Betriebliche Fahrten mit dem Privat-PKW als Selbstständiger

Freiberufler und andere Selbstständige können ihr privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten nutzen und die tatsächlichen Kosten oder die Kilometerpauschale steuerlich geltend machen. Diese Alternative zum Geschäftswagen kann sich durchaus lohnen.

Als Selbstständiger die geschäftliche Nutzung des privaten Autos geltend machen

Befindet sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen („Firmenwagen“), werden sämtliche Anschaffungs- und laufenden Kosten als Betriebsausgaben anerkannt. Im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. 

Solange der geschäftliche Nutzungsanteil nicht mehr als 50 Prozent beträgt, geht es auch ohne Einordnung als Firmenwagen. Ab einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 Prozent handelt es sich um notwendiges Betriebsvermögen. Das Fahrzeug muss dann als Geschäftswagen geführt werden. Ein Verbleib im Privatvermögen ist rechtlich nicht zulässig. Bei einer geschäftlichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent haben Sie ein Wahlrecht.

Wenn Sie mit Ihrem Privat-Pkw geschäftlich unterwegs sind, dürfen Sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

  • Gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 Euro ansetzen – das ist die bequemere Variante.
  • Individuelle Kilometerpauschale auf Basis einer Vollkostenkalkulation ansetzen – macht mehr Mühe, ist finanziell aber oft sinnvoller.

Vorsteuer geltend machen?

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, kann sich das Ermitteln Ihrer individuellen Kilometerpauschale lohnen. Sammeln Sie in jedem Fall alle Tankbelege, Werkstattrechnungen etc. Wenn Sie z. B. 30 Prozent aller Kilometer betrieblich gefahren sind, dürfen Sie 30 Prozent der Vorsteuer aus allen Autokosten des Jahres in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung angeben – sofern die betriebliche Nutzung mindestens 10 Prozent beträgt.

Welche Art der Kostenermittlung Sie wählen, können Sie von Jahr zu Jahr neu entscheiden. Innerhalb eines Jahres sind Sie aber an die gewählte Variante gebunden.

Variante 1: Fahrtkosten per 30-Cent-Kilometerpauschale geltend machen

Falls Sie auf die Anschaffung eines Geschäftswagens verzichten, dürfen Sie für die betriebliche Nutzung Ihres privaten Pkw pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Vor allem für Wenigfahrer mit kleinen oder älteren Fahrzeugen ist die Fahrtkostenabrechnung des Privat-Pkw vorteilhaft.

Wenn Sie statt mit einem privaten Pkw mit Ihrem Motorrad oder Motorroller unterwegs sind, beträgt die Kilometerpauschale 20 Cent pro Kilometer.

Zu den betrieblichen Fahrten gehören zum Beispiel:

  • Fahrten zu Terminen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern
  • Fahrten zu betrieblichen Behördenterminen, zu Ihrem Anwalt, Versicherungsmakler oder Steuerberater
  • Fahrten zu Fortbildungen, Messen und beruflichen Tagungen
  • Fahrten zum Einkaufen für betriebliche Zwecke

Den Nachweis betrieblicher Fahrten erbringen Sie mit einem vereinfachten Fahrtenbuch. Aus ihm müssen für jede einzelne Fahrt die folgenden Angaben hervorgehen:

  • Datum
  • Anlass der Reise mit Name des aufgesuchten Geschäftspartners
  • Ausgangspunkt und Ziel der Reise
  • Summe der gefahrenen Kilometer

Anders als beim Fahrtenbuch eines Geschäftswagens ist die Angabe der Kilometerstände beim Privat-Pkw entbehrlich. Lückenlos oder gegen nachträgliche Änderungen geschützt müssen Fahrtenbuch-Aufzeichnungen bei Privat-Pkw ebenfalls nicht sein. Sie können also auch eine der kostenlos angebotenen Fahrtenbuch-Apps in Betracht ziehen.

Anstelle eines vereinfachten Fahrtenbuches können Sie die erforderlichen Angaben auch in Form einzelner Eigenbelege oder als Teil Ihrer Reisekosten-Abrechnungen dokumentieren. Bei wiederholten Fahrten zu bestimmten Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern genügt dann der Verweis auf zuvor erstellte Belege.

Die eigentliche steuerliche Berücksichtigung der Kosten ist bei Nutzung der Kilometerpauschale sehr einfach. Nehmen wir ein Beispiel: Eine Geschäftsfrau hat mit ihrem Privat-Pkw auf Geschäftsfahrten in einem Jahr insgesamt 6.543 Kilometer zurückgelegt. Damit ergeben sich bei Anwendung der 0,30-Euro-Kilometerpauschale steuerliche Fahrtkosten in Höhe von 1.962,90 Euro (= 6.543 × 0,30 Euro).

Entfernungspauschale bei Familienheimfahrten und die Fahrt von der Wohnung ins Büro

Wenn Sie Ihr Privatfahrzeug nutzen, können Sie auch folgende Fahrten steuerlich geltend machen:

In beiden Fällen dürfen Sie die Entfernungspauschale ansetzen. Sie beträgt seit Jahresbeginn 2026 für die gesamte Distanz 0,38 Euro pro Kilometer. Ausschlaggebend sind dabei die Entfernungskilometer, nicht die gefahrenen Kilometer – also die einfache Strecke, nicht Hin- und Rückweg. Dabei ist die kürzeste Straßenverbindung maßgeblich. Die Entfernungspauschale dürfen Sie nur ein Mal pro Tag ansetzen, selbst wenn Sie zweimal von der Wohnung zur Arbeit und zurück fahren.

Die Kilometerpauschale macht die Ermittlung der geschäftlichen Fahrtkosten zwar bequem. Allerdings decken die 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer meist nicht die Kosten. Anstelle der Pauschale können Sie auch  die tatsächlichen Kosten Ihres Privatfahrzeugs anteilig steuerlich geltend machen. Das ist zwar aufwendiger, kann sich aber finanziell lohnen.

Vorabklärung: Was kostet mein Fahrzeug?

Bevor Sie die differenzierte Ermittlung Ihrer tatsächlichen Fahrzeugkosten in Angriff nehmen, lohnt sich ein Blick auf die ADAC Autokosten-Übersicht. Dort stellen Sie mit wenigen Mausklicks fest, wie hoch die Fahrzeugkosten pro Kilometer für Ihr Fahrzeugmodell typischerweise sind.

Die ADAC-Liste führt alle gängigen Fahrzeugmodelle auf. Unterschiedliche Nutzungsszenarien sind jedoch nicht vorgesehen: Die Kilometerkosten werden auf Basis von fünf Jahren Laufzeit und 75.000 gefahrenen Kilometern ermittelt. Während Luxusmodelle mit hohen Werten pro Kilometer zu Buche schlagen, sind sie bei manchen Kleinwagen erheblich geringer.

Liegen die Kosten Ihres Fahrzeugmodells deutlich über der 0,30-Euro-Marke, lohnt sich eine individuelle Vollkostenkalkulation. Die Rechenformel ist grundsätzlich recht einfach:

  • Sie erfassen Ihre tatsächlichen jährlichen (Brutto-)Fahrzeugkosten in einer formlosen Nebenrechnung und
  • teilen sie durch die Gesamtzahl der im betreffenden Zeitraum gefahrenen Kilometer.

Größte Kostenposition sind erfahrungsgemäß die anteiligen Anschaffungskosten. Für deren Ermittlung gelten die steuerlichen Abschreibungsvorschriften:

  • Bei Neuwagen verteilen Sie die Anschaffungskosten über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“: Bei Pkws sind das sechs Jahre.
  • Bei Gebrauchtwagen verteilen Sie den aktuellen Fahrzeugwert über die voraussichtliche „Restnutzungsdauer“.

Zu den übrigen Fahrzeugkosten gehören insbesondere:

  • Steuer und Versicherung
  • Kraftstoff und Öl
  • Ladekosten bei E-Autos
  • Wartung und Reparaturen
  • Reinigung und andere Aufwendungen

Um die Betriebsausgaben glaubhaft zu machen, müssen Sie die Kosten für jedes Jahr, in dem Sie Vollkostenmethode anwenden, vollständig belegen können.

Vollkostenkalkulation-Beispiel

Angenommen, Sie kommen auf jährliche Gesamtausgaben von 9.876 Euro und sind insgesamt 23.456 Kilometer gefahren. Dann ergibt sich daraus bei Ihrem Privat-Pkw eine individuelle Kilometerpauschale von 9.876 / 23.456 = 0,42 Euro.

Die anschließende Betriebsausgaben-Ermittlung erfolgt wie bei der Anwendung der gesetzlichen Kilometerpauschale mithilfe eines vereinfachten Fahrtenbuches oder einzelner Reisekostenabrechnungen.

Bei insgesamt 6.543 gefahrenen Kilometern ergeben sich in unserem Beispiel bei Anwendung der individuellen 0,42-Euro-Kilometerpauschale Fahrtkosten in Höhe von 2.748 Euro. 

Die Einzelheiten der individuell pauschalierten Vollkostenabrechnung besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Egal, ob Sie die Kilometerpauschale nutzen oder die tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen: Die Vorsteuer auf fahrzeugbezogene Kosten können Sie in beiden Fällen geltend machen. Das folgt aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (15.2c Abs. 3 UStAE). Voraussetzung ist, dass entsprechende Rechnungen vorliegen, die den Vorsteuerabzug erlauben, und dass die Kosten den betrieblichen Fahrten zugeordnet werden können. Die Vorsteuer aus Kosten, die komplett einer betrieblichen Nutzung zugeordnet werden können, dürfen sogar in voller Höhe abgezogen werden. Ein Beispiel hierfür wäre die Reparatur nach einem Unfall auf dem Weg zum Kundentermin.

Alternativ können Sie den Pkw für die Umsatzsteuer sogar ganz dem Betriebsvermögen zuordnen, obwohl er ertragsteuerlich zum Privatvermögen gehört. Für die Zuordnung eines Pkw zum Betriebs- oder Privatvermögen gelten bei der Umsatzsteuer andere Regelungen als für die Ertragsteuern. Das macht es grundsätzlich möglich, ein- und dasselbe Fahrzeug für die Einkommensteuer dem Privatvermögen zuzuordnen und umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen. 

Sofern Sie Ihr privates Fahrzeug zu mindestens 10 Prozent und höchstens 50 Prozent betrieblich nutzen, dürfen Sie es einkommensteuerlich im Privatvermögen belassen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, es umsatzsteuerlich als Betriebsvermögen zu behandeln, solange das Fahrzeug zu mehr als 10 Prozent, aber nicht vollständig betrieblich genutzt wird. Auch eine teilweise Zuordnung zum Privat- und Betriebsvermögen entsprechend denjeweiligen Nutzungsanteilen ist zulässig. Das ergibt sich ebenfalls aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (15.2c Abs. 1 UStAE).

In diesen Fällen ist es mit der einmaligen Ermittlung einer persönlichen Kilometerpauschale jedoch nicht getan: Um Vorsteueranteile steuerlich geltend zu machen, müssen Sie – wie beim „echten“ Geschäftswagen – jede einzelne Ausgabe mit einer ordentlichen Rechnung nachweisen. Ob sich diese Form des Splitting lohnt, muss man auch angesichts des Verwaltungsaufwandes entscheiden. In jedem Fall ist es sinnvoll, sich  die Unterstützung eines Experten zu holen.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.