Mehr Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails:
Für welche Rechtsformen sie gelten + Muster

Teil 1 | Teil 2

Autor: Max-Lion Keller, LL.M. (Rechtsanwalt Informationsrecht)

Der vor kurzem bei GULP veröffentlichte Artikel "Neues Gesetz verlangt mehr Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails" hat viele IT-Freiberufler verunsichert, wie zahlreiche Feedbacks auf den Artikel zeigten. Sie wissen nicht, inwieweit auch sie von diese Änderungen betroffen sind. GULP hat deshalb bei Rechtsanwalt Max-Lion Keller von der Münchner Kanzlei IT-Recht nachgefragt, für wen die neuen Pflichtangaben zwingend gelten und in welcher Form diese umgesetzt werden müssen.

Die neuen Pflichtangaben basieren auf dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG). Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister (HR) eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten.

So müssen die im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer, die "Offenen Handelsgesellschaften", "Kommanditgesellschaften" (§ 37a HGB, § 125a HGB) sowie die "GmbHs" (§ 35a GmbHG,) und die "AGs" (§ 80 AktG) auf allen Briefen, Faxen wie auch E-Mails mit "geschäftlichem Bezug" folgende Informationen zwingend aufführen:

		Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
		Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. "KG"),
		Ort der Handelsniederlassung,
		das Registergericht
		und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Hinweis: Der Angaben bedarf es übrigens nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

Auch für Kleingewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, wird sich etwas ändern. Diese haben nämlich ab dem 22. Mai 2007 auf ihren Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen noch eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

Im Folgenden stellt die IT-Recht Kanzlei den GULP Lesern Muster zur Verfügung, die für die gängigsten "Rechtsformen im Wirtschaftsverkehr" entwickelt worden sind:

		Für den Einzelunternehmer ohne Handelsregister-Eintrag – wie etwa Selbstständige (Freiberufler und Gewerbetreibende) im IT-Bereich - gelten insoweit die folgenden Informationspflichten: Erforderlich: Für die Geschäftsmail reicht der Vor- und Nachname des Unternehmers aus. Muster:
		"Max Mustermann"

		Für den Kaufmann mit Handelsregister-Eintrag gelten die folgenden Informationspflichten: Erforderlich: Hier sind für die Geschäfts-E-Mail der Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), der Rechtformzusatz (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr."), der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer erforderlich. Muster:
		"Motor Mustermann, e.Kfr. (der Name der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden) Mustermannstr. 1 80339 München Registergricht: Amtsgericht München, HRA 11111"

		Für die "Gesellschaft bürgerlichen Rechts" (GbR) gilt insoweit die folgende Informationspflicht: Erforderlich: Name der Gesellschaft und eines jeden Gesellschafters (Vor- und Zuname) Muster:
		"Max&Steffi GbR Max Mustermann, Steffi Mustermann"

		Für die "Offene Handelsgesellschaft" (OHG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht: Erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz ("OHG) - Ort der Handelsniederlassung - das Registergericht - Handelsregisternummer Muster:
		"Motor Mustermann OHG Mustermannstr. 1 80339 München Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

		Für die "Kommanditgesellschaft" (KG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht: Erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz ("KG") - Ort der Handelsniederlassung - das Registergericht - Handelsregisternummer Muster:
		"Motor Mustermann KG Mustermannstr. 1 80339 München Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

		Für die "Gesellschaften mit beschränkter Haftung" (GmbH) gelten insoweit folgende Informationspflichten (vgl. § 35a GmbH): Erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), - Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer, Rechtsformzusatz ("GmbH"), - Ort der Handelsniederlassung, - das Registergericht, - und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist. Muster:
		"Mustermann GmbH Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München (event. Zweigstelle?) Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111 Die Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi Mustermann (Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle noch den Vor- und Zunamen des Aufsichtsratsvorsitzenden.) Hinweis: Bei der GmbH & Co. KG gelten diese Angaben sowohl für die Komplementär-GmbH, als auch für die KG.

		Für Aktiengesellschaften (AG) stellen sich die Informationspflichten wiederum wie folgt dar (vgl. § 80 AktG): - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), - Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Vorstandsmitglieder, sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden. (Der Vorstandsvorsitzender ist als solcher übrigens gesondert zu bezeichnen.), - Rechtsformzusatz ("AG"), - Ort der Handelsniederlassung, - das Registergericht - und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist. Muster:
		"Mustermann AG Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München (event. Zweigstelle?) Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111 Vorstand: Max Mustermann, Steffi Mustermann Vorstandsvorsitzende: Steffi Mustermann"

All die aufgeführten Informationspflichten gelten für den gesamten externen Geschäftsverkehr – also Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Nicht betroffen sind dagegen Sendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis, wie etwa bei Werbemails der Fall (diese könnten eher im wettbewerbsrechtlichem Sinne problematisch werden). Auch der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen (Filialen, Büros) eines Unternehmens sind in diesem Sinne unproblematisch.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Rechtsanwalt Max-Lion Keller, LL.M. (Informationsrecht), Angestellter der Münchner Kanzlei IT-Recht , die sich auf das IT- und Vergaberecht spezialisiert hat. Neben Datenschutz und IT-Security beschäftigt sich der Autor schwerpunktmäßig mit den Themen E-Commerce, Softwarelizenzrecht und IT-Vertragsrecht.

Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Rechtsanwalt Max-Lion Keller, LL.M