• Projektorganisation und -administration an zwei Standorten

• Projektassistenz

• Steuerung Entwicklungsprozess nach SCRUM

• Steuerung des Entwicklungslabors inkl. zugehöriger Werkzeuge und Anlagen

• Organisation von Veranstaltungen (insb. SCRUM Planning, Review & Retrospektive, Dialoge)

• Steuerung der monatlichen Leistungsabrechnungen für Externe

• Steuerung des Forecasts für Externe

• Aufbau und Verwaltung eines zweiten Projektstandortes (Suche, Auswahl, Raumplanung, Ausstattung, Inbetriebnahme)

• Verwaltung der Besprechungsräume

• Anschaffung und Verwaltung der Medien- und Bürotechnik

• Organisation und Steuerung des Facility Managements

• Erste Anlaufstelle für sämtliche organisatorischen Themen der Projektmitarbeiter

• Lieferantenmanagement, Materialbestellung und -verwaltung

• On- und Off-Boarding der Projektmitarbeiter

• Prozessdokumentationen

• Ersthelferin

• Projektorganisation und -administration am Standort der ca. 50  externen Projektmitarbeiter

• Projektassistenz

• Verwaltung der Großraumbüros, Besprechungsräume, Bürotechnik und des Büromaterials

• Facility Management

• Direkte Ansprechpartnerin für zwei Bauvorhaben am Standort

• Abstimmungen mit dem Planungsbüro

• Teilnahme an den Baubesprechungen

• Mängelmanagement

• Sicherheitsmanagement

• Integration von Zutrittssystem und Einbruchsmeldeanlage

• Erstellung/Abstimmung des Alarm- und Interventionsplans

• Dokumentation und Einweisung des Teams

• Erste Anlaufstelle für organisatorische Themen der externen Projektmitarbeiter

• Lieferantenmanagement, Materialbestellung und -verwaltung

• Veranstaltungsmanagement

• Strukturierung und Verbesserung des Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter

• On- und Off-Boarding der Projektmitarbeiter

• Forecastmanagement

• Prozessdokumentationen

• Ersthelferin

Der 4-monatige IHK-Zertifikatslehrgang hat mir systematisch und praxisbezogen vermittelt, wie ich unter Einsatz moderner Instrumente, Techniken und Hilfsmittel als Projektleiter ein Team effizient führen und Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss bringen kann. In Fallstudien, Rollenspielen und Projektarbeiten wurde das vorhandene Wissen gepaart mit dem neu erworbenen Wissen vertieft und trainiert. Inhalte des Kurses waren:

Grundlagen des Projektmanagements

• Begriffsdefinitionen
• Bewertung der verschiedenen Projekttypen
• Rolle, Verantwortung und Kompetenzen des Projektleiters
• Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder
• Wahl der optimalen Organisationsform

Projektplanung

• Projektinhalt und -umfang definieren
• Festlegung von Projektzielen
• Planung von Kapazitäten, Ressourcen und Kosten
• Erstellung von Arbeitspaketen und Zuordnung der Verantwortlichkeiten
• Projektstruktur und -prozesse planen
• Erstellung der Ablauf- und Terminplanung
• Erstellung von Gantt- und Meilensteindiagrammen
• Definition von Qualitätszielen und Qualitätskontrolle
• Umgang mit Risiken

Projektorganisation

• Projektsteuerung, -überwachung, und -kontrolle
• Planungsänderungen managen
• Überwachung und Steuerung der Risiken
• Berichtswesen
• Präsentations- und Moderationstechniken
• Kommunikationsmanagement

Projektabschluss

• Überprüfung der Erfolgskriterien
• Abnahme des Ergebnisses
• Abschlussdokumentation
• Bewertung und Know-how-Transfer

Meine Unterstützung bezog sich auf die Migration von ca. 1.200 Banken in eine gemeinsame Cloud-Plattform. Hierfür sollte ein Automatismus entwickelt und während der Umstellung von fünf Verprobungsbanken getestet und verifiziert werden.

Meine Mitarbeit im IT-Cloud-Rolloutbüro umfasste folgende Aufgabenschwerpunkte:

• Unterstützung des Projektleiters
• Erstellung von Projektdokumentationen
• Entwicklung und -erstellung eines Konzeptes für die Automatisierung der Personaleinsatzplanung
• Entwicklung und Erstellung des Personaleinsatzplans
• Planung des Personaleinsatzes für den Cutover (Umstellungszeitpunkt)
• Mitwirkung bei der Erstellung des Projektausführungsplans
• Erstellung und Abstimmung der Einsatz- und Aufgabenplanung mit PL/TPLs
• Meldung der Einsatzplanungen an den Betriebsrat
• Erstellung von Projektstatusberichten
• Erstellung und Durchführung von Präsentationen zum aktuellen Arbeitsstand
• Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung des Bankenprojektplans
• Auswertung und Qualitätssicherung des Tickettrackings
• Überwachung und Nachhaltung der Aufgabenpakete und Meilensteine
• Erstellung von Task- und To-do-Listen
• Organisation von Meetings

Mein Aufgabengebiet als persönliche Assistentin des Geschäftsführenden Gesellschafters umfasste die Sicherstellung und Optimierung eines unterbrechungsfreien Betriebsablaufs in der Firmenzentrale. Dabei habe ich eigenständig verschiedenste Organisationsprojekte durchgeführt und deren Prozesse ausgearbeitet, dokumentiert, mit der Geschäftsführung abgestimmt und implementiert:

Projektmanagement

• Entwicklung und Erstellung des Geschäftsverteilungsplans
• Optimierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
  • Durchführung einer Ist-Analyse
  • Überarbeitung des Verbesserungsprozesses (von der Idee bis zur Umsetzung)
  • Abstimmung der Prämiengestaltung
• Entwicklung und Strukturierung eines maßgeschneiderten Einarbeitungsprozesses (Onboarding) neuer Mitarbeiter und Erstellung eines Einarbeitungshandbuchs
• Einführung einer Kundenzufriedenheitsanalyse
  • Identifikation der Zielgruppen
  • Ausarbeitung des Fragenkataloges
  • Ausarbeitung des Durchführungsprozesses und Integration in den Regelablauf
  • Festlegung der Messbereiche/Maßeinheiten
  • Abstimmung und Bereitstellung der notwendigen Kundendaten und automatisierte Datenabfrage aus dem branchenspezifischen CRM
  • Erstellung der Auswertungen/Berichte
• Strukturierung und Verbesserung des Unterweisungsprozesses für Mitarbeiter

Personalwesen

• Regelmäßige Urlaubsvertretung
• Erstellung der Arbeitsverträge, Abmahnungen und Kündigungen
• Erstellung der Stellenbeschreibungen und Schaltung der Anzeigen

Betriebsorganisation

• Erstellung der Vorlagen und Sicherstellung ihrer optimalen Verwendung
• Dokumentation der Organisationsstrukturen und Prozessabläufe
• Zugangskontrolle, Lieferantenmanagement, Materialbestellung
• Assistenz für den Geschäftsführenden Gesellschafter und die Geschäftsleitung
• Termin- und Reisemanagement

Während meiner Tätigkeit bei der Personalberatung Silvia Dobrindt habe ich als Leiterin des Auftragsmanagements die Projekte eigenständig bearbeitet und war außerdem für die gesamte firmeninterne IT-Betreuung inkl. Telefonanlage verantwortlich.

Zu meinen Aufgaben zählten dabei u.a.:

Projektmanagement

• Einführung einer neuen IT-Infrastruktur/-Systemlandschaft
• Aufbau und Strukturierung des Back-Offices
• Einführung und Optimierung der internen Prozessabläufe
• Projektinitialisierung nach Eingang des Personalsuchauftrages
• Projektübergabe an die Berater inkl. Briefing
• Erstellung und Überwachung der Projektzeitpläne
• Erstellung der Stellenausschreibungen zur Veröffentlichung
• Projektplanung, -steuerung und -controlling und Budgetkontrolle
• Regelmäßiger Statusbericht an die Geschäftsführung
• Projektabschlüsse inkl. Projektdokumentation

Auftrags- und Kundenmanagement

• Angebotsvorbereitung, -erstellung und -verhandlung inkl. Auftragsabschluss
• Erstellung und Abstimmung der Anforderungsprofile
• Bestandskundenmanagement
• Vollständige Auftragsabwicklung
• Erstellung der Unternehmenspräsentationen

Personalwesen

• Führung der Einstellungsgespräche, Einarbeitung der neuen Mitarbeiter
• Durchführung der hausinternen Bewerberinterviews
• Unterstützung des Bewerbermanagements in Stoßzeiten (Prüfung/Aufbereitung der Unterlagen)

IT und Betriebsorganisation

• IT-Administratorin
• Interne und externe Hauptansprechpartnerin für sämtliche IT-Anfragen, 1st Level Support
• Entwicklung und Pflege des hauseigenen CRM-Tools
• Betreuung der hausinternen Telefonanlage
• Rechnungserstellung/-bearbeitung, Kostenkontrolle, Cash Forecast, Mahnwesen, Reisekosten
• Durchführung von Mailings, Messe- und Kongressvorbereitungen

Kundenmanagement

• Erstellung, Qualitätssicherung und Versand von Angebotsunterlagen
• Erstellung von Präsentationen
• Nachbereitung/Dokumentation von Kundenworkshops inkl. Protokollierung
• Personalwesen
• Begleitung der Einstellungsgespräche
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
• Führung der Personalakten

Betriebsorganisation

• Assistenz für den Geschäftsführenden Gesellschafter
• eigenständige Kassen- und Geschäftskontoführung
• Rechnungserstellung und -bearbeitung
• Vorbereitung der Buchhaltung
• Vorbereitung und Protokollierung vertraulicher Geschäftsführungsbesprechungen
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland
• Spesenabwicklung

Projekt- und Kundenmanagement

• Strukturierung des Back-Office
• Strukturierung und Optimierung der internen Arbeitsabläufe
• Erstellung, Qualitätssicherung und Versand von Angebotsunterlagen
• Erstellung und Optimierung von Präsentationen
• Pflege des hauseigenen CRM-Tools

Personalwesen

• Begleitung der Einstellungsgespräche
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
• Führung der Personalakten
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Vor- und Nachbereitung der Mitarbeitergespräche
• Bearbeitung und Schaltung von Stellenanzeigen
• Interne Trainings- und Weiterbildungsplanung
• Betreuung und Anleitung von Auszubildenden, Praktikanten und studentischen Aushilfen
• Organisation von Mitarbeiterversammlungen und -ausflügen

Betriebsorganisation

• Assistenz für die 3 Vorstände
• Vorbereitung und Protokollierung vertraulicher Geschäftsführungs- und Vorstandssitzungen
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland
• Regelmäßige Urlaubsvertretung für die Bereiche Buchhaltung und Marketing

01/2005 – 12/2006

Assistentin der Abteilungsleitung Recht

RAG Coal International AG, Essen

Projekt- und Vertragsmanagement

• Informationsaufbereitung und Unterstützung bei Erstellung eines Datenraumes
• Pflege bestehender Verträge und Gesellschaftsakten
• Vorbereitung von Handelsregisteranmeldungen

Betriebsorganisation

• Führung des Abteilungsleitersekretariates Recht
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Konferenzen und vertraulichen Besprechungen inkl. Protokollierung
• Erstellung von Präsentationen und Ausarbeitung von Sitzungsunterlagen
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland

10/2002 – 12/2004

Sekretärin der Abteilungsleitung Recht

RÜTGERS Aktiengesellschaft, Essen (Holding im RAG-Konzern)

Vertragsmanagement

• Informationsaufbereitung und Unterstützung bei der Erstellung des Datenraumes
• Pflege bestehender Verträge und Gesellschaftsakten
• Vorbereitung von Handelsregisteranmeldungen
• Dokumentation und Archivierung der Unterlagen mittels eines Computerablageprogramm

Betriebsorganisation

• Führung des Abteilungsleitersekretariates Recht
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Konferenzen und vertraulichen Besprechungen inkl. Protokollierung
• Erstellung von Präsentationen und Ausarbeitung von Sitzungsunterlagen
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland

Betriebsorganisation

• Selbstständige Bearbeitung der Ersatzteilbestellungen/-lieferungen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungssitzungen inkl. Protokollierung
• Vor- und Nachbereitung von Produktpräsentationen inkl. Protokollierung
• Unterstützung des Sekretariates der Geschäftsführung
• Koordination und Überwachung von Terminen
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland

Projektmanagement

• Selbstständige Vorbereitung, Aktualisierung und Pflege der Projektunterlagen
• Erstellung der Mietexposés
• Fertigung der Mietverträge, Vereinbarungen etc.

Personalwesen

• Vor- und Nachbereitung der Mitarbeitergespräche
• Trainings-/Weiterbildungsplanung
• Betreuung und Anleitung von Auszubildenden und studentischen Aushilfen

Betriebsorganisation

• Strukturierung und Führung des Sekretariates des Geschäftsführers
• Vor- und Nachbereitung von vertraulichen Geschäftsführungssitzungen inkl. Protokollierung
• Koordination und Überwachung von Terminen
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland

Objektmanagement

• Erstellung von Mietobjektangeboten und Exposé-Unterlagen
• Fertigung von Mietverträgen, Nachträgen und Vereinbarungen
• Aktenverwaltung der Kauf- und Mietobjekte
• Terminkoordination der Außendienstmitarbeiter
• Übernahme von Objektbegehungen/-vorstellungen (vertretungsweise)

Betriebsorganisation

• Koordination und Überwachung der Termine für die Geschäftsleitung und Außendienstmitarbeiter
• Abwicklung von Dienstreisen ins In- und Ausland
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben