Projekt ?Knowledge Management?
Projekttyp
Strategisches Unternehmensprojekt für den Bereich ?Global Services? mit 2.200 Mitarbeiter weltweit verteilt auf insgesamt 12 Business Units
Problemstellung
- Wertvolle Fach-, Methoden- und Kundenkenntnisse sind dezentral vorhanden, werden jedoch weder innerhalb der Business Units noch Business Unit übergreifend hinreichend ausgetauscht
- Umfangreiche Expertisen existieren in den Köpfen der Mitarbeiter, stehen aber aufgrund fehlender Dokumentation keinem größeren Mitarbeiterkreis zu Verfügung
- Keine einheitliche Vorgehensweise bei Kundenprojekten: in jedem Consulting-Projekt wird ?das Rad neu erfunden?, was zu qualitativ schlechteren Ergebnissen führt und die Laufzeit der Consulting-Projekte unnötig verlängert und somit unnötige Kapazitäten und Kosten verursacht
Geplante Projektziele
- Steigerung der Effizienz und Effektivität für erst einmal 6 Business Units im Bereich Global Services um 10% innerhalb von 12 Monaten
- Schaffung einer Kultur für Wissensaustausch und ?transfer innerhalb und zwischen den Business Units
- Wissen einer breiteren Basis von Mitarbeitern zur Verfügung stellen
Etablierung eines Governance Modells für Knowledge Management mit Prozessen und Richtlinien
Erreichte Projektziele
- Die Effizienz und Effektivität konnte um 18% für 12 Business Units im Bereich Global Services innerhalb von 9 Monaten gesteigert werden (gemessen an der schnelleren Angebotserstellung sowie der kürzeren Laufzeit der Consulting- Projekte)
- Formeller, monatlicher Austausch über wichtige Consulting- Projekte
- Schaffung einer Wissensplattform mit Schlagwortsuche
Vorgehensweise ?Lean Management?
- Definition der Vision und Strategie für Knowledge Management
- Durchführung einer Voice of the Customer Studie zur Erfassung der Kundenanforderungen
- Definition der Prozesse, Richtlinien sowie des Operational Models
- Bewertung möglicher Tools innerhalb des Unternehmens sowie potentieller Tools auf dem Markt
- Durchführung eines Pilot-Projekts mit einer Business Unit vor dem Roll Out auf die anderen Business Units
- Adaption der Prozesse, Richtlinien und des Tools auf alle weiteren 11 Business Units incl. der
- Change Management Aktivitäten und des Stakeholdermanagements
- Erstellung eines Service Level Agreements
Projekt ?Ressource Management?
Projekttyp
Strategisches Unternehmensprojekt für den neu geschaffenen Bereich ?Global Development? mit 1.600 Mitarbeitern weltweit
Problemstellung
- Eine zentrale, effiziente Ressourceneinsatzplanung auf die Projekte kann aktuell nicht erfolgen, da keine Prozesse, Richtlinien oder Transparenz über den Ressourceneinsatz bestehen und auch die Kenntnisse und Fähigkeiten der 1.600 Mitarbeiter nicht bekannt sind.
- Im Bereich Global Development existieren mehrere mZeiterfassungs- und Zeitplanungstools, was zu Ineffizienzen und falschen Datenübermittlungen nach SAP führt.
Geplante Projektziele
- Implementierung eines Tools zur Zeiterfassung und -planung innerhalb von 12 Monaten, das mindestens alle Vorteile und Funktionalitäten der bestehenden Tools umfasst
- Definition und Implementierung von Prozessen und Richtlinien zur Projektzeiterfassung und ?planung
- Sicherstellung eines reibungslosen Datentransfers der Zeiterfassung und -planung in das neue Tool, um die korrekte Übermittlung der Projektzeiten und -kosten nach SAP zu gewährleisten
- Transparenz über die aktuelle Auslastung bzw. zukünftige Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter
- Fähigkeitsbasierte Ressourceneinsatzplanung
- Abdeckung der Zeiterfassung von 90% über alle 1.600 Mitarbeiter gemessen an den insgesamt geleisteten Stunden
- Auslastung der Mitarbeiter von 90% für das kommendeQuartal
Erreichte Projektziele
- Sehr erfolgreiche Einführung von Ressource Management innerhalb von 8 Monaten - 4 Monate früher als geplant ? gemäß den geplanten Projektzielen
- Die Abdeckung der Projektzeiterfassung konnte um 34% auf 91% innerhalb von 6 Monaten gesteigert werden und damit ca. ? 54,4 Mio. mehr an Projektkosten verrechnet werden
Vorgehensweise ?Lean Management?
- Definition der Prozesse, Richtlinien sowie des Operational Models
- Definition von Kennzahlen für die Zeiterfassung und Kapazitätsplanung
- Bewertung der vorhandenen Tools und Benchmarking mit auf dem Markt führenden Tools
- Festlegung auf ein Tool und Entwicklung fehlender Features
- Change Management Aktivitäten und Schulung der Mitarbeiter in den Prozessen, Richtlinien und auf das Tool
- Erhebung der Mitarbeiterkenntnisse und -fähigkeiten
- Implementierung des Tools und Laden der Daten
- Erstellung eines Service Level Agreements
- Erarbeitung von Betriebsvereinbarungen
Programm ?Neuproduktportfolio für Apothekendaten?
Projekttyp
Neugestaltung des Produktportfolios für Apothekendaten incl. der Implementierung einer neuen Produktionsplattform
Problemstellung
- Die bestehenden Kundenberichte und -datenbanken befriedigen nicht mehr die Kundenbedürfnisse
- Die Datenbasis wird aktuell nicht voll ausgeschöpft für die Kundenberichte und -datenbanken
- Die Produktionsplattform ist veraltet, erfordert hohe Pflegeund Wartungskosten und kann nicht weiterentwickelt werden
Geplante Projektziele
- Neugestaltung der Kundenberichte und ?datenbanken, die die Kundenzufriedenheit um 10% innerhalb von 4 Jahren steigern
- Erstellung einer State-of-the-Art Produktionsplattform innerhalb von 4 Jahren, die auch für anderen Datenarten genutzt werden kann
Erreichte Projektziele
- Die Kundenzufriedenheit konnte um 12% innerhalb von 4 Jahren gesteigert werden
- Erfolgreiche Neuprodukteinführung mit ersten Produkt- Lancierungen nach 2 Jahren
- Steigende Neukundengewinnung durch attraktiveres Produktportfolio
- Die Pflege- und Wartungskosten der Produktionsplattform konnten um 63% reduziert werden und Neuentwicklungen in weniger als der Hälfte der Zeit realisiert werden
Vorgehensweise ?Prince2?
- Stakeholder Management
- Voice of the Customer Studie zu Erfassung der Kundenbedürfnisse und Benchmarking mit Konkurrenzprodukten
- Neugestaltung des Produktportfolios
- Implementierung eines in-house entwickelten Dateneingangstools
- Implementierung einer in-house entwickelten Data Warehouse Lösung
- Implementierung eines in-house entwickelten Tools für das Customizing von Gebieten und Warengruppen
- Auswahl auf dem Markt verfügbarer, online und offline Business Insight Tools für die Kunden und zur unternehmensinternen Nutzung
- Go Live des neuen Produktportfolios
Programm ?IMS Cegedim Integration (ICI)?
Projekttyp
Management einer Unternehmensakquise mit 5.000 Mitarbeitern in das bestehende Unternehmen IMS mit 10.000 Mitarbeitern
Problemstellung
- Aktuell besteht keine Transparenz über den Status der Unternehmensintegration
- Die Unternehmensakquise umfasst eine Vielzahl an Projekten, die inhaltlich strukturiert und übergeordnet geleitet werden müssen
Geplante Projektziele
- Aktive Überwachung der Einzelprojekte hinsichtlich Zeitplanung, Ressourcenplanung, Issues und Risks
- Erstellung eines Berichtswesens und Sicherstellung regelmäßiger Berichte auf Programm- und Projektebene
Erreichte Projektziele
- Erfolgreiche Einführung des Programm-Tools innerhalb von 3 Monaten
- Erfolgreiches Programm-Management
Vorgehensweise ?Klassisches Projektmanagement?
- Vorbereitung des Stakeholder und Change Managements
- Strukturierung des Programms in 39 funktionale und 7 regionale Projekte
- Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten
- Ernennung des Leitungsausschusses und der Projektleiter
- Erstellung des Kommunikationsplans und des Berichtswesens
- Festlegung der Zeit-, Meilenstein- und Ressourcenplanung
- Festlegung des Issue- und Risks-Managements
- Auswahl und Implementierung eines geeigneten Programm- Tools
- Programm-Management und Coaching der Projektleiter
Projekt ?Outsourcing Client Database Services?
Projekttyp
Outsourcing/Offshoring Projekt
Problemstellung
- Sinkende Umsätze und steigende Personalkosten bedrohen zunehmend die Gewinnsituation des Unternehmens
- Strategische Unternehmensentscheidung, Teile der personalintensiven Unternehmensbereiche in einen Global Operations Center nach Bangalore, Indien zu verlagern
Geplante Projektziele
- Auslagerung von CDS Aufgaben im Umfang von 20 FTE´s innerhalb von 12 Monaten
- Keine Verschlechterung der CDS Qualität während der Auslagerungsphase und der folgenden 12 Monate
Erreichte Projektziele
- Auslagerung von CDS Aufgaben im Umfang von 5 FTE´s innerhalb von 9 Monaten
- Auslagerung von CDS Aufgaben im Umfang von 15 FTE´s innerhalb von 15 Monaten
- Keine Verschlechterung der CDS Qualität während der Auslagerungsphase und der folgenden 12 Monate
Vorgehensweise ?SixSigma?
- Festlegung der Vorgehensweise im Projektmanagement
- Stakeholder und Change Management
- Identifikation der auszulagernden Aufgaben und Warengruppen
- Kapazitätsstudie zur Aufwands- und Ressourcenschätzung
- Definition der Organisation in Bangalore
- Definition des Schnittstellenmanagements
- Definition der Qualitätskennzahlen und -prüfungen
- Rekrutierung der Mitarbeiter in Bangalore
- Implementierung der notwendigen Hard- und Software
- Schulung der Mitarbeiter in Bangalore
- Erstellung eines Service Level Agreements
- Durchführung eines Pilotprojekts mit einem Teil der Warengruppen als on-the-job-training
- Live-Production in Bangalore mit lokalem Shadowing
- Übergabe der restlichen Warengruppen
- Live-Production in Bangalore als ?Business As Usual?
Projekt ?German Dictionary Clean Up?
Projekttyp
Qualitätsverbesserung der Produktbeschreibungen in der Datenbank für die Güter des täglichen Bedarfs
Problemstellung
- Eine Datenerhebung hat ergeben, dass 54% der Artikel falsch klassifiziert sind.
- 12% der an die Kunden ausgelieferten Datenbankfehler basieren auf falsch klassifizierten Artikeln
Geplante Projektziele
- Reduzierung der falsch klassifizierten Artikel auf ?2% innerhalb von 9 Monaten
- Reduzierung der fehlerhaft ausgelieferten Kundendatenbanken auf Basis von falsch klassifizierten Artikeln auf ?2% innerhalb von 9 Monaten
- Einsparungen an Strafzahlungen in Höhe T? 173 im Folgejahr durch weniger falsch gelieferte Kundendatenbanken im Bereich ?Health&Beauty?
Erreichte Projektziele
- Reduzierung der falsch klassifizierten Artikel auf ?2% innerhalb von 6 Monaten
- Reduzierung der fehlerhaft ausgelieferten Datenbanken auf Basis von falsch klassifizierten Artikeln auf ?2% innerhalb von 9 Monaten
- Einsparungen an Strafzahlungen in Höhe T? >173 im Folgejahr durch weniger falsch gelieferte Kundendatenbanken im Bereich Health&Beauty
- Reduzierung der Durchlaufzeit um 24 Tage im Folgejahr
Vorgehensweise ?SixSigma?
- Definition: Erstellung des Charters und Identifikation der kritischen Qualitätskennzahlen aus Kundensicht
- Measure: Ermittlung der Ist-Qualität dieser Kennzahlen und SixSigma Prozess Performance
- Analyse: Ursache-Wirkungs-Analyse mittels Fishbonediagramm, 5-Why-Methode, Pareto-Charts, FMEA Risikoanalyse
- Improve: Definition von SOP´s, Festlegung von artikelbeschreibenden Merkmalen und entsprechende
- Korrekturen, Überarbeitung bzw. Neuaufbau der Kundendatenbanken
Control: Durchführung von laufenden Qualitätskontrollen und Erfassung der Qualität
Projekt ?Qualitätsmanagement für Client Database Services (CDS)?
Projekttyp
Qualitätsverbesserungen im Bereich ?CDS?
Problemstellung
- Wir haben keine Transparenz über das Verhältnis von ?gut? zu ?schlecht? ausgelieferten Kundendatenbanken.
- Es werden lediglich die den Kunden aufgefallenen Fehler auf Basis der Kundenbeschwerden ermittelt und diese Fehler entsprechend korrigiert; evtl. gibt es weitere Fehler, die noch nicht aufgefallen sind und daher noch nicht korrigiert wurden.
- Es gibt keine Qualitätskennzahlen, auf die sich CDS und Sales verständigt haben und daher laufend unproduktive und ineffiziente Diskussionen zwischen diesen Bereichen ohne ein gemeinsames Verständnis ?Was ist objektiv falsch?.
Geplante Projektziele
- Erarbeitung von Qualitätskennzahlen innerhalb von 3 Monaten, auf die sich CDS und Sales gemeinsam verständigen
- Identifikation von Fehlerursachen und Korrekturmaßnahmen für CDS innerhalb von 6 Monaten
- Implementierung eines Qualitätserfassungssystems für CDS innerhalb von 6 Monaten, das die CDS-Qualität der ausgelieferten Datenbanken erfasst
Erreichte Projektziele
- Erarbeitung von Qualitätskennzahlen innerhalb von 3 Monaten, auf die sich CDS und Sales gemeinsam verständigen
- Identifikation von Fehlerursachen und Korrekturmaßnahmen für CDS innerhalb von 6 Monaten
- Implementierung eines Qualitätserfassungssystems für CDS innerhalb von 6 Monaten, das die CDS-Qualität der ausgelieferten Datenbanken erfasst
- Steigerung der CDS Qualität um 28% nach 12 Monaten
Vorgehensweise ?SixSigma?
- Definition: Erstellung des Charters und Definition der kritischen Qualitätskennzahlen für CDS aus Kundensicht
- Measure: Ermittlung der Ist-Qualität dieser Kennzahlen und SixSigma Prozess Performance für CDS
- Analyse: Ursache-Wirkungs-Analyse mittels Fishbonediagramm, 5-Why-Methode, Pareto-Charts, FMEA Risikoanalyse
- Improve: Kategorisierung von Fehlern, Einführung von Fehlerkorrektur- und Fehlervermeidungsmaßnahmen, Definition von Qualitätsprüfungen, Erstellung von SOP´s und einer SLA zwischen Sales und CDS
- Control: Durchführung von laufenden Qualitätskontrollen und Erfassung der Qualität
Projekt ?Qualitätsmanagement für Operations?
Projekttyp
Qualitätsverbesserungen im Bereich ?Operations?
Problemstellung
- Wir haben keine Transparenz über das Verhältnis von ?gut? zu ?schlecht? ausgelieferten Kundendatenbanken.
- Es werden lediglich die den Kunden aufgefallenen Fehler auf Basis der Kundenbeschwerden ermittelt und diese Fehler entsprechend korrigiert; evtl. gibt es weitere Fehler, die noch nicht aufgefallen sind und daher noch nicht korrigiert wurden.
- Es gibt keine Qualitätskennzahlen, auf die sich Operations und Sales verständigt haben und daher laufend unproduktive und ineffiziente Diskussionen zwischen diesen Bereichen ohne ein gemeinsames Verständnis ?Was ist objektiv falsch?.
Geplante Projektziele
- Erarbeitung von Qualitätskennzahlen innerhalb von 3 Monaten, auf die sich Operations und Sales gemeinsam verständigen
- Identifikation von Fehlerursachen und Korrekturmaßnahmen für Operations innerhalb von 6 Monaten
- Implementierung eines Qualitätserfassungssystems für Operations innerhalb von 6 Monaten, das die Operations- Qualität der ausgelieferten Datenbanken erfasst
Erreichte Projektziele
- Erarbeitung von Qualitätskennzahlen innerhalb von 3 Monaten, auf die sich Operations und Sales gemeinsam verständigen
- Identifikation von Fehlerursachen und Korrekturmaßnahmen für Operations innerhalb von 6 Monaten
- Implementierung eines Qualitätserfassungssystems für Operations innerhalb von 6 Monaten, das die Operations- Qualität der ausgelieferten Datenbanken erfasst
- Steigerung der Operations Qualität um 14% nach 12 Monaten
Erreichte Projektziele
- Erarbeitung von Qualitätskennzahlen innerhalb von 3 Monaten, auf die sich Operations und Sales gemeinsam verständigen
- Identifikation von Fehlerursachen und Korrekturmaßnahmen für Operations innerhalb von 6 Monaten
- Implementierung eines Qualitätserfassungssystems für Operations innerhalb von 6 Monaten, das die Operations- Qualität der ausgelieferten Datenbanken erfasst
- Steigerung der Operations Qualität um 14% nach 12 Monaten
Vorgehensweise ?SixSigma?
- Definition: Erstellung des Charters und Definition der kritischen Qualitätskennzahlen für Operations aus Kundensicht
- Measure: Ermittlung der Ist-Qualität dieser Kennzahlen und SixSigma Prozess Performance für CDS
- Analyse: Ursache-Wirkungs-Analyse mittels Fishbonediagramm, 5-Why-Methode, Pareto-Charts, FMEA Risikoanalyse
- Improve: Kategorisierung von Fehlern, Einführung von Fehlerkorrektur- und Fehlervermeidungsmaßnahmen, Definition von Qualitätsprüfungen, Erstellung von SOP´s und
einer SLA zwischen Sales und Operations - Control: Durchführung von laufenden Qualitätskontrollen und Erfassung der Qualität