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Unterschreiben Sie Ihre Rechnungen in der Regel handschriftlich?

Das Ergebnis der Trash Poll der Woche

11.03.2011
GULP Redaktion
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Die wöchentliche GULP Kurzumfrage rund um Leben, Liebe, Alltag & Beruf - nicht immer ganz ernst gemeint, sondern mit einem Augenzwinkern.

Das Ergebnis der Kalenderwoche 7/2011:

Knowledge Base_Unterschreiben Sie Ihre Rechnungen handschriftlich

Von wegen „mal so, mal so“: 95 Prozent der Teilnehmer an dieser GULP Trash Poll bezogen eine klare Position. Etwas mehr als die Hälfte der Freelancer unterschreiben ihre Rechnungen in der Regel nicht handschriftlich, 42 Prozent tun es.

Rechnungen ohne Unterschrift gültig

Ja, Rechnungen von IT-Selbstständigen sind auch ohne Unterschrift gültig. Um das zu erklären, muss man einen Schritt zurückgehen zur Frage: Wozu ist eine Rechnung überhaupt nötig? Zwei Aspekte:

Erstens: BGB
Wenn ein IT-Freiberufler einem Projektanbieter eine Rechnung stellt, gerät dieser gemäß § 286 BGB nach einer Frist von 30 Tagen nach Eingang der Rechnung in Verzug. Der Freiberufler kann erst Verzugszinsen verlangen, wenn der Projektanbieter in Verzug geraten ist – und ohne Rechnung kein Verzug. Im BGB genügt als Rechnung eine Zahlungsaufstellung, aus der hervorgehen muss, wer der Gläubiger und wer der Schuldner ist. Es werden keinerlei Formanforderungen an die Rechnung gestellt.

Zweitens: UStG
Steuerrechtlich betrachtet, ist der Freiberufler verpflichtet, dem Projektanbieter für erbrachte Dienstleistungen eine Rechnung auszustellen. Diese Rechnung muss die Vorschriften des § 14 UStG erfüllen. Darin ist geregelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten sein muss, damit der Vorsteuerabzug möglich ist. Welche das genau sind, lesen Sie in einem anderen Artikel zum Thema Abrechnung. Nicht zu den Pflichtangaben gehört die Unterschrift. Mit wenigen Ausnahmen: Steuerberater und Rechtsanwälte müssen ihre Rechnungen unterschreiben (siehe z.B. § 10 RVG).

Ein Auftraggeber benötigt, wie jeder Unternehmer, eine ordnungsgemäße Rechnung, weil ihm sonst der Rechnungsbetrag nicht als (gewinnmindernde) Ausgabe anerkannt wird. Stellt der Freiberufler dem Projektanbieter eine Rechnung, die eine Formvorschrift des UStG nicht erfüllt, kann der Projektanbieter die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Die Konsequenz einer fehlerhaften Rechnung wird hier also sein, dass der Projektanbieter die Rechnung des Freelancers nicht bezahlt – sonst müsste er die Mehrwertsteuer ja doppelt bezahlen.

Umgekehrt gilt natürlich: Freiberufler dürfen die Vorsteuer aus einer Rechnung, die sie als Unternehmer empfangen haben, auch nur dann abziehen, wenn auf der Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen ist und die restlichen Regelungen des § 14 UStG erfüllt sind. Unterschrieben muss sie nicht sein – vor allem, wenn sofort erkennbar ist, dass die Rechnung auch wirklich vom Absender stammt, wie das zum Beispiel bei großen Telekommunikationsunternehmen in der Regel der Fall ist.

Also: IT-Selbstständige müssen Rechnungen, die sie stellen, nicht unterschreiben. Es wirkt aber höflicher und professioneller, wenn Sie unter geschäftliche Korrespondenz Ihre Unterschrift setzen. Um auf Nummer sicher zu gehen, kann es nicht schaden, wenn Sie von Ihrer gesamten ausgehenden Post eine Kopie behalten.

Elektronische Unterschrift: Signatur im Moment noch Pflicht

Übrigens: Wenn Sie Ihre Rechnung elektronisch versenden, muss diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, da dies laut § 14 UStG für den Vorsteuerabzug erforderlich ist. Wenn Sie eine elektronische Rechnung empfangen, sind sie nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet ist. Ein einfaches, per E-Mail empfangenes PDF reicht also nicht.

Steuervereinfachungsgesetz 2011: Änderung geplant

Das ist die momentane Rechtslage zur elektronischen Signatur. Diese könnte sich mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ändern, das im Sommer 2011 in Kraft treten soll. Laut Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 04.02.2011 zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 (PDF) soll es im erweiterten § 14 UStG künftig unter anderem heißen:

„Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. (...) Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

Um die Echtheit der Herkunft der Rechnung sicherzustellen, werden demzufolge in Zukunft vielleicht neben der elektronischen Signatur auch andere Methoden akzeptiert. Welche „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ und „verlässlichen Prüfpfade“ das sein werden, ist allerdings noch völlig offen.

Mehr Informationen zur Rechnungsstellung und zum Vorsteuerabzug gibt es auf dem Existenzgründungsportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie.