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Bewirtungen: So beteiligen Sie den Fiskus an Geschäftsessen

23.08.2017
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Ob bei Vertragsverhandlungen, Projektbesprechungen oder sonstigen geschäftlichen Anlässen: Wenn Sie Kunden, Interessenten oder andere Geschäftspartner bewirten, erkennt das Finanzamt die Aufwendungen grundsätzlich als Betriebsausgabe an. Die Kosten müssen allerdings angemessen sein und dem Anlass entsprechen: Aufwand und erhoffter Ertrag (z.B. neuer Auftrag, verbesserte Vertragskonditionen, Informationsbeschaffung) sollten verhältnismäßig sein.

Üblicherweise ist das kein Problem: Bewirtungsrechnungen von bis zu 100 Euro pro Person und Anlass sind für Finanzamtsprüfer in der Regel noch kein Anlass, die Verhältnismäßigkeit einer Bewirtung infrage zu stellen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass ein beträchtlicher Anteil der Bewirtungskosten vom Gastgeber selbst zu tragen ist.

Übrigens: Erfolgreich muss der Bewirtungsanlass nicht sein: Selbst wenn der gewünschte Auftrag nicht zustande kommt, ist der Steuerabzug zulässig!

Anforderungen an Bewirtungsbelege

Aus Bewirtungsbelegen müssen laut § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG „Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen“ hervorgehen. Hat das Treffen in einer Gaststätte stattgefunden, stellt deren Rechnung üblicherweise den Buchungsbeleg dar. Der muss die folgenden Angaben enthalten:

  • Name, Anschrift und Steuernummer der Gaststätte,
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer,
  • Name des bewirtenden Unternehmers als Rechnungsempfänger,
  • Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag sowie
  • detaillierte Angaben über den Verzehr: Sammelangaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht!

Mittlerweile erfüllen die meisten modernen Gastronomie-Kassen die Beleganforderungen der Finanzämter. Auf der Rückseite der Rechnung notieren Sie zusätzlich den Anlass der Bewirtung und den Namen der Teilnehmer. Falls Sie Trinkgeld gegeben haben, tragen Sie auch das ein. Außerdem unterschreiben Sie Ihre handschriftlichen Eintragungen auf dem Beleg.

Bei der anschließenden Buchung des Vorgangs gelten für die einzelnen Rechnungsbestandteile unterschiedliche steuerliche Vorschriften:

Pauschale 30-prozentige Kürzung

Den Gewinn nicht mindern dürfen laut Gesetz „Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen“. Hintergrund: Kosten der privaten Lebensführung werden vom Finanzamt prinzipiell nicht anerkannt. Da Gäste und Gastgeber auch dann essen und trinken müssen, wenn sie sich nicht aus geschäftlichem Anlass treffen, werden die Aufwendungen pauschal um 30 Prozent gekürzt! Welcher Teilnehmer wie viel gegessen und getrunken hat, spielt dabei keine Rolle.

Bitte beachten Sie: Unter „Bewirtung“ versteht das Steuerrecht grundsätzlich den „Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln“. Wenn im Rahmen von Besprechungen Getränke, belegte Brötchen, Gebäck oder ähnliche Erfrischungen serviert werden, handelt es sich nicht um Bewirtungen. Erfrischungen gelten steuerlich als „Aufmerksamkeiten in geringem Umfang“, die zu 100 Prozent als Betriebsausgaben und Vorsteuer anerkannt werden.

Zurück zur Bewirtung: Da die Vorschrift aus dem Einkommensteuergesetz stammt, bezieht sich die pauschale 30-prozentige Kürzung nur auf den Betriebsausgaben-Abzug (= Nettoanteil der Rechnung). Den Umsatzsteueranteil dürfen Sie in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen! Vom Vorsteuerabzug ausgenommen ist wiederum das Trinkgeld, weil darin keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Rechenbeispiel

Angenommen, Sie haben Ihren Auftraggeber zum Arbeitsessen in den „Goldenen Anker“ eingeladen und insgesamt 115 Euro bezahlt. Dann sieht die Abrechnung zum Beispiel so aus:

Den Vorsteueranteil in Höhe von 16,63 Euro können Sie (oder Ihr Steuerberater) direkt in die nächste Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Um den Betriebsausgabenabzug zu ermitteln, addieren Sie den Nettobetrag des Verzehrs und das Trinkgeld und rechnen darauf 70 Prozent:

An den Kosten des Geschäftsessens von 115 Euro beteiligt sich das Finanzamt nach Abzug von Vorsteuer (16,63 Euro) und Betriebsausgabe (68,86 Euro) damit auf den ersten Blick mit gut 85 Euro. Nur knapp 30 Euro (von 115 Euro) gehen von vornherein zu Ihren eigenen Lasten.

Vorsicht: Milchmädchen-Rechnung

Bevor Sie daraufhin die nächste großzügige Essenseinladung aussprechen, sollten Sie sich jedoch über die begrenzte steuerliche Wirkung des Betriebsausgabenabzugs im Klaren sein: Da der Abzug nur Ihren zu versteuernden Einnahmenüberschuss / Gewinn mindert, hängt die eigentliche steuerliche Entlastungswirkung von Bewirtungskosten (und Betriebsausgaben aller Art) vom persönlichen Einkommensteuersatz ab.

Je niedriger der persönliche Steuersatz des Gastgebers, desto höher unterm Strich seine tatsächliche Belastung. Bei

  • einem Zahlbetrag von 115 Euro,
  • einem Vorab-Eigenanteil von 30 Euro und
  • einem Betriebsausgabenabzug von 68,86 Euro

ergeben sich rechnerisch die folgenden Gesamtbelastungen:

Mit anderen Worten: Von der 115-Euro-Bewirtung in unserem Beispiel bezahlt ein Gastgeber mit einem 20-prozentigen Einkommensteuersatz letztlich 85 Euro aus der eigenen Tasche! Die Ausgabe mag trotzdem sinnvoll und gut angelegt sein – nur: Dass Sie in solchen Fällen „auf Kosten des Finanzamts speisen“, lässt sich kaum behaupten!

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

Lesermeinungen zum Artikel

4,8 von 5 Sternen | Insgesamt 6 Bewertungen und 7 Kommentare

  • Grenzsteuersatz

    Zafer am 19.01.2018 um 12.02 Uhr

    Danke für den hilfreichen Artikel.
    Ich muss da auch noch einmal meinen Senf zum Thema Grenzsteuersatz abgeben.
    Vereinfachte Annahme: persönlicher Grenzsteuersatz = 35%, persönlicher Durchschnittssteuersatz = 25%.
    Bei den Kosten muss man immer den Grenzsteuersatz betrachten. Wenn dieser bei 35% liegt, dann zahle ich auf jeden zusätzlichen Euro, den ich einnehme, eben 35% steuern. Umgekehrt, zahle ich bei jedem Euro, den ich (natürlich betrieblich) ausgebe, 35% weniger Steuern ("Beteiligung des FA"). Daher ist der Grenzsteuersatz die richtige Betrachtung, und zwar unabhängig, ob Zeitraum oder Zeitpunkt.
    Grüße, Zafer

  • Matthias am 08.09.2017 um 13.05 Uhr

    Herr Chromow schreibt: "An den Kosten des Geschäftsessens [...] beteiligt sich das Finanzamt [...] damit auf den ersten Blick mit gut 85 Euro. Nur knapp 30 Euro (von 115 Euro) gehen von vornherein zu Ihren eigenen Lasten."

    Entweder ist dieser Satz höchst missverständlich oder schlicht falsch. Das FA beteiligt sich nämlich gar nicht an irgendwelchen Kosten. Lediglich das Steuerrecht (so wie es sonst im Text beschrieben ist) ermöglicht die Klassifikation als Betriebsausgaben.

    Etwas genauer: Umsatzsteuern sind Aufwendungen und keine Kosten, diese können erstattet werden. Hier von einer "Beteiligung des FAs zu sprechen, ist irreführend. Der als Betriebsausgaben anrechenbare Bewirtungsanteil ist ebenfalls keine Beteiligung des FAs, es sind eben Kosten, die das Unternehmen zu tragen hat und anrechnen darf (im Gegensatz zu privaten Aufwendungen für den Privatanteil der Bewirtung). In keinem Fall aber beteiligt sich das FA an irgendwelchen Kosten, was in dieser Form der Aussage die falsche Annahme provoziert, das FA würde diese Kosten übernehmen. Speziell, wenn man im Nebensatz erwähnt, dass der Rest zu eigenen Lasten geht.

    Antwort von der GULP Redaktion

    Lieber Leser,
    danke für Ihre kritisch-konstruktiven Anmerkungen zu einigen umgangssprachlichen Formulierungen im Bewirtungs-Beitrag.

    Sie haben völlig recht: Das Finanzamt „beteiligt“ sich in Wirklichkeit nicht an steuerlichen Aufwendungen. Es erkennt sie als Betriebsausgaben und / oder Vorsteuer an – oder eben auch nicht. (Genau genommen erkennt natürlich auch nicht das Finanzamt irgendetwas an, sondern der zuständige Sachbearbeiter, Prüfer oder im Zweifel die Richter des zuständigen Finanzgerichts…)

    Dass der Beitrag keinen Unterschied macht zwischen „Aufwendungen“, „Kosten“, „Ausgaben“ und „Auszahlungen“, hat einen ganz einfachen Grund: Er spielt an dieser Stelle für das Verständnis der steuerrechtlichen Überlegungen keine Rolle.

    Abgesehen davon: Ja, umgangssprachliche und / oder bildhafte Wortwahl birgt immer die Gefahr von Missverständnissen. Andererseits stößt die ausschließliche Verwendung steuerrechtlicher Fachtermini erfahrungsgemäß auch schnell an Verständnisgrenzen. Insofern haben illustrative Formulierungen in Online-Magazinen dann doch wieder ihre Berechtigung.

    So oder so: Im Mittelpunkt sollte auf jeden Fall der Informationsgehalt stehen – und vor allem dessen sachliche Richtigkeit. Deshalb freue ich mich, dass sich Ihnen die inhaltlichen Aussagen des Beitrags erschlossen haben und Sie damit übereinstimmen. 😊

    Vielen Dank für Ihre freundliche Rückmeldung und freundliche Grüße
    Robert Chromow

  • Natürlich Grenzsteuersatz statt Durchschnittssteuersatz

    PHÖN am 28.08.2017 um 22.40 Uhr

    Für Wirtschaftlichkeitsüberlegungen einzelner Ausgaben ist natürlich (da gebe ich den Kollegen recht) der Grenzsteuersatz entscheidend. Denn die Minderung des Gewinns beim Tätigen der Ausgabe (oder nicht) erfolgt mit dem Grenzsteuersatz.

    Der Durchschnittssteuersatz beschreibt, um im Bild zu bleiben, den Anteil, mit dem sich das Finanzamt insgesamt an allen Ausgaben beteiligt. Das ändert aber nichts daran, dass jede zusätzliche Einnahme oder eben wie hier einzelne Ausgabe mit dem Grenzsteuersatz betrachtet werden kann.

    (Um sachlich ganz korrekt zu bleiben, ist das natürlich nur sinnvoll pauschal zu rechnen, solange die betrachtete Ausgabe gering im Verhältnis zum zu versteuernden Einkommen ist, und damit der Grenzsteuersatz näherungsweise als konstant angenommen werden kann. Das ist bei Restaurantrechnungen aber im Normalfall gegeben.
    Sprich: Natürlich ist das bei einer betrachteten Ausgabe von 10.000 EUR und einem Einkommen von 50.000 EUR nicht mehr der Fall, hier müsste man ganz anders rechnen, mal davon abgesehen, dass die Investition dann i.d.R. auf mehrere Jahre abgeschrieben werden müsste.)

  • Anmerkung: Grenzsteuersatz statt persönlichem Steuersatz

    zaengi am 27.08.2017 um 18.58 Uhr

    Ich würde zur Auffassung von Herrn Schäffer neigen, und das gerade auch bei einer "Zeitraumsbetrachtung".
    In der Regel kann man annehmen, dass die Kosten für Bewirtungen eher "Peanuts" sind verglichen mit den sonstigen Betriebskosten, folglich nur ein "Tüpfelchen auf dem i" und dann liegt der Grenzsteuersatz näher an der Wahrheit der realen Kosten.

    Für manche mag das natürlich nicht gelten, z.B. falls das gesamte Geschäftsmodell auf opulente Bewirtungen ausgelegt ist - aber da dürfte das Finanzamt auch schnell hellhörig werden.

  • Leider inhaltlich nur bedingt richtig

    SAM am 25.08.2017 um 11.02 Uhr

    Die UMST kann aus dem gesamten Betrag entnommen werden und abgezogen werden, so weit die UMST abzugsberechtigt ist!

    Trotzdem hilfreiche Einführung in das Thema

    Antwort von der GULP Redaktion

    Hallo SAM,
    danke für Ihre Rückmeldung, der ich allerdings widersprechen muss: Die Darstellung der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten ist (leider :-)) inhaltlich völlig richtig:

    Aus dem Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld (= 115 Euro) darf definitiv keine Vorsteuer "entnommen" werden: Im Trinkgeld-Anteil ist keine Umsatzsteuer enthalten. Nur der Umsatzsteueranteil des Rechnungsbetrages (= 16,63 Euro) darf als Vorsteuer geltend gemacht werden - der aber in voller Höhe. Insofern haben Sie recht - aber das steht auch so im Beitrag.

    Trotzdem: Vielen Dank für Ihr Feedback und freundliche Grüße
    Robert Chromow

  • Grenzsteuersatz statt persönlichem Steuersatz

    Michael Schäffer am 25.08.2017 um 09.12 Uhr

    Vielen Dank für den Artikel. Leider ist noch etwas vom Milchmädchen übrig geblieben:
    In den Beispielen unten muss man den Grenzsteuersatz nehmen. Der persönliche Steuersatz, also Durchschnittssteuersatz, ist in der Rechnung uninteressant - zumindest solange es in Deutschland progressive Steuertarife gibt. Der Unterschied erlaubt vielleicht noch einen Verdauungsschnaps.

    Antwort von der GULP Redaktion

    Hallo Herr Schäffer,
    danke für Ihre Rückmeldung. Helfen Sie mir auf die Sprünge: Warum ist der persönliche Durchschnittssteuersatz aus Ihrer Sicht eine Milchmädchenrechnung?

    Mir ging es bei dieser Betrachtung ausdrücklich nicht um eine Grenzbetrachtung zu einem bestimmten Zeitpunkt (etwa: "Lohnt sich für mich eine einzelne Essenseinladung?"), sondern um eine Zeitraumbetrachtung, die einen Eindruck vom durchschnittlichen Eigenanteil an Geschäftsessen vermitteln soll.

    Vielen Dank für Ihre Anmerkungen und freundliche Grüße
    Robert Chromow

  • Übersichtlich erklärt

    Uwe am 25.08.2017 um 09.08 Uhr

    Danke, ausführliche Beschreibung mit der man mal was anfangen kann (habe das mit der Vorsteuer anscheinend bisher falsch gebucht 😢)

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