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Checkliste: Freelancer werden
Haben Sie schon mal mit dem Gedanken gespielt, sich selbstständig zu machen, sind aber noch etwas ratlos, wie Sie es am besten anstellen? In unserer Checkliste haben wir Ihnen das Wichtigste für den Freelancer Start zusammengestellt. Direkt vorweg: Der Schritt in die Selbstständigkeit ist einfacher, als Sie vielleicht denken.
Das sind häufige Gründe, warum sich Freelancer selbstständig machen. Der Schritt in die Selbstständigkeit als Freelancer ist weit mehr als nur ein Jobwechsel – es ist der Wechsel in ein neues Lebensmodell. In einer immer flexibler werdenden Arbeitswelt profitieren Fachkräfte davon, ihr eigener Chef zu sein, Projekte frei zu wählen und die volle Kontrolle über ihre Zeit zu gewinnen.
Doch der Weg in die Freiheit bringt auch neue Herausforderungen mit sich: Neben der eigentlichen Arbeit rücken Themen wie Kundenakquise, Selbstorganisation und soziale Absicherung in den Fokus. Wer diesen Schritt wagt, tauscht die Sicherheit eines festen Gehalts gegen die Chance auf maximale Selbstbestimmung und berufliche Selbstverwirklichung.
In diesem Beitrag erhalten Sie Antworten auf die Frage: „Was muss ich als Freelancer beachten?“
Haupt- oder nebenberuflich starten
Sie müssen nicht gleich ins kalte Wasser springen, Ihren Job kündigen und in Vollzeit Freelancer werden. Oft startet der Schritt in die Selbstständigkeit als Teilzeitunternehmer.
Nebenberuflicher Start
Der Einstieg in die nebenberufliche Selbstständigkeit ist ein strategisch kluger Weg, um die eigene Geschäftsidee ohne finanzielles Risiko zu testen. Während das Haupteinkommen und die Sozialversicherung durch den bestehenden Job abgesichert bleiben, können Sie nach Feierabend, an freien Tagen oder am Wochenende wertvolle Erfahrungen sammeln und einen Kundenstamm aufbauen.
Hauptberuflicher Start
Der Start in die hauptberufliche Selbstständigkeit ist ein mutiger Schritt, der volle Konzentration auf das eigene Business ermöglicht, aber auch die komplette Verantwortung für Absicherung und Finanzen mit sich bringt. Da das schützende Netz der Festanstellung entfällt, müssen Sie Vorsorge und Sozialversicherung eigenständig tragen und Ihre Einnahmen und Ausgaben so kalkulieren, dass sie alle Lebenshaltungskosten sowie Vorsorgeaufwendungen decken.
Persönliches Know-how und die berufliche Erfahrung sind das eigentliche Kapital selbstständiger Dienstleister. Viele kommen ohne größere Sachinvestitionen in Maschinen, Räumlichkeiten oder Betriebsausstattung aus. Ein klassischer Businessplan, wie er von Geldgebern als Voraussetzung für geschäftliche Darlehen verlangt wird, ist bei Einzelkämpfern zum Beispiel in der IT-Branche daher oft keine zwingende Voraussetzung. Anders sieht es aus, wenn Sie den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur beantragen möchten. Diese Förderung erleichtert den Start in die Selbstständigkeit für Personen, die arbeitssuchend sind und bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie setzt aber voraus, dass die Gründungspläne durch eine „fachkundige Stelle“ geprüft und abgesegnet werden.
Als Freelancer anmelden
Um als Selbstständiger auf eigene Rechnung zu arbeiten, müssen Sie keine „Firma“ gründen und im Handelsregister eintragen. Oft ist noch nicht einmal eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Im günstigsten Fall gehört Ihr Geschäftsfeld zu den freien Berufen. Wenn Sie Freiberufler werden, legen Sie einfach los – Hauptsache, Sie geben beim Finanzamt einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ab und Ihre Einkünfte bei der nächsten Steuererklärung an.
Meldepflichten und Zulassungen
In Deutschland herrscht grundsätzlich Berufs- und Gewerbefreiheit. Behördliche Erlaubnisse, Genehmigungen, Zulassungen oder gar Eignungsprüfungen brauchen Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender in vielen Branchen nicht. In den meisten Fällen genügt eine Anmeldung beim Finanz- oder Gewerbeamt. Es gibt aber auch eine lange Reihe von Ausnahmen. So sind unter anderem der Betrieb einer Apotheke, die Maklertätigkeit für Finanzdienstleistungen, der Tierhandel oder die Eröffnung einer Gaststätte mit Alkoholausschank erlaubnispflichtig. Und eine entsprechende Zulassung benötigt man nicht nur als selbstständiger Rechtsanwalt oder Steuerberater. Eine behördliche Erlaubnis brauchen beispielsweise auch medizinische Fußpfleger. Außerdem besteht für eine ganze Reihe von Handwerksberufen Meisterpflicht.
Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Für das Finanz- und Gewerbeamt ist entscheidend, ob Sie Ihre Tätigkeit freiberuflich oder als Gewerbetreibender ausüben. Davon hängt nicht nur ab, welche Schritte Sie bei der Anmeldung gehen müssen. Sie haben zum Beispiel auch andere Buchführungs- und Steuerpflichten, je nachdem, zu welcher dieser Gruppen Sie gehören.
Als Freiberufler gelten Mitglieder der sogenannten Katalogberufe im Einkommensteuergesetz in § 18 Abs. 1. Dort sind selbstständige Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Steuerberater, Heilpraktiker, Journalisten, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnliche Berufe aufgeführt. Auch selbstständige Künstler, Wissenschaftler oder Lehrer zählen zu den Freiberuflern.
Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler? Die Entscheidung, ob Ihre geplante Einzelunternehmung als freier Beruf anerkannt wird, trifft Ihr zuständiges Finanzamt.
Als Freiberufler anmelden
Da Freiberufler keinen Gewerbeschein benötigen, wenden sich freiberufliche Selbstständige beim Start direkt ans Finanzamt. Füllen Sie auf dem Steuerportal ELSTER den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus und übertragen Sie ihn elektronisch an das Finanzamt. Es teilt Ihnen daraufhin in der Regel eine separate betriebliche Steuernummer für Ihr Unternehmen zu, die Sie auf Ihren Rechnungen angeben müssen. Alternativ können Sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStIdNr.) beantragen und auf der Rechnung angeben. Diese benötigen Sie in jedem Fall für grenzüberschreitende Geschäfte mit anderen Unternehmern im EU-Ausland.
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.
Ein Gewerbe anmelden
Gewerbetreibende Selbstständige melden die Aufnahme ihres Gewerbes beim Gewerbe- oder Ordnungsamt ihrer Gemeinde an. Dort machen Sie auf dem knappen amtlichen Formular zur Gewerbeanmeldung Angaben zu Ihrer Person und zur geplanten selbstständigen Tätigkeit. Im Mittelpunkt stehen die Angaben zur „Art des angemeldeten Betriebes“ . Machen Sie dort eher allgemeine Angaben, damit alle geplanten Tätigkeitsbereiche abgedeckt sind (z. B. „IT-Beratungen und -Dienstleistungen“ statt „Netzwerkinstallation in der Hotellerie“). Andernfalls müssen Sie Ihre Gewerbeeintragung bei jeder späteren Änderung oder Erweiterung Ihres Angebotsspektrums ändern lassen. Dafür ist dann eine gebührenpflichtige Gewerbe-Ummeldung erforderlich.
Erledigen Sie die Anmeldung direkt bei der Aufnahme des Gewerbes. Verspätete Meldungen können zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung finden Sie auf dem Online-Portal ELSTER. Das mehrseitige Dokument kann auf den ersten Blick etwas überfordern, aber es reichen im Grunde die wichtigsten Angaben:
- Persönliche Daten
- Gründungsform (Neugründung, Übernahme eines Betriebes etc.)
- Eckdaten zur geplanten Selbstständigkeit (geplanter Gewinn, Umsatz usw.)
- Bankverbindung
- Der für Sie zuständige Steuerberater
Im Antrag können Sie auch angeben, ob Sie umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sein wollen und ob Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen.
Nach einigen Wochen sollten Sie Post vom Finanzamt bekommen mit Ihrer neuen Steuernummer. Diese geben Sie in Zukunft auch auf Ihren Rechnungen an.
Aus der Arbeitslosigkeit selbstständig machen
Falls Sie sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen, müssen Sie die Aufnahme Ihrer Tätigkeit der Agentur für Arbeit mitteilen. Um sich den Gründungszuschuss zu sichern, werden Sie das schon in Ihrem eigenen Interesse tun. Aber auch ohne den Zuschuss ist der Hinweis Pflicht. Schließlich beendet Ihre Gründung auch dann die Arbeitslosigkeit und damit den Anspruch auf Arbeitslosengeld.
Weitere Rechtsformen für Selbstständige und Unternehmen
Neben der Tätigkeit als Einzelunternehmer bzw. Freelancer sind weitere Rechtsformen für Ihre Selbstständigkeit möglich. Sie können zum Beispiel eine GmbH oder eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) gründen. Das können Sie auch als Einzelgesellschafter tun. Eine andere Möglichkeit ist die Gründung einer Personengesellschaft, etwa einer GbR, gemeinsam mit anderen. Die Rechtsformwahl hat nicht nur unterschiedliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen. Davon hängt auch ab, wie Sie Ihre Unternehmung nennen dürfen.
Kunden gewinnen: Projektakquise & Netzwerken
Als Freelancer selbstständig machen ist nur der erste Schritt – danach muss der „Motor“ laufen. Die Herausforderung besteht darin, eine konstante Pipeline an Aufträgen aufzubauen, damit Leerlaufzeiten vermieden werden. Dabei greifen drei Strategien ineinander:
- Aktive Projektakquise
Warten Sie nicht darauf, dass Kunden Sie finden. Nutzen Sie spezialisierte Portale wie die Projektbörse von Randstad Professional, reagieren Sie auf Ausschreibungen oder sprechen Sie Wunschkunden gezielt an. - Strategisches Netzwerken
Kontakte sind die wertvollste Währung für Freiberufler. Viele hochdotierte Projekte werden gar nicht erst öffentlich ausgeschrieben, sondern über Empfehlungen vergeben. Werden Sie Teil einer Community oder schließen Sie sich Freelancer-Netzwerken an, um den Austausch mit Gleichgesinnten und potenziellen Auftraggebern zu fördern. - Sichtbarkeit durch Branding
Damit Kunden auf Sie aufmerksam werden, führt kein Weg am Schärfen Ihres Profils vorbei. Zeigen Sie Ihre Expertise dort, wo Ihre Zielgruppe unterwegs ist.
Schneller ins nächste Projekt
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Freiberufler-Honorar kalkulieren
Einer der wichtigsten Punkte beim Start als Freelancer im Dienstleistungsbereich ist die richtige Kalkulation des Honorars. Damit gewährleisten Sie, dass Sie ein Einkommen in ausreichender Höhe verdienen, um Ihren Lebensunterhalt zu sichern. Legen Sie beim Start in die Selbstständigkeit keine vornehme Zurückhaltung an den Tag.
Wenn Sie mit Ihrem selbstständigen Einkommen auskommen wollen, müssen Sie Ihren Auftraggebern aufs Jahr gesehen genügend produktive Stunden in Rechnung stellen. Als Vergleichsmaßstab dürfen Sie dafür nicht einfach Ihr bisheriges Angestellten-Bruttogehalt heranziehen. Stattdessen sollten Sie mindestens zwei Aufschläge vornehmen:
- Hinzurechnung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung (= Jahres-Bruttogehalt x 1,25)
- Hinzurechnung aller Betriebsausgaben, die nicht einzelnen Projekten zugeordnet werden können (z. B. Weiterbildung, Beratung, Telekommunikation, Büromaterial, Bewirtungen, Fahrtkosten)
Beide Posten gehören mit zu dem Betrag, den Sie in Zukunft verdienen müssen, um über die Runden zu kommen und Ihre Selbstständigkeit aufrechtzuerhalten.
Bei aller Begeisterung für die neue Freiheit als Freiberufler sollten Sie außerdem Ihren eigenen Zeitaufwand für Vermarktung und Verwaltung nicht vernachlässigen. Kalkulieren Sie einen ausreichenden Anteil unbezahlter Arbeitsstunden ein. Sie können nicht davon ausgehen, dass Sie Ihre gesamte Arbeitszeit einem Kunden in Rechnung stellen können. Hinzu kommt ein Zuschlag für Ausfallzeiten und Ihr unternehmerisches Risiko (z. B. für Auftragsflauten, Krankheit und Urlaub).
Verträge abschließen
Während bei Angestellten der Abschluss eines Arbeitsvertrags genügt, handeln Selbstständige die Modalitäten jedes Auftrags neu aus. Im Mittelpunkt steht dabei bei Dienstleistern die Unterscheidung zwischen Werk- und Dienstvertrag.
Wichtig: Wie die Vertragsart im Vertragsdokument selbst bezeichnet wird, spielt keine Rolle. Entscheidend ist die gelebte Praxis.
Dienstvertrag
Der Dienstvertrag ähnelt dem Arbeitsvertrag (der genau genommen eine Spezialform des Dienstvertrages ist). Anders als Angestellte sind Selbstständige durch Dienstverträge nicht weisungsgebunden und genießen keine Arbeitnehmer-Schutzrechte.
Beim Dienstvertrag kann der Auftraggeber von seinem Vertragspartner verlangen, dass er in einem bestimmten Zeitraum oder auf Dauer eine bestimmte Leistung erbringt. Ein konkretes Ergebnis muss der Dienstleister währenddessen nicht erbringen. Erfolgreich muss die Tätigkeit auch nicht unbedingt sein, damit der Vertrag erfüllt wird. Oft geht das auch gar nicht.
Beispiel: Ein IT-Trainer muss sich mit der Materie auskennen, pünktlich im Seminarraum erscheinen und die Lerninhalte in geeigneter Form vermitteln. Die Honorarzahlung ist jedoch nicht davon abhängig, dass die Teilnehmer den Lernstoff hinterher tatsächlich beherrschen.
Werkvertrag
Beim Werkvertrag sieht das ganz anders aus. Hier schuldet der Auftragnehmer die Herstellung eines bestimmten Werkes in der vereinbarten Qualität. Die Vergütung ist erst dann fällig, wenn der Auftraggeber das Ergebnis abgenommen hat. Ein Beispiel dafür sind Verträge über die Gestaltung von Produktverpackungen oder über die Entwicklung einer bestimmten Software.
Scheinselbstständigkeit: Risiken erkennen und vermeiden
Machen Sie sich als Freelancer auf alle Fälle mit dem Konzept der Scheinselbstständigkeit vertraut. Als scheinselbstständig gelten Personen, die zwar pro forma selbstständig sind, de facto aber wie Angestellte für eine Firma arbeiten. Entdecken Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung oder Kontrolleure des Zolls solche Fälle, hat das weitreichende Folgen. Auch durch ein Statusfeststellungsverfahren kann Scheinselbstständigkeit ermittelt werden. In solchen Fällen kommen auf Ihre Auftraggeber Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge und Säumniszuschläge zu. Auch für Sie als Auftragnehmer kann es zu Nachzahlungen an die Sozialkassen kommen.
Die Entscheidung, ob jemand scheinselbstständig für einen Auftraggeber tätig ist, wird von der Deutschen Rentenversicherung anhand bestimmter Prüfkriterien getroffen. Leider gibt es keine einheitlichen, konkreten Kriterien, mit denen man sicher und selbstständig ausschließen könnte, als scheinselbstständig eingestuft zu werden. Immerhin lässt sich sagen, dass ein eigenes unternehmerisches Risiko und ein angemessenes Maß an unternehmerischer Freiheit bei der Erledigung des Auftrags entscheidend sind. Gegen Scheinselbstständigkeit spricht auch, wenn man für viele Auftraggeber tätig ist, sich aktiv um neue Aufträge bemüht und nicht in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingebunden wurde. Die Entscheidung wird jedoch immer für den Einzelfall getroffen. Auch hier ist die tatsächliche Praxis im Projektalltag entscheidend, nicht, was auf dem Papier im Vertrag vereinbart wurde.
Steuerpflichten für Freiberufler
Falls Sie bislang als Arbeitnehmer gearbeitet haben, ändert sich für Sie als Freelancer und Einzelselbstständiger steuerlich vermutlich weniger, als Sie befürchten.
Einkommensteuererklärung
Die Einkommensteuererklärung bleibt beim Wechsel vom Angestelltendasein zur Selbstständigkeit grundsätzlich gleich – nur die Einkunftsart ändert sich: Statt der „Anlage N“ (für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) geben Freiberufler die „Anlage S“ ab (für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit). Gewerbliche Selbstständige reichen die „Anlage G“ ein (für Einkünfte aus Gewerbebetrieb).
Gewinnermittlung bei Selbstständigen
Die Gewinnermittlung von Selbstständigen unterscheidet sich ebenfalls nicht gravierend von der Arbeitnehmerpraxis: Über ihre Einnahmen bekommen Angestellte eine (Lohnsteuer-)Bescheinigung ihres Arbeitgebers. Davon dürfen sie „Werbungskosten“ abziehen: alle Ausgaben, die ihnen bei der Erzielung von und zur Sicherung der Einkünfte entstanden sind. Statt Werbungskosten dürfen Selbstständige „Betriebsausgaben“ geltend machen.
Die Einnahmen werden bei Selbstständigen natürlich nicht vom Arbeitgeber bescheinigt. Sie ermitteln den steuerpflichtigen Betrag selbst. Dafür reicht bei den meisten selbstständigen Freelancern eine einfache Einnahmenüberschussrechnung nach dem Muster Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Dafür gibt es ein spezielles Steuerformular – die „Anlage EÜR“. Der dort errechnete Gewinn wird in die „Anlage S“ (für freiberufliche Selbstständige) oder „Anlage G“ (Gewerbetreibende) übertragen.
Umsatzsteuer und Umsatzsteuererklärung für Freelancer
Der Hauptunterschied zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen ist die Umsatzsteuer. Diese stellt für Geschäftsleute grundsätzlich keine finanzielle Belastung dar: Getragen wird die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) letztlich von den Endverbrauchern. Für Selbstständige und Unternehmen ist sie nur ein durchlaufender Posten.
Das Prinzip geht so:
- Auf Ihre Honorare schlagen Sie Umsatzsteuer auf. In der Regel liegt der Steuersatz bei 19 Prozent. Auf bestimmte Waren und Dienstleistungen fällt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent an. Der ermäßigte Steuersatz kommt zum Beispiel bei der Publikation von Fachartikeln, bei der Gestaltung anspruchsvoller Designs und anderen Urheberrechts-Verwertungen zur Anwendung.
- Sie kassieren bei Ihren Kunden die Brutto-Rechnungsbeträge inklusive Umsatzsteuer. Am Ende des Monats addieren Sie sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen. Von der Summe ziehen Sie die Umsatzsteueranteile ab, die Sie im gleichen Zeitraum bei betrieblichen Einkäufen selbst an andere Unternehmen gezahlt haben, die sogenannten Vorsteuern.
- Den so ermittelten Differenzbetrag (Zahllast) teilen Sie dem Finanzamt im Rahmen einer monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung mit. Gleichzeitig müssen Sie die Zahllast unaufgefordert an die Staatskasse überweisen. Falls Sie mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuern eingenommen haben, bekommen Sie den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.
- Einmal im Jahr ist dann noch eine Umsatzsteuererklärung fällig: Von der Jahres-Zahllast ziehen Sie die bereits geleisteten Vorauszahlungen ab und überweisen ein verbliebenes Umsatzsteuerplus wiederum unaufgefordert ans Finanzamt. Ergibt sich nach Abzug der Vorauszahlungen ein Erstattungsanspruch, bekommen Sie eine Rückzahlung.
Wenn die Zahllast für das Vorjahr nicht mehr als 2.000 Euro betragen hat, kann das Finanzamt den Unternehmer komplett von der Pflicht zur Voranmeldung befreien (§ 18 Abs. 2 UStG).
Kleinunternehmer-Regelung
Wer im Vorjahr weniger als 25.000 Euro eingenommen hat (steuerpflichtiger Umsatz, nicht Gewinn!) und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro einnimmt, kann sich als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG einstufen lassen. Als Gründer dürfen Sie den voraussichtlichen Umsatz Ihres ersten Geschäftsjahres ebenso schätzen wie den des Folgejahres.
Als Kleinunternehmer müssen (und dürfen) Sie keine Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen. Sie bekommen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet. Die Kleinunternehmer-Regelung eignet sich vor allem für nebenberufliche Selbstständige, die vorwiegend mit Privatleuten Geschäfte machen sowie bei geringen Investitionen und damit wenig eigener Vorsteuer. Für hauptberufliche Freiberufler, die vor allem mit Geschäftskunden zu tun haben, ist die Kleinunternehmer-Regelung hingegen kaum vorteilhaft. Da ihre Kunden selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind, werden sie durch Rechnungen mit Umsatzsteuer nicht belastet.
Gewerbesteuer für Freelancer
Anders als bei der Umsatzsteuer handelt es sich bei der Gewerbesteuer um eine echte Unternehmenssteuer. Freiberufler brauchen sich um diese Steuerart nicht zu kümmern. Wie der Name schon sagt, muss diese Steuer nur von gewerblichen Selbstständigen gezahlt werden:
- Besteuert wird die „Ertragskraft“ des Gewerbebetriebs. Die Grundlage bildet der Gewerbeertrag. Das ist – vereinfacht gesagt – der um einige Sonderposten korrigierte Einnahmenüberschuss bzw. Gewinn.
- Einzelunternehmen zahlen bis zu einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro gar keine Gewerbesteuer. Sie wird nur auf den über diesen Freibetrag hinausgehenden Gewerbeertrag fällig.
- Bei gewerblichen Einzelunternehmern wird die gezahlte Gewerbesteuer auf die persönliche Einkommensteuer angerechnet. Eine echte finanzielle Belastung stellt die Gewerbesteuer dadurch erst dar, wenn der „Hebesatz“ der Gemeinde über 400 Prozent liegt. Den Hebesatz kann jede Gemeinde selbst festlegen. Deshalb schwankt die Gewerbesteuerbelastung von einem Standort zum anderen deutlich.
Exkurs: Geschäftswagen
Sobald Ihre Mobilität einen maßgeblichen Teil Ihrer beruflichen Tätigkeit ausmacht, stellt sich die Frage nach einem Geschäftswagen. Sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie sämtliche Kosten, von der Versicherung bis zur Reparatur, als Betriebsausgaben geltend machen. Jetzt Tipps zur Nutzung eines Firmenwagens als Freelancer erhalten!
Buchhaltung für Freelancer
Selbstständige in Deutschland sind gesetzlich zu einer korrekten Buchführung verpflichtet. In der Regel genügt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Die wesentlich anspruchsvollere doppelte Buchführung ist nur ab einer bestimmten Unternehmensgröße sowie bei Kaufleuten erforderlich.
- Freiberufliche Selbstständige sind von kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzvorschriften befreit. Die meisten Freiberufler ermitteln ihren steuerpflichtigen Gewinn daher mit der vergleichsweise einfachen EÜR.
- Gewerbetreibende sind spätestens ab einem Jahresumsatz von 800.000 Euro und einem Gewinn von 80.000 Euro (Grenze für Nicht-Kaufleute) zur doppelten Buchführung und zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet. Bis zu dieser Grenze können sie sich als Einzelselbstständige in der Regel auf die EÜR beschränken.
Rechnungen schreiben als Freelancer
Neben den Melde- und zusätzlichen Steuerpflichten stolpern viele Freelancer beim Start in die Selbstständigkeit über die inhaltlichen Anforderungen an richtige Rechnungen. Eine Reihe von Rechnungs-Pflichtangaben sieht vor allem das Umsatzsteuerrecht vor. Sie stehen im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Auch umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen auf die korrekten Angaben achten. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten erleichterte Vorschriften, aber auch dafür nennt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Pflichtangaben (§ 33 UStDV).
Versicherungen abschließen
Für Freelancer bringt der Wechsel in die Selbstständigkeit die Eigenverantwortung für den Versicherungsschutz und die eigene Absicherung. Viele Versicherungen sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar, was Ihre Steuerlast mindert.
Krankenversicherung
An oberster Stelle steht die Krankenversicherung. In Deutschland besteht Krankenversicherungspflicht. Selbstständige können grundsätzlich zwischen der freiwilligen Versicherung in der gesetzlichen Krankenkasse und einer privaten Krankenversicherung wählen. Allerdings hängt das zum Teil von der bisherigen Versicherung und dem Alter ab. Selbstständige mit künstlerischen und publizistischen Berufen beziehungsweise kreativen Tätigkeiten werden über die Künstlersozialkasse versichert.
Rentenversicherung
Für die meisten Selbstständigen entfällt die gesetzliche Rentenversicherungspflicht. Sie müssen sich selbst um ihre Altersvorsorge kümmern. Allerdings gibt es auch rentenversicherungspflichtige selbstständige Berufe, etwa freie Dozenten. Eine weitere wichtige Form der Absicherung sind Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherungen. Auch hier gibt es selbstständige Berufe, für die eine Pflichtmitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft und damit in der gesetzlichen Unfallversicherung besteht. Dies betrifft zum Beispiel Einzelselbstständige im Verkehrs- und Logistikbereich.
Weitere Versicherungen
Haftungsrisiken sind im Geschäftsleben ein ständiger Begleiter, auch für Freelancer. Auf betrieblicher Ebene ist eine Berufshaftpflicht-/Vermögensschadenhaftpflicht daher in vielen Fällen unverzichtbar, um sich gegen finanzielle Forderungen bei Fehlern gegenüber Kunden abzusichern. Durch eine zusätzliche Betriebshaftpflicht für Sachschäden und eine Rechtsschutzversicherung für Honorarstreitigkeiten schaffen Freelancer ein solides Fundament, um berufliche Risiken zu minimieren. Allerdings muss auf der anderen Seite bedacht werden, dass Versicherungen die Kosten erhöhen.
Fragen und Antworten
Hier erhalten Sie Antworten auf Fragen zum Thema Freelancer werden, was beachten?
Wie wird man Freelancer?
Sie können haupt- oder nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten. Um loszulegen, genügt in den meisten Fällen eine Anmeldung beim Finanzamt oder beim Gewerbeamt – je nachdem, ob Sie Freiberufler werden oder Ihre Tätigkeit als Gewerbetreibender ausüben. Als Freiberufler füllen Sie als Erstes den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus. Möchten Sie ein Gewerbe anmelden, führt Sie Ihr erster Weg zum Gewerbe- oder Ordnungsamt Ihrer Gemeinde. Dort machen Sie Angaben zur geplanten Tätigkeit. Das Amt informiert von sich aus alle anderen Behörden und Kammern. In manchen Fällen muss man für den Start in die Selbstständigkeit eine Erlaubnis haben oder eine bestimmte Qualifikation nachweisen, zum Beispiel in Heilberufen.
Was muss man als Freelancer beachten?
Nachfolgend eine kurze Checkliste Freelancer mit den wichtigsten Schritten:
- Anmeldung klären
- Kunden akquirieren und netzwerken
- Honorar realistisch kalkulieren
- Verträge sicher abschließen
- Scheinselbstständigkeit vermeiden
- Steuern pflichtbewusst erfüllen
- Buchhaltung organisieren
- Versicherungen und Vorsorge prüfen
Welche Buchhaltung für Freiberufler und Gewerbetreibende?
Selbstständige in Deutschland sind zur Buchführung verpflichtet. In den meisten Fällen genügt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
Freiberufliche Selbstständige sind in der Regel von kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzvorschriften befreit. Die meisten Freiberufler ermitteln ihren steuerpflichtigen Gewinn daher mit der vergleichsweise einfachen EÜR.
Gewerbetreibende sind zwar spätestens ab einem Jahresumsatz von 800.000 Euro und einem Gewinn von 80.000 Euro (Grenze für Nicht-Kaufleute) zur doppelten Buchführung und zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet. Für gewerblich tätige Einzelselbstständige, deren Umsatz und Gewinn unter diesen Grenzen bleibt, genügt aber in aller Regel ebenfalls eine EÜR.
Welche Steuern muss ich als Freelancer zahlen?
Als Freelancer unterliegen Sie in Deutschland primär der Einkommensteuer, die auf Ihren jährlichen Gewinn erhoben wird und bei der ein Grundfreibetrag gilt. Sofern Sie nicht die Kleinunternehmerregelung anwenden, fällt in der Regel zusätzlich die Umsatzsteuer an, die Sie auf Ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Während echte Freiberufler von der Gewerbesteuer befreit sind, müssen gewerbliche Selbstständige diese ab einem Gewinn von 24.500 Euro an ihre Gemeinde zahlen. Je nach Einkommenshöhe können zudem der Solidaritätszuschlag sowie bei Kirchenmitgliedschaft die Kirchensteuer anfallen.
Wie finde ich passende Projekte als Freelancer?
Es gibt keine Einheitslösung für die Akquise von Kunden und Aufträgen. Doch das ist kein Nachteil. Im Gegenteil: Viele Wege führen zum Ziel und damit zu Umsätzen. Gerade Einzelselbstständige können dabei von kreativen Ideen profitieren. Ansonsten gilt: Nichts geht über den persönlichen Kontakt im eigenen Netzwerk, wenn es um Projektakquise geht. Außerdem finden Sie bei Plattformen wie Randstad Professional stets eine Vielzahl attraktiver Projekte in der Projektbörse. Über eine dortige Registrierung können Sie auch von Auftraggebern gefunden werden und Anfragen erhalten.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung, Rechtsberatung, Versicherungsberatung oder eine andere fachkundige Stelle.