilfunkvertragsmanagement
• Carbon- und Corporate Sustainability Reporting
• Betreuung neuer Mitarbeiter
• lokaler IT-Support
• Unterstützung der HR Abteilung
• Aktualisierung der Bürohandbücher und Checklisten etc.

Kalendermanagement

Rolle: PARTNER- UND TEAM ASSISTENZ

Kunde: ACXIT CAPITAL PARTNERS, FRANKFURT

Aufgaben:

• Meeting- / Konferenzorganisation
• Telefonservice
• Korrespondenzerstellung
• Bestellmanagement
• Entwicklung einer neuen Archivstruktur
• vollständige Überarbeitung des Bürohandbuchs
• Unterstützung der Finanz- und Personalabteilung
• Betreuung von Interviews

Persönliche Assistenz

Rolle: OFFICE MANAGER, VICE PRESIDENT / PARTNER- UND TEAM ASSISTENZ

Kunde: KOFAX DEUTSCHLAND, FRANKFURT

Aufgaben:

• Persönliche Assistenz des Vice Presidents für Software & Solutions
• Assistenz der Enterprise Account Manager, Vertriebs- und Marketingmitarbeiter sowie der Personalabteilung
• allgemeine Sekretariatsaufgaben und Empfangstätigkeiten
• Meeting- / Konferenz- und Eventmanagement
• Besuchermanagement (Partner- und Kundenbetreuung), Vorbereitung der internen und externen (Software-) Trainings
• Bestellmanagement
• Termin- und Reisemanagement
• Erstellung und Überprüfung der Reisekostenabrechnungen
• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
• Überarbeitung und Übersetzung von Präsentationen und Dokumenten
• Überarbeitung der HR Archivstruktur und Umsetzung der Änderungen
• Urlaubs- und Krankheitstracking
• lokaler IT-Support und Equipment-Verwaltung
• Projektmanagement (Überwachung, Organisation und Begleitung des Büroumbaus)
• Vertragsmanagement (Service- und Partnerverträge, Facility Management)
• Überwachung, Organisation und Kontrolle aller Wartungs- / Reparatur- und Installationsarbeiten

• Leitung des Hauptsekretariats und Empfangs
• Erstellung / Bearbeitung / Übersetzung interner und externer Kommunikationen
• Praktikantenbetreuung
• Planung- und Durchführung von Schulevents, Konferenzen und Ausschusssitzungen
• Vertretung der Direktionsassistenz
• Schüleraktenverwaltung (digital und analog)
• Fortbildungsmanagement für die Lehrkräfte der Schule
• Vorbereitung und Betreuung des Audits durch die Europäische Kommission
• Planung / Strukturierung und Implementierung eines Archivs (digital und analog)
• Unterstützung der Homepageüberarbeitung
• IT-Support für Kollegen und Lehrkräfte
• Unterstützung bei der Einführung der neuen Schülerverwaltungssoftware inkl. Datenabgleich und -pflege

• Fristen- und Terminverwaltung
• Erstellung / Bearbeitung und Übersetzung interner und externer Korrespondenz
• Aktenverwaltung und -pflege
• Überarbeitung des Archivsystems
• allgemeine Sekretariatstätigkeiten

• Leitung eines Teams von 5 Assistentinnen
• Unterstützung bei der Ausbildung der neuen Patentanwaltsfachangestellten
• Recherche / Einreichung/Überwachung und Verlängerung von nationalen und internationalen Schutzrechten (Patente, Marken, Gebrauchsmuster)
• Fristenüberwachung und -notierung
• Terminplanung
• Erstellung / Übersetzung und Abwicklung deutscher und englischer Korrespondenz
• eigenverantwortliche Vorbereitung und Durchführung von Gebührenüberwachungen
• Projektmanagement (Unterstützung bei der Ablauf- und Prozessplanung sowie bei der Ausarbeitung und Umsetzung von Restrukturierungsmaßnahmen, Einführung der digitalen Akte)
• Fortführung und Pflege aller Adress-, Kartei-, Akten- und Datenbestände

• Terminkoordination
• Mandanten- und Gerichtskorrespondenz
• Archivumstrukturierung
• Aktenbearbeitung
• Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen

• Bottom-up Experiment während der Semesterferien: Auswirkungen der Controlling Entscheidungen (insbesondere im Hinblick auf Stückzahlen und Akkordzeiten) auf das niedrigste Hierarchielevel (d. h. die Fließbandarbeiter und Kommissionierer)
• Montage von Kopfstützen und Armlehnen für die Automobilindustrie
• Endkontrolle der gefertigten Produkte

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Etablierung der neuen eigenständigen Kanzlei
• Unterstützung bei der Ausbildung der Nachwuchskräfte
• Terminverwaltung
• Gerichts- und Mandatenkorrespondenz erstellen
• Aktenverwaltung und -pflege
• diverse Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten

• Pflege und Aktualisierung der Online Produktplattform
• Qualitäts- und Beschwerdemanagement
• Vorbereitung und Koordinierung des Versands
• allgemeine Sekretariatstätigkeiten

• Erste Einblicke in das Antiquariat und Buchladenmanagement, Schaufenstergestaltung, Buchhandel und Sammlungsauflösungen, Kundendienst etc.

• Erste Einblicke in die allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Bestellmanagement, Buchführung, Bestandsmanagement und Lagerhaltung, Verkaufszentralen Administration