Als Freiberufler Arbeitszimmer absetzen – und häusliche Betriebsstätten

Das eigene Homeoffice ist für viele Freiberufler mehr als nur ein Schreibtisch in der Ecke – es ist die Zentrale ihres Schaffens. Doch während sie sich auf ihre Projekte konzentrieren, stellt das Finanzamt oft komplexe Fragen.

Die gute Nachricht: Steuern sparen durch ein häusliches Arbeitszimmer ist möglich. Selbstständige mit Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in der eigenen Wohnung können die Kosten dafür als Betriebskosten absetzen. Allerdings genügt es nicht, nur selbstständig zu sein und von zu Hause aus zu arbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein häusliches Arbeitszimmer als Selbstständiger bei der Steuer geltend machen.

Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers

Ab dem Jahr 2023 galt eine große Reform, deren Regelungen weiterhin bestehen. Nutzen Freiberufler Arbeitszimmer zuhause, ist der Betriebskostenabzug nur möglich, wenn das häusliche Arbeitszimmer den „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ bildet. Sollten Sie vor allem in Ihren Geschäftsräumen arbeiten und das häusliche Arbeitszimmer nur gelegentlich nutzen, dürfen Sie dessen Kosten nicht in der Einkommensteuererklärung ansetzen. 

Wenn die Anforderung des Mittelpunkts erfüllt ist, können Selbstständige bei der Steuererklärung wählen zwischen

  • dem Ansetzen der tatsächlichen Kosten in voller Höhe
    (die tatsächlichen Kosten müssen belegt werden können)
  • der Jahrespauschale von 1.260 Euro pro Jahr in der Steuererklärung

Definition häusliches Arbeitszimmer

Wollen Freiberufler Arbeitszimmer absetzen, gelten für den Raum und seine Benutzung folgende Anforderungen:

  • Das Arbeitszimmer muss ein eigener, abgeschlossener Raum sein. Eine Arbeitsecke oder ein Schreibtisch im Wohnzimmer reichen nicht.
  • Das Arbeitszimmer kann sich auch im Keller, auf dem Dachboden oder sogar in einem Nebengebäude befinden, solange dieses auf demselben Grundstück liegt. Der Raum soll „in die häusliche Sphäre eingebunden“ sein.
  • Ob die Wohnung gemietet wird oder Wohneigentum darstellt, ist für das häusliche Arbeitszimmer nicht relevant, solange die verbleibende Fläche für die Wohnzwecke ausreicht.
  • Der Arbeitsraum kann sogar zusätzlich angemietet werden, etwa ein Kellerraum im Mehrfamilienhaus, solange er in die „private Lebenssphäre“ eingebunden ist.
  • Der Raum sollte passend zur beruflichen Nutzung eingerichtet sein. In den meisten Fällen wird eine büroübliche Einrichtung erwartet. Das hängt jedoch vom Beruf ab.
  • Das Arbeitszimmer sollte einem BFH-Urteil zufolge „vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten“ dienen (BFH, 09.08.2011 - VIII R 4/09). Dagegen sind reine Betriebsräume, Lagerräume oder Ausstellungsräume keine häuslichen Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne, selbst wenn sie in der Privatwohnung liegen. Es kann sich jedoch um eine häusliche Betriebsstätte handeln – mehr dazu unten.
  • Als häusliches Arbeitszimmer wird das Zimmer nur anerkannt, wenn es nicht gleichzeitig für andere Zwecke genutzt wird. Er darf also nicht gleichzeitig Gästezimmer oder Hobbyraum sein. Nur eine „untergeordnete private Mitbenutzung“ wird toleriert. Der Bundesfinanzhof, das oberste deutsche Steuergericht, hat dafür einen festen Wert vorgegeben: maximal 10 Prozent (BFH, 22.03.2016 - VIII R 24/12). Ein Schrank für die private Winterkleidung oder ein großer Flachbildfernseher mit Couch können schlimmstenfalls im Fall einer Prüfung zur Aberkennung der Kosten führen.

Die genauen Regelungen finden sich im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG) und in den Lohnsteuer-Richtlinien (LStH 2023 Anh. 19).

Eine unangekündigte Überprüfung des Arbeitszimmers durch das Finanzamt müssen Selbstständige nicht akzeptieren. Eine solche Kontrolle in der Wohnung einer Unternehmensberaterin war nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs unangemessen. Pläne oder Fotos sollte man allerdings nicht verweigern, wenn das Finanzamt danach fragt (BFH, 12.07.2022 - VIII R 8/19).

Absetzbare Kosten für das Arbeitszimmer: Was zählt dazu?

Grundsätzlich können die Aufwendungen geltend gemacht werden, die durch den Raum direkt verursacht werden, sowie die anteiligen Kosten für die Wohnung oder das Haus insgesamt. 

Dazu gehören: 

  • Bei Mietobjekten: der Mietanteil, der der Raumgröße im Verhältnis zur gesamten Wohnung entspricht
  • Bei Eigentum: der dem Raum entsprechende Anteil an den Kreditzinsen (im Fall einer Darlehensfinanzierung) sowie an der Gebäudeabschreibung
  • Kosten, die die Ausstattung des Arbeitszimmers betreffen, wie etwa Gardinen, Beleuchtung, der Fußbodenbelag oder die Tapeten
  • Alle Handwerkerkosten, die bei Neubau oder Renovierung auf den Raum entfallen, gegebenenfalls im Verhältnis zu seinem Anteil an der Gesamtwohnfläche
  • Anteilige Reinigungskosten beziehungsweise der Aufwand für eine Putzkraft
  • Der dem Arbeitszimmer entsprechende Anteil an Versorgungskosten für Strom, Wasser, Abwasser, Heizung und an Gebühren etwa für die Müllabfuhr oder den Schornsteinfeger
  • Die auf das Zimmer entfallenden Anteile an der Grundsteuer und an der Hausrat- oder Gebäudeversicherung

Büromöbel sind als Arbeitsmittel absetzbar

Sie wollen im Arbeitszimmer Möbel absetzen? Im Prinzip geht das – die Kosten für den Schreibtisch, den Aktenschrank und den Bürostuhl sind Betriebsausgaben. Das gilt selbst dann, wenn sie bisher privat genutzt wurden, nun ins Betriebsvermögen aufgenommen und im Arbeitszimmer beruflich genutzt werden. 

Büromöbel werden jedoch als Arbeitsmittel steuerlich geltend gemacht, nicht als Teil des Aufwands für das Arbeitszimmer. Sie fallen in die gleiche Kategorie wie der beruflich genutzte Drucker, Bürobedarf, Arbeitsgeräte oder Werkzeug. Das hat den Vorteil, dass Büromöbel selbst dann in der Steuererklärung geltend gemacht werden können, wenn kein Arbeitszimmer anerkannt wird. Der beruflich genutzte Schreibtisch ist auch dann abzugsfähig, wenn er im Wohnzimmer steht.

Arbeitszimmer-Höchstbetrag

Seit 2023 gibt es keinen steuerlichen Höchstbetrag beim häuslichen Arbeitszimmer mehr, dafür eine Pauschale als Alternative zu den tatsächlichen Kosten.

Arbeitszimmer unterjährig eingerichtet

Wenn das Arbeitszimmer erst mitten im Jahr eingerichtet wurde, müssen Sie die davor liegenden Monate von der Jahrespauschale abziehen. Gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 4 EStG ermäßigt sich der Betrag um ein Zwölftel für jeden vollen Monat, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen. 

Beispiel: Existierte das Arbeitszimmer erst ab Juli, können als Pauschale für das Jahr nur 630 Euro für 6 Monate angesetzt werden (1.260 Euro : 12 x 6) – oder alternativ die tatsächlichen Kosten.

Gemischte Nutzung, Teilarbeitszimmer, Arbeitsecke? Tagespauschale!

Für alle, die kein separates Arbeitszimmer haben oder deren Büro nicht der „Mittelpunkt“ ist (z. B. wenn Sie viel beim Kunden vor Ort sind), gibt es die Tagespauschale.

Begriffsklärung Homeoffice-Pauschale / Tagespauschale / Jahrespauschale

Homeoffice-Pauschale vs. Tagespauschale

„Homeoffice-Pauschale“ ist der ehemalige Begriff für die heutige „Tagespauschale“. Im Einkommensteuerrecht wird seit der Reform 2023 offiziell von der „Tagespauschale“ gesprochen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Der Begriff „Homeoffice“ war dem Gesetzgeber zu eng. Er suggerierte, man bräuchte ein echtes Büro. Die „Tagespauschale“ stellt klar: Es geht um das Arbeiten in der häuslichen Wohnung, egal ob am Küchentisch, auf der Couch oder in einer Arbeitsecke im Schlafzimmer. Der bisherige Begriff wird umgangssprachlich und selbst von Finanzämtern oft noch verwendet, aber im Gesetz hat er sich gewandelt.

Tagespauschale (Homeoffice) vs. Jahrespauschale (Arbeitszimmer)

  • Die Tagespauschale beträgt 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr (entsprechen 210 Tage).
    Voraussetzung ist, dass Sie in Ihrer Wohnung arbeiten. Ein als solches anerkanntes häusliches Arbeitszimmer ist dafür nicht nötig. Kostennachweise und Belege sind bei der Tagespauschale nicht erforderlich. Sie müssen lediglich die Anzahl der Tage dokumentieren, an denen Sie überwiegend zu Hause gearbeitet haben.
  • Die Jahrespauschale beträgt 1.260 Euro.
    Voraussetzung ist, dass Sie ein separates Arbeitszimmer haben, das Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit ist, und für dass Sie keine Einzelkosten geltend machen möchten. Parallel können Sie keine Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Abgesehen von der Tagespauschale bzw. Homeoffice-Pauschale gibt es keine Möglichkeit, Teilarbeitszimmer oder gemischt genutzte Räume in der eigenen Wohnung steuerlich geltend zu machen.

Jahrespauschale ist personenbezogen

Nutzen zwei Personen (z. B. ein freiberufliches Paar) dasselbe Zimmer gemeinsam als Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit, kann jeder den Pauschalbetrag in Höhe von 1.260 Euro voll ansetzen. Umgekehrt gilt: Wer drei verschiedene freiberufliche Tätigkeiten im selben Zimmer ausübt, bekommt die Pauschale trotzdem nur einmal.

Häusliche Betriebsstätte

Nicht immer sind beruflich genutzte Räume im eigenen Wohnumfeld ein häusliches Arbeitszimmer. In manchen Fällen können Selbstständige solche Räume als häusliche Betriebsstätte absetzen. Typische Beispiele sind ein Foto- oder Tonstudio, Praxisräume, Räume zur Auftragsannahme, Lagerräume oder Ausstellungsräume, die Anschluss an die Wohnräume haben oder in der Wohnung liegen. Voraussetzung ist, dass die Räumlichkeiten nicht parallel privat genutzt werden. Rechtliche Grundlage der Einordnung als häusliche Betriebsstätte ist ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, 26.03.2009 - VI R 15/07). 

Charakteristika

  • Wenn der Raum seiner Art nach ein häusliches Arbeitszimmer ist, kann er nur angesetzt werden, wenn er auch Mittelpunkt der Berufstätigkeit ist.
  • Für eine häusliche Betriebsstätte ist der „Mittelpunkt der Berufstätigkeit“ nicht relevant.
  • Wenn dort Publikumsverkehr herrscht oder Angestellte arbeiten, spricht das für eine Betriebsstätte.
  • Es können auch beide Zuordnungen in derselben Wohnung vorliegen: So kann das Büro ein häusliches Arbeitszimmer sein, der dazugehörige Archivraum eine häusliche Betriebsstätte.

Entsprechend den oben genannten absetzbaren Kosten eines Arbeitszimmers können Selbstständige die gesamten tatsächlichen Kosten der Betriebsstätte absetzen. Eine Pauschale als Alternativoption existiert bei der Betriebsstätte für Freiberufler nicht. Die Kosten müssen durch Belege und Rechnungen nachweisbar sein.

Nachweise und Dokumentation

Es gelten klare Anforderungen an die Nachweise für das Arbeitszimmer und die Betriebsstätte. Das Finanzamt erwartet in der Regel detaillierte Angaben zur Größe und der Lage des Arbeitszimmers und der Wohnung. Sie sollten mit Plänen belegt werden können. Außerdem werden genau aufgeschlüsselte Kostenpositionen nötig, wenn der tatsächliche Aufwand angesetzt wird. Die Kosten müssen auf Verlangen mit Rechnungen, Belegen, Miet- und Kreditverträgen belegbar sein. Die achtjährige Aufbewahrungspflicht für Belege und Rechnungen gilt auch im Fall einer häuslichen Betriebsstätte.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.