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Ordnung im Papierchaos Teil 2

Das passende Archivierungssystem

24.05.2007
Tania Konnerth
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Teil 1 | Teil 2: Das passende Archivierungssystem

"Ordnung ist das halbe Leben" - Je besser und schneller Sie jederzeit wichtige Dokumente finden, desto weniger Zeit vergeuden sie mit ärgerlichem Suchen. Wie Sie eine übersichtliche und praktische Organisation Ihrer persönlichen Unterlagen erreichen, erläutert die Dipl.-Kommunikationswirtin und Beraterin Tania Konnerth in einer kleinen GULP Serie. Im ersten Teil wurde bereits ausführlich behandelt, was alles aufgehoben werden muss. Nun gibt die Expertin einige Tipps für die Umsetzung eines persönlichen Archivierungssystems.

Auswahl der Archivierungsart

Es gibt ganz unterschiedliche Archivierungssysteme und man kann hier nur bedingt Empfehlungen aussprechen, da jede/r andere Bedürfnisse und Anforderungen hat. Am besten schauen Sie sich verschiedene an und probieren sie aus. Im Vorfeld lassen sich manche Vor- oder Nachteile einer Methode nicht erkennen. Sie werden erst im praktischen Einsatz deutlich. Scheuen Sie sich deshalb nicht, das System zu wechseln, falls es sich als nicht brauchbar für Sie herausstellt.
Hier eine Auswahl an Archivierungssystemen:

Ordner: Sie können Ihre Unterlagen in großen Ordnern abheften. Ein System, das schon lange im Einsatz ist. Die Nachteile sind: Sie müssen die Unterlagen lochen, kleinere Zettel müssen auf größere geheftet werden, damit sie ebenfalls einsortiert werden können.
Hängeregistratur: Hängeregistraturen bestehen aus Mappen, in die man die Unterlagen einlegt. Das geht schneller, als sie in Ordner einzuheften. Es verleitet aber auch dazu, neue Papiere einfach "reinzustopfen". Es gibt auch Mappensysteme, die man in große Karteikästen einsortieren kann.
Kartons: Bevor Sie gar keine Ordnung haben, ist es immer noch besser, wenigstens eine Grobsortierung in Kartons vorzunehmen. Dass Sie damit natürlich keinen leichten Zugriff auf Ihre Unterlagen haben, versteht sich von selbst – aber wie gesagt: besser als nichts. Schubladen können die gleiche Funktion erfüllen.

Sinnvolle Kategorien finden

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es sehr viele, verschiedene Möglichkeiten wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen, nach Sachgebieten u.ä. Sie müssen ein für sich passendes System finden. Dazu gehört z.B. auch zu entscheiden, welche Unterlagen der Familienmitglieder getrennt oder gemeinsam gesammelt werden sollen. Hier einige Tipps:

Grundsätzlich ist es ratsam, die wichtigsten Unterlagen in einem Extra-Ordner bzw. einer Extra-Mappe zu sammeln, so dass diese im Notfall schnell zur Hand sind.
Die anderen Unterlagen können Sie dann zu sinnvollen Gruppen zusammenfassen und innerhalb derer die Papiere chronologisch ordnen. Schreiben Sie zu Ihren Kategorien in Stichwörtern auf, was Sie alles dort einsortieren wollen. So machen Sie es anderen leichter, das System zu durchschauen und Sie können dort auch selbst nachschauen, falls Sie sich mal nicht sicher sind.
Wichtig ist, das System nicht zu kompliziert zu machen, sprich: nicht zu viele Kategorien zu wählen. Zu wenige sind aber auch nicht sinnvoll, da Sie sonst zu lange innerhalb einer Kategorie suchen müssten. Hier einige Ideen für solche Kategorien (alphabetisch, nicht nach Wichtigkeit aufgeführt):


 

Arbeit und Rente Sammlung von Gehaltsabrechnungen, Zeugnissen, Sozialversicherungsunterlagen, Rentenversicherungsbescheinigungen etc. Es kann ggf. sinnvoll sein, aus dieser Kategorie zwei einzelne zu machen. Das müssen Sie für sich selbst entscheiden.
Bank Kontobelege, aber auch alle anderen Bankunterlagen, Kreditkarten, die Sie nicht oder wenig benutzen u.ä. Mit in diese Kategorie können auch Unterlagen über Ihre Investitionsprojekte, wie z.B. Fonds, Sparpläne etc.
Gebrauchsanleitungen In der Regel ist es sinnvoll, alle Gebrauchsanleitungen zusammen zu haben, da man so genau weiß, wo man suchen muss.
Gesundheit Eine Kategorie für z.B. Ihre Krankenkasse, Impfpass, Röntgenaufnahmen, Untersuchungsergebnisse, Angaben über Medikamente, die Sie eingenommen haben usw.
Hobby Für Urkunden, Vereinsunterlagen u.ä.
Kaufen, mieten & Co Kategorie für alles, was Sie anschaffen: also Rechnungen, Abo-Verträge, Kassenzettel, Garantiescheine etc. Bei dieser Kategorie kann es sinnvoll sein, ggf. Unterkategorien für einzelne Bereiche zu bilden, in denen viele Papiere anfallen, wie z.B. "Auto", "Haustiere" o.ä.
Versicherungen Hier kommen alle Policen, Versicherungsscheine u.ä. hinein. Unter Umständen können die aber auch Teil des "Wichtige Dokumente-Ordners" sein.
Wichtige Dokumente Sammelkategorie für die wichtigsten Unterlagen wie Geburtsurkunden, Pässe, Heiratsurkunde, Testament etc. Achten Sie darauf, hier nicht zu viel hineinzupacken, sondern wirklich nur das, was eben wirklich wichtig ist.
Wohnen Alles, was Wohnung oder Haus betrifft.


 

Richten Sie eine Ablage für die Dokumente ein, die frisch reinkommen und nicht gleich einsortiert werden können oder sollen. Achten Sie darauf, diese Ablage nicht zu groß zu wählen, damit Sie eine Motivation haben, diese immer möglichst schnell wieder zu leeren.
Zu bezahlende Rechnungen und Dokumente, die in irgendeiner Form bearbeitet werden müssen, sollten Sie nirgendwo einsortieren, sondern gut sichtbar auf einen Platz legen, an dem Sie häufig vorbeikommen. Erst nach Erledigung werden sie einsortiert (notieren Sie hier am besten immer das Datum auf dem Papier, an dem Sie die Sache bearbeitet haben).
Legen Sie sich eine Extra-Kartei für Telefonnummern und Ansprechpartner an – und das entweder für jede der einzelnen Ordnungskategorien oder, wenn es nicht so viele sind, gesammelt. Bei Rückfragen oder Problemen haben Sie es dann leichter, die nötigen Angaben zu finden.

Extra-Tipp
Setzen Sie gezielt Farben ein! Sie können den verschiedenen Ordnungskategorien eindeutige Farben zuordnen. Das erleichtert den Überblick und macht auch mehr Spaß.

Erst Grundschliff, dann Regelmäßigkeit

Da die meisten persönlichen Unterlagen mehr oder weniger chaotisch archiviert sind, wird es häufig nötig sein, zunächst einen Grundschliff in die Sache zu bringen. Überlegen Sie sich dazu, ab wann Sie Ihre Unterlagen "korrekt" sammeln wollen. Nicht immer ist es sinnvoll, wirklich alle Unterlagen zu sortieren. Sie können sich z.B. entscheiden, die Unterlagen der letzten drei Jahre in Ordnung zu bringen und alle Papiere, die von der Zeit davor sind, sammeln Sie in einem großen Karton. Für den Notfall können Sie dort dann nachschauen und im besten Fall müssen Sie an diesen nicht mehr ran.

Wenn Sie Ihre Unterlagen dann einmal in Ordnung gebracht haben, besteht die Herausforderung nun darin, all die hinzukommenden Unterlagen ebenfalls konsequent in Ihr neues System einzuordnen. Ihr Ordnungssystem ist schließlich nur so lange gut, wie Sie es auf den neuesten Stand halten. Und hier ist eine dicke Portion Selbstdisziplin gefragt.

Sinnvolle Abstände fürs Einsortieren festlegen

Überlegen Sie sich, welche Abstände des Einsortierens für Sie persönlich sinnvoll sind. Gehören Sie zu den Menschen, die lieber kleine Aufgaben schnell "wegarbeiten", dann sollten Sie Unterlagen möglichst immer gleich wegsortieren. Ist Ihnen das zu nervig, können Sie es auch in größeren Abständen, also z.B. einmal die Woche oder einmal im Monat machen. Noch größere Abstände sind meist weniger sinnvoll, da dann erstens schnell entmutigende Haufen von Unterlagen entstehen und: Sie finden jüngere Dokumente auch wieder nicht zuverlässig.

Extra-Tipp:
Überprüfen Sie beim Einsortieren von Unterlagen immer kurz, ob das neue Dokument vielleicht ein älteres ersetzt, das dann aussortiert werden kann.

Motivationsmaßnahmen

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie sich selbst motivieren können, Ihre Unterlagen regelmäßig einzusortieren. Es könnte sein, dass allein das Erfolgserlebnis, dass Sie Sachen nun viel leichter finden, Ihnen genug Anreiz gibt, das konsequent weiterzuführen. Vielleicht aber braucht es etwas mehr. Arbeiten Sie dann z.B. mit kleinen Belohnungen, die Sie sich gönnen, wenn Sie die Sache erledigt haben. Das Wichtigste bei all dem ist: Genießen Sie Ihre Ordnung! Sie werden sehr schnell merken, wie angenehm es ist, benötigte Unterlagen wieder zu finden. Dieses gute Gefühl ist die beste Basis dafür, dass Sie auch weiterhin Ordnung halten.

 

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Tania Konnerth unter Zeit zu leben.de.
Die Autorin behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Tania Konnerth