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Geschäftswagen: So rechnen Freiberufler richtig! (Teil 2)

14.06.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Befindet sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen,

  • ... werden sämtliche Anschaffungs- und laufenden Kosten als Betriebsausgaben anerkannt. Informationen über die Vermögenszuordnung sowie den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug finden Sie in Teil 1 unserer Geschäftswagen-Beitragsreihe.
  • ... müssen die Kosten privat gefahrener Kilometer anteilig als Betriebseinnahmen berücksichtigt werden. Dass Sie einen Firmenwagen privat nutzen, unterstellt der Fiskus selbst dann, wenn Sie einen oder mehrere Privat-Pkw besitzen.

Für die Anlässe privat zurückgelegter Strecken interessieren sich die Finanzamtsprüfer nicht: Vielmehr sind Sie verpflichtet, die Eckdaten aller Geschäftsfahrten einzeln aufzuzeichnen – und zwar in Form eines lückenlosen Fahrtenbuches. Nur wenn ein Fahrzeug überwiegend (das heißt zu mehr als 50 Prozent) betrieblich genutzt wird, darf der private Nutzungsanteil alternativ mithilfe der pauschalen Einprozent-Methode ermittelt werden. Die Vorschriften über den Nachweis per Fahrtenbuch und Einprozent-Methode finden sich in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG.

Sofern Sie die Wahl zwischen den beiden Verfahren haben, gilt grundsätzlich:

  • Je weniger Privatfahrten, desto eher lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches. Zumal dann, wenn das Fahrzeug schon älter und bereits abgeschrieben ist.
  • Bei einem großen Anteil von Privatfahrten ist dagegen die Einprozent-Methode oft günstiger.

Genau genommen: das Fahrtenbuch

Ein finanzamt-konformes Fahrtenbuch enthält die folgenden Informationen über jede einzelne betrieblich veranlasste Fahrt:

  • Datum
  • Ausgangspunkt und Ziel der Reise
  • Tachostände am Anfang und Ende der Reise
  • Anlass der Reise mit Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Die Anforderungen an die Form von Fahrtenbüchern sind durch die Finanzgerichte in den letzten Jahren stetig verschärft worden. Vorbei die Zeiten, in denen nachträgliche Ergänzungen am heimischen Schreibtisch, Loseblatt-Sammlungen oder gar Excel-Tabellen toleriert wurden. Die Eintragungen sind handschriftlich, fortlaufend und zeitnah in einem gebundenen Fahrtenbuch zu führen – am besten auf dem Fahrersitz direkt zu Beginn und Ende der Fahrt. Alternativ werden aber auch elektronische Fahrtenbücher akzeptiert, sofern sie gegen nachträgliche Änderungen geschützt sind.

Praxistipp: Halbautomatische GPS-Fahrtenbücher im Test

Besonders komfortabel sind elektronische Fahrtenbücher auf GPS-Basis, mit deren Hilfe Orte, Zeiten und Strecken Ihrer Fahrten automatisch aufgezeichnet werden. Sie brauchen dann nur noch Ihre Reiseanlässe zu ergänzen. Besonders einfach und preiswert sind GPS-Fahrtenbuch-Apps fürs Smartphone: Einen aktuellen Marktüberblick bietet die Studie „Fahrtenbuch-Apps im Test“.

Bitte beachten Sie: Amtliche Prüfsiegel für Hard- und Softwarelösungen gibt es nicht.  Ob eine von Ihnen ins Auge gefasste elektronische Fahrtenbuch-App tatsächlich finanzamtstauglich ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Ganz gleich, ob handschriftlich oder elektronisch: Fehler gehen zulasten des Steuerpflichtigen. Im Zweifel wird der private Nutzungsanteil vom Betriebsprüfer geschätzt.
Sobald die Kilometeranteile feststehen, ist die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils mit der Fahrtenbuchmethode vergleichsweise einfach. Sie benötigen nur die folgenden Informationen:

  • Summe der jährlichen Betriebsausgaben für das Fahrzeug,
  • Kilometerzahl aller betrieblich veranlassten Fahrten (ohne Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte) und die
  • Gesamt-Kilometerzahl (= Kilometerstand am Jahresende minus Kilometerstand zu Jahresbeginn):

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Beispiel Fahrtenbuch

Angenommen, Sie hatten Gesamtausgaben von 9.450 Euro und sind insgesamt 24.500 Kilometer gefahren – davon 19.500 Kilometer betrieblich und 5.000 Kilometer privat. Dann beträgt der private Nutzungsanteil laut Fahrtenbuch-Abrechnung:

9.450 x 5.000 / 24.500 = 1.928 Euro.

Auf diese (Netto-)Betriebseinnahme fällt noch Umsatzsteuer an. Weil einige Fahrzeugkosten tatsächlich umsatzsteuerfrei sind (z. B. Kfz-Steuern und Versicherungen), begnügt sich das Finanzamt mit 19 Prozent Umsatzsteuer auf 80 Prozent des Privatanteils:

80 Prozent von 1.928 Euro = 1.542,40 Euro

19 Prozent Umsatzsteuer auf 1.542,40 Euro = 293 Euro

Insgesamt führt die Privatnutzung des Geschäftswagens in diesem Fall also zu einer steuerpflichtigen Betriebseinnahme von 1.928 Euro + 293 Euro = 2.221 Euro.

Bequemer: die Einprozent-Methode

Auf den ersten Blick einfacher sieht die Berechnung bei der Einprozent-Methode aus. Ausgangspunkt ist dabei der ursprüngliche Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs. Das gilt auch für ältere Fahrzeuge, die Sie gebraucht gekauft oder aus dem Privatvermögen ins Betriebsvermögen übernommen haben. Bei der Pauschalberechnung werden pro Monat (!) 1 Prozent des Brutto-Listenpreises als privater Nutzungsanteil angenommen:

Beispiel Einprozent-Methode

Bei einem angenommenen Anschaffungspreis von 35.000 Euro ergibt sich ein jährlicher Privatanteil in Höhe von:

35.000 / 100 x 12 = 4.200 Euro

Besonders schmerzhaft: Obwohl es sich bei der Bemessungsgrundlage bereits um einen Bruttowert handelt, muss der pauschal ermittelte Privatanteil wie beim Fahrtenbuch zu 80 Prozent der Umsatzsteuer unterworfen werden: 

80 Prozent von 4.200 Euro = 3.360 Euro

19 Prozent Umsatzsteuer auf 3.360 Euro = 638,40 Euro

Insgesamt führt die Privatnutzung des Geschäftswagens in diesem Fall also zu einer steuerpflichtigen Betriebseinnahme von 4.200 Euro + 638,40 Euro = 4.838,40 Euro.

Bitte beachten Sie
Sofern Sie nachweisen können, dass das Fahrzeug in einzelnen Monaten nachweislich gar nicht privat genutzt werden konnte (z. B. bei längerer Krankheit oder während des Jahresurlaubs), brauchen Sie diese Monate nicht zu berücksichtigen. Sonderkonditionen gelten außerdem bei Anschaffung von Elektrofahrzeugen.

Zusätzliche Korrekturbuchungen

Falls Sie Ihren Geschäftswagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (= eigenes Büro) nutzen, sind bei der Einprozent-Methode noch Korrekturbuchungen erforderlich:

  • Im ersten Schritt erhöht sich der private Nutzungsanteil: Für Ihre Fahrten zwischen Wohnung und eigenem Betrieb müssen Sie pro Monat zusätzlich 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises je Entfernungskilometer als privaten Kostenanteil ansetzen. Bei einer einfachen Fahrstrecke von zum Beispiel 10 Kilometern sind das in unserem Beispiel: 0,03 x 10 x 12 = 3,6 Prozent von 35.000 Euro = 1.260 Euro. Die so ermittelten „Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte“ tragen Sie separat in Zeile 62 der „Anlage EÜR“ ein.
  • Weil aber auch Selbstständige Anspruch auf die Entfernungspauschale (= „Pendlerpauschale“) haben, dürfen Sie im Gegenzug die Pauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer „wie Betriebsausgaben“ geltend machen. Bei 230 Arbeitstagen und 15 km Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Betrieb sind das in unserem Beispiel:15 x 230 x 0,30 Euro = 1.035 Euro. Die Entfernungspauschale tragen Sie ebenfalls separat in Zeile 63 der „Anlage EÜR“ ein.

Bitte beachten Sie
Falls Sie bei doppelter Haushaltsführung Kosten für Familienheimfahrten geltend machen, sind weitere Korrekturbuchungen erforderlich (zusätzlich 0,02 Prozent des Brutto-Listenpreises je Entfernungskilometer).

Fahrtenbuch oder Einprozent-Methode?

Je höher die ursprünglichen Anschaffungskosten, desto höher der Privatanteil bei der Einprozent-Methode. In unserem Beispiel liegt der Privatanteil bei der Pauschale mehr als doppelt so hoch wie beim Fahrtenbuch!

Wirklich einfach ist die Einprozent-Methode bei genauerer Betrachtung auch nicht. Zwar entfällt im Alltag der Erfassungsaufwand – dafür sind am Jahresende komplizierte Korrekturbuchungen erforderlich. Durch GPS-basierte elektronische Aufzeichnungen hat das Führen eines Fahrtenbuchs zudem etwas an Schrecken verloren.

Tipp
Falls Sie noch keine Erfahrungswerte haben, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen und am Jahresende zu entscheiden, mit welcher Methode Sie – im wahrsten Sinne des Wortes – günstiger fahren.

Teures Statussymbol

Ein Fahrzeug freiwillig ins Betriebsvermögen aufzunehmen, ist nicht immer eine gute Idee. Bei älteren Fahrzeugen kann sogar der Fall eintreten, dass der rechnerische Privatanteil höher liegt als die tatsächlichen Betriebsausgaben!
Immerhin: Minus machen Sie dann nicht: Der Privatanteil ist in dem Fall identisch mit den Gesamtausgaben. Betriebsausgaben und dazugehöriger Vorsteueranteil können der Einfachheit halber als Privatentnahmen gebucht werden: Unterm Strich handelt es sich dann um ein Nullsummenspiel.

Bitte beachten Sie
Ganz gleich, wie Sie den laufenden Privatanteil ermitteln: Ein späterer Verkauf oder eine Entnahme des Geschäftswagens aus dem Betriebsvermögen führt auf jeden Fall zu einer einkommen- und umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahme!

Unter Umständen fahren Sie also mit einem betrieblich genutzten Privat-Pkw besser:

Ausblick

Es geht auch ohne Firmenwagen: Wenn Sie mit dem Privat-Pkw geschäftlich unterwegs sind, dürfen Sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der bequemen 30-Cent-Kilometerpauschale und der Vollkostenkalkulation. Mehr dazu in Teil 3 unserer Beitragsreihe, in der es um die Alternative "Betriebliche Nutzung privater Fahrzeuge" geht. 

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

Externe Linktipps

  • Die allgemeinen Gewinnermittlungsvorschriften für Einnahmenüberschussrechner und die Regelungen zur Entfernungspauschale und Familienheimfahrten finden sich in § 4 EStG.
  • Der Einsatz von Fahrtenbuch und Einprozent-Methode ist in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelt.
  • Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gehen aus dem BFH-Urteil vom 1.3.2012 (AZ VI R 33/10) hervor.

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