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Was kann ich als Arbeitnehmer von der Steuer absetzen? (Teil 2)

Verluste ausgleichen

01.09.2017
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Arbeitnehmer können bei der Einkommensteuer durch Werbungskosten beruflich veranlasste Ausgaben von ihrem steuerpflichtigen Gehalt abziehen und sich so oft Steuerrückzahlungen sichern. In Teil 1 unserer Werbungskosten-Serie für Arbeitnehmer haben wir Ihnen bereits die Grundlagen zusammengestellt.

Wenn Sie genau wissen wollen, welche Werbungskosten von Gesetzes wegen anerkannt werden (und welche nicht), lohnt sich ein Blick in § 9 EStG: Dort finden Sie die vollständige Aufzählung aller zulässigen Abzugsarten. Noch genauer sind die Einkommensteuer-Richtlinien zum Thema Werbungskosten. Die Richtlinien haben zwar keine Gesetzeskraft – sie spiegeln allerdings die vom Bundesfinanzministerium gewünschte Verwaltungspraxis der Finanzbehörden und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs wider.

Hier die Besonderheiten der wichtigsten Werbungskosten-Arten im Überblick:

  • Als Arbeitsmittel gelten Wirtschaftsgüter aller Art, die für berufliche Zwecke angeschafft wurden – vom PC über die Aktentasche oder das Diktiergerät bis hin zum Werkzeugkoffer und dessen Inhalt. Auch bei Berufskleidung, Fachbüchern und Zeitschriften handelt es sich um Arbeitsmittel. Ohne Einzelnachweise erkennen die Finanzämter eine Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro an.
    Ein privater Nutzungsanteil von bis zu 10 Prozent spricht bei einem Arbeitsmittel nicht gegen den vollen Werbungskostenabzug. Mehr darf es allerdings nicht sein. Ausnahmen gelten für beruflich genutzte Computeranlagen: Hier ist eine Aufteilung der Anschaffungskosten in einen beruflichen und privaten Anteil zulässig. Ein geschätzter beruflicher Computer-Nutzungsanteil von 50 Prozent (z. B. für Recherche- und Fortbildungszwecke oder die Bearbeitung betrieblicher Projekte in Heimarbeit) wird von vielen Finanzämtern toleriert. 
    Wichtig: Liegen die Netto-Anschaffungskosten über 410 Euro (= 487,90 Euro inkl. 19 Prozent Mehrwertsteuer), müssen langlebige Wirtschaftsgüter (zum Beispiel PCs und die dazugehörigen „Peripheriegeräte“ wie Drucker, Tastatur und Maus) über die Nutzungsdauer „abgeschrieben“ werden. Die übliche Nutzungsdauer geht aus den allgemeinen AfA-Tabellen hervor. Computer dürfen demnach zum Beispiel über drei Jahre abgeschrieben werden, Telefone über fünf Jahre, Kopiergeräte über sieben Jahre und Büromöbel über 13 Jahre!

 

  • Die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers werden nur dann in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt, wenn es sich um „den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ handelt. Arbeitnehmer, denen vom Arbeitgeber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird, dürfen für ein häusliches Arbeitszimmer immerhin bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen.
    Dabei sind die Raumkosten entsprechend dem Flächenanteil aufzuteilen. Zu den Raum- und Ausstattungskosten gehören neben der Miete und den Mietnebenkosten (bei Haus- oder Wohnungseigentümern alternativ Gebäude-Abschreibungen und -Versicherungen, Finanzierungszinsen, Grundsteuer, Gebühren) auch Hausratversicherungen, Wasser-, Energie-, Renovierungs- und Reinigungskosten sowie die Ausstattung des Arbeitszimmers (z. B. Tapeten, Gardinen und Lampen). Die Kosten eines nachweislich angemieteten außerhäuslichen Arbeitszimmers werden grundsätzlich in voller Höhe anerkannt.
    Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Wird ein häusliches Arbeitszimmer nicht anerkannt, können beruflich genutzte Einrichtungsgegenstände in der Privatwohnung (wie Schreibtisch, Regale, Schreibtischlampen oder Tischrechner) trotzdem als Arbeitsmittel genutzt und als Werbungskosten angesetzt werden!  

 

  • Beiträge für Gewerkschaften, Berufs- und Fachverbände erkennen die Finanzämter normalerweise ohne Probleme an. Ob es sich um eine freiwillige oder Pflichtmitgliedschaft handelt, spielt keine Rolle. Handelt es sich um andere Ausgaben im Rahmen von Veranstaltungen, Tagungen oder Sitzungen solcher Organisationen, sind die Finanzämter hingegen kritischer: Sofern der Fortbildungs-Charakter nicht eindeutig ist, wertet der Fiskus solche Treffen als „gesellschaftliche Veranstaltungen“ und ordnet sie der privaten Lebensführung zu.

 

  • Die Kosten der Anschaffung, Reinigung und Reparatur von „typischer“ Berufsbekleidung stellen Werbungskosten dar. Allerdings liegt die Hürde sehr hoch: Kann ein Kleidungsstück auch privat getragen werden, wird der Steuerabzug häufig verneint – auch wenn tatsächlich keine private Nutzung stattgefunden hat. Unstrittig ist der berufliche Charakter zum Beispiel bei Uniformen, Schutzbekleidung, Amtstrachten, Arbeitskittel oder auch bei historischer Künstlerbekleidung.

 

  • Zu den Bewerbungskosten zählen neben den Material- und Portokosten für den Versand von Bewerbungsunterlagen auch die Fahrtkosten (soweit sie vom potenziellen Arbeitgeber nicht erstattet wurden) sowie die Mehrkosten für die Verpflegung unterwegs (s. u. „Verpflegungsmehraufwand“). Bewerbungskosten werden übrigens auch dann als Werbungskosten anerkannt, wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war.

 

  • Bewirtungen von Kunden, Lieferanten, Einkäufern und anderen Geschäftspartnern oder Kollegen aus beruflichem Anlass können Werbungskosten sein – sofern sie nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden. Das gilt auch für die Bewirtung von Mitarbeitern – zum Beispiel bei internen Schulungen, Besprechungen oder Einzelgesprächen. Voraussetzung für die Anerkennung ist ein Bewirtungsbeleg, auf dem die Teilnehmer namentlich genannt sind.

 

  • Ausgaben für einen Zweitwohnsitz stellen unter Umständen beruflich veranlasste Doppelte Haushaltsführung dar: Die Obergrenze des Werbungskosten-Abzugs liegt in dem Fall pro Monat (!) bei bis zu 1.000 Euro! Für einen Zweitwohnsitz müssen aber berufliche Gründe vorliegen (z. B. Arbeitsplatzwechsel oder Versetzung) sowie weitere Voraussetzungen erfüllt sein: Der Arbeitnehmer (oder sein Ehe-/ Lebenspartner) ist Mieter oder Eigentümer der Erstwohnung und der Arbeitnehmer ist dort an den Kosten der Lebensführung beteiligt. Außerdem muss die Entfernung zur Zweitwohnung kürzer sein als die Hälfte der Entfernung zwischen Erstwohnung und Arbeitsplatz.

 

  • Berechnungsgrundlage für die Kosten Ihrer Fahrten zur Arbeit ist die einfache Entfernung zur ersten (!) Arbeitsstätte: Pro Entfernungskilometer dürfen Sie die Kilometerpauschale von 0,30 Euro ansetzen (maximal 4.500 Euro pro Jahr). Welche Fahrzeugart Sie nutzen, spielt keine Rolle – solange es sich nicht um ein Flugzeug handelt. Anspruch auf die volle Entfernungspauschale haben Sie auch dann, wenn Sie zu Fuß gehen oder mit dem Fahrrad fahren! 
    Aufwendungen für die Wege zur Arbeit sind für viele Arbeitnehmer die größte Werbungskosten-Position: Bei 230 Fahrten pro Jahr liegen Sie bereits ab einer Entfernung von 15 km zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte über der Werbungskosten-Pauschale von 1.000 Euro! 
    Wichtig: Werden Sie von Ihrem Arbeitgeber an verschiedenen Arbeitsstätten eingesetzt, gilt die Entfernungspauschale nur für Fahrten zur ersten Arbeitsstätte. Für die übrigen Fahrten dürfen Sie dann 0,30 Euro pro gefahrenem (!) Kilometer abrechnen!

 

  • Bei berufsbezogenen Fachbüchern und Fachzeitschriften, die Sie (nahezu) ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden, handelt es sich um Arbeitsmittel und damit um Werbungskosten. Achten Sie darauf, dass auf Rechnungen und Quittungen Titel und Autor aufgeführt werden. Die pauschale Angabe „Fachliteratur“ genügt in der Regel nicht.

 

  • Bei berufsbezogenen Fort- und Weiterbildungskosten verschenken Arbeitnehmer viel Geld: Hierzu zählen nämlich nicht nur Studien-, Seminar-, Kurs- und Prüfungsgebühren, Fachliteratur und Lernmaterialien, sondern auch die erforderlichen Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen.  
    Wichtig: Der geforderte Berufsbezug bedeutet nicht, dass es unbedingt einen Bezug zum aktuell ausgeübten Beruf oder dem bestehenden Arbeitsverhältnis geben muss! Auch die Studien- oder Ausbildungskosten eines künftig angestrebten Berufes können als vorweggenommene Werbungskosten anerkannt werden.

 

  • Ohne Girokonto geht nichts mehr in der Arbeitswelt: Deshalb dürfen Sie Ihre Kontoführungsgebühren als Werbungskosten ansetzen. Bis zu 16 Euro pro Jahr erkennen Finanzämter die Kosten des Geldverkehrs auch ohne Nachweise an.

 

  • Porto, Büro- und Verbrauchsmaterialien, die für berufliche Zwecke verwendet werden, sind ebenfalls Arbeitsmittel, die als Werbungskosten anerkannt werden.

 

  • Das gilt auch für Telefonkosten: Wer private Telefone, Handys, Faxgeräte und ähnliche Telekommunikationsgeräte beruflich nutzt, kann die anteiligen Ausgaben als Werbungskosten ansetzen. Im Flatrate-Zeitalter ist ein Einzelverbindungsnachweis dafür nicht mehr erforderlich. Die meisten Finanzämter akzeptieren bei Arbeitnehmern einen pauschalen 20-prozentigen beruflichen Anteil an den privaten Telefonkosten (bis maximal 240 Euro pro Jahr).

 

  • Wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind, können Sie die nicht vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten als Werbungskosten geltend machen. Jedes Reiseziel, das nicht die erste Arbeitsstätte ist, gilt dabei als „Auswärtstätigkeit“: Ob es sich bloß um eine halbstündige Büromaterial-Einkaufsfahrt handelt oder die mehrtägige Teilnahme an einer Messe im Ausland, spielt keine Rolle. Zu den Reisekosten zählen die Flug- und Fahrtkosten für Taxi-, Bus- und Bahnfahrten und/oder die Ausgaben für Fahrten mit dem Privat-Pkw (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer oder in nachgewiesener Höhe). Wer mit dem Moped oder E-Bike unterwegs ist, darf 0,20 Euro pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Bei längerer Abwesenheit kommen Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige Aufwendungen hinzu (z. B. Parkgebühren, Schließfachgebühren etc.).

 

  • Beruflich veranlasste Rechtskosten (zum Beispiel für anwaltliche Beratung, Gutachten oder Gerichtsverhandlungen) werden als Werbungskosten anerkannt.

 

  • Steuerberatungskosten gelten nur dann als Werbungskosten, wenn der Berater bei der Ermittlung bestimmter Einkünfte tätig geworden ist (bei Arbeitnehmern: Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) – er sich also zum Beispiel um die Ermittlung der Werbungskosten gekümmert hat. Kümmert sich der Steuerberater um andere Teile der (privaten) Steuererklärung (z. B. Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen), gilt das dazugehörige Beraterhonorar nicht als Werbungskosten und kann auch sonst nicht von der Steuer abgesetzt werden.

 

  • Ist ein Wohnungswechsel beruflich bedingt, gelten auch die erforderlichen Umzugskosten als Werbungskosten. Dazu zählen nicht nur Maklergebühren, Abstandszahlungen, Ausgaben für Zeitungsanzeigen, Transportkosten (z. B. Verpackungsmaterial, Leihwagen oder Spedition) oder die Reisekosten des Steuerpflichtigen und seiner Familie am Umzugstag: Auch die Reisekosten anlässlich der Wohnungssuche und Wohnungsbesichtigung (jeweils inklusive Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten) sowie die Renovierungskosten für die neue und alte Wohnung werden anerkannt. Bei kurzfristigen Versetzungen sind auch doppelte Mietzahlungen abzugsfähig. Führt ein beruflich bedingter Umzug zu schulischen Problemen, zählt unter Umständen sogar der Nachhilfe-Unterricht für die Kinder zu den Umzugskosten!

 

  • Ausgaben für Essen und Getränke gehören grundsätzlich zu den Kosten der privaten Lebensführung. Als Werbungskosten darf daher nur der pauschale Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Dessen tatsächliche Höhe ist unerheblich: Entscheidend ist vielmehr die Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Arbeitsstätte. Seit der jüngsten Reisekostennovelle gibt es für Inlandsreisen nur noch drei Tagespauschalen in zwei unterschiedlichen Höhen:
    • ohne Übernachtung: 12 Euro pro Tag (bei mehr als 8 Stunden und weniger als 24 Stunden Abwesenheit),
    • mit Übernachtung: An- und Abreisetag jeweils 12 Euro pro Tag (unabhängig von der Abwesenheitsdauer),
    • ganzer Kalendertag: 24 Euro

Ist die Abwesenheit kürzer als 8 Stunden, liegt kein Verpflegungsmehraufwand vor.

Für ausländische Ziele schließlich gelten andere Werte. Die aktuellen „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“ finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
 

Verluste ausgleichen!

Zum Schluss noch ein kurzer Hinweis auf eine steuerliche Gestaltungsmöglichkeit, die vielen Arbeitnehmern unbekannt ist: Sind die Werbungskosten höher als die erzielten Einkünfte, entsteht ein Verlust. Der wird zunächst mit Gewinnen oder Überschüssen anderer Einkunftsarten des betreffenden Jahres verrechnet („Verlustausgleich“).

Entsteht ein Gesamtverlust, braucht der Steuerpflichtige in diesem Jahr keine Steuern zu bezahlen. Außerdem bietet § 10d EStG die Möglichkeit, Verluste (= „negative Einkünfte“) mit Steuerzahlungen des Vorjahres zu verrechnen: Erfreuliche Folge eines solchen Verlustrücktrags ist eine nachträgliche Steuererstattung. Wird der Verlust damit noch nicht ausgeglichen, darf der Rest für die Zukunft „angeschrieben“ werden (Verlustvortrag). Eine zeitliche Befristung für Verlustvorträge ist im Gesetz nicht vorgesehen. Allerdings ist dort eine aus Arbeitnehmersicht sehr großzügige Obergrenze von Verlustvorträgen und -rückträgen festgelegt: Sie liegt bei 1 Million Euro plus 60 % des darüber hinausgehenden Betrags.

Tipp
Die Einzelheiten eines Verlustausgleichs besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater. Apropos: Falls Sie persönliche Unterstützung in Steuersachen benötigen, müssen Sie sich als Arbeitnehmer nicht unbedingt an einen Steuerberater wenden. Sie können stattdessen auch die vergleichsweise günstigen Leistungen eines Lohnsteuerhilfevereins in Anspruch nehmen. Hinweise auf Vereine in Ihrer Nähe bekommen Sie zum Beispiel beim Bundesverband der Lohnsteuerhilfevereine e.V. und beim Neuen Verband der Lohnsteuerhilfevereine e.V.

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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