Wenn Sie selbst ein Meeting einberufen, müssen Sie sich neben der formalen Organisation auch um eine gelungene kommunikative Durchführung kümmern: Ein guter Besprechungsleiter - im Englischen chairperson genannt - sollte sich darum bemühen, alle Beteiligten in die Diskussion einzubeziehen, eventuell auftretende Konflikte zu lösen und das Meeting inhaltlich voranzubringen.

Zur Sache kommen: "Let's get down to business"

Ein Meeting kostet alle Beteiligten Zeit - das gilt selbstverständlich auch für Sie als Besprechungsleiter. Da Zeit bekanntermaßen ein kostbares Gut und oftmals knapp ist, sollte man sich um eine effiziente Durchführung des Meetings bemühen. Zunächst müssen Sie vom Small Talk zum eigentlichen Thema kommen.

Im Team-Meeting

Bei dem Meeting eines Projektteams kann dieser Übergang zügig vonstattengehen:

• OK, everybody, we seem to be complete. Can we get started?
• Right, thank you all for coming. I think it's time to start.

Haben alle Teilnehmer Platz genommen, handeln Sie die Formalitäten ab, bevor Sie zur Sache kommen:

• Firstly, I'd like to apologise for Tim for being absent.
• Has everybody got a copy of the agenda?

Action Point: Forever delayed

Falls die Teilnehmer zu Beginn der Besprechung Themen ansprechen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, dann verweisen Sie auf den Tagesordnungspunkt "any other business" und parken Sie die Themen dort:

• Ok, I think we should discuss this later under AOB ...
• This issue should be discussed before we close the meeting

Sind die vorgebrachten Themen relevant, sollten Sie dafür Sorge tragen, dass sie später tatsächlich zur Sprache kommen. Manchmal kommt es jedoch auch vor, dass Teilnehmer irrelevante Dinge ansprechen, etwa um sich zu profilieren. Derartige Themen kann man auf diese Weise elegant unter den Tisch fallen lassen.

Der Zweck der Zusammenkunft wird zwar schon in der Einladung und der Tagesordnung deutlich; trotzdem muss er zu Beginn des Meetings explizit genannt werden: Handelt es sich um eine Informationsveranstaltung? Müssen Probleme gelöst oder Entscheidungen getroffen werden?

• We're here to inform about ...
• We need to take a decision on ...
• We have to resolve the issue of ...

Zu Beginn des Meetings sollten Sie außerdem kurz den Ablauf und Zeitplan erläutern:

• We've scheduled one and a half hours for the meeting.
• We'll begin by looking at ..., then we'll discuss ...
• We'll finish at 11.30.

Falls es Referenten gibt, sollten Sie sie jetzt vorstellen und ankündigen, wann sie ihre Vorträge halten werden:

• Now let me introduce Jack Larson. He'll give a presentation about ...
• Does everyone know Maria del Rio? She's from our ... and will inform us about ...

Vergessen Sie ferner nicht, einen Protokollführer zu benennen. Protokoll heißt im Englischen minutes:

• Vincent, would you mind taking the minutes today?
• Lee, can I ask you to take the minutes?

Im Kunden-Meeting

Das Kunden-Meeting wird anders ablaufen: Der Übergang vom Small Talk zum Business ist fließender. Oft ist es sinnvoll, mit einer Unternehmenspräsentation zu beginnen. Formulieren Sie den Themenwechsel dabei als Vorschlag:

• OK, if you like, we can start now.
• Right, how about making a start now?

Erläutern Sie dann das weitere Vorgehen:

• I'd like to begin with a short presentation of our company. This way you'll get an overview of what we do. This should take about fifteen minutes. Feel free to interrupt with any questions you might have.

Halten Sie die Präsentation Ihres Unternehmens kurz und orientieren Sie sich an den Eckdaten. Was für Ihren Kunden von Interesse ist, wird er durch Nachfragen verdeutlichen. Eine solche Kurzpräsentation kann auch einer Unternehmensführung vorausgehen oder von einem Video begleitet werden. Zu Beginn eines Meetings ist es Ihre Aufgabe als chairperson, die Spielregeln festzulegen. Bereiten Sie dazu eine Checkliste vor, die Ihnen hilft, die Kernpunkte zu beachten.

Moderation: "Everybody's talking"

Die Aufgabe des Besprechungsleiters und Moderators besteht darin, den ordnungsgemäßen Ablauf des Meetings sicherzustellen. Das bedeutet, dass er den Teilnehmern in den einzelnen Phasen der Besprechung die nötige Orientierung und Struktur bietet. Der Moderator muss der Zusammenkunft einen Rahmen geben, bei der Diskussion für Struktur sorgen (Wort erteilen), zu gegebener Zeit zum nächsten Tagesordnungspunkt überleiten und auf die Einhaltung der vorgesehenen Zeit sowie der Spielregeln achten.

Stil der Moderation

Entscheidend für den Stil des Meetings sind zum einen Art und Rahmen der Zusammenkunft und zum anderen der persönliche Stil des Moderators:

• Liegt Ihnen der straffe Stil eines Regisseurs?
• Oder sehen Sie sich als Vermittler, der nur in Notfällen interveniert und einen eher zwanglosen Stil pflegt?

Die Art der Moderation schlägt sich in der Ausdrucksweise nieder:

• Wer zu einem eher lockeren Moderationsstil neigt, verwendet in der Regel umgangssprachliche Begriffe (informal language).
• Ein förmlicher Moderationsstil zeichnet sich hingegen durch eine formelle Sprache aus, die vor allem durch die Verwendung von Wörtern lateinischen Ursprungs geprägt ist, die ihren Weg in die englische (und auch die deutsche) Sprache gefunden haben und als hochsprachlich gelten (z.B. to revise = revidieren oder to analyse = analysieren).

Ungeachtet Ihrer persönlichen Vorlieben sollten Sie je nach Anlass der Besprechung den passenden Ton anschlagen:

• Ein förmlicher Moderationsstil (directive style) ist sinnvoll bei größeren Gruppen und Audiokonferenzen.
• Ein informeller Stil (facilitating style) empfiehlt sich für kleinere Gruppen und Kundengespräche.

Auch die einzelnen Phasen eines Meetings verlangen jeweils ihren eigenen Stil: Zu Beginn eines Meetings, etwa beim Brainstorming, kann es ruhig etwas gelöster zugehen; gegen Ende, wenn es um die Entscheidungsfindung geht, sollten Sie als Moderator eher formell und lenkend agieren.

Die inhaltliche Rolle der Moderation

Als Moderator müssen Sie, abhängig von der Art des Meetings, größere oder kleinere Redebeiträge leisten. Bei einem Briefing an Ihr Team etwa steht Ihr eigener Vortrag im Mittelpunkt. Sie können ihn dadurch kurz halten, dass Sie im Vorfeld Material und Informationen an die Teilnehmer herausgeben. Das empfiehlt sich insbesondere dann, wenn Sie Zeit für eine Diskussion einplanen und das Team an der Entscheidungsfindung beteiligen möchten. Stellen Sie dies zu Beginn Ihres Vortrags klar:

• I'll summarise what the new budget lines mean I sent around last week. This will take ten minutes. Then I'd appreciate your contributions on where to save money.

Moderieren Sie die Diskussion zurückhaltend. Sie sollten auch bereit sein, Kritik einzustecken oder unangenehme Fragen zu beantworten:

• That's a fair point.
• OK, point taken.

Anders als bei einem Briefing ist Ihre Rolle als Moderator eines Brainstormings nicht so sehr die eines Redners als vielmehr die eines Wortgebers. Ihre Aufgabe ist es, das Wort zu erteilen und die Teilnehmer dazu zu motivieren, sich einzubringen:

• Please participate actively.
• I'd like your views on this.

Hier sollten Sie Kritik oder Unterbrechungen - auch durch andere Teilnehmer - vermeiden, um die Kreativität und den Ideenfluss der Teilnehmer nicht zu stören:

• Sorry, can we save any comments until we've finished the brainstorming?
• Sorry, Vincent, can you let Lee finish?

Wenn einzelne Teilnehmer zu viel Redezeit für sich in Anspruch nehmen, sollten Sie als Moderator allerdings auch bei einem Brainstorming lenkend eingreifen und für Klärung sorgen:

• Right, your main argument is that ...?
• So, to make sure that we're all with you: ...

Zeitmanagement: "The time is now"

Alle Meetings dauern zu lang, und doch hat man nie genug Zeit. Die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen, aber dieses Paradoxon zeigt, welche Bedeutung gutes Zeitmanagement hat. Das fängt bei der Erstellung einer realistischen agenda an und setzt sich im Meeting selbst fort. Die Grundregel lautet: Auch wenn einzelne Teilnehmer sich verspäten sollten: Fangen Sie stets pünktlich an und versuchen Sie, nicht zu überziehen! Geben Sie zu Beginn bekannt, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Tagesordnungspunkte vorgesehen haben:

• I'd like to go through the agenda and spend about fifteen minutes on each issue.
• We'll start with the brainstorming session which should take about twenty minutes.

Halten Sie sich unbedingt an diese selbst gesetzten Zeitvorgaben und unterbrechen Sie die Diskussion, wenn die Zeit abgelaufen ist. Das muss natürlich nicht auf die Sekunde genau geschehen - manche Dinge dürfen auch mal zwei, drei Minuten länger dauern -, aber was nach zwanzig Minuten nicht auf dem Tisch liegt, wird da auch nicht mehr hinkommen.

Haben Sie das Gefühl, dass die Diskussion erschöpft ist oder zu nichts führt, sollten Sie zum nächsten Punktübergehen - unabhängig davon, wie viel Zeit noch zur Verfügung steht:

• I think that's it so far. Let's go to the next item.
• OK, if no one has anything to add, I'd like to move on to ...

Ihr Zeitmanagement ist auch gefragt, wenn sich die Diskussion in Einzelheiten verliert, die nichts mit dem eigentlichen Diskussionsgegenstand zu tun haben:

• I think we're digressing here. Let's get back on track.
• We need to get back to the main issue.

Es wird ferner vorkommen, dass zu manchen Punkten keine Lösung oder Entscheidung gefunden werden kann. Setzen Sie diese dann für das nächste Meeting an:

• Can we come back to this in our next meeting?