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Mehr Pflichtangaben in geschäftlichen
E-Mails:
Für welche Rechtsformen sie gelten + Muster
Teil
1 | Teil 2
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(Februar
2007)
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Inhalt dieses Artikels:
Gewerbetreibende mit und ohne HR-Eintrag | Informationspflichten
gängiger
Rechtsformen | Gültigkeit der Informationspflichten |
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Autor: Max-Lion Keller, LL.M. (Rechtsanwalt Informationsrecht)
Der vor kurzem bei GULP veröffentlichte Artikel "Neues
Gesetz verlangt mehr Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails"
hat viele IT-Freiberufler verunsichert, wie zahlreiche Feedbacks
auf den Artikel zeigten. Sie wissen nicht, inwieweit auch sie von
diese Änderungen betroffen sind. GULP hat deshalb bei Rechtsanwalt
Max-Lion Keller von der Münchner Kanzlei IT-Recht nachgefragt,
für wen die neuen Pflichtangaben zwingend gelten und in welcher
Form diese umgesetzt werden müssen.
Die neuen Pflichtangaben basieren auf dem am 1. Januar 2007 in
Kraft getretenen "Gesetz über elektronische Handelsregister
und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG).
Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister (HR)
eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun
auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz
bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher
nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten.
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Gewerbetreibende
mit und ohne HR-Eintrag |
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So müssen die im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer,
die "Offenen Handelsgesellschaften", "Kommanditgesellschaften" (§ 37a
HGB, § 125a HGB) sowie die "GmbHs" (§ 35a GmbHG,)
und die "AGs" (§ 80 AktG) auf allen Briefen, Faxen
wie auch E-Mails mit "geschäftlichem Bezug" folgende
Informationen zwingend aufführen:
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Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), |
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Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener
Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene
Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. "KG"), |
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Ort der Handelsniederlassung, |
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das Registergericht |
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und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister
eingetragen ist. |
Hinweis: Der Angaben bedarf es übrigens nicht bei Mitteilungen
oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung
ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet
werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen
Angaben eingefügt zu werden brauchen.
Auch für Kleingewerbetreibende, für die keine
Firma im Handelsregister eingetragen ist, wird sich etwas ändern.
Diese haben nämlich ab dem 22. Mai 2007 auf ihren Geschäftsbriefen
zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen noch eine
ladungsfähige Anschrift anzugeben.
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Informationspflichten
gängiger Rechtsformen |
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Im Folgenden stellt die IT-Recht Kanzlei den GULP Lesern Muster
zur Verfügung, die für die gängigsten "Rechtsformen
im Wirtschaftsverkehr" entwickelt worden sind:
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Für den Einzelunternehmer ohne Handelsregister-Eintrag – wie
etwa Selbstständige (Freiberufler und Gewerbetreibende)
im IT-Bereich - gelten insoweit die folgenden Informationspflichten:
Erforderlich: Für die Geschäftsmail reicht der
Vor- und Nachname des Unternehmers aus.
Muster:
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"Max Mustermann" |
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Für den Kaufmann mit Handelsregister-Eintrag gelten
die folgenden Informationspflichten:
Erforderlich: Hier sind für die Geschäfts-E-Mail
der Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), der
Rechtformzusatz (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener
Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene
Kauffrau bzw. "e.Kfr."), der Ort der Handelsniederlassung,
das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer
erforderlich.
Muster:
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"Motor Mustermann, e.Kfr. (der Name
der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu
werden)
Mustermannstr. 1
80339 München
Registergricht: Amtsgericht München, HRA 11111"
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Für die "Gesellschaft bürgerlichen
Rechts" (GbR) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:
Erforderlich: Name der Gesellschaft und eines jeden Gesellschafters
(Vor- und Zuname)
Muster:
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"Max&Steffi GbR
Max Mustermann, Steffi Mustermann"
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Für die "Offene Handelsgesellschaft" (OHG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:
Erforderlich:
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Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) |
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Rechtsformzusatz ("OHG) |
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Ort der Handelsniederlassung |
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das Registergericht |
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Handelsregisternummer |
Muster:
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"Motor Mustermann OHG
Mustermannstr. 1
80339 München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"
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Für die "Kommanditgesellschaft" (KG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:
Erforderlich:
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Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) |
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Rechtsformzusatz ("KG") |
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Ort der Handelsniederlassung |
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das Registergericht |
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Handelsregisternummer |
Muster:
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"Motor Mustermann KG
Mustermannstr. 1
80339 München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"
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Für die "Gesellschaften mit beschränkter
Haftung" (GmbH) gelten insoweit folgende Informationspflichten
(vgl. § 35a GmbH):
Erforderlich:
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Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), |
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Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer,
Rechtsformzusatz ("GmbH"), |
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Ort der Handelsniederlassung, |
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das Registergericht, |
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und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister
eingetragen ist. |
Muster:
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"Mustermann GmbH
Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München
(event. Zweigstelle?)
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Die Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi
Mustermann
(Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an
dieser Stelle noch den Vor- und Zunamen des Aufsichtsratsvorsitzenden.)
Hinweis: Bei der GmbH & Co. KG gelten diese Angaben sowohl
für die Komplementär-GmbH, als auch für die
KG.
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Für Aktiengesellschaften (AG) stellen sich
die Informationspflichten wiederum wie folgt dar (vgl. § 80
AktG):
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Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), |
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Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Vorstandsmitglieder,
sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden. (Der Vorstandsvorsitzender
ist als solcher übrigens gesondert zu bezeichnen.), |
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Rechtsformzusatz ("AG"), |
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Ort der Handelsniederlassung, |
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das Registergericht |
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und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister
eingetragen ist. |
Muster:
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"Mustermann AG
Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München
(event. Zweigstelle?)
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Vorstand: Max Mustermann, Steffi Mustermann
Vorstandsvorsitzende: Steffi Mustermann"
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Gültigkeit
der Informationspflichten |
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All die aufgeführten Informationspflichten gelten für
den gesamten externen Geschäftsverkehr – also Rechnungen,
Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und
Lieferscheine sowie Quittungen.
Nicht betroffen sind dagegen Sendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis,
wie etwa bei Werbemails der Fall (diese könnten eher im wettbewerbsrechtlichem
Sinne problematisch werden). Auch der interne Schriftverkehr zwischen
einzelnen Abteilungen (Filialen, Büros) eines Unternehmens
sind in diesem Sinne unproblematisch.
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Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Rechtsanwalt
Max-Lion Keller, LL.M. (Informationsrecht), Angestellter der Münchner
Kanzlei IT-Recht , die sich auf
das IT- und Vergaberecht spezialisiert hat. Neben Datenschutz und
IT-Security beschäftigt sich der Autor schwerpunktmäßig
mit den Themen E-Commerce, Softwarelizenzrecht und IT-Vertragsrecht.
Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007
Rechtsanwalt Max-Lion
Keller, LL.M
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Kommentare zu diesem Artikel:
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