Neues zum häuslichen Arbeitszimmer: Kosten richtig absetzen

Anwalt Peter Rössler erläutert eine neue Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts

(Oktober 2011)

 

Autor: Peter Rössler, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht

Viele Freiberufler nutzen ein Arbeitszimmer – verständlich, denn irgendwo müssen sie ihre administrativen Aufgaben erledigen, sei es die Buchhaltung, die Bewerbung für neue Projekte, die Pflege der Homepage, die Archivierung von Unterlagen und auch die Bearbeitung der Aufträge. Wie die diesbezüglichen Kosten abzusetzen sind, war bislang streitig und oft Grund für Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Mit der Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts wurde grundsätzliche Klarheit geschaffen (BVerfG v. 06.07.2010 - 2 BvL 13/09, BStBl II 2011 S. 318).

Die bisherige Rechtsprechung

Nach der bisherigen Rechtsprechung sowie nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein häusliches Arbeitszimmer ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird; eine untergeordnete private Mitbenutzung (< 10%) ist jedoch unschädlich. Damit ergeben sich mehrere Aspekte, die für ein Arbeitszimmer sprechen:

  • Das Arbeitszimmer dient seiner Funktion nach bürotypischen Arbeiten der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit.
  • Die Ausstattung des Arbeitszimmers besteht typischerweise aus Büromöbeln.
  • Das Arbeitszimmer ist ein häusliches Arbeitszimmer, d. h. ein zur Wohnung oder zum Haus des Steuerpflichtigen gehörender Raum.
  • Das Arbeitszimmer kann vom restlichen Wohnbereich abgegrenzt werden oder zumindest ist eine Aufteilung in berufliche bzw. betriebliche Nutzung und private Nutzung möglich.

Das bedeutet, dass auch eine Arbeitsecke als Arbeitszimmer in Betracht kommt; die Rechtsprechung hat dies inzwischen anerkannt.

Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit?

Nun hat das FG Köln mit Urteil vom 19.05.2011 weitergehend entschieden, dass die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer auch bei erheblicher Privatnutzung in Höhe des beruflichen bzw. betrieblichen Nutzungsanteils steuerlich abgezogen werden können (FG Köln, Urteil v. 19.5.2011 - 10 K 4126/09). Die Rechtslage ist damit wieder diffus.

Zur Beurteilung, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet, wird das Gesamtbild der Sachverhalte und der Tätigkeitsmerkmale des Schwerpunktes der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit herangezogen, die zu einkommensteuerpflichtigen oder einkommensteuerfreien Einnahmen führen, wodurch der Steuerpflichtige nicht dauerhaft außerhalb des Arbeitszimmers tätig wird. Dabei bestimmt sich der Tätigkeitsmittelpunkt vornehmlich nach der qualitativen, d. h. inhaltlichen Betätigung des Steuerpflichtigen. Der zeitliche (quantitative) Umfang der Betätigung hat nur indiziellen Charakter, wodurch ein zeitliches Dominieren der Tätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers den Abzug von Aufwendungen nicht a priori verhindert.

Bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit, so besteht für die Möglichkeit der Absetzung von Aufwendungen zusätzlich die Notwendigkeit, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Als Arbeitsplatz in diesem Sinne gilt jeder Arbeitsplatz, der prinzipiell für die Ausführung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Für die Beurteilung kommt es nicht auf konkrete Arbeitsbedingungen, die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes an sich oder eine räumliche Abgrenzung an. Steht ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, wird jegliche Abzugsmöglichkeit der Aufwendungen im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer versagt, wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet.

Das Fehlen eines anderen Arbeitsplatzes kann der Steuerpflichtige nach Ansicht des BVerfG anhand einer Arbeitgeberbescheinigung nachweisen. Diese Vorgehensweise ist bei selbständig Tätigen jedoch nur eingeschränkt möglich, hier gilt die Glaubhaftmachung. Der Freiberufler sollte die Tage, an denen er das Arbeitszimmer zur Erfüllung des Projektes nutzt, notieren. Daneben sollte in den Projektverträgen zumindest die Regelung enthalten sein, dass ihm im Projekt kein Arbeitsplatz fest zur Verfügung steht.

Typische Aufwendungen für ein Arbeitszimmer

Zu den typischen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören insbesondere

  • für Eigentümer: Gebäudeabschreibungsbeträge (AfA, Sonderabschreibung), Finanzierungskosten der Gebäudeanschaffungs- oder –herstellungskosten, anteilige Grundsteuer, Erbpachtzins
  • für Mieter: anteilige Kaltmiete
  • für Mieter und Eigentümer: umlegbare Reparatur- und Renovierungskosten des Gebäudes, oder der Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungskosten, Schornsteinfegergebühren, Reinigungskosten, Gebäudeversicherung (Hausrat-, Glas-, Haftpflicht- und Brandversicherung) sowie die verbrauchsabhängigen Wasser- und Energiekosten, Heizkosten, Verwaltungskosten, Gebühren der Müllabfuhr, Abwassergebühren, sonstige Nebenkosten.

Die Berechnung der Aufwendungen, die zum Abzug gebracht werden können, richtet sich nach der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche. Notwendigerweise sind damit zunächst die gesamten Kosten für das Haus/die Wohnung zu ermitteln.

Ansonsten sind die Aufwendungen für die Arbeitsmittel anzusetzen, wie z.B. Computer, Drucker, Faxgerät, Telefonanlage, Scanner, Kopierer, Schreibtisch, Regale, Schreibtischstuhl über Afa – sowie Lampen, Gardinen, Vorhänge und Verbrauchsmaterial über Nachweise (Kaufbelege!).

Hinweise zum Verfahren und zur Vorgehensweise

Steuerpflichtige, deren Einkommensteuer ab 2007 in Bezug auf die Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers gem. § 165 AO vorläufig festgesetzt wurde oder deren Steuerveranlagungen durch Einlegen von Einsprüchen gem. § 363 AO ruhen, können von der Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts profitieren. Im Hinblick auf die Kölner Entscheidung sollte generell Einspruch eingelegt werden, da hier die Revision zum Bundesfinanzhof (BFH) zugelassen wurde und deshalb der Einspruch bis zur Entscheidung des BFH ruhen gelassen wird (BFH-Az.: X R 32/11). Im Übrigen hat der Steuerpflichtige u.U. die Möglichkeit, sich innerhalb der Rechtsbehelfsfrist beim Finanzamt zu melden, um den Vorläufigkeitsvermerk zu beantragen. Da der Zinslauf für 2007 bzw. 2008 am 01.04.2009 bzw. 2010 begonnen hat, kann die Steuererstattung, die resultiert, wenn keine Aussetzung der Vollziehung gewährt wurde, zudem mit 0,5 Prozent je Monat gem. § 233 AO verzinst werden.

Wird der Einkommensteuerbescheid dem Steuerpflichtigen erstmalig zugestellt, so enthält dieser keinen Vorläufigkeitsvermerk. Seitens des Finanzamtes wird bis zum 30.06.2011 dem Bescheid die Erklärung beigefügt, dass Aufwendungen im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer innerhalb der Einspruchsfrist dem Finanzamt angezeigt werden können, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Im Ergebnis sollte die Nutzung des Arbeitszimmers dokumentiert und alle Aufwendungen hierfür durch Belege nachgewiesen werden. Die Aufteilung der anteiligen Kosten ist anhand eines Schlüssels auf der Grundlage des Verhältnisses der Wohnfläche zur Fläche des Arbeitsraums zu ermitteln; dieses Verhältnis ist dann ebenso bei den Aufwendungen unter den dargestellten Voraussetzungen anzuwenden.

Weitere Informationen erhalten Sie vom Autor Peter Rössler. Er ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht in der Kanzlei BTR Mecklenburg & Kollegen in Frankfurt am Main. Sie finden die Kontaktdaten des Autors auch im GULP Anwaltsverzeichnis. Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2011 Peter Rössler

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Kommentare zu diesem Artikel:

"es wird nicht von den Kosten gesprochen. Kein Beispiel. Was wenn das Haus mit dem Ehegatten 50/50 gekauft wurde? (März 2012)"

"Dass man sich in Deutschland immer wieder detailliert mit diesen Themen auseinandersetzen muss und eigentlich da selbst Fachmann sein muss, ist eine unglaubliche Ressourcenverschwendung. Man arbeitet immer mehr nur, um das System zufriedenzustellen anstatt irgendetwas Produktives zu tun. Und ja, auch der Steuerberater betreibt keinerlei Wertschöpfung im eigentlichen Sinne, auch er arbeitet nur systembedingte Reibungsverluste ab. Diese Effizienzbremse namens Staat wird uns irgendwann wirtschaftlich ruinieren. (Oktober 2011)"

"Sehr nützlicher, gut lesbarer und verständlicher Beitrag. (Oktober 2011)"

"Leidiges Thema. Für die meisten Freiberufler steht für die _betriebliche_ Tätigkeit kein anderer Platz zur Verfügung. Auch wenn man fürs langfristige Projekt für die berufliche Tätigkeit jede Woche beim Kunden vor Ort ist, wird dieser sich bedanken, wenn man dort im Büro seinen betrieblichen Tätigkeiten in Form von Akquise oder Buchhaltung nachgeht, wenn man seinen Scanner anschließt etc. Alleine deshalb hat sich die Diskussion eigentlich schon erledigt. Bei der beruflichen Tätigkeit ist es so, daß die Homeoffice-Regelungen von Kunde zu Kunde unterschiedlich sind. Ich räume mein Arbeitszimmer bestimmt nicht dauernd um, auch wenn ich nur eine Woche pro Monat oder bei einem Kunden auch mal gar nicht von zuhause arbeiten kann. Damit ist der Platz betriebsbedingt belegt, steht also nicht als normaler Wohnraum zur Verfügung. Und damit ist auch klar, daß die Kosten für diesen Platz absetzbar sein müssen. Man könnte das Arbeitszimmer ja temporär zum "geheizten Lager" umwidmen...:-) (Oktober 2011)"

"Endlich mal ein guter und interessanter Artikel! (Oktober 2011)"

"Ist leider ein Thema, in dem man sich als Slebständiger gut auskennen muss. (Oktober 2011)"

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