Checkliste: Freelancer werden

Mit diesen Schritten kommen Sie in die Selbstständigkeit

Haben Sie schon mal mit dem Gedanken gespielt, sich selbstständig zu machen, sind aber noch etwas ratlos, wie Sie es am besten anstellen? In unserer Checkliste haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte für den Start zusammengestellt.
Direkt vorweg: Der Schritt in die Selbstständigkeit ist einfacher, als Sie vielleicht denken.
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Checkliste: Freelancer werden

Mit diesen Schritten kommen Sie in die Selbstständigkeit

GULP Redaktion
Haben Sie schon mal mit dem Gedanken gespielt, sich selbstständig zu machen, sind aber noch etwas ratlos, wie Sie es am besten anstellen? In unserer Checkliste haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte für den Start zusammengestellt.
Direkt vorweg: Der Schritt in die Selbstständigkeit ist einfacher, als Sie vielleicht denken.

Unabhängigkeit, mehr verdienen und der eigene Chef/die eigene Chefin sein: Das sind die häufigsten Gründe, warum Freelancer:innen laut unserer Arbeitsleben Studie selbstständig sind. Und: Die meisten bereuen den Schritt in die Freiberuflichkeit nicht.

Wenn Sie ebenfalls schon mal mit dem Gedanken gespielt haben, sich selbstständig zu machen, aber noch etwas ratlos sind, wie Sie es am besten anstellen, sind Sie hier richtig. In unserer Checkliste haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte für den Start zusammengestellt. 

Direkt vorweg: Der Schritt in die Selbstständigkeit ist einfacher, als Sie vielleicht denken.

Haupt- oder nebenberuflich starten

Denn Sie müssen nicht gleich ins kalte Wasser springen, ihren Job kündigen und in Vollzeit Freelancer:in werden. Oft startet der Schritt in die Selbstständigkeit als “Feierabendunternehmer”.

Nebenberuflicher Start

Grundsätzlich spricht nichts gegen die Übernahme selbstständiger Nebentätigkeiten auf eigene Rechnung. Ein einzelner Testballon ist schon gar kein Problem. Grenzen der Geschäftstätigkeit bilden letztlich nur Ihre Belastbarkeit und Ihr Zeitbudget.

Als größte Hürde kann sich auf Dauer der Arbeitgeber herausstellen. Zwar darf Ihr Chef Ihnen nicht einfach so jede Nebentätigkeit verbieten. Aber: Er hat Anspruch darauf, dass Sie während der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit körperlich und geistig fit sind und nur für ihn arbeiten. Manche Arbeitsverträge enthalten daher die Klausel, dass der Arbeitgeber über Nebentätigkeiten informiert werden muss.

Manchmal ist auch ein ausdrückliches Wettbewerbsverbot vertraglich geregelt. Dass Sie Ihrem Arbeitgeber nicht Konkurrenz machen dürfen und bei anderen Auftraggebern keine Betriebsgeheimnisse ausplaudern dürfen, ergibt sich aber bereits aus Ihrer allgemeinen Arbeitnehmer-„Treuepflicht“. Projekte bei oder für Wettbewerber(n) darf Ihr Chef Ihnen sehr wohl verbieten!

  • Da in Deutschland Berufs- und Gewerbefreiheit herrscht, brauchen Sie bei der Übernahme von IT-Projektaufträgen grundsätzlich keine amtliche Genehmigung.
  • Eine Gewerbeanmeldung (= „Gewerbeschein“) ist – wenn überhaupt – auch erst erforderlich, wenn Ihre selbstständige Tätigkeit auf Dauer angelegt ist. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt „Als Freelancer anmelden“.
  • Sie müssen noch nicht einmal den steuerlichen Erfassungsbogen des Finanzamts ausfüllen. Hauptsache, Sie geben Ihre Einnahmen (nach Abzug der dazugehörigen Ausgaben) bei der nächsten Steuererklärung als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit an. Mehr dazu im Abschnitt Das müssen Sie in der Einkommensteuererklärung beachten.
  • Verzichten Sie in dem Fall aber unbedingt darauf, auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen! Solange Ihr Umsatz (= Einnahmen, nicht Gewinn) pro Jahr unter 22.000 Euro liegt, gelten Sie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer. Sie brauchen sich dann um die Umsatzsteuer nicht zu kümmern – Sie dürfen aber auch keine Vorsteuer abziehen.
  • Als Steuernummer geben Sie auf Ihren Rechnungen einfach Ihre persönliche Finanzamts-Steuernummer an (nicht die private Steuer-Identifikationsnummer). Falls bei Ihrem Kunden eine Betriebsprüfung stattfindet, kann Ihnen die Zahlung eindeutig zugeordnet werden.

Solange Sie die selbstständige Tätigkeit tatsächlich im Nebenberuf ausüben, fallen auf Ihre Zusatzeinkünfte keine Sozialversicherungsbeiträge an. Falls die zeitliche und wirtschaftliche Bedeutung der Selbstständigkeit im Laufe der Zeit weiter wächst, kann die Krankenkasse eine Hauptberuflichkeitsprüfung vornehmen: Überwiegt die Selbstständigkeit, entfällt Ihre gesetzliche Sozialversicherungspflicht. Das gilt auch für Ihren Anspruch auf den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung im Rahmen Ihrer Beschäftigung. Als hauptberuflich Selbstständiger müssen Sie sich komplett selbst um Ihre Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung kümmern. Mit dem Kriterienkatalog der Krankenkassen für haupt- und nebenberufliche Einkünfte befasst sich unser Beitrag „Selbstständige und Krankenkassen“. 

Mit nebenberuflichen Projekten lässt sich die Eignung fürs Freiberufler- und Unternehmerleben risikolos ausprobieren. Spätestens wenn die Grenze zwischen Haupt- und Nebenberuf verschwimmt, sollten Sie sich jedoch grundlegende Gedanken über Ihre private und geschäftliche Zukunft machen.

Hauptberuflicher Start

Haben Sie sich dafür entschieden, hauptberuflich in die Selbstständigkeit zu starten, kommen ein paar Überlegungen zur Gründung und Rechtsform hinzu. 

Da das persönliche Know-how und die berufliche Erfahrung ihr eigentliches Kapital sind, kommen IT-Selbstständige meistens ohne größere Sachinvestitionen aus. Ein klassischer Businessplan, wie er von Geldgebern als Voraussetzung für geschäftliche Darlehen verlangt wird, ist bei Einzelkämpfern in der IT-Branche daher meistens nicht zwingend notwendig, es sei denn, Sie wollen den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur beantragen.

Exkurs: Gründungszuschuss der Arbeitsagentur

Exkurs: Gründungszuschuss der Arbeitsagentur

Wenn Sie sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen und den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur beantragen wollen, müssen Sie einen Businessplan vorlegen. 

In dem Fall müssen Sie ein Tragfähigkeitsguthaben einer fachkundigen Stelle, beispielsweise durch die IHK, die HWK oder Banken, vorlegen. Die Aussichten Ihres Vorhabens werden auf Grundlage einer „Aussagekräftigen Beschreibung des Existenzgründungsvorhabens zur Erläuterung der Geschäftsidee“ beurteilt. Dazu gehören:

  • ein Textteil mit Lebenslauf, Beschreibung des Gründungsvorhabens und Markteinschätzung und 
  • ein Rechenteil mit Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau.

Bei der Antragstellung lassen Sie sich am besten vor Ort von einem erfahrenen Gründungsberater unterstützen: Der wird Ihnen nicht nur sagen, was Sie im Detail bei den (vergleichsweise schlichten) kaufmännischen Planungsrechnungen beachten sollten. Vor allem weiß er, wie Ihre lokale Arbeitsagentur tickt: Bei der Bewilligung von Gründungszuschuss-Anträgen handelt es sich seit 2011 nämlich um eine Ermessensentscheidung. Es gibt keinen Rechtsanspruch mehr auf die Leistung. Ein guter Berater weiß jedoch, wie Sie die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Antrags erhöhen und gegen eine eventuelle Ablehnung vorgehen.

Die Unterstützung eines Gründungs- oder Unternehmensberaters ist auch dann sinnvoll, wenn Sie aus Ihrer „Solo-Selbstständigkeit“ perspektivisch ein florierendes Unternehmen mit Mitarbeitern machen wollen. Dann brauchen Sie im eigenen Interesse einen richtigen Businessplan – ganz gleich, wie hoch Ihr Finanzierungsbedarf ist! Ohne klare Zielperspektive mit Meilensteinen für die Entwicklung in den nächsten Jahren werden Sie im wahrsten Sinne des Wortes „planlos“ durch raue Geschäftsmeere segeln.

Als Freelancer anmelden

Um als Selbstständiger auf eigene Rechnung zu arbeiten, müssen Sie keine „Firma“ gründen und im Handelsregister eintragen. Oft ist noch nicht einmal eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Im günstigsten Fall legen Sie als Freiberufler einfach los – Hauptsache, Sie geben Ihre Einkünfte bei der nächsten Steuererklärung an.

Zuvor jedoch noch ein paar Hinweise auf Meldepflichten: In Deutschland herrscht grundsätzlich Berufs- und Gewerbefreiheit. Behördliche Erlaubnisse, Genehmigungen, Zulassungen oder gar Eignungsprüfungen brauchen Gewerbetreibende in der IT-Branche normalerweise nicht. In den meisten Fällen genügt eine Anmeldung beim Finanz- oder Gewerbeamt. 

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Für das Finanz- und Gewerbeamt ist entscheidend, ob Sie Ihre Tätigkeit freiberuflich oder als Gewerbetreibender ausüben. Davon hängt nicht nur ab, welche Schritte Sie bei der Anmeldung gehen müssen, sondern Sie haben zum Beispiel auch andere Buchführungs- und Steuerpflichten. 

Als Freiberufler gelten Mitglieder der sogenannten Katalogberufe nach Einkommensteuergesetz in § 18 Abs. 1 wie  Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Steuerberater, Heilpraktiker, Journalisten, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnliche Berufe. Auch Künstler, Wissenschaftler oder Lehrer zählen dazu. 

Eine genaue Entscheidungshilfe finden Sie im Grundlagenbeitrag „Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler?“ Die Entscheidung, ob Ihre geplante Einzelunternehmung als freier Beruf anerkannt wird, trifft Ihr zuständiges Finanzamt.

Übrigens: Wenn Sie ein Gewerbe anmelden, brauchen Sie sich um das Finanzamt nicht zu kümmern: Das Ordnungsamt informiert von sich aus alle anderen zuständigen Behörden und Kammern über den Beginn Ihrer Selbstständigkeit. Das Finanzamt schickt Ihnen daraufhin den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ und teilt Ihnen eine betriebliche Steuernummer zu. Auch die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK) wird sich bei Ihnen melden und Mitgliedsbeiträge verlangen.
Mit der Gewerbeanmeldung wird auch die für Ihr Gewerk zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK), Handwerkskammer (HWK) oder berufsspezifische Kammer informiert. In Deutschland herrscht der sogenannte Kammerzwang, das heißt, dass Sie eine Pflichtmitgliedschaft in Ihrer jeweiligen Kammer abschließen müssen. Hier gibt es jedoch oft ermäßigte Konditionen für Existenzgründer oder Kleinunternehmen.

 

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten Sie beim Finanzamt beziehungsweise über das Online-Portal ELSTER. Das achtseitige Dokument kann auf den ersten Blick etwas überfordern, aber es reichen im Grunde die wichtigsten Angaben: 

  • Persönliche Daten
  • Gründungsform (Neugründung, Übernahme eines Betriebes etc.)
  • Eckdaten zur geplanten Selbstständigkeit (geplanter Gewinn, Umsatz usw.)
  • Bankverbindung
  • Der für Sie zuständige Steuerberater

Tipp aus der Praxis: Wenn Sie bei einigen Feldern unsicher sind, lassen Sie die Felder leer. Das Finanzamt fragt im Zweifel nach, wenn Informationen fehlen. Das ist aber sehr selten der Fall. Nach einigen Wochen sollten Sie Post vom Finanzamt bekommen mit Ihrer neuen Steuernummer. Diese geben Sie in Zukunft auch auf Ihren Rechnungen an.

Aus der Arbeitslosigkeit selbstständig machen

Falls Sie sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen, müssen Sie die Aufnahme Ihrer Tätigkeit auch der Arbeitsagentur mitteilen. Um sich den Gründungszuschuss zu sichern, werden Sie das schon in Ihrem eigenen Interesse tun.

Rechtsformen für Selbstständige und Unternehmer

Neben der Tätigkeit als Einzelunternehmer sind theoretisch weitere Rechtsformen für Ihre Selbstständigkeit möglich. Diese haben nicht nur unterschiedliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen, sondern auch, wie Sie Ihre Unternehmung nennen dürfen. 

Eine Übersicht über Rechts- und Gesellschaftsformen im Geschäftsleben gibt der Überblicksbeitrag „Rechtsformen für Selbstständige und Freiberufler“.

Freelancer-Honorar kalkulieren

Eine der wichtigsten Punkte, um dauerhaft als Freelancer Ihr Einkommen zu verdienen, ist die richtige Kalkulation Ihres Honorars. Legen Sie auch beim Start in die Selbstständigkeit keine vornehme Honorar-Zurückhaltung an den Tag.
Wenn Sie mit Ihrem selbstständigen Einkommen auskommen wollen, müssen Sie Ihren Auftraggebern aufs Jahr gesehen auch genügend produktive Stunden in Rechnung stellen! Falls Sie Ihr bisheriges Angestellten-Bruttogehalt als Vergleichsmaßstab heranziehen, sollten Sie mindestens zwei Aufschläge vornehmen:

  • Hinzurechnung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung (= Jahres-Bruttogehalt x 1,25)
  • Hinzurechnung aller Betriebsausgaben, die nicht einzelnen Projekten zugeordnet werden können (z.B. Weiterbildung, Beratung, Telekommunikation, Büromaterial, Bewirtungen, Fahrtkosten).

Bei aller Begeisterung für die neue Freiheit als Freiberufler sollten Sie außerdem Ihren eigenen Zeitaufwand für Vermarktung und Verwaltung nicht vernachlässigen! Hinzu kommt ein Zuschlag für Ihr unternehmerisches Risiko (z.B. Flautezeiten, Krankheit und Urlaub). 
Eine detaillierte Berechnungshilfe mit Beispielen haben wir im Artikel "So berechnen Sie als Freelancer Ihren Netto-Stundensatz" für Sie zusammengestellt. 

Reality Check mit aktuellen Marktdaten

Denken Sie vom Markt her: Der Stundensatz-Kalkulator durchsucht die GULP-Profiledatenbank nach geforderten Honoraren von IT-/Engineering Freiberuflern. Der Kalkulator hilft Ihnen, branchenübliche Stundensätze für Ihre Kernkompetenzen zu ermitteln. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, welchen Stundensatz Sie in Ihrem Profil fordern können.

Welche Honorare tatsächlich von Auftraggebern bezahlt werden, wertet die GULP Arbeitsleben Studie regelmäßig aus.

Verträge abschließen

Während bei Angestellten der Abschluss eines Arbeitsvertrags genügt, handeln Selbstständige die Modalitäten jedes Auftrags neu aus: Im Mittelpunkt steht dabei die Unterscheidung zwischen Werk- und Dienstvertrag. Wichtig: Wie die Vertragsart auf dem Papier bezeichnet wird, spielt keine Rolle. Entscheidend ist die gelebte Praxis.

Dienstvertrag

Der Dienstvertrag ähnelt dem Arbeitsvertrag (der genau genommen eine Spezialform des Dienstvertrages ist). Anders als Angestellte sind Selbstständige durch Dienstverträge nicht weisungsgebunden und genießen keine Arbeitnehmer-Schutzrechte. Beim Dienstvertrag kann der Auftraggeber von seinem Vertragspartner verlangen, dass er in einem bestimmten Zeitraum oder auf Dauer eine bestimmte Leistung erbringt. Ein konkretes Ergebnis muss der Dienstleister währenddessen nicht erbringen. Erfolgreich muss die Tätigkeit auch nicht unbedingt sein. Oft geht das auch gar nicht: Ein IT-Trainer muss sich mit der Materie auskennen, pünktlich im Seminarraum erscheinen und die Lerninhalte in geeigneter Form vermitteln. Die Honorarzahlung ist jedoch nicht davon abhängig, dass die Teilnehmer den Lernstoff hinterher tatsächlich beherrschen.

Werkvertrag

Beim Werkvertrag sieht das ganz anders aus: Hier schuldet der Auftragnehmer die Herstellung des versprochenen Werkes in der vereinbarten Qualität. Die Vergütung ist erst dann fällig, wenn der Auftraggeber das Ergebnis abgenommen hat. 

WeiterlesenWeitere Details zur Abgrenzung, den jeweiligen Vertragspflichten und etwaigen Pflichtverletzungen finden Sie in unserer Serie Werk- versus Dienstvertrag.

Scheinselbstständigkeit (er)kennen und vermeiden

Machen Sie sich als Freelancer:in auf alle Fälle mit dem Konzept der Scheinselbstständigkeit vertraut. Als scheinselbstständig gelten Personen, die zwar pro forma selbstständig sind, de facto aber wie Angestellte für eine Firma arbeiten. Entdecken Vertreter der deutschen Rentenversicherung oder des Zolls solche Fälle (oder werden sie durch ein Statusfeststellungsverfahren ermittelt), hat das weitreichende Folgen. In solchen Fällen kommen auf Ihre Auftraggeber Strafen und Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge zu. Auch Sie als Auftragnehmer müssen Nachzahlungen an die Sozialkassen leisten.

Die Entscheidung, ob jemand scheinselbstständig für einen Auftraggeber tätig ist, wird von der Deutschen Rentenversicherung anhand bestimmter Prüfkriterien getroffen. Es gibt leider keinen einheitlichen Kriteriensatz, der sicher dafür sorgt, dass man nicht als scheinselbstständig eingestuft werden könnte. Und die Entscheidung wird immer als Einzelfall getroffen, basierend auf der tatsächlichen Praxis im Projektalltag und nicht, wie es auf Papier im Vertrag vereinbart wurde. 

Weiterlesen: Viele Informationen und aktuelle Entwicklungen zum Thema Scheinselbstständigkeit haben wir in unserer Artikelsammlung zusammengefasst.

Steuerpflichten: Diese Steuern müssen Sie als Freelancer zahlen

Falls Sie bislang als Arbeitnehmer gearbeitet haben, ändert sich steuerlich weniger als Sie wahrscheinlich befürchten.

Steuerberater ja oder nein?

Wer steuerliche Grundkenntnisse hat und sich zutraut, seine private Einkommensteuer ohne Expertenunterstützung zu erledigen, kann als IT-Selbstständiger auch seine betrieblichen Steuerangelegenheiten selbst in die Hand nehmen. Das Sammeln von Belegen oder die Aufzeichnungen bestimmter Anlässe (z. B. Reisekosten, Bewirtung von Geschäftspartnern, Privatnutzung des Geschäftswagens) kann Ihnen auch der beste Steuerberater nicht abnehmen. Und die Gesamtverantwortung für Ihre Steuerangelegenheiten behalten Sie ohnehin.

Auf der anderen Seite kann der gesamte Komplex um Buchhaltung und Steuern schnell ein großer Zeitfresser werden, den Sie als nicht bezahlte Arbeit in ihre Zeitplanung und Stundensatzkalkulation einrechnen müssen. Eine Entscheidungshilfe finden Sie im Beitrag Steuerberater für Selbstständige: Lohnt er sich? 

Einkommensteuererklärung 

Die private Einkommensteuererklärung bleibt grundsätzlich gleich – nur die Einkunftsart ändert sich: Statt der „Anlage N“ (für Einkünfte aus Nichtselbstständigen Tätigkeiten) geben freiberufliche IT-Selbstständige die „Anlage S“ ab (für Einkünfte aus Selbstständigen Tätigkeiten). Gewerbliche IT-Freelancer reichen die „Anlage G“ ein (für Einkünfte aus Gewerbebetrieb). Nebenberufliche IT-Selbstständige geben zusätzlich weiterhin die Arbeitnehmer-„Anlage N“ ab. 

WeiterlesenAusführliche Informationen bietet der Artikel zum Thema „Einkommensteuer für Freiberufler und Selbstständige“.

Gewinnermittlung bei Selbstständigen

Die Gewinnermittlung von Selbstständigen unterscheidet sich ebenfalls nicht gravierend von der Arbeitnehmerpraxis: Über ihre Einnahmen bekommen Angestellte eine (Lohnsteuer-)Bescheinigung ihres Arbeitgebers. Davon dürfen sie alle Ausgaben abziehen, die ihnen bei der Erzielung und zur Sicherung der Einkünfte entstanden sind (= „Werbungskosten“). Statt Werbungskosten dürfen Selbstständige „Betriebsausgaben“ geltend machen. Mangels Arbeitgeber-Bescheinigung erfolgt die Ermittlung des steuerpflichtigen Betrags bei den meisten IT-Selbstständigen in Form einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung (Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben). Dafür gibt es ein spezielles Steuerformular – die „Anlage EÜR“. Der errechnete Gewinn wird in die „Anlage S“ (für freiberufliche Selbstständige) oder „Anlage G“ (Gewerbetreibende) eingetragen.

Umsatzsteuer und Umsatzsteuererklärung für Freelancer

Der Hauptunterschied zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen ist die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer). Diese stellt für Geschäftsleute jedoch keine finanzielle Belastung dar: Getragen wird die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) letztlich von den Endverbrauchern. Selbstständige und Unternehmen fungieren „nur“ als Geldeintreiber des Finanzamts. Das Umsatzsteuer-Inkasso funktioniert so:

  • Auf Ihre Honorare schlagen Sie 19 Prozent Umsatzsteuer auf. Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt nur in Ausnahmefällen. Bei IT-Selbstständigen kommt der ermäßigte Steuersatz zum Beispiel bei der Publikation von Fachartikeln und anderen Urheberrechts-Verwertungen zur Anwendung.
  • Sie kassieren bei Ihren Kunden die Brutto-Rechnungsbeträge (inklusive Umsatzsteuer), addieren am Ende des Monats sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen, ziehen davon die im gleichen Zeitraum bei betrieblichen Einkäufen selbst gezahlten Umsatzsteueranteile ab (= Vorsteuern).
  • Den ermittelten Differenzbetrag (Zahllast) teilen Sie dem Finanzamt im Rahmen einer monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung mit. Die Zahllast müssen Sie gleichzeitig unaufgefordert an die Staatskasse überweisen. Falls Sie ausnahmsweise einmal mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuern eingenommen haben, bekommen Sie den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.
  • Einmal im Jahr ist dann noch eine Umsatzsteuererklärung fällig: Von der Jahres-Zahllast ziehen Sie die bereits geleisteten Vorauszahlungen ab und überweisen ein verbliebenes Umsatzsteuerplus wiederum unaufgefordert ans Finanzamt. Ergibt sich nach Abzug der Vorauszahlungen ein Erstattungsanspruch, bekommen Sie eine Rückzahlung.

Kleinunternehmer-Regelung

Kleinunternehmer-Regelung: Keine Umsatzsteuer und Umsatzsteuer-Voranmeldung notwendig

Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro eingenommen hat (steuerpflichtiger Umsatz, nicht Gewinn!) und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wird, gilt als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Als Gründer dürfen Sie den voraussichtlichen Umsatz ihres ersten Geschäftsjahres ebenso schätzen wie den des Folgejahres. 

Als Kleinunternehmer müssen (und dürfen) Sie keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen. Sie bekommen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet. Die Kleinunternehmer-Regelung eignet sich vor allem für nebenberufliche Kleingewerbetreibende, die vorwiegend mit Privatleuten Geschäfte machen. Für hauptberufliche IT-Freiberufler, die vor allem mit Geschäftskunden zu tun haben, ist die Kleinunternehmer-Regelung hingegen normalerweise nicht vorteilhaft.

Weitere Informationen zu Kleinunternehmerregelung finden sie in unserem FAQ zur Umsatzseuer

Gewerbesteuer für Freelancer

Anders als bei der Umsatzsteuer handelt es sich bei der Gewerbesteuer um eine echte Unternehmenssteuer. IT-Freiberufler brauchen sich um diese Steuerart nicht zu kümmern. Wie der Name schon sagt, muss diese Steuer nur von gewerblichen IT-Selbstständigen gezahlt werden:

  • Besteuert wird die „Ertragskraft“ des Gewerbebetriebs. Die Grundlage bildet der Gewerbeertrag. Das ist – vereinfacht gesagt – der um einige Sonderposten korrigierte Einnahmenüberschuss bzw. Gewinn.
  • Einzelunternehmen zahlen bis zu einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro gar keine Gewerbesteuer: Gewerbesteuer wird nur auf den über den Freibetrag hinausgehenden Gewerbeertrag fällig.
  • Bei gewerblichen IT-Selbstständigen wird die gezahlte Gewerbesteuer auf die persönliche Einkommensteuer angerechnet. Eine echte finanzielle Belastung stellt die Gewerbesteuer dadurch erst dar, wenn der „Hebesatz“ der Gemeinde über 380 Prozent liegt.

Weiterlesen

Ausführliche Informationen zur Berechnung und Anrechnung der Gewerbesteuern und den erforderlichen Steueranmeldungen und Erklärungen finden Sie im GULP Grundlagenbeitrag „Gewerbesteuer für Freiberufler“.

 

Buchhaltung für Freelancer

Buchführungspflichten für Freelancer

Selbstständige in Deutschland sind zur Buchführung verpflichtet. Je nach Status zur doppelten Buchführung oder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

  • Freiberufliche IT-Profis sind in der Regel von kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzvorschriften befreit. Die meisten Freiberufler ermitteln ihren steuerpflichtigen Gewinn daher mit der vergleichsweise einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
  • Gewerbetreibende sind spätestens ab einem Jahresumsatz von 500.000 Euro und einem Gewinn von 50.000 Euro (Grenze für Nicht-Kaufleute) zur doppelten Buchführung und zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet und sind Umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben werden müssen und eine Umsatzsteuererklärung notwendig ist. 

Rechnungen schreiben als Freelancer

Neben den Melde- und zusätzlichen Steuerpflichten stolpern viele IT-Freelancer beim Start in die Selbstständigkeit über die inhaltlichen Anforderungen an richtige Rechnungen. Zwar sind in den letzten Jahren immer mehr Pflichtinhalte hinzugekommen. Um eine Geheimwissenschaft handelt es sich bei der Rechnungsstellung zum Glück jedoch nicht:

In § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) finden Sie die komplette Checkliste des Gesetzgebers mit allen erforderlichen Angaben. Dazu gehören vor allem die folgenden Informationen:

  • Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
  • Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung)
  • eine (einmalig vergebene) Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen
  • Netto-Beträge der Lieferungen und Dienstleistungen
  • die dazugehörigen Steuersätze und Steuerbeträge
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Dienstleistung: Dabei genügen monatsgenaue Angaben oder auch der Hinweis, dass Rechnungsdatum und Liefer- / Leistungsdatum übereinstimmen.
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.

Da es sich um eine Bestimmung des Umsatzsteuergesetzes handelt, wirken sich fehlende oder falsche Angaben zunächst einmal auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus.

  • Eingangsrechnungen sollten Sie also im eigenen Interesse ganz genau auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin untersuchen. Das gilt vor allem bei sehr hohen Rechnungs- und damit Vorsteuerbeträgen sowie regelmäßig wiederkehrenden Zahlungsvorgängen.
  • Korrekte Ausgangsrechnungen sind wichtig, damit Ihre Kunden keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen.

Ein- und Ausgangsrechnungen sind jedoch auch wichtig für eine korrekte Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommensteuer und bei der Gewerbesteuer. Im Unterschied zur Umsatzsteuer führen fehlende Rechnungspflichtbestandteile bei anderen Steuerarten nicht automatisch zu steuerlichen Nachteilen: Solange Sie die „betriebliche Veranlassung“ glaubhaft machen können, genügen notfalls auch unvollständige Belege. Ausnahmsweise werden sogar selbst angefertigte und unterschriebene Eigenbelege akzeptiert.

Wegen der Rechnungsform brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“  Rechnungen dürfen auch aus mehreren Dokumenten bestehen, sofern sie eindeutig aufeinander verweisen und alle erforderlichen Informationen widerspruchsfrei enthalten sind.

Weiterlesen

Projekte zu akquirieren ist zentraler Bestandteil Ihres Geschäfts als Freiberufler. Wir geben Ihnen in unserem Artikel Projektakquise – so gewinnen Freelancer erfolgreich Aufträge Tipps, wie Sie diese essentielle, aber oft ungeliebte Aufgabe erfolgreich meistern.

Freelancer werden | die wichtigsten Fragen und Antworten

Wie wird man Freelancer?

Sie können haupt- oder nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten. Um loszulegen, genügt in den meisten Fällen eine Anmeldung beim Finanz- oder Gewerbeamt. Das hängt davon ab, ob Sie Ihre Tätigkeit freiberuflich oder als Gewerbetreibender ausüben. 

Als Freiberufler füllen Sie als erstes den “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” aus, den Sie von Ihrem Finanzamt erhalten. Wenn Sie nebenberuflich starten, müssen Sie dies nicht zwingend tun, sondern geben Ihre Einkünfte aus der selbstständigen Arbeit in Anlage S der Einkommensteuererklärung an. 

Möchten Sie ein Gewerbe anmelden, führt Sie Ihr erster Weg zum Gewerbe- oder Ordnungsamt Ihrer Gemeinde. Dort machen Sie Angaben zur geplanten Tätigkeit. Das Amt informiert von sich aus alle anderen Behörden und Kammern.

 

Wieviel verdient man als Freelancer

Eine der wichtigsten Punkte, um dauerhaft als Freelancer Ihr Einkommen zu verdienen, ist die richtige Kalkulation Ihres Honorars. Legen Sie auch beim Start in die Selbstständigkeit keine vornehme Honorar-Zurückhaltung an den Tag. Denn Sie müssen im Vergleich zum Angestelltenverhältnis die Kosten für Krankenversicherung und Vorsorge, Betriebsausgaben sowie unbezahlte Stunden für Akquise und Buchhaltung sowie einen finanziellen Puffer für Flautezeiten, Krankheit oder Urlaub ebenfalls in Ihrer Kalkulation berücksichtigen. 

Tipp: Verschaffen Sie sich einen Überblick mit aktuellen Marktdaten

Mit dem GULP Stundensatzkalkulator finden Sie heraus, wo die Honorarforderungen Ihrer Branchenkollegen aus IT, Engineering und Life Science im Schnitt liegen.

Was muss man als Freelancer beachten?

Folgende Punkte sollten Sie als Freelancer im Blick behalten:

  • Anmeldung beim beim Finanz- oder Gewerbeamt: Das unterscheidet sich je nachdem, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender tätig sein wollen
  • Honorar richtig berechnen: Denken Sie hier an die Kosten für Krankenversicherung und Vorsorge, Betriebsausgaben sowie unbezahlte Stunden für Akquise und Buchhaltung sowie einen finanziellen Puffer für Flautezeiten, Krankheit oder Urlaub
  • Verträge mit Auftraggebern richtig abschließen: Im Mittelpunkt steht dabei die Unterscheidung zwischen Werk- und Dienstvertrag
  • Informieren Sie sich über das Thema Scheinselbstständigkeit: Als freier Mitarbeiter müssen Sie gewisse Punkte beachten, um in den Augen der Deutschen Rentenversicherung nicht als sozialversicherungspflichtig eingestuft zu werden. Sonst drohen Ihnen und Ihrem Auftraggeber Strafen und Nachzahlungen.
  • Kommen Sie Ihren Steuerpflichten nach: Dazu gehören die Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Umsatzsteuererklärung sowie als Gewerbetreibender die Gewerbesteuer.
  • Haben Sie Ihre Buchhaltung im Blick: Je nach Status sind Sie zur doppelten Buchführung oder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet. 
  • Nehmen Sie am besten direkt zum Anfang Ihrer Freiberuflichkeit das Thema Versicherungen und Vorsorge unter die Lupe: Sie sind verpflichtet, eine Kranken- und Pflegeversicherung abzuschließen. Empfehlenswert sind zudem ein Berufsunfähigkeits- und Unfallschutz, eine Berufshaftpflicht sowie Versicherungen oder Anlagen zur Altersvorsorge.

Welche Buchhaltung für Freiberufler und Gewerbetreibende?

Selbstständige in Deutschland sind zur Buchführung verpflichtet. Je nach Status zur doppelten Buchführung oder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). 

  • Freiberufliche IT-Profis sind in der Regel von kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzvorschriften befreit. Die meisten Freiberufler ermitteln ihren steuerpflichtigen Gewinn daher mit der vergleichsweise einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
  • Gewerbetreibende sind spätestens ab einem Jahresumsatz von 500.000 Euro und einem Gewinn von 50.000 Euro (Grenze für Nicht-Kaufleute) zur doppelten Buchführung und zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet und sind Umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben werden müssen und eine Umsatzsteuererklärung notwendig ist. 

Welche Steuern muss ich als Freelancer zahlen?

Auch als Freelancer geben Sie eine jährliche Einkommensteuererklärung ab. Statt oder zusätzlich zur Anlage N für Einkünfte aus Nicht-selbstständiger Arbeit geben Sie dann die Anlage S (für freiberufliche Selbstständige) oder die Anlage G (Gewerbetreibende) mit ab.

Der Hauptunterschied zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen ist die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer). Diese stellt für Geschäftsleute jedoch keine finanzielle Belastung dar: Getragen wird die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) letztlich von den Endverbrauchern. Selbstständige und Unternehmen fungieren „nur“ als Geldeintreiber des Finanzamts. Dazu müssen Sie monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und der Staatskasse die Umsatzsteuer überweisen. Einmal im Jahr ist zudem eine Umsatzsteuererklärung fällig. Achtung: Als sogenannter Kleinunternehmer sind Sie von dieser Regelung befreit, dafür erheben Sie auf Ihren Rechnungen auch keine Mehrwertsteuer. 

Sollten Sie ein Gewerbe angemeldet haben, müssen Sie zudem noch Gewerbesteuer zahlen. Auch hier gibt es Untergrenzen für Kleinunternehmer. 

Wie finde ich passende Projekte

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Als Selbstständiger benötigen Sie sowohl Versicherungsschutz für Ihre freiberufliche Tätigkeit als auch für Ihre eigenen Risiken. In unserem Artikel Versicherungen für Selbstständige finden Sie einen nützlichen Überblick zu diesem Thema

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