Der Kunde zahlt nicht - was nun?

Möglichkeiten, wie man dennoch an sein Geld kommt

01.09.2004
Karin Pandow
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Der finanzielle Erfolg eines IT-Freiberuflers hat eine Voraussetzung: Sein Kunde muss ihn für seine Leistung bezahlen. Tut er dies nicht, kann das zu Liquiditätsengpässen bis hin zur eigenen Insolvenz führen. Dies gilt es zu vermeiden – für GULP erläutert Rechtsanwältin Karin Pandow die Möglichkeiten, um doch noch an das verdiente Geld zu kommen. Die Spezialistin für Forderungsmanagement setzt dabei vor allem auf ein Prinzip: Frühes Handeln erspart späten Ärger!

Eine Situation, wie sie mancher IT-Freiberufler aus leidvoller Erfahrung kennt: Nach Abschluss eines Projektes stellt er seinem Auftraggeber eine Rechnung, die dieser aber nicht bezahlt. Nun ist es wichtig, die eigenen Forderungen nachhaltig und zeitnah zu verfolgen – denn in schwierigen Zeiten droht immer wieder das Gespenst von der Insolvenz des Auftraggebers.

Ist der Auftraggeber nämlich erst einmal insolvent, hat der IT-Freiberufler kaum mehr eine Chance, die eigenen Forderungen noch zu realisieren. Es bleibt dann in der Regel nur noch der Weg, die Forderung beim Insolvenzverwalter anzumelden und nach Abschluss des Verfahrens auf die Auszahlung einer geringen Quote zu hoffen.

Keine wertvolle Zeit verlieren

Wertvolle Zeit wird häufig dadurch verloren, dass zu viele Mahnungen geschrieben werden, bevor anwaltliche bzw. gerichtliche Hilfe in Anspruch genommen wird und zwischen den einzelnen Schritten zu viel Zeit verstreicht. Vielfach wird z.B. immer noch angenommen, dass zwei oder drei Mahnungen versandt werden müssen bevor weitere Maßnahmen getroffen werden können. Auch wird gerne die "Letzte Mahnung" mehrfach verschickt.

Eine Mahnung ist jedoch nicht zwingend erforderlich: Der Schuldner kann auch ohne Mahnung bereits 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug geraten. Dieses hat zur Folge, dass er alle weiteren Kosten der Verfolgung der Forderung – auch die gerichtliche Geltendmachung – sowie die Verzugszinsen nach Ablauf der 30 Tage zu tragen hat.

Aber: Trotz dieser Möglichkeit wird im Geschäftsverkehr in der Regel nicht gänzlich auf Mahnungen verzichtet!

Mahnung = Frühwarnsystem für Zahlungsprobleme

Die Mahnung ist im Übrigen ein relativ wirksames Mittel um frühzeitig zu bemerken, ob der Auftraggeber in Zahlungsschwierigkeiten steckt. Um die Warnzeichen wahrnehmen zu können, muss man allerdings den Kontakt zum Auftraggeber suchen – um entsprechend reagieren zu können.

Bei der Durchsetzung der eigenen Forderungen bietet sich daher beispielsweise folgende Vorgehensweise an:

  1. Zunächst ist darauf zu achten, dass die eigene Rechnung korrekt ausgestellt ist und den nunmehr geltenden Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügt. Ansonsten wird der Auftraggeber die Rechnung monieren, wenn er die Vorsteuer nicht geltend machen kann, weil zum Beispiel die Rechnungsnummer fehlt. Und eine neue Rechnung bedeutet verlorene Zeit!
  2. Bleibt die Zahlung nach Zugang der Rechnung aus, ist eine freundliche Zahlungserinnerung angebracht. Der richtige Zeitpunkt hierfür ist etwa 14 Tage nach Rechnungszugang. Auch wenn dieses Schreiben nicht als Mahnung bezeichnet wird, sollte in ihm zum Ausdruck kommen, dass die Begleichung der Rechnung nunmehr erwartet wird.

 

Geht der Betrag innerhalb der nächsten 10 bis 14 Tage nach der Erinnerung noch immer nicht ein, bieten sich zwei Varianten an:

Erste Variante: Versand einer Mahnung

Nicht empfehlenswert ist es, diese als "1. Mahnung" zu titulieren, denn das ist ein deutlicher Hinweis für den Schuldner: Er kann noch mit weiteren Mahnungen rechnen, bevor weitere Konsequenzen von dem Rechnungssteller gezogen werden. Darauf wird vor allem der Schuldner achten, der ohnehin nicht mehr liquide ist, so dass er dieser Mahnung keine Priorität einräumt.

Angebracht ist es daher, dieses Schreiben lediglich als "Mahnung" zu bezeichnen. Inhaltlich sollte es freundlich, aber bestimmt gestaltet werden, so z. B. mit einer hervorgehobenen, kurzen Fristsetzung, bis wann der Zahlungseingang erwartet wird. Diese Frist darf durchaus lediglich sieben Tage betragen.

Zweite Variante: Ein Telefonanruf

Ein Telefonat ist meist wirkungsvoller – und vor allem dann ratsam, wenn ohnehin schon Bedenken hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit bestehen. Ruft man nicht bereits nach der Erinnerung an, sollte man dies auf jeden Fall nach der erfolglos gebliebenen Mahnung tun.

Bei wem anrufen? Am besten bei der Buchhaltung! Auch hier bietet sich an, zunächst freundlich nachzufragen, warum die Rechnung trotz Erinnerung nicht ausgeglichen wurde. Häufig kann man erleben, dass die Buchhaltung relativ offen ist, was die derzeitige Liquidität des Unternehmens angeht.

Kommen solche Aussagen wie "Wir warten selber gerade auf Zahlungen unserer Auftraggeber" oder "Bei dem letzen Zahlungslauf konnten wie Ihre Forderung noch nicht berücksichtigen" ist sicher Vorsicht geboten. Nachdenklich stimmen auch Antworten wie: "Wir haben weder eine Rechnung erhalten noch eine Erinnerung. Legen Sie sie mir doch noch mal auf das Fax." Dieses ist sehr häufig eine Ausrede, um Zeit zu gewinnen.

Wenn Eile geboten ist

Entsteht nach einem solchen Gespräch der Eindruck, dass das Unternehmen bereits in der Krise steckt, ist Eile geboten:

Hat der IT-Freiberufler grundsätzlich ein gutes Verhältnis zu der Geschäftsleitung des Unternehmens, sollte er erwägen, zunächst das direkte Gespräch zu suchen. Die Entscheidung darüber ist letztlich immer eine Abwägung im Einzelfall und hängt von der Beziehung der Vertragspartner zueinander ab. Aber gerade bei einer guten persönlichen Beziehung ist die Geschäftsführung nicht selten peinlich berührt und wird für den Ausgleich der Rechnung sorgen. Wichtig ist jedoch auch hier, sich nicht vertrösten zu lassen sondern konkrete Zahlungszusagen zu erhalten, die innerhalb kürzester Fristen liegen sollten.

Besteht kein Kontakt zur Geschäftsführung oder ist das Gespräch erfolglos verlaufen, empfiehlt es sich, nunmehr anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen um den Druck auf den Auftraggeber zu erhöhen. Der Anwalt wird den Schuldner im Regelfall nochmals unter Fristsetzung zur Zahlung des geschuldeten Betrages auffordern. Dabei werden die Kosten, die durch die Beauftragung des Anwaltes entstehen, dem Schuldner auferlegt, die dieser als Verzugsschaden zu übernehmen hat.

Letztes Mittel: Zwangsvollstreckung

Bleibt auch diese Aufforderung erfolglos, kann das gerichtliche Mahnverfahren oder das Klageverfahren gegen den Schuldner eingeleitet werden. Auf diese Weise erhält der Gläubiger nach dem Mahnverfahren einen Vollstreckungsbescheid bzw. nach dem Klageverfahren ein Urteil (so genannte "Titel"), aus dem er die Zwangsvollstreckung betreiben kann.

Ein beauftragter Gerichtsvollzieher kann dann Pfändungen vornehmen oder dem Schuldner sogar die eidesstattliche Versicherung abnehmen. Wichtig: Mit Vorliegen eines "Titels" verlängert sich die Verjährung der Forderung auf 30 Jahre. Wird die Forderung nicht tituliert, ist die Forderung bereits nach drei Jahren verjährt.

 

Nähere Informationen zum Thema bei bei Rechtsanwältin Karin Pandow
Die Autorin behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2004 Karin Pandow